Управление и организация бизнес плана

Предыдущие шаги руководства по открытию собственного бизнеса

Теперь мы попадаем в совершенно иную часть бизнес планирования – управление и организационная структура бизнеса.

Управление является действительно важным элементом любого бизнеса. Как бизнес будет проходить через различные стадии жизненного цикла, так будет расти и потребность в управлении бизнесом, и это напрямую связано с эффективностью бизнеса.  Если ваш бизнес находится в процессе инициирования и планирования, и если вы планируете работать в своем бизнесе один, наверное, думаете, что нет необходимости делать раздел Организационный план в бизнес плане. Но я рекомендую сделать это с целью дальнейшего планирования управления персоналом в вашем бизнесе, потому что в одиночку бизнес делать сложно.

Также, работая над данным разделом, как частью процесса планирования, вы сделаете хорошую подготовку к планированию финансов.

Что должен содержать раздел «организационный план в бизнес плане»?

• Резюме раздела
• Организационную структуру
• Управленческую команду
• Возможные слабые стороны управленческой команды
• План персонала организации

1. Краткое резюме

И снова в бизнес-плане раздел начинается с резюме главы. Оно будет в начале, но делаете вы его, как всегда, после завершения всей главы.

2. Организационная структура

Организационная структура представляет собой иерархию сотрудников в организации. Она покажет, кто  и за что несет ответственность, кто выполняет задачи, кто контролирует выполнение, кто регулирует коммуникацию между сотрудниками и т. п. Важно понимать, что это серьезный раздел, потому что вы планируете основу того, что должно отвечать требованиям в течение длительного времени. Вы не можете каждый месяц менять иерархию и структуру организации, что, допустим, позволительно с некоторыми другими разделами бизнес плана.

Организационная структура должна быть представлена в виде организационной диаграммы или графика  (т. н. «органограмм»). Есть бесплатное онлайн приложение для создания органограмма — Gliffy. Вам нужно всего лишь зарегистрироваться и сможете использовать приложение. Вы можете также использовать Microsoft Office Word, который имеет возможность вводить диаграмму в виде организационной структуры, которую можно настроить в соответствии с вашими потребностями. На рисунке показана схема организационной структуры MS Word 2007.

Желательно, чтобы бизнес-план включал «органограмму», но если нет такой возможности, то можно описать организационную структуру текстом.

Иллюстрация содержит позиции и должности, ответственные за каждую позицию. Эти позиции могут быть функциями, такими как продажи, маркетинг, финансы, производство. Объясните, как разделить основные функции бизнеса и сделайте должностные инструкции.

3. Управленческая команда

Управленческая команда – список людей, которые будут управлять бизнесом. Это можете быть просто вы как предприниматель или включите в команду ваших первых сотрудников. Для каждой из ключевых позиций управления нужно учитывать предыдущий опыт управленца и его роль в компании.

4. Анализ слабых сторон управленческой команды

Возможные слабые стороны управленческой команды требуют хороший анализ, потому что это может сильно влиять на функционирование бизнеса в целом. Новым предприятиям часто приходится больше писать в этой части. Например, вы должны написать, что как предприниматель вы будете руководить и продажами из-за отсутствия финансов, чтобы нанять менеджера для этой позиции. При этом вы таким образом определили  этот момент как важный вопрос, который требует решения в будущем. Не забудьте указать, как вы планируете преодолеть эти недостатки в будущем.

 5. План персонала

План персонала является частью бизнес плана, который будет включать все позиции в компании. План персонала можно представить в виде таблицы со следующими столбцами:

• Должность (например, финансовый менеджер, поставщик …)
• Количество сотрудников в этой должности (например, 1 Финансовый менеджер, 10 продавцов)
• Размер заработной платы одного работника этой позиции в течение одного месяца
• Ежегодные затраты на эту позицию (12 х количество сотрудников в этой должности х размер месячной зарплаты)

На рисунке ниже представлена таблица в качестве примера. В течение первого года необходимо сделать на ежемесячной основе, так как эти расходы понадобятся для анализа денежных потоков.

Таким образом, у вас появится план расходов на персонал, который вы сможете использовать в финансовом разделе бизнес плана.

Итак, мы описали организационную структуру бизнеса и у нас осталось еще совсем немного :-).

2.1. Понятие, цель, задачи и особенности составления бизнес-плана

Бизнес-план
—
краткое, точное, доступное и понятное
описание предполагаемо­го
бизнеса, важнейший инструмент при
рассмотрении большого количества
раз­личных ситуаций, позволяющий
выбрать наиболее перспективные решения
и оп­ределить
средства для их достижения.

Бизнес-план
является документом, позволяющим
управлять бизнесом, поэтому его
можно представить как неотъемлемый
элемент стратегического планирования
и
как руководство для исполнения и
контроля. Важно рассматривать бизнес-план
как сам процесс планирования и инструмент
внутрифирменного управления. Биз­нес-план
является своего рода документом,
страхующим успех предполагаемого
бизнеса,
в то же время, бизнес-план — инструмент
самообучения.

Основной
целью разработки
бизнес-плана является планирование
хозяйственной деятельности
фирмы на ближайшие и отдаленные периоды
в соответствии с по­требностями
рынка и возможностями получения
необходимых ресурсов. Наряду с главной,
определяющей, целью составители
бизнес-плана должны отразить другие
цели:

• социальные
  цели — преодоление дефицита товаров
  и услуг; оздоровление эко­
  логической
  обстановки; улучшение психологического
  климата в стране; создание
  новых
  духовных и культурных ценностей;
  развитие научно-технического и
  творче­
  ского
  потенциала; расширение деловых контактов,
  международных связей;

• повышение
  статуса предпринимателя — развитие и
  укрепление экономиче­
  ского
  потенциала предпринимателя (включая
  производственный потенциал, фи­
  нансовый,
  технико-технологический, научный,
  образовательный, а также духов­
  ный).
  Это служит условием и залогом возможности
  успешного проведения после­
  дующих
  сделок, повышения престижа предпринимателя,
  порождаемого его извест­
  ностью,
  доброй репутацией, гарантиями высокого
  качества товаров и услуг;

• иные, специальные
  цели и задачи — развитие контактов,
  зарубежные поезд­
  ки, вхождение в
  различного рода ассоциации и др.

Или, например:

• уяснить степень
  реальности достижения намеченных
  результатов;

• доказать
  определенному кругу лиц целесообразность
  реорганизации работы
  уже
  существующей фирмы или создания новой;

• убедить
  сотрудников компании в возможности
  достижения качественных или
  количественных
  показателей, намеченных в проекте и т.
  д.

Основной
центр бизнес-плана — концентрирование
финансовых ресурсов для решения
стратегических задач, т. е. он призван
помочь предпринимателю решить следующие
основные задачи,
связанные
с функционированием фирмы:

а) определить
конкретные направления деятельности,
перспективные рынки
сбыта
и место фирмы на этих рынках;

б) оценить
затраты, необходимые для изготовления
и сбыта продукции, соизмерить
их с ценами, по которым будут продаваться
товары, чтобы определить потен­циальную
прибыльность проекта;

в) выявить
соответствие кадров фирмы и условий
для мотивации их труда требо­
ваниям
по достижению поставленных целей;

г) проанализировать
материальное и финансовое положение
фирмы и опреде­
лить, соответствуют
ли материальные и финансовые ресурсы
достижению наме­
ченных
целей;

д) просчитать
риски и предусмотреть трудности, которые
могут помешать вы­
полнению
бизнес-плана.

В
современной практике бизнес-план
выполняет пять
функций. Первая из
них связана с возможностью его
использования для разработки стратегии
бизнеса. Эта функция жизненно необходима
в период создания предприятия, а также
при выра­ботке новых направлений
деятельности.

Вторая
функция — планирование.
Она позволяет оценить возможности
развития нового
направления деятельности, контролировать
процессы внутри фирмы.

Третья
функция позволяет
привлекать денежные средства — ссуды,
кредиты. В со­временных
российских условиях без кредитных
ресурсов практически невозможно
осуществить
какой-либо значительный проект, однако
получить кредит непросто. Главная
причина заключается не столько в проблеме
высоких процентных ставок, сколько в
возросшей невозвратности кредитов. В
этой ситуации банки предприни­мают
целый комплекс мер по обеспечению
возврата денежных средств, среди кото­рых
следует отметить требования банковских
гарантий, реального залога и другие, но
решающим фактором при предоставлении
кредита является наличие прорабо­танного
бизнес-плана.

Четвертая
функция позволяет
привлечь к реализации планов компании
потен­циальных партнеров, которые
пожелают вложить в производство
собственный ка­питал или имеющуюся
у них технологию. Решение вопроса о
предоставлении ка­питала, ресурсов
или технологии возможно лишь при наличии
бизнес-плана, отра­жающего
курс развития компании на определенный
период времени.

Пятая
функция путем
вовлечения всех сотрудников в процесс
составления биз­нес-плана
позволяет улучшить их информированность
о предстоящих действиях, координировать
усилия, создать мотивацию достижения
целей.

Таким
образом, внутрифирменное планирование
является неотъемлемой частью любого
предприятия, независимо от его размера.
Бизнес-план обобщает анализ возможностей
для начала или расширения бизнеса в
конкретной ситуации и дает четкое
представление о том, каким образом
менеджмент данной компании наме­рен
использовать этот потенциал. Велико
его значение и для привлечения деловых
партнеров,
создания совместных предприятий, а
также для получения финансиро­вания.

Подготовка
и эффективное использование бизнес-плана
имеет первостепенное значение.
Этот план может быть разработан
менеджером, руководителем, фирмой,
группой
фирм или консалтинговой организацией.
Для определения стратегии раз­вития
крупной фирмы составляется развернутый
бизнес-план. Нередко уже на стадии
его подготовки определяются потенциальные
партнеры и инвесторы. Что касается
временного аспекта бизнес-планирования,
то большинство фирм состав­ляют планы
на год. В них детально рассматриваются
различные направления дея­тельности
фирмы в этот период и бегло характеризуется
дальнейшее развитие. Не­которые
фирмы составляют планы на срок до 5 лет,
и лишь крупные компании, твердо
стоящие на ногах, планируют на период
более пяти лет.

Наряду
с внутрифирменными функциями
бизнес-планирование имеет большое
значение
при определении стратегии планирования
на макроуровне. Совокупность долгосрочных
бизнес-планов предприятий составляет
информационную базу, которая является
основой для разработки национальной
политики планирования в рамках
государственного регулирования
экономики.

Таким
образом, в наибольшей степени бизнес-план
используется при оценке рыночной
ситуации как вне фирмы, так и внутри нее
при поиске инвесторов. Он может
помочь крупным предпринимателям
расширить дело с помощью покупки акций
другой фирмы или организации новой
производственной структуры, а так­же
служит основой для формирования
общегосударственной стратегии
планирова­ния.

В
рыночной экономике существует множество
версий бизнес-планов по форме, содержанию,
структуре и т. д. Наибольшие различия
наблюдаются в рамках моди­фикаций
бизнес-планов в зависимости назначения:
по бизнес-линиям (продукция, работы,
услуги, технические решения); по
предприятию в целом (новому или
дей­ствующему).

Классификация
бизнес-планов по объектам бизнеса
представлена
на рис. 2. В рам­ках
одной организации могут разрабатываться
весь комплекс целей и отдельные
бизнес-планы
по приведенной выше типологии.

Рис. 2. Типология
бизнес-планов по объектам бизнеса

I

В
настоящее время в России наиболее
привлекательными являются проекты
создания бизнес-линий как совокупности
прав собственности, конкурентных
пре­имуществ
и долгосрочных привилегий, объединяющих
все виды преимуществ, от закупки
сырья и найма работников до сбыта
продукции.

Широко
применяются также специальные бизнес-планы
финансово-экономи­ческого
характера:

• составление
  процентов ценных бумаг;

• обоснование
  предложений по приватизации государственных
  предпри­
  ятий;

• выпуск акций в
  закрытых компаниях типа ООО и ЗАО или
  пая в товарищест­
  вах при выходе из
  состава одного из акционеров;

• обоснование
  вариантов санации предприятия-банкрота
  и т. д.

Существует
два
основных подхода к разработке бизнес-плана.
Первый
заключает­ся
в том, что инициаторы проекта сами
разрабатывают бизнес-план, а методиче­ские
рекомендации получают у специалистов,
в частности, у возможных инвесто­ров.
Согласно зарубежной практике, данный
подход является более предпочти­тельным.
Кроме авторов концепций, заложенных в
бизнес-плане, в его создании активное
участие принимают финансисты, знающие
особенности кредитного рынка,
наличия свободных капиталов, риска
данного бизнеса. При втором подхо­де
инициаторы бизнес-плана сами его не
разрабатывают, а выступают в качестве
заказчиков. Разработчиками бизнес-плана
являются: фирмы, специализирующие­ся
в области маркетинговой деятельности,
авторские коллективы, отдельные авто­ры.
При необходимости привлекаются
консалтинговые фирмы и эксперты.

В
зарубежной практике принято, что
разработка бизнес-планов осуществляется
с
обязательным участием руководителя
предприятия. Многие зарубежные банки
и инвестиционные фонды отказываются
рассматривать заявки на выделение
средств, если это условие не соблюдается.

В
любом случае, независимо от способов
составления бизнес-плана, в процессе
его
разработки подлежат взаимному учету и
увязке интересы и условия заинтересо­ванных
сторон:

• заказчика
  бизнес-плана, являющегося самостоятельным
  инвестором или ис­
  пользующего
  привлеченный капитала, интерес которого
  — реализация проекта и
  получение
  дохода;

• инвестора,
  интерес которого — возврат вложенных
  средств и получение диви­
  дендов;

• потребителей,
  использующих продукцию, интерес которых
  — удовлетворение
  потребностей
  в товарах;

• органов
  власти, определяющих потребности и
  приоритеты развития бизнеса,
  основная
  цель работы которых — удовлетворение
  общественных потребностей.

В
бизнес-плане оценивается перспективная
ситуация как внутри фирмы, так и вне
ее. Он особенно необходим руководству
для ориентации в условиях акционер­ной
собственности, так как именно при помощи
бизнес-плана руководители ком­пании
принимают решение о накоплении прибыли
и распределении ее части в ви­де
дивидендов между акционерами. Этот план
используется при обосновании ме­роприятий
по совершенствованию и развитию
организационно-производственной
структуры фирмы, в частности для
обоснования уровня централизации
управления и
ответственности сотрудников. Следует
отметить, что указанный план, как
прави­ло,
активно помогает координировать
деятельность партнерских фирм,
организо­вывать
совместное планирование развития групп
фирм, связанных кооперировани­ем и
изготовлением одинаковых или
взаимодополняющих продуктов. В таком
слу­чае
фирмы-партнеры осуществляют общее
финансирование.

Существуют
определенные особенности при разработке
бизнес-планов для раз­личных
организаций, как, например, для одноточечной
и многоточечной органи­зации. Под
одноточечной организацией понимается
организация (юридическое лицо),
состоящая из одного предприятия.
Соответственно многоточечной будет
ор­ганизация, состоящая из двух и
более предприятий. При планировании
деятельно­сти
такой организации сначала разрабатываются
планы для каждого предприятия, а затем
эти планы сводятся в один бизнес-план.
Если бизнес начинается впервые, то
в план включаются лишь расчетные
показатели. Если бизнес уже существует,
то в план включаются отчетные данные
за предшествующий год, с которыми
сравни­ваются
показатели планируемого года. Бизнес-план
для организаций с крупным

инвестиционным
проектом, требующим внешнего финансирования,
— это наибо­лее
сложный вид бизнес-плана. Первое место
здесь занимают показатели, характе­ризующие
инвестиционный проект. Затем излагаются
обычные разделы бизнес-плана,
увязанные с инвестиционным проектом.

Особенностью
диверсифицированных организаций
является направленное осу­ществление
нескольких видов деятельности. Это
должно отразиться в бизнес-пла­нах
таких организаций. Чаще всего в
диверсифицированных организациях
отдель­ные
виды деятельности осуществляются в
специальных подразделениях — филиа­лах
(бизнес-единицах). В таких случаях
организация выступает как многоточечная,
и
бизнес-план составляется соответственно.

Бизнес-план
для непроизводственных организаций
отличается тем, что вместо развернутого
плана производства в нем кратко излагается
планируемый перечень услуг
(работ), которые будут предоставляться.
На первом месте здесь — освещение
условий
предоставления услуг (выполнения работ),
наличие лицензий, разреше­ний,
сертификатов, обеспечение прав
потребителей. Вместо плана производства
в бизнес-плане
непроизводственной организации
разрабатывается оперативный план,
в котором прогнозируются средства,
помещения и ресурсы, которые будут
необходимы
для ведения бизнеса в предстоящий
период, а также потребность в ма­териалах,
рабочей силе, средствах связи и т. д.
Остальные разделы плана разраба­тываются
аналогично планам производственных
организаций.