Устав проекта это бизнес план проекта
Автор статьи:
Основатель Projectimo.ru
Свежие публикации автора:
Процесс инициации проекта преследует несколько целей. Высшее руководство компании должно принять необходимость выполнения проекта. Он подлежит идентификации и определению в качестве нового объекта управления. В ходе инициации также выполняется организационное обеспечение запуска его в реализацию. Данные цели достигаются по ходу соответствующих деловых процессов, выходами которых являются готовность к этапу планирования и ряд основополагающих документов. Одним из таких документов, разрабатываемых в процессе инициации, является устав проекта.
Место устава в процессах инициации
Для начала инициации важна идея, которая рождается в сознании инициатора, и суть своего замысла он намерен доложить руководству компании. Неоформленная идея аморфна, поэтому должен появиться исходный документ для принятия первоначального решения. Если работа предполагается небольшой, то замысел и ее эффекты оформляются в виде концепции, бизнес-кейса, презентации на несколько страниц и слайдов. Если замысел отличается масштабностью, то после рассмотрения исходных документов дается указание на разработку ТЭО и бизнес-плана. По факту их готовности руководство вновь возвращается к вопросу, и после успешной защиты принимается решение – проекту быть.
Дальше производится серия новых действий и принятие новых решений для того, чтобы запустить начало проектного мероприятия. Мероприятие в результате этих действий становится объектом управления. Иными словами, определяется менеджер проекта, и ему предлагается уникальная задача со всеми необходимыми параметрами. Можно спросить в этой ситуации: «Позвольте, но в бизнес-плане все это описано?!». Действительно, бизнес-план подробно прорабатывает всю логику, инфраструктуру и экономику задачи, ее перспективы и финансовое обоснование. Но менеджер в большинстве случаев не может отвечать за все результаты, сформированные в бизнес-плане. Его задача имеет более узкий контекст.
Основные выходы процесса инициации проекта
Если рассматривать пример создания нового рыночного продукта, предполагаемого к производству компанией, то уровень задачи PM может быть ограничен как минимум тремя вариантами ее контуров.
- Ответственность менеджера ограничивается созданием нового продукта.
- PM обеспечивает создание продукта и его производство.
- Менеджер отвечает не только за создание и производство новой продукции, но и за его продажу в течение заданного периода времени.
Выписка из модели процессов инициации проекта
Уровень задачи менеджера должен быть определен и зафиксирован в специальном документе, который именуется уставом. Устав проекта – документ, издаваемый руководством компании для целей постановки ответственному ресурсу в лице PM уникальной задачи, предполагающей установленную зону ответственности и полномочий. Ответственность менеджера предусматривает его право принять уникальную задачу к исполнению и обязанность выполнить, не ссылаясь на вновь возникшие ограничения (в идеальном случае). Полномочия PM позволяют ему привлекать и использовать ресурсы компании и внешние заинтересованные стороны для достижения результатов в намеченные сроки. Устав проекта занимает первоочередное место после начала работ над проектом и решения о его старте, что отражено на представленных выше схемах.
Состав и структура устава
Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить:
- функцию постановки задачи;
- функцию согласования;
- авторизационную функцию;
- функцию повышения дисциплины;
- консолидационную функцию;
- интеграционную функцию.
Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные положения, которые включают следующие аспекты.
- Обоснование выполнения уникальной задачи развития.
- Цели, задачи и результаты.
- Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия.
- Определение и структуру продукта.
- Интересы и ожидания участников.
- Критерии успеха.
- Принципы организации и управления проектом.
Типовая структура устава проекта
Выше представлен один из вариантов типовой структуры устава. Устав проекта – достаточно сложный в разработке и введении в действие документ, часто являющийся первым формальным документом проекта. Обычно работу с ним начинает куратор, включая в него укрупненно сформулированные цели, ожидаемые результаты и образ продукта проекта. Далее заготовка устава передается PM для завершения разработки первой редакции документа, которых может быть несколько.
Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором организует предварительные совещания с основными участниками и будущими членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности, опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава.
Форма устава проекта
Форма приложения к уставу проекта
Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать, используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить мотивацию на достижение успешного результата.
В управлении проектами устав проекта, определение проекта или статус проекта, это документ, содержащий сведения о сфере деятельности, целях и участниках проекта. Он предусматривает предварительное разграничение ролей и обязанностей, описывает цели проекта, определяет основные заинтересованные стороны и определяет полномочия менеджера проекта. Фактически этот документ служит описанием для будущего проекта, а техническое задание является его частью.
Устав проекта должен:
- Описывать суть проекта.
- Обеспечивать общее понимание проекта.
- Обозначать зоны ответственности между спонсором проекта, основными заинтересованными сторонами и проектной командой
Устав проекта обычно представляет собой небольшой документ, который ссылается на более подробные документы, например, требования к проекту.
По Initiative for Policy Dialogue (IPD) этот документ называется устав проекта. В системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) он известен как определение проекта. И IPD, и CRM требуют чтобы этот документ был частью процесса управления проектами.
Устав проекта уточняет полномочия, назначенные руководителю проекта. Особенно это полезно в матричной среде управления.
Цель устава проекта заключается в том, чтобы документировать:
- Причины для реализации проекта
- Цели и ограничения проекта
- Указания относительно решения
- Указание основных заинтересованных сторон
- Объекты, входящие в область действия и вне сферы охвата
- Риски, выявленные на раннем этапе (план управления рисками должен быть частью общего плана управления проектами)
- Преимущества целевого проекта
- Высокоуровневое бюджетирование и определение ответственных за расходы
Три основных вида использования проекта:
- Чтобы санкционировать проект используя сопоставимый формат, например проекты могут быть ранжированы и разрешены окупаемостью инвестиций.
- Служит основным документом продаж для заинтересованных сторон, имеющих рейтинг проекта, имеет сводку на 1-2 страницы, чтобы распространять, представлять и сохранять удобство для предотвращения других проектов или операций, выполняемых в ресурсах проекта.
- Служит фокусом во всем проекте. Например как опорная стратегия, которая может использоваться в командных встречах и совещаниях по управлению изменениями для содействия менеджменту.
Для большого многоэтапного проекта устав может быть создан для каждого отдельного этапа. Например, может быть устав проекта во время этапов «Ниша» и «Поиск» проекта, за которым следуют устав планирования и устав исполнения на этапе сборки проекта.
Устав проекта создается инициативной группой в самом начале. Разработка устава и определение заинтересованных сторон — это два основных действия инициативной группы.
Вклады для разработки устава могут быть:
- Заявление о работе проекта
- Технико-экономическое обоснование
- Соглашения и договоренности
- Стандарты предприятия, отраслевые стандарты, правила и нормы
- Организационный процесс, структуру и шаблоны
Как правило, менеджер проекта возглавляет разработку устава на основании своей экспертизы и предыдущего опыта разработки устава. Менеджер проекта в процессе разработки устава должен работать с ключевыми заинтересованными сторонами (клиентами и бизнес-спонсорами), специалистами в организации, экспертами по предметным вопросам внутри и вне организации, другими подразделениями в организации и может также работать с отраслевыми группами или профессиональными организациями. Менеджер проекта для разработки устава может использовать вспомогательные действия, такие как мозговой штурм, устранение проблем, разрешение противоречий, встречи, управление ожиданиями и т.д.
Единожды составленный устав предоставит руководителю проекта полномочия для официального выполнения проекта и использования организационных средств и ресурсов для успешного осуществления проекта.
Ссылки[править | править код]
Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM
Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.
Зачем нужен устав проекта
Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:
- Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
- Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
- Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).
Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.
Важно! Начинать работу по проекту без подписанного устава – это самая плохая услуга, которую можно оказать самому себе как руководителю проекта. Не определив и не согласовав цели и содержание того, что вы будете делать, вы рискуете очень быстро оказаться в ситуации, когда сроки прошли, бюджета закончился, сделано «не то и не там», а ваша карьера РМа в этой Компании бесславно закончилась. Более того, подписание устава у заинтересованных сторон – это отличный индикатор того, действительно ли они заинтересованные или просто делают вид. В случае, если проект спущен «сверху», Спонсор назначен, а Заказчик и сам не понимает, зачем ему это нужно – лучше постараться с этого проекта ноги унести, а если не получится – по крайней мере осознать, как не остаться в результате единственным виноватым за неуспех (об этом мы еще поговорим).
Как написать устав проекта
Содержание устава проекта часто зависит от специфики Компании. В качестве примера можно привести следующий набор разделов устава:
- Начальные условия (Project Background) – что привело к инициации проекта, входные условия, «боль» Заказчика.
- Цели и ожидания проекта (Project Objectives / Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе. Это что-то должно быть измеримым (по SMART или как-то еще, неважно) и не допускать двойного толкования. Например, цель «сделать систему CRM, чтобы привлекать больше клиентов» – как-то не очень, правда? А вот «разработать и внедрить систему CRM для сотрудников отдела продаж Северо-Волжского филиала до 01.12.2015 для обеспечения мгновенного доступа к информации о тратах клиентов в разные периоды года» – это уже немножко лучше.
- Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим? Например, если нужно выпустить новую систему CRM, то на выходе мы должны иметь саму систему, сервера, на которых мы ее поставим, обученных пользователей и документацию для передачи в поддержку (а может, и саму организованную с нуля поддержку). В этом разделе вы четко ограничиваете, что вы сделаете. Еще очень полезно сюда же включить подраздел со списком того, что в содержание проекта не входит в явном виде (чтобы все это согласовали и потом никто не удивлялся, почему вы в рамках проекта еще и систему управления инцидентами для техподдержки системы не внедрили).
- Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него. Если опять вернуться к системе CRM, то типовым требованием может быть «Срок обучения сотрудника системе не должен превышать 1 рабочего дня», «Поддержка системы не должна быть дороже 200 000 р. в год», «В системе одновременно должно работать не менее 300 человек» и подобное.
- Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки и их взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника. Например, сюда полезно вписать приоритеты по убыванию типа Бюджет-Содержание-Сроки. Т.е. потратить больше денег прямо никак нельзя, уменьшать получаемые результаты сильно нежелательно (но можно, в самом крайнем случае), и если надо ради первых двух пунктов увеличить срок – это ок. Часто тут многие зависают, мол, «да нам все важно!», но в правильно мире вы идете к Спонсору и спрашиваете его, если спонсор адекватен – у него это понимание приоритетов точно есть, и он поделится им с вами.
- Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица, как минимум – Спонсор, Заказчик, те, кому придется делиться с вами ресурсами (в матричной структуре), ваш руководитель, держатель бюджета и т.д. Включать сюда всю компанию не стоит, просто подумайте и напишите: а) кто должен знать о проекте на этой стадии б) к чьему авторитету вам будет полезно апеллировать в ходе проекта
- Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – про эти вещи мы еще поговорим подробнее, но в целом цель включения их в устав проекта – донести до всех заинтересованных лиц особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект, озвучить свои опасения и получить подтверждение их готовности в этих вопросах вам всячески помогать. Ну и чтобы потом никто не говорил «а нам не сказали».
Пример из жизни! Давайте сделаем очень короткий устав проекта «Ремонт в квартире», как образец, а то теория – это хорошо, но не всегда понятно:
- Начальные условия – живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. Я заказала дизайн-проект, мне нарисовали квартиру моей мечты, осталось только сделать.
- Цель – сделать ремонт в квартире площадью 65 метров в строгом соответствии с дизайн-проектом не позже чем к такому-то числу и не больше чем за такие-то деньги.
- Содержание и результаты (Scope and deliverables) – на выходе должны быть полностью замененные коммуникации (сантехника, электрика, отопление), новая входная дверь, новая сантехника, косметический ремонт (плитка в санузле, ламинат, обои и потолки во всех комнатах), заказанная и установленная кухня, полностью все освещение и вся мебель. Что не буду делать: отдирать стяжку пола (что ей стало-то за 15 лет), делать теплые полы и звукоизоляцию, и менять окна (они хорошие, только 2 года назад поставила).
- Ключевые требования и характеристики – все должно быть в строгом соответствии с дизайн-проектом (см.пачку приложенных чертежей и смету), если что-то сделать нельзя или дороже больше чем на 10% – надо согласовывать на семейном совете. Разводку электрики и сантехники надо согласовать с местным ЖЭКом.
- Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – 2 млн. рублей на все, включая мебель и кухню (30% на черновую отделку и коммуникации, 20% на чистовую, включая сантехнику, 20% на кухню и 30% на мебель). Срок – максимум 4 месяца, т.к. мы всего на 4 месяца договорились к родителям переехать, в крайнем случае можно добавить еще 2 недели (поживем в гостинице). Приоритеты бюджет-качество-сроки (лучше в гостинице поживем, пока штукатурка будет сохнуть, но денег на тепловую пушку для сушки не выделим и клеить обои на мокрую штукатурку тоже не будем).
- Ключевые участники (Key Stakeholders) – я, муж, родители, бригада, с которой я уже договорилась, соседи (надо уточнить, когда у них дети спят), ЖЭК (с ними надо проект согласовать).
- Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущения: соседи нескандальные, работать можно весь световой день, бригада адекватная и не будет бухать на объекте, курс доллара глобально не вырастет и стройматериалы сильно не подорожают; ограничения: нельзя работать после 22.00, не могу приезжать контролировать работу в будни (работаю), первая выплата бригаде возможна только в апреле (закончится депозит, где деньги на ремонт лежат); риски: возможно, ошибочно посчитана смета и денег на все не хватит, в дизайн-проекте ошибка, такую перепланировку узаконить нельзя, т.е. придется ремонт останавливать и все переделывать.
Ну и напоследок. Меня часто спрашивают, насколько детальным должен быть устав проекта? Точного рецепта здесь нет, но в общем случае – детализация устава проекта должна быть такой, чтобы в случае какого-то серьезного запроса на изменение в проекте вы могли обратиться к уставу как к истине в последней инстанции и сказать «нет, мы это не делает, т.к. это не приближает нас к цели проекта или противоречит характеристикам результата». По большому счету, если проект дошел до такого состояния, что запросы на изменение с уставом уже не «бьются» – похоже, ваш проект закончился неудачей и его лучше закрыть, требования и ограничения пересмотреть и начать новый.
Мораль: устав даже на 1 страничке А4, подписанный заинтересованными лицами, лучше чем неподписанный на 5 страничках. И требование подписать его до начала работ со стороны РМа полностью законно в любой компании, более того – это прибавляет вам профессионального веса, позволяет понять «а чего же мы все-таки делаем» и получить хоть какие-то полномочия. Если управление проектами в компании отсутствует как класс, то даже неподписанный устав лучше чем его отсутствие, вы хотя бы разберетесь, что делать, и настроитесь на правильный лад с самого начала проекта (да простит меня РМВОК).
Конечно, в уставе проекта могут быть и другие пункты в зависимости от специфики проекта, в посте перечислен “кандидатский минимум”, сам документ можно и нужно переделывать под себя.
Всего за 99 руб вы можете скачать готовый детальный шаблон устава ИТ-проекта в docx. В готовом примере устава проекта вы найдете все необходимые пункты – от содержания проекта и описания ролей и обязанностей участников проекта до перечня типовых рисков. После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже!
Скачайте готовый пример устава проекта и начните работать прямо сейчас вместо траты нескольких часов на поиск и написание типовых разделов.
Купить готовый шаблон Устава за 99 руб.
Рекомендуем! Также за 249 руб вы можете скачать набор из трех разных готовых шаблонов уставов ИТ-проектов в docx, в том числе – два расширенных примера готовых уставов проектов (для работы с подрядчиком/заказчиком) и один сокращенный пример готового устава проекта (для внутренних проектов). Набор примеров уставов поможет вам создать на их основе именно тот устав вашего проекта, который нужен именно вам!
Купить 3 готовых шаблона Устава за 249 руб.
Информация полезна? Поддержи развитие проекта!
На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂
Еще статьи
Показать еще
комментарии
Подписаться на нашу рассылку
Еженедельная рассылка полезных материалов