В архив за бизнес планом
* В расчетах используются средние данные по России
Мы все привыкли к мысли о том, что бизнес должен приносить прибыль. Производство производит, торговля, соответственно, что-то продает. Инженеры разрабатывают, технологи соблюдают. И так далее. И все направлено на получение прибыли.
Сосредотачиваясь на финансовых результатах, часто забывают, что у бизнеса есть кроме права получать деньги еще и определенные обязанности. Это различные налоги и сборы – в первую очередь. О них нам вовремя напоминает недреманное око налоговой инспекции. Экологическая безопасность, о которой не дают окончательно забыть Роспотребнадзор и сопутствующие организации. Но есть один аспект, о котором напоминают нечасто. Но когда дело касается бизнеса – мелочей не бывает. Речь идет о ведении архива организации. Согласно законодательству РФ документы, в зависимости от их вида, должны храниться от 3 до 10 (и более) лет. Например, первичная бухгалтерская документация должна храниться не менее 5 лет; документы, создаваемые в ходе банковской деятельности и деятельности страховых организаций – в среднем от 3 до 5 лет; документы, касающиеся несчастных случаев на производстве подлежат хранению в течение 45 лет.
При этом согласно архивному законодательству РФ к помещению архива предъявляется ряд достаточно жестких требований в отношении пожарной безопасности, температурно-влажностного и охранного режимов и т.д. И если в случае с обычными производственно-торговыми организациями малого и среднего бизнеса все достаточно просто – документы хранятся в бухгалтерии в четырех-пяти шкафах, то для некоторых других категорий организаций вопрос хранения архивов стоит достаточно остро. В первую очередь речь идет о банках (и других инвестиционно-финансовых структурах), а также о страховых компаниях. Их основное отличие состоит в том, что объем документооборота буквально в сотни и тысячи раз превосходит торговые или производственные организации. И это на фоне дефицита свободных площадей: банки и страховые компании стремятся обосноваться в престижных бизнес-центрах или отдельно стоящих зданиях с хорошим трафиком. А это значит высокую арендную ставку. Что, в свою очередь, означает желание управляющих максимально эффективно освоить имеющееся пространство, что не предполагает, как мы понимаем, оборудование просторного и должным образом оснащенного помещения под архив. Кроме того, в архивах этих организаций содержится информация, утечка которой означает для них серьезные проблемы – номера счетов, данные пластиковых карт, денежные обороты клиентов и т.д.
Это было вступление. В основной части поговорим о том, как именно можно заработать на том, что с 2011 года надзорные службы проявляют повышенный интерес к соблюдению норм хранения архивной документации.
Примем за аксиому то, что оборудовать соответствующее всем нормам и требованиям помещение, держать в штате как минимум одного архивариуса – все это совершенно ненужная головная боль для вышеупомянутых организаций. Гораздо проще передать это «счастье» на аутсорсинг. Собственно, вот и она – возможность заработать: частное архивное хранилище.
На сегодняшний день рынок данного вида услуг в России выглядит следующим образом. По сути, специализирующихся на данном виде услуг игрока всего два – это зарубежные компании, имеющие серьезные ноу-хау, а также хранилища во всех региональных центрах страны. Они оказывают целый ряд услуг, таких например как:
— внеофисное защищенное хранение архива (как на бумажных, так и на электронных носителях);
— архивная обработка данных;
— предоставление удаленного доступа к архиву;
— перенос на электронные носители;
— сертифицированное уничтожение документов.
Подобный подход достаточно серьезен, но, по сути, основная масса предлагаемых услуг интересна лишь единицам. Стоимость же относительно высока, т.к. компаниям необходимо содержать большой штат сотрудников, в том числе административный и управленческий персонал, плюс надбавка за реноме. Но об этом чуть позже.
Также услуги внеофисного хранения предлагают и региональные компании, специализирующиеся на ответственном хранении всего подряд. В этом случае не приходится говорить о какой бы то ни было защите данных от возможных утечек. Информация о вкладах может запросто оказаться на одной полке с комплектом зимней резины или хламом из бабушкиного чулана, который жаль выбрасывать из сентиментальности.
Что в итоге? Простор для грамотно организованной деятельности по защищенному хранению архивов. Бороться придется со специализированными компаниями, склады ответственного хранения всерьёз мы не принимаем. Противопоставить их опыту и широте спектра услуг можно доступную стоимость за счет более узкой специализации, а, следовательно, сокращение количества персонала и технологических процессов.
Наиболее востребованными услугами на практике являются внеофисное защищенное хранение архива и уничтожение документов. Изыски вроде хранения бэкап-копий сервера на магнитных кассетах (которое, к слову предполагает наличие отдельного магнитозащищенного помещения) или облачного доступа к цифровой версии архива, как мы говорили ранее, интересны лишь единицам компаний. Впрочем, и сертифицированное уничтожение имеет один нюанс – стоимость нового промышленного шредера начинается от 2,5 млн. рублей; срок окупаемости – велик. Поэтому, если у вас нет возможности приобрести б/у технику по сходной цене, стоит задуматься о несертифицированном уничтожении. Каким образом – подскажет фантазия.
Разберемся, что же понимается под защищенным хранением. Кроме соблюдения требований к помещению (температура и влажность, освещенность, защита от пожара), то есть от факторов, могущих привести к физическому разрушению документов, необходимо также обеспечить защиту от утечки секретной информации. Помещение должно иметь круглосуточную охрану, доступ в помещение – только ограниченному кругу ответственных лиц. Плюс ряд специальных мероприятий, о которых поговорим ниже.
Единицей архивного хранения является архивный короб из влагозащищенного картона, вмещающий 5 толстых канцелярских папок. Короба располагаются на стеллажах с пронумерованными местами хранения. Для обеспечения большей безопасности каждый короб получает уникальный штрих-код (информация о владельце на сам короб не наносится), а номер заносится в базу. Место хранения за коробом не закрепляется, а происходит периодическая ротация коробов на стеллажах. Таким образом, узнать, где именно находится короб клиента «N», можно только обратившись к системе складского учета, доступ к которой должен быть предоставлен двум-трем операторам с высоким уровнем допуска. По требованию клиента необходимый короб может быть извлечен и доставлен в офис.
Услуга по уничтожению носителей информации осуществляется по истечении установленного срока хранения документов. Производится путем измельчения бумажных носителей с помощью промышленного шредера, имеющего сертификат определенного образца, подтверждающий невозможность восстановления уничтоженного документа. Уничтожение может производиться как в присутствии представителя клиента, так и с созданием видеозаписи процесса, а также с выдачей акта об уничтожении.
Рассмотрим затраты на организацию архива. Для регионального центра вполне достаточно будет помещения в 350 кв. м. с высотой потолка не менее 6 м, где будет располагаться само хранилище, а также офис с операторами, отделом продаж и т.д. Из требований к помещению: непылящий пол, отопление, наличие исправно работающей активной вентиляции. Стоимость складских помещений в регионах на сегодняшний день составляет в среднем 300 рублей. Общая стоимость аренды склада составит 105 000 рублей в месяц.
Оснащение склада системами порошкового (не водяного!) пожаротушения и контроля доступа обойдется примерно в 500 тыс. рублей. Стоимость, однако, рассчитывается индивидуально и зависит от многих факторов, так что названная цифра может как измениться незначительно в меньшую сторону, так и неограниченно – в большую.
Для хранения коробов используются многоярусные фронтальные стеллажи, производимые, как правило, под заказ с учетом особенностей помещения. Для расчета необходимого количества мест необходимо определиться с возможностями отдела продаж – сколько единиц хранения мы сможем получить в качестве контрактов в течение первого года. Реально оценивая все возможности, можно говорить о 3 000 коробов в течение первого года. Для понимания – средней руки филиал страховой компании, ведущий деятельность в регионе около 5 лет, может сдать на хранение от 150-200 коробов единоразово; ежемесячно будут прибавляться еще 2-3 новых короба. Таким образом, за первый год нам достаточно заключить контракты с 20 организациями. План вполне выполнимый. Остается рассчитать количество мест (или, иначе, ячеек) на стеллажах. На одном поддоне умещается 15 коробов; получаем 200 мест хранения на первый год работы; при стоимости от 500 рублей за место, бюджет на изготовление стеллажей составит 100 000 рублей. Далее – ежегодное расширение складского фонда в зависимости от темпов роста продаж.
Для осуществления манипуляций с поддонами необходим ричтрак (разновидность погрузчика). Учитывая не слишком большую нагрузку на него в процессе работы, целесообразно остановить выбор на машине, бывшей в употреблении. Стоимость его будет зависеть от выбранной высоты складского помещения – чем выше стеллаж, тем дороже ричтрак. Средняя стоимость такого погрузчика для высоты в 6 м составит примерно 300 000 рублей.
Программное обеспечение для управления складом и пара терминалов сбора данных (для считывания штрих-кодов на коробах) выйдет примерно в 200-250 тыс. рублей. Оборудовать офисное помещение при архиве – еще 200 000.
Короба необходимо доставлять от клиента в архив и, по требованию, из архива клиенту. Для этого нам необходим автомобиль. Подойдет компакт-вэн типа Fiat Doblo или Skoda Roomster. При желании можно ограничиться и Lada Largus. В любом случае, бюджет на авто – около 300 000 рублей.
Из персонала на первом этапе нам потребуются: 2 грузчика (возможно совмещение с функционалом водителя), 1 оператор склада (возможно совмещение с функционалом грузчика), 2 менеджера по продажам. Охранника и бухгалтера можем взять на аутсорсинге. Фонд оплаты труда, таким образом, составит 100-120 тыс. рублей в месяц.
С регистрацией бизнеса также возможны нюансы. Выбор организационно-правовой формы в данном случае не принципиален. Важен классификатор ОКВЭД. В том случае, если мы выберем «Услуги библиотек и архивов», в обязательном порядке потребуется получение лицензии от Госархива на «описание, консервацию и реставрацию архивных документов». Процедура не то чтобы сложная и затратная, но все же требующая времени определенных согласований. Если мы готовы ограничиться только хранением и не расширять список услуг оцифровкой, описанием архивов и прочими подобными вещами, можно регистрироваться как склад ответственного хранения.
Подводя итог затрат получаем следующие цифры. Инвестиции в открытие относительно велики – около 1,5 млн. рублей. Плюс оборотные средства – 300-350 тысяч. Ежемесячные затраты – аренда и зарплата – 220 тысяч рублей; добавим сюда коммунальные платежи, ГСМ, мобильную связь менеджеров по продажам и получим 300 000 рублей в месяц.
Для того чтобы понять, сколько мы сможем заработать на этой затее, составим план продаж. Помним о том, что средний клиент приносит 150 коробов единоразово и 2 короба каждый месяц в дальнейшем. План по привлечению в первый год – 20 клиентов; во второй – 30; в третий – 40. При средней стоимости хранения короба у крупных игроков рынка от 30 рублей в месяц, мы можем предложить (при наличии финансовых резервов на первые три года) стоимость хранения в 20 рублей. Такая разница в цене с лихвой покроет отсутствие красивой вывески и громкого имени. Кроме того, зарабатывать можно на сопутствующих услугах: упаковке и доставке коробов в хранилище, изъятию из хранилища и доставке клиенту и др.
Без учета дополнительных услуг дефицит бюджета в первый год работы составит 2 880 000 рублей; во второй – 1 680 000; в третий год предприятие выйдет на точку безубыточности. После этого, даже при отсутствии постоянной положительной динамики привлечения новых клиентов, предприятие будет получать постоянный пассивный доход от увеличения числа коробов существующих клиентов, который, к тому же, каждый месяц будет расти. К пяти-шести годам функционирования организации прибыль может достигать 150 000 рублей в месяц и более.
Все полученные нами цифры как бы (прозрачно) намекают: создание защищенного архива – дело не из легких, в первую очередь по причине больших вложений и значительного срока окупаемости. Однако, принимая во внимание относительную простоту организации, отсутствие тесной конкуренции и довольно высокие прибыли в долгосрочной перспективе, в первую очередь за счет постоянно растущего пассивного дохода, это направление стоит того, чтобы обратить на него внимание.
Денис Мирошниченко
(c) www.openbusiness.ru — портал бизнес-планов и руководств по открытию малого бизнеса
08.12.2015
Все материалы по тегу: архив
92 человек изучает этот бизнес сегодня.
За 30 дней этим бизнесом интересовались 41713 раз.
Сохраните статью, чтобы внимательно изучить материал
Другие статьи по вашей теме:
Какую задачу ставят
руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы?
Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На
первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по
определенному плану, корректируя его по мере необходимости.
Вот некоторые
возможные пункты такого плана.
■ Оценить организацию
архивного хранения документов до момента создания специального архивного
подразделения.
■ Установить единую,
стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.
■ Организовать прием
на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по
чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.
■ Провести
инвентаризацию всех документов организации.
■ Составить номенклатуру
дел.
■ Ограничить доступ к
хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.
■ Разыскать недостающие
дела и документы.
■ Решить вопрос с
организацией переплета дел.
■ Организовать учет
всех выполняемых архивом работ.
В организациях, использующих
в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора
бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов
электронной информации и документов.
Важно также получить
информацию о том, какие информационные системы в организации используются в
работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее
распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально
автоматизировать работу архива.
Рассмотрим пункты
плана работ более детально.
Оценка организации архивного хранения документов до
момента создания специального архивного подразделения
Если в организации
уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите
ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое
внимание на следующие моменты:
● есть ли мокрые
документы или сырость на стенах;
● не сложены ли документы
поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;
● есть ли рассыпанные
из ящиков, покрытые пылью документы;
● какая в хранилище
дверь как она запирается;
● есть ли пожарная
сигнализация и средства пожаротушения;
● что находится в
соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с
пропаном и т.п.);
● не находится ли
рядом с дверью хранилища помещение для курения.
При посещении рабочих
комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки,
хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов?
Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках,
стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?
Все эти моменты
потребуют самых оперативных действий.
Установление единой, стандартной системы приема
документов из подразделений организации на хранение
Требования к системе
приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.
1. Прием документов
осуществляется только по актам.
2. Вести учет
поступивших документов желательно в электронном виде.
3. Каждое дело
вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное
название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет,
используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для
того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими
сроками хранения).
4. При приеме дел
проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы
разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько
лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в
соответствии с нормативами и правилами работы).
На первом этапе
работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации.
Главные задачи таких посещений:
■ Ближе познакомиться
с сотрудниками организации.
■ Уточнить, какие
документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.
■ Разъяснить
установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно
утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но
внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение
станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала
полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.
■ Прочитать
мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно,
слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого
понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации
вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство.
Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете
обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает.
Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна
быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.
Прием на хранение не нужных для оперативной работы
документов
Принимать нужно все,
что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их
актами приема.
Не бойтесь, если в
актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела
должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование.
Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к.
главное – наладить оперативную работу с текущими документами.
Налаженный прием
документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам
организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их
столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».
Если принятые
документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых
бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться
успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом,
сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные
личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то,
что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не
увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации
старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной
работы лучше возложить на архивную службу.
При приеме на хранение
бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за
прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное
обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из
годов.
По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов
сшивов и установить, чего не хватает.
Если часть документов
уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с
этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.
Проведение инвентаризации всех документов организации и
составление номенклатуры дел
Инвентаризация документов
– очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел.
Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать,
что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.
Инвентаризация
документов должна выявить следующие важные моменты:
● у кого хранится
данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя
и должность);
● сколько документов
этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров
документов);
● способ формирования
дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);
● сколько таких
документов существует в данный момент и где они хранятся;
● относится ли
документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;
● имеет ли документ
историческую ценность для организации;
● относится ли
документ к категории важнейших;
● сколько времени
документ должен храниться;
● есть ли в
организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких
информационных системах организации они хранятся.
Не переживайте, если с
первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас
появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более
точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные
виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в
дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.
Особое внимание стоит
обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы
в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на
бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть
внести их в номенклатуру дел.
Ограничение доступа к хранилищу документов организации
С самого первого дня установите
правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может
войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более
забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая
регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся,
а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в
хранилище.
Никто из сотрудников
не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая
необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим
образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи
дел.
Ограничение доступа в
хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное
средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.
Ограничением доступа
к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит
поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы
безопасности.
Розыск недостающих дел и документов
В процессе передачи
документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает.
Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам
еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих
делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год
250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только
240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов
в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве
организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее
всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.
В моей практике были
случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось
собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами –
мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов
и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов
нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя
главного бухгалтера, в нижнем ящике.
Все сказанное
относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо
труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов.
А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой
работа для Шерлока Холмса.
Обратите внимание
Очень важно установить хорошие деловые отношения с
сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от
работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их
это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и
маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя
правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в
архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я
действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в
архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)
Решение вопроса с организацией переплета дел
Хотя большинство документов
архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и,
согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не
обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В
настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных
документов:
1. Комплектование и хранение документов в папках типа
«Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения
различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов,
однако, значительно больше:
■ Если кто-нибудь
хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и
неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и
разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.
■ Объем папок обычно
значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с
документами составляет 3 кг.
При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку,
снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е.
поднять придется 12 кг
– в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.
■ При архивном
хранении в хранилище папки займут значительно больше места.
■ При архивном
хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки.
Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.
■ В папках «Корона»
постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов,
которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.
■ При выдаче дела во
временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя
ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их
на место.
2. Комплектование и хранение документов в переплетенных
делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на
четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела,
и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же,
как мне кажется, больше:
■ Даже при самом
головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания»
документов по всему хранилищу очень мала.
■ Вес дела объемом
250 листов – 1,25 кг.
■ При архивном
хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при
хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.
■ При выдаче дел во
временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически
сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с
документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из
сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного
изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно
труднее.
Конечно, выбор за вами
и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными
документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится
с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными
приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы
для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка).
Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме
того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами
специализированных организаций.
Организация учета всех выполняемых архивом работ
Все перечисленное
выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала
вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.
Однако необходимо
помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и
квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать»
результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой
сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и
сохранении «вещественных доказательств».
Прежде всего, если вам
в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно
задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это
безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными
документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до»
и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.
С первого дня
тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение,
сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть
готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам
мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.
Даже в небольшой
организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов.
Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное
продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но
и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International