Управление бизнес планом на предприятии
Среди всех разделов бизнес-плана:
- Титульный лист
- Меморандум о конфиденциальности
- Резюме
- Инвестиционный план
- Маркетинговый план
- Производственный план
- Организационный план
- Финансовый план
- Анализ рисков
именно организационный план описывает персонал проекта, инициаторов, их доли в управлении проектом, квалификацию и оплату менеджеров проекта, а также мотивацию персонала.
Если вы пишете бизнес-план для получения инвестиций на развитие уже функционирующего предприятия, вам нужно будет доказать потенциальным партнерам, что его организационная структура является максимально эффективной. Если же вы только планируете открытие фирмы, производства или торговой точки, вам необходимо будет подробно изложить, как вы собираетесь обеспечивать работу нового бизнеса.
Вся информация, касающаяся управления предприятием должна быть изложена в разделе под названием «Организационный план». Более того, именно этот пункт бизнес-плана подготовит почву для написания финансового раздела проекта.
Структура организационного плана бизнес-плана
1. Правовая форма
Прежде всего, в данном разделе необходимо обосновать выбор формы деятельности. Укажите, являетесь ли вы физическим лицом – ИП, или же основателем организации – ООО или АО. В последнем случае обязательно нужно перечислить органы управления и их полномочия, состав учредителей и их права и обязанности. После этого необходимо описать организационную структуру предприятия.
2. Организационная структура
Организационная структура – это состав, система взаимоотношений и функций между различными отделениями предприятия, каждое из которых несет ответственность за свою сферу деятельности и является частью иерархической системы организации.
Существует несколько видов организационных структур, а именно, линейная, функциональная, линейно-функциональная и т.д. Однако каким бы ни был тип структуры, ваша задача заключается в том, что бы подчеркнуть, что она является максимально эффективной, а именно:
- Позволяет наладить взаимодействие между всеми отделами и сотрудниками;
- Создает благоприятные условия для изготовления высококачественной продукции или оказания услуг;
- Способствует развитию предприятия, его товаров и услуг.
Как правило, авторы бизнес-плана изображают организационную систему максимально наглядно, при помощи диаграммы или органограммы. Для создания последней вам нужно будет скачать специальное приложения, тогда как диаграмму можно создать и обычном документе Microsoft Word. Если по каким-либо причинам не можете изобразить систему графически, вы можете описать структуру вашего предприятия текстом.
При помощи данной схемы вы наглядно покажете состав подразделений организации. Однако вам также необходимо описать, как они связаны между собой, каковы обязанности каждого из них, а также каковы полномочия и функции руководителей отделов. Это также делается для того, чтобы показать инвесторам, что вы способны организовать или уже организовали нормальные условия работы и дальнейшего развития предприятия.
3. Описание штата сотрудников
После того, как вы определите структуру организации, вам нужно описать штаб своих сотрудников. Иными словами, вам нужно указать, специалисты какого профиля потребуются вам для нормальной работы, при этом упомянув необходимый опыт и образование, планируемую заработную плату и систему премирования.
Отдельное внимание стоит уделить так называемой управленческой команде. В нее входят те люди, которые фактически будут осуществлять управлением фирмой, учреждением или торговой точкой. Так, к примеру, если вы являетесь владельцем магазина, в команду могут входить директор, администратор, заместитель администратора.
Стоит также описать квалификацию, опыт и образование каждого из управленцев, если персоналии на эти должности уже определены, так как на это нередко обращают особое внимание ваши потенциальные инвесторы. Однако не стоит быть и слишком оптимистичными – если вы считаете, что в составе управляющих необходимо будет провести необходимые модификации, стоит упомянуть и об этом. Это вряд ли отпугнет партнеров, скорее покажет, что вы тщательно проанализировали все стороны проекта.
Помимо управляющих, вам нужно будет перечислить и рядовых сотрудников. Уровень сложности этой задачи будет напрямую зависеть от того, планируете ли вы открыть небольшую торговую точку или завод с тысячами работников. Однако в обоих случаях схема описания персонала одна. Вам нужно указать:
- Должность сотрудника или сотрудников;
- Количество работников в этой должности (Например, 1 Администратор; 4 Кассира);
- Ежемесячную заработную плату работника по каждой специальности, окладную часть, премиальную часть и систему премирования.
- Ежегодную заработную плату работника по каждой специальности.
Также постарайтесь подумать, необходимо ли вам будет проводить дополнительные обучающие курсы (как правило, это требуется на узкоспециализированных предприятиях). Если таковая необходимость имеется, обязательно укажите это в организационном плане.
Если вам придется как-либо изменять штат в процессе деятельности предприятия, опишите в каких условиях и как именно это будет осуществляться. Если планируется найм новых работников или других специалистов, обязательно упомяните это, даже если подобные перемены могут стать необходимостью только через несколько лет.
Пример организационного плана магазина одежды
Предприятие «Beautiful clothes» является Обществом с ограниченной ответственностью и осуществляет деятельность в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Предприятие является юридическим лицом, действующим в строгом соответствии с принятым Уставом и Учредительным договором, имеет уставной капитал, производственные площади и баланс.
Учредителями предприятия являются:
- Общество с ограниченной ответственностью «Фабрика Одежды»;
- индивидуальный предприниматель Иванов А.А.;
- Общество с ограниченной ответственностью «Glamorous».
Уставной капитал организации разделен на доли: ООО «Фабрика Одежды» — 60%; ИП Иванов А.А. — 20%; ООО «Glamorous» — 20%.
Управление ООО осуществляется Советом директоров, члены которого ответственны за определения главных направлений развития, разработку и воплощение планов. Прибыль предприятия распределяется между учредителями пропорционально их долям.
Инициатором создания магазина стало ООО Фабрика одежды. На сегодняшний день основная часть прибыли этого предприятия поступает за счет производства одежды и ее реализации закупщикам, однако данный проект предполагает дальнейшее развитие предприятия и открытие фирменного магазина «Beautiful clothes».
Руководство деятельностью осуществляется генеральным директором, которого назначает Совет директоров. В круг его обязанностей входит: решения главных вопросов деятельности организации, подписание официальных документов, распоряжение имуществом компании, осуществление найма и увольнения персонала, назначение коммерческого директора. Директор также несет ответственность за правильность данных бухгалтерского учета.
Коммерческий директор, в свою очередь, осуществляет следующие функции: руководит организацией маркетинговых исследований и рекламных кампаний, а также сбытом товара.
Бухгалтерия и главный бухгалтер отвечает за расчеты с поставщиками, учет товарооборота, поступающих прибылей, расходов, выплату заработных плат, составление бухгалтерских отчетов.
Главный дизайнер руководит дизайнерами, которые занимаются созданием новых коллекций одежды и их пошивом.
Организационная структура предприятия «Beautiful Clothes»
Состав и численность персонала предприятия Табл. 1.
Специальность | Численность | Требуемый стаж | Заработная плата (ежемесячно) |
Ген. директор | 1 | От 10 лет | 80 тысяч руб. |
Коммерческий директор | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Главный бухгалтер | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Главный дизайнер | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Дизайнеры | 4 | От 5 лет | 45 тысяч руб. |
Маркетологи | 2 | От 5 лет | 45 тысяч руб. |
Швеи | 10 | От 5 лет | 30 тысяч руб. |
Кассиры | 3 | От 3 лет | 25 тысяч руб. |
Уборщицы | 2 | — | 15 тысяч руб. |
Администратор магазина | 1 | От 5 лет | 35 тысяч руб. |
Заместитель администратора | 1 | От 5 лет | 30 тысяч руб. |
Продавцы-консультанты | 3 | От 2 лет | 25 тысяч руб. |
Всего на производстве и в самом магазине задействовано 29 человек. Расширение штата (найм администраторов, продавцов и кассиров) возможно при условии открытия новых магазинов «Beautiful clothes».
Другие примеры организационного плана
К сожалению, мы не можем в данной статье привести примеры организационного плана для всех видов бизнесов, поэтому, если вы хотели бы увидеть пример раздела именно для интересующего вас бизнеса, вы можете это сделать перейдя по ссылке на один из интересующих вас бизнес-планов либо воспользоваться поиском:
Предыдущие шаги руководства по открытию собственного бизнеса
Теперь мы попадаем в совершенно иную часть бизнес планирования – управление и организационная структура бизнеса.
Не принебрегайте организационным планом при составлении бизнес-плана
Управление является действительно важным элементом любого бизнеса. Как бизнес будет проходить через различные стадии жизненного цикла, так будет расти и потребность в управлении бизнесом, и это напрямую связано с эффективностью бизнеса. Если ваш бизнес находится в процессе инициирования и планирования, и если вы планируете работать в своем бизнесе один, наверное, думаете, что нет необходимости делать раздел Организационный план в бизнес плане. Но я рекомендую сделать это с целью дальнейшего планирования управления персоналом в вашем бизнесе, потому что в одиночку бизнес делать сложно.
Также, работая над данным разделом, как частью процесса планирования, вы сделаете хорошую подготовку к планированию финансов.
Что должен содержать раздел «организационный план в бизнес плане»?
- Резюме раздела
- Организационную структуру
- Управленческую команду
- Возможные слабые стороны управленческой команды
- План персонала организации
1. Краткое резюме
И снова в бизнес-плане раздел начинается с резюме главы. Оно будет в начале, но делаете вы его, как всегда, после завершения всей главы.
2. Организационная структура
Организационная структура представляет собой иерархию сотрудников в организации. Она покажет, кто и за что несет ответственность, кто выполняет задачи, кто контролирует выполнение, кто регулирует коммуникацию между сотрудниками и т. п. Важно понимать, что это серьезный раздел, потому что вы планируете основу того, что должно отвечать требованиям в течение длительного времени. Вы не можете каждый месяц менять иерархию и структуру организации, что, допустим, позволительно с некоторыми другими разделами бизнес плана.
Организационная структура должна быть представлена в виде организационной диаграммы или графика (т. н. «органограмм»). Есть бесплатное онлайн приложение для создания органограмма — Gliffy. Вам нужно всего лишь зарегистрироваться и сможете использовать приложение. Вы можете также использовать Microsoft Office Word, который имеет возможность вводить диаграмму в виде организационной структуры, которую можно настроить в соответствии с вашими потребностями. На рисунке показана схема организационной структуры MS Word 2007.
Желательно, чтобы бизнес-план включал «органограмму», но если нет такой возможности, то можно описать организационную структуру текстом.
Пример организационной структуры
Иллюстрация содержит позиции и должности, ответственные за каждую позицию. Эти позиции могут быть функциями, такими как продажи, маркетинг, финансы, производство. Объясните, как разделить основные функции бизнеса и сделайте должностные инструкции.
3. Управленческая команда
Управленческая команда – список людей, которые будут управлять бизнесом. Это можете быть просто вы как предприниматель или включите в команду ваших первых сотрудников. Для каждой из ключевых позиций управления нужно учитывать предыдущий опыт управленца и его роль в компании.
4. Анализ слабых сторон управленческой команды
Возможные слабые стороны управленческой команды требуют хороший анализ, потому что это может сильно влиять на функционирование бизнеса в целом. Новым предприятиям часто приходится больше писать в этой части. Например, вы должны написать, что как предприниматель вы будете руководить и продажами из-за отсутствия финансов, чтобы нанять менеджера для этой позиции. При этом вы таким образом определили этот момент как важный вопрос, который требует решения в будущем. Не забудьте указать, как вы планируете преодолеть эти недостатки в будущем.
5. План персонала
План персонала является частью бизнес плана, который будет включать все позиции в компании. План персонала можно представить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Должность (например, финансовый менеджер, поставщик …)
- Количество сотрудников в этой должности (например, 1 Финансовый менеджер, 10 продавцов)
- Размер заработной платы одного работника этой позиции в течение одного месяца
- Ежегодные затраты на эту позицию (12 х количество сотрудников в этой должности х размер месячной зарплаты)
На рисунке ниже представлена таблица в качестве примера. В течение первого года необходимо сделать на ежемесячной основе, так как эти расходы понадобятся для анализа денежных потоков.
План персонала в организационном разделе бизнес плана
Таким образом, у вас появится план расходов на персонал, который вы сможете использовать в финансовом разделе бизнес плана.
Итак, мы описали организационную структуру бизнеса и у нас осталось еще совсем немного :-).
Организация и управление бизнес-планом
Организация и управление бизнес-планом должна обеспечить его наиболее эффективное, быстрое и качественное осуществление.
Прежде всего, в этом разделе определяется организационно-правовая форма реализации инвестиционного проекта: в рамках действующей организационно-правовой формы его инициатора, в рамках организационно-правовой формы инвестора, путем создания нового акционерного общества, путем создания ООО и т.п.
Желательно представить также схему организационной структуры предприятия: кто и чем будет заниматься, схему взаимодействия всех служб между собой, координации и контроля их деятельности.
Наконец, в данном разделе следует указать, может ли бизнес-план быть реализован самостоятельно или требует привлечения подрядчиков и субподрядчиков. В последнем случае в бизнес-плане отражаются следующие характеристики подрядчиков (субподрядчиков), намечаемых к привлечению: продолжительность работы в соответствующей отрасли; опыт работы с подобными проектами и объемами работ; уровень технологий, уровень квалификации кадров; деловая и финансовая репутация [23, 40].
2.2.7 Оценка рисков
Оценка рисков — один из наиболее сложных и наименее точных элементов финансового анализа, применяемого в бизнес-планировании. Потребуется как можно точнее определить все непредвиденные обстоятельства, могущие возникнуть в будущем. Традиционно рассматриваются:
Риск потери имущества — подверженность всего имущества (включая реальные и нематериальные активы) риску полной потери или повреждения (пожар, кража, стихийное бедствие).
Риск потери времени — возникает в связи с возможностью сбоев и перерывов в функционировании бизнеса или задержками при получении платежей по произведенным инвестициям ( задержка начала реализации, несвоевременное завершение строительно-монтажных работ).
Риск неисполнения обязательств — включает ответственность перед покупателями, людьми, причастными к данному предприятию, перед теми, кто использует или полагается на выпускаемую продукцию, перед кредиторами (превышение расчетной сметной стоимости строительно-монтажных работ, невыход на запланированные показатели выпуска продукции и др.) [19, 137].
Разработка бизнес-плана должна включать анализ рисков по такой схеме:
выявление внутренних и внешних факторов риска;
анализ этих факторов;
оценка конкретных видов рисков, характеризующих финансовую состоятельность (ликвидность проекта) и экономическую эффективность инвестиционных вложений;
определение допустимого уровня рисков;
анализ отдельных операций по выбранному уровню рисков;
разработка мероприятий по снижению уровня рисков.
Анализ рисков проводится качественный и количественный. Качественный анализ определяет факторы риска, потенциальные области риска; количественный — численное значение.
В соответствии с оценкой уровня отдельных рисков разрабатывается программа наиболее эффективного их снижения:
разработка мероприятий по их упреждению и недопущению;
распределение негативных финансовых последствий рисков среди всех участников проекта;
создание соответствующих резервных фондов;
внешнее страхование наиболее существенных рисков;
получение документальных гарантий защиты от отдельных видов рисков от местных органов самоуправления.
Но в любом случае, предотвращение возможности потерь является центральным звеном в программе уменьшения рисков и реализация этой программы не должна ограничиваться собственно страхованием. При страховании в этом разделе указываются типы страховых полисов и их суммы.
В этом же разделе рассматриваются обычно возможные формы выхода из инвестиционного проекта на любой стадии его реализации, если фактический уровень риска значительно превысит расчетный и существенно повлияет на эффективность реализуемого проекта.
2.2.8 Финансовый план и стратегия финансирования
Финансовый план является, пожалуй, самым важным разделом бизнес-плана, поэтому к его разработке следует подойти наиболее тщательно. При достаточном уровне его обоснованности он является главным критерием принятия проекта к реализации инвестора (естественно, что при недостаточной разработанности этого раздела бизнес-плана принятие проекта к реализации просто нереально, так как бизнес-план не ответит на главный вопрос — как быстро и в каких формах будет обеспечен возврат инвестируемого капитала).
Финансовый план как раздел бизнес-плана включает в себя следующие разделы:
прогноз объемов производства;
баланс прибыли и убытков;
отчет о движении наличности;
расчет точки безубыточности.
Прогноз объемов производства продукции является основной характеристикой предстоящей производственной деятельности объекта инвестирования на стадии его эксплуатации. Он дифференцируется по отдельным годам предстоящего периода, так как предполагается, что по мере освоения проекта его мощность будет возрастать за счет реализации отдельных резервов. Планируемый объем и структура производства продукта ( оказания услуг) рассчитываются в трех единицах измерения:
в количестве единиц (или в других натуральных единицах измерения);
в национальной валюте ( с учетом индекса цен);
в условных единицах (также с учетом прогноза динамики цен).
Результаты проведенных расчетов удобно представлять в бизнес-плане в табличной форме. Если расчеты носят альтернативный характер (например, при благоприятном и неблагоприятном вариантах развития рынка, более быстром или медленном освоении проектных мощностей и т.п.), то они излагаются как разные варианты прогнозируемого выпуска продукции.
Расчет прогнозируемого объема выпуска продукции рассчитывается исходя из следующей модели:
(6)
где xj — количество товаров, которые изготавливаются j-м производственным способом (единиц товарагод);
j = V = 1.. n;
mj — производственная мощность j-го способа (единиц товарагод);
aij — существенные затраты i-го ресурса на единицу товара, выпущенного j-м производственным способом (единиц ресурса iединицу товара);
Wi — стоимость единицы i-го ресурса (грнединица ресурса i);
I = 1.. m;
W0 — объем фиксированных затрат на обслуживание производства и управления (грнгод);
P — цена товара (грнединица товара) [1, 205].
Баланс прибылей и убытков составляется для более наглядного изображения положения дел предприятия. Составляется по форме, представленной в таблице 8 (см. Приложение).
Составление баланса проходит три этапа:
Анализ ожидаемого исполнения финансового плана текущего года.
Рассмотрение и изучение проектируемых производственных и маркетинговых показателей, на основе которых будут рассчитываться плановые финансовые показатели.
Разработка проекта финансового плана.
Порядок расчета отдельных показателей финансового плана определяется разнообразными методиками, но в процессе составления баланса доходов и расходов следует проверить взаимоувязку планируемых сумм расходов и отчислений с источниками покрытия их соответствующими доходами и поступлениями средств.
Отчет о движении наличности не характеризует прибыль. Он лишь показывает, сколько денег “приходит” на счет и сколько “уходит” с него в течение каждого месяца. И хотя в нашей практике бухучета он не является сейчас обязательным, при разработке бизнес-плана без него не обойтись. Особенно важно включить этот отчет предприятиям, зависящим от сезонности и для тех, кто продает свою продукцию в кредит. В этом случае обязательно должен планироваться и рассчитываться лаг между временем оплаты счетов за материалы и реальным временем получения денег за проданную продукцию.
Разрабатывая эту форму, желательно показывать отдельно наличность, которая будет поступать от продаж продукции и от других видов деятельности (например, финансовые операции, проценты, выплачиваемые банком, получение инвестиций). Это даст ясную картину источников поступления наличности и покажет вероятность продажи продукции в кредит.
Точка безубыточности показывает, при каком объеме продаж продукта ( услуги ) будет достигнута самоокупаемость хозяйственной деятельности предприятия, для которого составляется бизнес-план, в ходе его работы. Безубыточность этой деятельности достигается при таком объеме чистого дохода от реализации ( валового дохода за вычетом НДС и акцизного сбора ), который равен сумме текущих затрат. Графическая интерпретация точки безубыточности представлена на рисунке 2.
Рис. 2. Определение точки безубыточности в процессе эксплуатации объекта.
Для расчета точки безубыточности используется следующая формула :
Vc = Sc/( Ud + Usc) (7)
где Vc — объем продажи ( производства ), обеспечивающий достижение точки безубыточности рассматриваемого проекта;
Sc — сумма постоянных текущих затрат ( к ним относятся расходы на аренду и содержание основных фондов, амортизация основных фондов, расходы на рекламу и другие виды текущих затрат, сумма которых не изменяется при изменении объемов продаж или производства);
Ud — уровень чистого дохода к объему продажи в процентах;
Usc — уровень переменных текущих затрат к объему продажи в процентах ( к переменным затратам относятся расходы на сырье и материалы, транспортные расходы, расходы по уплате процентов за краткосрочный кредит и другие виды текущих затрат, сумма которых изменяется пропорционально изменению объемов продажи или производства ) [23, 49].
Стратегия финансирования заключает изложение бизнес-плана. В процессе разработки этой стратегии необходимо определить источники финансирования инвестиций.
Наиболее распространенные формы финансирования инвестиционных проектов:
Акционерное инвестирование — вклады денежных средств путем приобретения акций.
Бюджетное — осуществляется непосредственно за счет инвестиционных программ через прямое субсидирование.
Лизинг — способ финансирования инвестиций, основанный на долгосрочной аренде имущества при сохранении права собственности за арендодателем.
Долговое финансирование — за счет кредитов банков и долговых обязательств юридических и физических лиц.
5. Ипотека — вид залога недвижимого имущества с целью получения денежной ссуды [14, 106].
Для определения стратегии финансирования на предприятии должны: во-первых, исходя из сметной стоимости работ и этапов их осуществления составить график потока инвестиций, связанных со строительством (расширением, реконструкцией, техническим перевооружением) и вводом объекта в эксплуатацию. В этом графике отражается также потребный объем инвестиций в оборотные активы и в создание резервных фондов. В составе инвестиций, связанных с вводом в действие основных фондов, учитывается не только прямые затраты по смете, но и накладные расходы подрядчика и инвестора. На первый год график потока инвестиций разрабатывается в помесячном, а на второй — в поквартальном разрезах.
Во-вторых, обосновать план доходов и расходов, связанных с эксплуатацией инвестиций. В нем отражаются такие основные показатели хозяйственной деятельности реализуемого проекта, как валовой доход от реализации продукта (услуги), общий объем и состав основных текущих затрат, налоговые платежи, валовая и чистая прибыль, денежный поток (сумма чистой прибыли и амортизационных отчислений). Этот расчет также осуществляется на первый год в помесячном, а на второй — в поквартальном разрезах.
Руководствуясь принципами оптимизации источников финансирования, указанными выше, определяются возможные источники финансирования.