Затраты на персонал бизнес план
Что собой представляют расходы на персонал
Расходы на персонал представляют собой общепризнанный показатель, применяемый в странах с рыночной экономикой. Нужно отметить, что в таких странах уже более 30 лет применяется концепция «человеческих ресурсов» (по-английски Human Resource — сокр. HR), которая заменила понятия «кадры» и «персонал» на понятие «управление человеческими ресурсами».
В нашей стране к расходам, связанным с использованием человеческих ресурсов, можно отнести:
- затраты на заработную плату, в том числе стимулирующие и компенсационные выплаты, включаемые в ФОТ (фонд оплаты труда);
- социальные и приравненные к ним выплаты;
- затраты, не относящиеся к ФОТ и социальным выплатам;
- отчисления и выплаты по обязательному и добровольному страхованию.
Подобные показатели установлены различными нормативными актами Минфина РФ (например, ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н), указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения (например, приказ Росстата от 26.10.2015 № 498), многочисленными отраслевыми методическими рекомендациями по определению себестоимости продукции (работ, услуг), Налоговым кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ.
Затраты на заработную плату являются основными, так как составляют большую часть в составе расходов на персонал. К ним относятся:
- оплата за труд в соответствии с применяемой системой оплаты труда (повременно, сдельно и т.п.);
- дополнительная оплата в виде доплат и премий, в т.ч. за качественное выполнение производственных заданий (в натуральной и(или) денежной форме);
- компенсационные выплаты в связи с условиями труда и режимом работы;
- иные аналогичные выплаты.
К социальным и приравненным к ним выплатам можно отнести расходы организации в рамках проводимой социальной политики, закрепленной в коллективном договоре. Это:
- предоставление санаторных и туристических путевок;
- надбавки к пенсиям для работающих на предприятии;
- единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда;
- выходные пособия при прекращении трудового договора;
- материальная помощь в связи с семейными обстоятельствами работника и т.д.
Затраты, не относящиеся к ФОТ и социальным выплатам, могут осуществляться на обучение и повышение квалификации персонала, на приобретение спецодежды и форменной одежды, на содержание социальной инфраструктуры (лагерей детского отдыха, домов отдыха и т.п.), затраты на командировки и т.д. Кроме того, к этой категории относят и выплату дивидендов по акциям и приобретение работниками льготных акций своей кампании.
Отчисления и выплаты по различным видам обязательного страхования осуществляются любой организацией-работодателем на основании (в условиях 2020 года) требований главы 34 НК РФ, фед. закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, фед. закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, Трудового кодекса РФ, прочих нормативных актов. Помимо перечисленного, организациям не запрещено осуществлять добровольное страхование своих работников в рамках и на условиях действующего законодательства России. К указанным расходам можно отнести выплаты по больничному листу, расходы по т.н. «декретному отпуску» для женщин, компенсации по уходу за детьми, компенсации за вред, причиненный здоровью работников, и т.д.
Планирование расходов на персонал
Планирование расходов на персонал осуществляется с целью выявления резервов организации для повышения ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Для этого используются соответствующие инструменты планирования и бюджетирования расходов на персонал, которые применяются последовательно, в несколько этапов.
1-й этап
Подготовка и анализ необходимых данных с целью сопоставления результатов деятельности организации с деятельностью конкурентов. При этом учитываются перспективы развития организации и особенности местного рынка труда по состоянию на дату расчета.
2-й этап
Определяются показатели эффективности — качественные и количественные, используемые для оценки планируемого бюджета.
К качественным можно отнести показатели соответствия уровня образования, квалификации, производственного опыта работников требованиям к занимаемой должности — для последующего расчета затрат на обучение, профподготовку.
Количественные показатели определяют сопоставлением фактической и плановой численности работников — для расчета показателей укомплектованности кадров.
Важнейшие показатели эффективности, определяемые на данном этапе планирования, — это производительность труда, норматив численности административно-управленческого персонала (далее по тексту — АУП), годовой экономический эффект, финансовая экономия, показатель текучести кадров.
3-й этап
Составляется плановый бюджет (с определением объектов расходов в виде статей затрат).
4-й этап
Корректировка полученных плановых показателей с точки зрения экономической эффективности, рациональности, соответствия текущим финансовым возможностям организации. Рассмотрение результатов производится с учетом ключевого условия, по которому повышение расходов на персонал не может опережать рост производительности труда.
Оптимизация расходов на персонал
Необходимость в оптимизации, а зачастую, назовем прямо, — в сокращении затрат на персонал, возникает по многим факторам:
- недостаток средств вследствие ужесточения конкуренции или ухудшения текущей экономической ситуации в стране;
- несоответствие осуществляемых выплат имеющейся квалификации работников;
- появление новых технических, технологических, информационных возможностей, позволяющих повысить эффективность труда и высвободить определенное количество работников;
- прочие факторы.
В нашей стране кадровые службы (или HR-подразделения) планируют такую оптимизацию, применяя один из двух методов:
- метод прямого счета;
- метод планирования по факторам.
Первый метод позволяет рассчитать потенциальное уменьшение численности персонала в случае внедрения определенных организационных и технических мероприятий. Для этого рассчитывают плановую численность персонала по отдельным категориям с учетом ее возможного уменьшения в результате осуществления указанных мероприятий.
Затем, на основании показателей плановой численности персонала и планового выпуска продукции, определяют уровень производительности труда и темпы ее роста по сравнению с базовым периодом.
Метод планирования по факторам позволяет представить экономическое воздействие на результаты деятельности организации в виде групп факторов:
- внешних — не зависящих от работы организации, таких как: текущие инфляционные ожидания, возможные изменения в налоговом, трудовом и ином действующем законодательстве РФ, колебания спроса и предложения на рынке труда и т.д.;
- внутренних — факторов, определяющих изменения количественных и качественных параметров выпуска продукции, системы хозяйствования, управления и других.
Грамотный подход при осуществлении оптимизации персонала заключается в подготовке наиболее точного прогноза, с тем чтобы организация заблаговременно могла принять необходимые меры по корректировке указанных расходов.
Бюджетирование расходов на персонал должно учитывать и Трудовой кодекс РФ: все планируемые мероприятия должны быть в рамках действующего законодательства, в противном случае негативные последствия могут «перекрыть» всю предполагаемую экономию.
Эффективность расходов, показатели
Как уже отмечалось выше, важнейшими показателями эффективности расходов на персонал являются:
- производительность труда;
- норматив численности АУП;
- годовой экономический эффект;
- финансовая экономия;
- показатель текучести кадров.
Производительность труда
Результативность трудовых затрат работника при производстве продукции определяется его способностью создавать в единицу времени определенное количество этой продукции. Поэтому важнейшим показателем эффективности деятельности персонала является производительность труда. Она определяется выработкой продукции в единицу времени и, на уровне организации, вычисляется по формуле:
Эт = ВП / ЧР
где:
Эт — показатель эффективности труда,
ВП — стоимость выпущенной продукции,
ЧР — среднегодовая численность работников, занятых на предприятии.
На крупных производствах эффективность затратности труда в виде показателя производительности труда исчисляется немного по-другому:
Пт = Оп / Т
где:
Пт — показатель производительности труда;
Оп — объем произведенной продукции (работ, услуг) в течение определенного периода времени, руб.;
Т — затраты труда (чел/час, чел/день) или среднесписочная численность работников.
Норматив численности АУП
Потребность в управленческих кадрах можно рассчитать по формуле Розенкранца:
где:
n — количество видов управленческих работ;
mi — среднее количество организационных действий, выполняемых в рамках i-го вида управленческих работ;
ti — время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i-го организационно-управленческого вида работ;
Тпол — полное рабочее время, согласно трудовому договору со специалистом, за расчетный промежуток календарного времени;
Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени;
tр — дополнительное фактическое время, которое нельзя было учесть при планировании;
Кфрв — коэффициент фактического распределения времени, определяемый отношением общего фонда рабочего времени к суммарному расчетному времени.
Годовой экономический эффект
Для сопоставления затрат на проведение оптимизационных мероприятий и полученного в результате их реализации дохода можно применить формулу годового экономического эффекта:
Эг = (С1 – С2) * В – Ен * З
где
Эг — годовой экономический эффект,
С1 и С2 — себестоимость единицы продукции до и после проведения мероприятия,
В — годовой объем работ после внедрения,
Ен — нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности,
З — единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятия.
Финансовая экономия
Экономию, достигнутую за счет изменения структуры и ФОТ персонала, можно рассчитать по формуле:
Эд = Ф1 – Ф2
где:
Эд — экономия, достигнутая в результате изменений;
Ф1 и Ф2 — годовой ФОТ до и после внедрения изменений.
Показатель текучести кадров
Косвенным показателем эффективности мер по оптимизации расходов на содержание персонала может являться относительный показатель текучести кадров, который определяется следующим образом:
Кт = Чу / Чсп
где
Кт — коэффициент текучести кадров,
Чу — численность работников, уволенных по причинам, относимым к текучести;
Чсп — среднесписочная численность работников.
Мероприятия по уменьшению текучести кадров должны способствовать улучшению организации труда, совершенствованию систем его оплаты, устранению причин неудовлетворенности работников своим трудом, осуществления мер по адаптации новых сотрудников и иных мероприятий в рамках реализации стратегической кадровой политики.
Грамотное управление затратами на персонал – одна из приоритетных задач руководителя, поскольку такие расходы занимают существенную долю от суммарных издержек. Рассказываем, как правильно анализировать и оптимизировать затраты на сотрудников
Затраты на персонал – это показатель, который объединяет все прямые и косвенные расходы организации на поиск кадров, трудоустройство, организацию и оплату труда, повышение квалификации и многое другое. Очень важно правильно вести бюджетирование и анализ таких трат, а также применять все инструменты, которые могли бы оптимизировать их.
Затраты на персонал организации: общая информация
В расходы на оплату труда могут входить следующие пункты:
- оплата труда (ставка и/или процент от прибыли), премии;
- страховые взносы, отпуска, больничные листы, командировки;
- всевозможные надбавки за непрерывный стаж, тяжелые условия работы, доплаты инвалидам;
- издержки на питание сотрудников, оплату мобильной связи, жилья, транспорта и пр.;
- средства на приобретение фирменной формы или обмундирования;
- обучение, повышение квалификации;
- другие виды трат в пользу работника, если они предусмотрены трудовым и/или коллективным договором.
До 90% бюджета компании может уходить на ФОТ и налоги, связанные с ним. Поэтому грамотное планирование и распределение средств играет решающую роль в деле успешности вашего бизнеса. Опытные бухгалтеры-сотрудники сервиса Главбух Ассистент помогут оптимизировать расходы на налоги и подскажут, как сократить затраты на персонал. Это выгодно, удобно и безопасно — убедитесь сами.
Читайте подробнее: Особенности кадрового аутсорсинга
Бюджетирование расходов на персонал
Бюджетирование – это календарное планирование трат на работников предприятия. Как правило, оно составляется на 1 год, реже – на полугодие или квартал. Бюджетирование должно опираться на стратегию развития компании. Например, если у вас в планах сократить штат, нужно будет оплачивать социальные гарантии (выходное пособие, компенсации за неиспользованный отпуск). И наоборот, при расширении производства увеличатся затраты на рекрутинг, стажировку и обучение новых кадров, оплату труда.
В бюджетном планировании необходимо учитывать все данные — фонд оплаты труда (включая динамику роста и непредвиденные издержки), командировочные, социальные выплаты, повышение квалификации и прочие показатели. Иногда документ составляется в нескольких вариантах, исход из разных сценариев развития компании.
Приведем простой пример бюджетирования расходов на персонал на 6 месяцев
Статья расходов | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь |
ФОТ (каждый квартал рост на 5%), тыс. руб. | 400 | 400 | 400 | 440 | 440 | 440 |
Соцвыплаты и льготы, тыс. руб. | 16,92 | 16,92 | 16,92 | 18,61 | 18,61 | 18,61 |
Премии | 200 | |||||
Подбор, обучение и развитие персонала (тыс. руб.) | 50 | |||||
Другие расходы (кадровое делопроизводство, охрана труда, корпоративные мероприятия, подарки, покупка рабочей формы и пр.), тыс. руб | 50 | 30 | 30 | 30 | 50 | 30 |
Итого: 3 096 590 рублей
Читайте: Как правильно мотивировать персонал
План бюджета проходит несколько этапов – составление, утверждение руководством, реализация, контроль и подведение итогов. Можно составлять не общий план на всех, а отдельно по каждой должности, а потом свести все показатели в единый документ.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
4 500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓
Оценка затрат на персонал
Есть несколько способов провести анализ затрат на персонал.
Традиционные методы основаны на принципе ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):
- По доли от валовой выручки. Как рассчитать? Отнять от объема реализации товара общие затраты на сотрудников.
- По средним затратам на работника. Необходимо поделить общие расходы на количество людей, которые числятся в штате. Полученную цифру нужно сравнить с доходом компании.
- Стоимость одного производственного часа. Эта цифра покажет, сколько в среднем стоит час работы вашей организации. Для этого общую сумму затрат на всех сотрудников необходимо поделить на количество рабочих часов (за одинаковый временной отрезок). Стоимость производственного часа также рассматривают в разрезе рентабельности фирмы.
Сравнивая, например, средние траты на специалиста с доходом компании за разные периоды, можно посмотреть динамику и выяснить, насколько эффективно вы руководите зарплатным фондом.
Читайте также: Качества руководителя, которые приведут к успеху
Давайте посмотрим, как работают методы ROI на конкретном примере. Берем самую распространенную формулу, которая помогает оценить эффективность:
Результат/Расходы
В нашем случае расходы – это трудозатраты, а результат – прибыль или объем производства.
Предположим, необходимо рассчитать ROI за 1 квартал для цеха по производству мебели. Трудозатраты – это количество людей и времени, которое понадобилось на выполнение задачи. Условимся, что все сотрудники мебельного цеха работают одинаковое количество дней. Тогда под показателем «Трудозатраты» следует понимать среднесписочную численность персонала.
На производстве за квартал выпустили товаров на 10 400 000 рублей. Среднесписочная численность равна 21 человек. В таком случае, один сотрудник производит продукции на 495240 (10 400 000: 21).
Это первый этап оценки. Далее необходимо определить финансовую отдачу от затрат на оплату труда. Иными словами, сколько работник приносит на каждый уплаченный рубль. Формула выглядит так:
Объем производства (в рублях) / ФОТ
Для торговых компаний под термином «Результаты» понимают не объем производства, а объем выручки. Также можно делить объем валовой прибыли на размер оплаты труда.
Возьмем пример с тем же мебельным цехом. Как мы знаем, объем производства составил 10 400 000. Допустим, размер ФОТ за квартал равен 2 745 000 рублей. В таком случае 10 400 000 делим на 2 745 000 и получаем 3,79 рубля. Другими словами, каждый рубль, вложенный в сотрудников, приносит 3,79 рубля доходов.
Как рассчитать эффективность затрат на ФОТ для отдельных сотрудников?
Чтобы бюджетирование затрат на персонал было более эффективным, рекомендуется анализировать отдельных специалистов.
Допустим, владельцу магазина электроники необходимо рассчитать эффективность менеджера по продажам. Этот сотрудник продает в месяц товаров на 900 000 рублей, и зарабатывает при этом 50 000 рублей. Ваша чистая прибыль составляет 200 000 рублей. Соответственно, на 1 рубль зарплаты менеджера приходится 4 рубля прибыли.
Еще один распространенный способ оценки эффективности затрат на ФОТ – так называемый бенчмаркинг. Его суть состоит в сравнении зарплаты сотрудника с аналогичными должностями у конкурентов, лидеров рынка, средними показателями в отрасли, по региону и пр.
Читайте также: Как эффективно управлять персоналом
Как оптимизировать или сократить бюджет на ФОТ
Если каждый рубль на счету, необходимо в первую очередь сократить те пункты, которые не влияют на эффективность работы компании. Например, можно отменить корпоративные мероприятия, отсрочить внешнее обучение, отказаться от премий и подарков сотрудникам.
Многие непрофильные задачи выгоднее передавать на аутсорс – так вы сэкономите и на зарплате, и на налогах. Например, один из самых выгодных и экономичных вариантов — удаленная бухгалтерия и кадровое производство. Сотрудники сервиса Главбух Ассистент возьмут на себя учет и отчетность, решат все вопросы с налоговой и приведут в порядок документооборот компании.
Для оптимизации трат необходимо провести подсчеты эффективности по показателю ROI, о чем мы рассказывали выше, отследить динамику за последние месяцы/кварталы, а также выяснить, какие статьи расходов увеличились и почему. Не всегда снижение объемов производства или продаж на 1 рубль ФОТ означает, что от кадров нет должной отдачи. Возможно, это временное явление.
Например, фирма нанимала новых специалистов для расширения или запуска нового проекта, поэтому деньги ушли на гонорар рекрутинговым агентствам, зарплату, стажировку. ФОТ увеличился, но прибыль будет только тогда, когда проект получит развитие. Поэтому так нужна комплексная оценка – она показывает картину в целом.
Важный совет напоследок. Один из главных признаков низкой эффективности — текучесть кадров. В сложной экономической обстановке люди стараются удержать свои места. Поэтому, когда, например, наблюдается массовое увольнение работников «зарабатывающего» сегмента (специалистов по продажам, маркетологам), а на освободившиеся вакансии претендентов нет, необходимо сократить количество «обслуживающего» персонала и за этот счет увеличить зарплату «продажникам». Разумеется, такие меры приведут к увольнению рядовых сотрудников, но зато компания сохранит свою жизнедеятельность.