Требования к информационному обеспечению бизнес плана

Основные источники и проблемы информационного обеспечения бизнес-планирования

Успех бизнес-планирования во многом определяется конфигурацией его системы информационного обеспечения.

В состав системы информационного обеспечения процесса бизнес-планирования входят:

• • профессионализм разработчиков бизнес-плана;
• • общая культура управленческих отношений в организации;
• • технические средства: программные средства для сбора, обработки информации и автоматизации процесса планирования;
• • базы данных;
• • базы знаний (регламенты, определяющие механизмы взаимодействия всех участников процесса планирования; классификаторы и справочники, справочники норм и нормативов, методики проведения расчетов и др.);
• • система документооборота.

Назначение системы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, в данном случае по разработке бизнес-планов.

С этой точки зрения большое значение имеет общая культура управленческих отношений в организации, которая характеризуется следующими признаками:

• • развитой структурой управления, скоординированно осуществляющей выполнение специфических задач и работающей на достижение общей цели организации;
• • системой обратной связи от подчиненных к руководству;
• • систематизацией результатов реализации управленческих решений, их критической оценкой;
• • делегированием управленческих полномочий.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.

Данные — это совокупность сведений, зафиксированных на определенном носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки. Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию.

Информация — это результаты преобразования и анализа данных.

Данные — это всего лишь материал, из которого извлекаются знания. Информация появляется в результате обработки данных при решении конкретных задач.

Мнение специалиста

«Мы быстро движемся к миру, где все измеряется и записывается, — говорит Эрик Брайнйолфсон, экономист и директор Центра цифрового бизнеса MIT. — Но сложным вопросом остается способность людей использовать, анализировать и извлекать из данных что-то осмысленное».

Наличие системы информационного обеспечения процесса бизнес- планирования позволяет обеспечить обоснованность и эффективность принимаемых решений, реализуя переход от учета данных к управлению на основе ижЬоомапии (оис. 7.1 У

Рис. 7.1. Переход от учета данных к управлению на основе полученной

информации

Информация, используемая в бизнес-планировании, должна обладать следующими основными свойствами:

• • объективностью — не зависеть от чьего-либо мнения;
• • достоверностью — отражать истинное положение дел;
• • полнотой — быть достаточной для понимания и принятия решения;
• • актуальностью — быть важной и существенной для настоящего времени;
• • ценностью (полезностью, значимостью) — обеспечивать решение поставленных задач, чтобы принимать правильные решения;
• • понятностью (ясностью) — выраженной на языке, доступном пользователю и получатся ю.

Традиционно информация, используемая в процессе бизнес-планирования, делится на внешнюю и внутреннюю, первичную и вторичную (рис. 7.2).

Внешняя информация имеет несколько уровней:

• 1) информация макроэкономического и регионального уровней;
• 2) информация по состоянию и перспективам конкретной отрасли (или данные о состоянии соответствующего сектора рынка), которые могут повлиять на рассматриваемый бизнес;
• 3) информация о компаниях-конкурентах.

Рис. 7.2. Виды информации, используемые в процессе планирования

Информация макроэкономического и регионального уровней включает данные по экономическим перспективам, которые могут повлиять на рассматриваемый бизнес, а также информацию о состоянии инвестиционного климата в стране и конкретном регионе.

Рассматриваются следующие основные факторы макроэкономического риска:

• • уровень инфляции;
• • темпы экономического развития страны/региона;
• • изменение ставок процента;
• • изменение обменного курса валют;
• • уровень инвестиционной привлекательности региона и инвестиционной активности в нем;
• • уровень политической стабильности.

К основным источникам макроэкономической информации относятся:

• • законодательство Российской Федерации;
• • программы правительства и прогнозы;
• • данные Федеральной службы государственной статистики (Росстата) и ее территориальных органов (www.gks.ru);
• • периодическая экономическая печать;
• • аналитические обзоры информационных агентств;
• • базы данных международной статистики и индексов (www.russian- council.ru)

В отраслевой информации отражены условия конкуренции в отрасли, рынки сбыта и возможные варианты использования производимой продукции; факторы, влияющие на потенциальный объем производимой продукции и динамику изменения спроса на нее.

Основные отраслевые факторы риска:

• • нормативно-правовая база;
• • рынки сбыта;
• • условия конкуренции.

Основные источники отраслевой информации:

• • данные Росстата и его территориальных органов;
• • законодательство Российской Федерации;
• • информационные отраслевые бюллетени и информационные издания;
• • отраслевые объединения, информационные порталы;
• • отраслевые выставки;
• • периодическая экономическая печать, интервью с отраслевыми экспертами;
• • аналитические отчеты и обзоры консалтинговых компаний и аналитических агентств;
• • личные контакты;
• • фирмы-дилеры;
• • таможенное управление.

Информация о компаниях-конкурентах — это данные об организациях, которые:

• • предлагают подобные продукты или услуги;
• • предлагают альтернативные продукты или услуги;
• • могут предложить подобные продукты или услуги в будущем;
• • могут вообще ликвидировать потребность в товаре или услуге.

Источники информации о компаниях-конкурентах:

• • базы данных в Интернете (реестры компаний, базы данных с маркетинговыми исследованиями), другие интернет-ресурсы (например, онлайн- издания);
• • системы анализа рынков и компаний:
  • — СПАРК (Интерфакс) — система профессионального анализа рынков и компаний («Интерфакс — Агентство корпоративной информации»), Специализируется на создании и предоставлении аналитической информации любого уровня сложности о компаниях, рынках товаров и услуг, отраслях экономики России, других стран СНГ, а также Восточной Европы, Юго- Восточной и Центральной Азии),
  • — база данных СКРИН (группа РТС) — база данных по российским компаниям, отраслям, регионам Российской Федерации,
  • — компания FIRA (First Independent Rating Agency, «Первое независимое рейтинговое агентство») — специализируется на предоставлении качественной статистической информации по российским рынкам на основе оригинальных данных органов государственной статистики России[1];
• • клиентские базы действующих предприятий информационно-аналитических компаний;
• • сайты самих компаний-конкуреитов (информация о конкретных продуктах);
• • контакты собственных сотрудников с поставщиками, клиентами;
• • сайты компаний — розничных и оптовых продавцов (информация о конкретных продуктах);
• • сайты национальных патентных бюро (информация о патентах и торговых марках);
• • новостные сайты, публикующие дайджесты новостей (новости общего характера);
• • интервью руководителей в СМИ (мнение о путях развития своей компании, о кадровых изменениях либо о расширении производства, маркетинговых идеях, контрактах и деловых успехах);
• • выставки и конференции (часто используются для представления новых продуктов и идей);
• • контакты с отраслевыми экспертами и консультантами, журналистами, пишущими на темы продаж, покупателями и поставщиками конкурента, бывшими сотрудниками конкурента (являются носителями детальных сведений о действиях конкурента, его процессе принятия решений и т.д.).

Внешнюю информацию следует давать в оптимальном объеме, ориентировать на объект планирования и интересы потенциальных инвесторов.

Внутренняя информация характеризует деятельность оцениваемого предприятия или предлагаемого к реализации проекта.

В нее включаются:

• • ретроспективные данные об истории компании;
• • описание маркетинговой стратегии предприятия;
• • характеристика поставщиков;
• • производственные мощности;
• • уровень менеджмента, компетенции управленческого и рабочего персонала;
• • внутренняя финансовая информация (данные бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и движении денежных средств за 3—5 лет); и др.

Анализируется следующая информация:

• • объемы продаж за прошлый, текущий и прогнозируемый периоды;
• • себестоимость реализованной продукции;
• • уровень постоянных и переменных затрат;
• • цены на товары и услуги, их динамика;
• • динамика финансовых показателей;
• • прогнозируемое изменение объемов спроса;
• • производственные мощности;
• • риски реализации; и др.

Первичная информация — эго сведения, которые впервые собирают для какой-либо конкретной цели. Перечислим ее достоинства и недостатки.

Достоинства:

• • собирается в соответствии с точными целями;
• • методология сбора данных известна и контролируется фирмой;
• • часто принадлежат фирме и недоступна для конкурентов;
• • отсутствие противоречивых данных;
• • степень надежности может быть определена;
• • может быть единственным способом получения необходимых сведений.

Недостатки (связаны с наличием или отсутствием системы контроллинга на предприятии):

• • сбор данных может занять много времени;
• • могут потребоваться большие затраты;
• • некоторые виды информации не могут быть получены;
• • фирма может быть неспособной собирать первичные данные.

Вторичная информация — это сведения, которые уже существуют,

будучи ранее собранными, для других целей, не связанных с разработкой данного проекта/реализацией предлагаемой идеи. Перечислим ее достоинства и недостатки.

Достоинства:

• • часто имеется несколько источников (позволяет выявлять различные подходы, получать большие объемы информации и сопоставлять данные);
• • источники могут содержать данные, которые невозможно получить самостоятельно;
• • собранная из независимых источников, информация, как правило, весьма достоверна;
• • многие ее виды недороги (отраслевые, правительственные издания, периодическая печать и т.д.);
• • помогает на стадии предварительного анализа идеи/проекта;
• • формирует более полное представление о рассматриваемых проблемах, связанных с коммерческой реализацией идеи/проекта;
• • обычно быстро собирается.

Недостатки:

• • может не подходить для целей проводимого анализа;
• • может быть устаревшей;
• • методология сбора данных (размер выборки, срок выполнения исследования) может быть неизвестна;
• • может быть недостаточной;
• • могут публиковаться не все результаты;
• • могут существовать противоречивые данные.

Мнение специалиста

Рассел Линкольн Акофф — известный американский ученый в области исследования операций и теории систем, один из классиков современного менеджмента, разработавший метод интерактивного планирования, называл планирование одним из самых сложных видов работы, доступных человеку.

Оценка фактического и будущего состояния того или иного финансового и производственно-экономического процесса требует проведения большого количества серьезных аналитических исследований и расчетов, связанных:

• • с обработкой больших массивов количественных, формализованных и неформализованных данных;
• • корректировкой ретроспективных данных и финансовых отчетов на влияние инфляционной составляющей и изменение курсов валют с целью приведения разновременных затрат в сопоставимый вид;
• • анализом закономерностей развития временных рядов;
• • выявлением взаимосвязей между различными факторами и результативными показателями (выполнение корреляционно-регрессионного и дисперсионного анализа);
• • построением экономических и финансовых моделей;
• • построением прогнозов;
• • проведением аналитических исследований, в том числе маркетингового и финансово-экономического анализа;
• • оценкой рисков;
• • расчетом широкого круга показателей, используемых для обоснования принимаемых решений;
• • необходимостью построения графиков, таблиц, диаграмм, матриц, помогающих интерпретировать данные по исследуемой проблеме или выявить свойства исследуемого объекта, недоступные при изучении любым другим способом, а также лучшей визуализации результатов аналитических и расчетных работ (реализация визуально-логических методов размышления).

Задача усложняется еще тем, что расчеты требуется проводить в варианте поквартального (помесячного) описания ситуации на всем прогнозном периоде реализации бизнес-проекта.

Кроме того, сотрудники компаний не всегда владеют в полном объеме современным инструментарием бизиес-аиализа проектов, методами и методиками бизнес-планирования и инвестиционного проектирования, которые, как правило, еще нужно адаптировать к требованиям потенциального инвестора, сегменту рынка, к географическому региону, налоговому законодательству и т.д.

И еще необходимо обеспечить в рамках единой системы планирования эффективное взаимодействие:

• • собственника как постановщика целей и задач по разработке бизнес- плана;
• • менеджмента компании, реализующего задачи, поставленные собственником;
• • сотрудников финансовых служб, выполняющих координирующие действия по разработке бизнес-плана, и менеджеров функциональных подразделений, занятых разработкой отдельных разделов бизнес-плана.

Этим объясняется сложность и трудоемкость работ по практическому бизнес-планированию. Неправильная организация процесса значительно увеличивает время, затрачиваемое сотрудниками на разработку бизнес- планов, снижает их качество и эффективность.

Решение данной проблемы обеспечивается использованием специализированных компьютерных систем экономического и финансового моделирования, приспособленных для решения подобных задач.

Министерство культуры Российской Федерации

Санкт-Петербургский университет культуры и искусств

Библиотечно-информационный факультет

Заочное отделение

Кафедра научно-технической информации

Информационное обеспечение процессов

бизнес-планирования

Дипломная работа

Исполнитель:

Руководитель:

Санкт-Петербург

2004

Информационное обеспечение процессов бизнес-планирования

Введение 3

1. Основы подготовки бизнес-плана 5

1.1. Назначение бизнес-плана 5

1.2. Содержание бизнес-плана 8

1.3. Информация, необходимая для подготовки бизнес-плана 14

1.4. Пути предотвращения ошибок 17

2. Информационные ресурсы, используемые в процессе бизнес-планирования 21

2.1. Источники деловой информации 21

2.1.1. Сбор информации собственными силами фирмы 21

2.1.2. Работа с информационными агентствами 24

2.2. Проблемы информационного обеспечения 38

2.3. Особенности сбора и анализа коммерческой информации 43

3. Информационное обеспечение подготовки бизнес-плана

на получение кредита 52

3.1. Изучение требований кредитных организаций 52

3.2. Подготовка бизнес-плана 55

3.2.1. Резюме 55

3.2.2 Описание проекта 57

3.2.3 Анализ рынка 59

3.2.4 План маркетинга 62

3.2.5 Производственный план 64

3.2.6 Финансовый план 67

Заключение 68

Литература 70

Введение

Основой успешного бизнес-планирования является его подготовка, включающая в себя различные аспекты. Все большее значение в наши дни приобретает уровень информированности заинтересованных сторон. При прочих равных условиях в более выигрышной позиции оказывается сторона, обладающая более достоверной информацией, и умеющая интерпретировать ее в свою пользу. Выбор темы дипломного проекта “Информационное обеспечение процессов бизнес-планирования” обусловлен ее актуальностью в современных условиях.

Целью проведенной работы являлась задача разработать информационную поддержку подготовки бизнес-плана ОАО “Энергомашстрой” для получения кредита на строительство жилищного комплекса.

В соответствии с намеченной целью были поставлены следующие задачи:

— выявить этапы процесса бизнес-планирования и их информационную емкость;

— выявить источники, необходимые для проведения и подготовки информационного процесса.

В соответствии с намеченной целью были поставлены следующие задачи:

1) определить методику сбора коммерческой информации;

2) собрать и проанализировать информацию о положении фирмы на рынке и возможности для нее получения банковского кредита;

3) разработать бизнес-план на получение кредита.

Эти задачи были решены следующими методами:

1) сопоставительный анализ источников информации о фирмах, работающих на строительном рынке Санкт-Петербурга (специализированных строительных изданий, деловых изданий);.

2) анализ источников информации о банках;

3) сравнительный анализ литературы по теории и практике бизнес-планирования.

В соответствии с поставленными задачами в первой главе дипломной работы рассмотрены основы подготовки бизнес-плана. Приведены основные разделы бизнес-плана и особенности подготовке информации при работе над ними. Особое внимание уделено вопросу избежания ошибок, которые могут быть вызваны неправильным подбором информации. При работе над первой главой использованы научные и научно-популярные издания, посвященные как переговорному процессу, так и психологическим аспектам делового общения.

Вторая глава дипломной работы посвящена анализу информационных ресурсов, используемых при подготовке бизнес-плана. Информационная подготовка включает сбор и анализ информации о партнерах, конкурентах и о внешней среде. При работе над второй главой использована учебная, научная и научно-популярная литература по тематике информационной подготовки переговоров, проведения маркетинговых исследований. При написании параграфа о защите информации использованы также законодательные документы.

Третья глава дипломной работы посвящена разработке бизнес-плана организации для получения банковского кредита. Этот вид бизнес-плана характеризуется достаточно жесткими требованиями к предоставляемой информации, так как итог переговоров может быть связан с большими финансовыми рисками. Это обусловливает необходимость тщательной подготовки информации для составления бизнес-плана. Базой для написания практической части дипломного проекта послужили переговоры о получении кредита на строительство жилого комплекса. При работе над третьей главой использованы специализированные источники информации (строительные журналы, газеты, Интернет-сайты строительных компаний, банковские издания).

Новизна работы заключается в самостоятельном проведении автором ряда элементов маркетингового исследования, выработке предложений по разработке бизнес-плана реального проекта.

1. Основы подготовки бизнес-плана

1.1. Назначение бизнес-плана

Руководство каждой фирмы в процессе ее деятельности обязано четко представлять потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также уметь точно рассчитывать эффективность использования имеющихся ресурсов в процессе работы фирмы. В условиях рыночной экономики фирма не может добиться стабильного успеха без четкого и эффективного планирования своей деятельности. Необходимо постоянно собирать и аккумулировать информацию о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и собственных перспективах и возможностях.

Планирование деятельности фирмы с помощью бизнес-плана имеет следующие преимущества: [36]

— заставляет руководителей фундаментально изучать перспективы фирмы;

— позволяет осуществить более четкую координацию предпринимаемых усилий по достижению поставленных целей;

— определяет показатели деятельности фирмы, необходимые для последующего контроля;

— побуждает руководителей конкретнее определить свои цели и пути их достижения;

— делает фирму более подготовленной к внезапным изменениям рыночных ситуаций;

— четко формализует обязанности и ответственность всех руководителей фирмы.

Главное достоинство бизнес-планирования заключается в том, что правильно составленный подробный бизнес-план дает перспективу развития фирмы, то есть, в конечном счете, отвечает вопрос о целесообразности вложения средств.

Бизнес-план – один из основных плановых документов, составляемых на предприятии. Он может преследовать одну из следующих целей:

1) стратегическое планирование деятельности фирмы;

2) привлечение сторонних средств под конкретный проект.

Как правило, потребность в бизнес-плане возникает при решении следующих задач: [2]

— подготовка заявок существующих и вновь создаваемых фирм на получение кредитов;

— обоснование предложений по приватизации государственных предприятий;

— открытие нового дела, определение профиля будущей фирмы и основных направлений ее коммерческой деятельности;

— перепрофилирование существующей фирмы, выбор новых методов, направлений и способов осуществления коммерческих операций;

— составление проспектов эмиссии ценных бумаг (акций и облигаций) приватизируемых и частных фирм;

— выход на внешний рынок и привлечение иностранных инвестиций.

Степень детализации бизнес-плана зависит от цели, поставленной его создателями. В некоторых случаях бизнес-план не требует подробной проработки, часть разделов может отсутствовать. В других случаях бизнес-план следует разрабатывать в полном объеме, проводя трудоемкие маркетинговые исследования.

Бизнес-план должен:

— быть составлен предельно четко и ясно, поэтому он требует тщательной проработки;

— давать конкретное представление о том, как будет функционировать предприятие, какое место оно займет на рынке;

— содержать все производственные характеристики будущего предприятия, детально описывать схему его функционирования;

— раскрывать принципы и методы руководства предприятием;

— содержать программу управления финансами;

— показывать перспективы развития производства инвесторам и кредиторам.

Назначение бизнес-плана определяет особенности его составления.

Среди особенностей бизнес-плана, создаваемого для привлечения средств под конкретный проект, можно выделить следующие:

— привлекательное для инвестора резюме;

— детальный финансовый план и анализ рисков;

— реальные, но не слишком большие сроки окупаемости проекта;

— обоснованная маркетинговая стратегия предприятия, гарантирующая окупаемость проекта.

Бизнес-план, предназначенный для потенциальных инвесторов, не должен содержать избыточного количества специальных терминов (в случаях, когда специальные термины необходимы, они должны быть расшифрованы), а также должен быть составлен максимально четко и лаконично.

Основной центр бизнес-план — концентрирование финансовых ресурсов. Именно бизнес-план — важное средство для увеличения капитала компании. Процесс составления бизнес-плана позволяет тщательно проанализировать начатое дело во всех деталях. Бизнес-план служит основой бизнес-предложения при переговорах с будущими партнерами.

В дипломной работе приводится бизнес-план строительной организации, предназначенный для внешних пользователей – потенциальных кредиторов и инвесторов.

1.2. Содержание бизнес-плана

Бизнес-план, как правило, состоит из следующих разделов: [2]

1 Возможности фирмы (резюме).

2 Виды товаров (услуг).

3.Рынки сбыта товаров (услуг).

4.Конкуренция на рынках сбыта.