Программы для менеджеров бизнес план

Адаптированный перевод статьи Мэтью Гуая «The Best Free Project Management Software».

Проекты могут жить собственной жизнью, высасывая бюджет и отбирая значительно больше времени, чем планировалось. Свободно распространяемое программное обеспечение для менеджмента проектов может помочь вам укротить их и при этом не залезть в карман компании. Представляем 7 лучших бесплатных приложений для команд с ограниченным бюджетом.

Что делает программы для менеджмента проектов хорошими?

Чтобы сузить список лучших бесплатных программ для менеджмента проектов, мы отбирали инструменты, отвечающие следующим критериям:

• ПО должно быть бесплатным для неограниченного количества проектов.
• Разнообразие. Мы включили варианты для различных методологий менеджмента – kanban, диаграммы Гантта, списки to-do. А некоторые приложения в наш список не вошли просто потому что были доступны лучшие альтернативы, использующие такие же методологии.
• Хостинг. Есть много отличных бесплатных инструментов для менеджмента проектов, которые можно установить самостоятельно, но это потребует больше времени на настройку. Поэтому мы предлагаем приложения с хостингом в компаниях, предоставляющих эти инструменты.

Мы выбрали инструменты, предлагающие веб-приложения (хотя многие предлагают синхронизированные веб-, мобильные и десктопные приложения). Если для вас не важно, чтобы ваша программа для менеджмента проектов была доступна онлайн, вы можете также обратить внимание на Projectlibre и GanttProject в дополнение к приложениям, перечисленным ниже. Оба эти инструмента являются мощными десктопными приложениями, созданными в качестве альтернативы Microsoft Project.

7 лучших бесплатных приложений для менеджмента проектов

• Trello (Web, macOS, Windows, iOS, Android) — для людей и команд, которым нужен рабочий канал связи.
• MeisterTask (Web, Windows, macOS, iOS, Android) — для объединения идей по проекту, планирования и выполнения.
• KanbanFlow (Web) — объединяет доску kanban, тайм-трекер и Pomodoro.
• Freedcamp (Web, iOS) — единый инструмент для управления всеми проектами и всей коммуникацией.
• Asana (Web, iOS, Android) — для создания списков to-do.
• Paymo (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android) — для фрилансеров с почасовой оплатой.
• Bitrix24 (Web, Windows, macOS, iOS, Android) — для классического менеджмента проектов с диаграммами Гантта.

Trello

Trello это простой способ начать организовывать проекты на досках kanban. Этот инструмент может использовать кто угодно, ведь бесплатный план позволяет неограниченное количество досок и пользователей. Фрилансеры пользуются Trello для планирования своих заказов на личной доске, а и команды, создавая конвейер, используют Trello для совместной работы.

Начните с нескольких списков ваших задач и кастомизируйте эти списки в соответствии со стадиями вашего рабочего процесса (например, «to-do», «в процессе», «сделано»). Или же они могут быть отдельными частями вашего проекта (например, «разработка», «дизайн», «дистрибуция»).

Затем добавляйте ваши задачи с метками, датами, контрольными списками и комментариями (чтобы держать все в одном месте) и перетаскивайте их в соответствующий список. В меню уведомлений можно следить за всеми комментариями к задачам, которые вы отслеживаете или где вы упомянуты.

Если вам нужно больше функций, к вашим услугам опции Power-Up (в меню веб-приложения). Они позволяют просматривать задачи в календаре, добавлять опцию голосования к задачам, автоматически убирать старые задачи и многое другое.

Вы можете использовать доски Trello как для рабочих, так и для личных нужд.

Цена Trello: бесплатный план включает неограниченное количество досок и пользователей, один Power-Up на доску, вложения файлов до 10MB. За $9,99 с пользователя в месяц можно подключить план Business Class с неограниченными Power-Ups, вложениями до 250MB и более тонкими настройками контроля доступа.

MeisterTask

MeisterTask это свежий подход к kanban-доскам, с яркими цветными списками и обоями для панели инструментов. Также с этим инструментом ваша команда станет более продуктивной благодаря автоматизации, которая запускается при перетаскивании задач в новые списки. Можно отсылать электронные письма, менять назначенные даты и делать многое другое, просто перемещая задачи. На своей персональной панели инструментов вы можете видеть все задачи, за которые отвечаете, по всем проектам, в которых участвуете.

Если ваши проекты зарождаются на сессиях мозгового штурма с применением карт мыслей, у вас есть еще одна причина использовать MeisterTask: интеграция MindMeister. Вы можете планировать свой проект на карте мыслей, а затем перетащить его в MeisterTask, чтобы преобразовать каждую идею в задачу. Это один из самых быстрых способов превратить идеи вашей команды в план, готовый к выполнению.

Цена MeisterTask: Basic plan бесплатный. Он включает неограниченное число проектов и пользователей, две нативных интеграции приложения и вложения файлов до 20MB. Pro plan за $8,25 с пользователя в месяц включает неограниченное количество интеграций, вложения до 200MB и архив задач с возможностью поиска по нему.

KanbanFlow

Вам любопытно, сколько времени занимает у вас выполнение задач? KanbanFlow это еще одно «kanban-доска»-приложение, включающее таймер. Этот таймер ведет логи того, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи и сколько времени она остается в определенном списке. Таймер также имеет режим Pomodoro, который поможет вашей команде работать спринтами и будет напоминать каждому о перерывах, чтобы поддерживать продуктивность в течение всего дня.

Таймер Pomodoro в KanbanFlow также просит членов команды записывать, что именно послужило причиной прерывания работы, когда им приходится поставить таймер сессии на паузу. Вместе эти инструменты помогают вам найти и устранить узкие места в ваших рабочих процессах, одновременно подталкивая ваши проекты к завершению.

Цена KanbanFlow: бесплатный план включает неограниченное количество задач и досок, таймер Pomodoro и отчеты о продуктивности. Premium план за $5 с пользователя в месяц включает возможность вложения файлов, поддержку приоритетов и сторонние интеграции.

Freedcamp

Freedcamp дает вам пространство для управления задачами, а также предоставляет календарь и инструменты отметок времени для планирования расписания вашего проекта. Задачи могут быть организованы в стандартный список to-do или kanban-доску. Самые важные даты могут быть разбиты между отметками времени в календаре – это помогает осуществлять краткосрочное и долгосрочное планирование.

Freedcamp с легкостью может стать хабом вашего проекта, собирая все, что вам нужно для завершения работ. Помещайте в него свои файлы и ведите в нем обсуждения проектов или сделайте апгрейд и добавьте дополнительные инструменты для счетов, CRM и пр. – в этом случае вам нужно будет для успешного выполнения всех задач проверять ежедневно только одно приложение.

Цена Freedcamp: бесплатный план включает неограниченное число пользователей и проектов, вложения до 10MB. Следующий тарифный план, Minimalist, за $1,49 с пользователя в месяц, включает премиум-поддержку, вложения файлов до 25MB и неограниченную вложенность задач.

Asana

Ваш to-do список не плох, просто вам нужно немного больше функционала для управления командными проектами? Именно это и предлагает Asana. Это инструмент для менеджмента проектов, который позволяет разбивать проект на разделы и под-списки, а также предоставляет панель инструментов, где вы можете видеть, какая часть проекта уже завершена. Вы будете добавлять, перемещать и закрывать задачи точно так же, как делали бы это в любом другом аналогичном приложении, но у вас будут дополнительные функции для сотрудничества и организации, если вам нужно работать в команде.

Для ваших личных задач (или рабочих, но не относящихся к проекту) в Asana вы можете завести дополнительные списки. Ими можно делиться с отдельными людьми. Задачи, которые должны выполнить лично вы, будут показываться в просмотре My Tasks – это позволит быстро увидеть все, о чем нужно позаботиться.

Цена Asana: бесплатный план включает неограниченное количество проектов, количество пользователей — до 15, базовые функции поиска. Premium план за $9,99 с пользователя в месяц включает расписание проекта, улучшенный поиск и зависимости задач.

Paymo

Paymo это приложение для менеджмента проектов и тайм-трекер. Оно существенно облегчает фрилансерам планирование и отслеживание проделанной работы для нескольких клиентов и проектов.

Добавляйте клиентов, затем добавляйте проекты для этих клиентов, а затем – задачи в проекты. Для каждой задачи вы можете назначить дату, установить приоритет, добавить описание и вложение. У вас есть два варианта вида задач – список или kanban-доска. Также вы можете применить фильтр и отсортировать все задачи для каждого клиента и проекта по статусу, дате, приоритету и т. д.

Когда вы готовы начать работу над конкретной задачей, просто выберите эту задачу в тайм-трекере Paymo и кликните на кнопку, чтобы начать следить за временем. При остановке таймера приложение добавляет время в таблицу, указывая при этом задачу, клиента и проект.

Когда приходит пора выставить клиентам счет, используйте отчеты по времени, чтобы извлечь нужные вам данные. Экспортируйте, распечатайте или поделитесь своим отчетом с клиентами в виде детального списка или диаграммы. Также можно просто взять данные и использовать их для создания брендированного счета прямо в Paymo. Можно даже настроить свои счета для онлайн-платежей через Stripe или PayPal.

Цена Paymo: бесплатный план для одного пользователя и неограниченного количества проектов, 1GB пространства и до трех счетов. План Small Office за $9,56 с пользователя в месяц включает неограниченное количество счетов, 50GB пространства и шаблоны проектов.

Bitrix24

У вас большая или распределенная команда, занимающаяся одним проектом? Bitrix24 это прекрасное решение, комбинирующее классический функционал менеджмента проектов с нативными инструментами для сотрудничества. Bitrix24 создан быть приложением «всё-в-одном» для управления проектами, командами, да и компанией в целом. В нем есть все: от социальной интрасети, видеоконференций и возможности поделиться экраном до HR-инстурментов и инструментов для менеджмента клиентов.

Организуйте задачи внутри ваших проектов, а затем используйте вид диаграммы Гантта, чтобы отслеживать все сразу. Вы даже можете отслеживать загруженность сотрудников и дедлайны, чтобы избежать выгорания членов команды. А если вы планируете купить premium-план, то вам стоит знать, что Bitrix24 это одно из немногих приложений с твердой ставкой оплаты (т. е., не «с пользователя в месяц»), а это может быть довольно экономно.

Цена Bitrix24: бесплатный план включает неограниченное число проектов, до 12 пользователей и 5GB онлайн-хранилища. За $39/месяц можно улучшить условия до 24 пользователей и 24GB пространства.

Один из важнейших инструментов для эффективной работы предприятия — это сервис планирования и управления проектами. В зависимости от размеров, отрасли и целей это могут быть относительно простые системы контроля версий, крупные бизнес-решения или внутренние разработки. Только по данным портала Capterra таких программ несколько сотен. Мы сфокусируемся на 13 сервисах, наиболее популярных в нашей стране.

Trello

Когда речь заходит о взаимодействии в небольшой группе разработчиков, Trello — первое, что приходит в голову. Легкий в освоении, бесплатный в ограниченной версии, интегрируемый с популярными сервисами — в общем, идеальный инструмент для тех, кто еще вчера не задумывался об организаторских задачах.

Главная фишка — простой интерфейс, состоящий из досок с заданиями и списков задач. Работает функция drag-and-drop, так что поменять статус задания можно одним движением мыши. А конечный пользователь может вообще не заходить в основное тело планировщика — для его задач выделяется отдельное окно.

GitHub

GitHub можно рассматривать как организационное ПО с большой натяжкой. Но это не мешает компаниям использовать его в качестве единственного инструмента для взаимодействия сотрудников. Плюсы GitHub очевидны: простой интерфейс, удобство использования для коллективной разработки кода, интеграция с множеством IDE, большой хаб открытых исходников. Но за пределами программирования GitHub не эффективен, потому что практически не предлагает бизнес-решений именно по управлению проектом.

Slack

Корпоративный мессенджер, в свое время ставший самым быстрорастущим приложением в сегменте. В бесплатной версии вы получаете хранилище на 5 ГБ и 10 тысяч сообщений, но куда круче другое — интеграция с множеством продуктов: от Google Docs и Twitter до сервисов управления проектами. Вкупе с приятным дизайном это делает Slack одним из самых популярных бизнес-решений для взаимодействия сотрудников. Но в отрыве от «конкурентов» он малоэффективен — просто очередной мессенджер.

Яндекс.Трекер

Сервис, запущенный в прошлом году, быстро нашел поклонников. В Яндексе постарались поместить в продукт максимум функций: планировщик задач и совещаний, оптимизацию работ по выбранной методологии, обработку заявок, расчет отпусков, создание типовых ТЗ, — в общем, практически все, что может потребоваться в организации со штатом более пяти человек.

Бесплатной версии нет, только пробная на 60 дней. Потом придется платить — от 93 рублей за человека.

Мегаплан

Если вы уже работаете в государственном секторе или в перспективе хотите в него попасть — ознакомьтесь с сервисом «Мегаплан». Довольно качественная CRM, которая позволяет брать под контроль выполнение задач, регулировать сроки, финансы, создавать отчеты. При этом у сервиса приятный дизайн и есть мобильные приложения в AppStore и Google Play, позволяющие оперативно знакомиться с выкладками сотрудников. Еще один большой плюс для большинства российских компаний — интеграция с 1C. Цена — от 279 рублей за одну лицензию.

Битрикс24

Сервис для управления бизнесом, который выбирают свыше 4 миллионов российских компаний. Несмотря на шероховатости в дизайне, «Битрикс» напичкан решениями: досками задач, мобильными приложениями, поддерживает интеграцию с call-центром, почтой, облачными сервисами, «1С:Предприятие». Есть групповой чат, можно в несколько кликов сделать отчет и даже создать сайт. Для маленьких групп — бесплатно.

JIRA

Система управлениями проектами, успешно работающая на рынке более 15 лет. Благодаря этому опыту и обширной функциональности, JIRA используется в многих крупных компаниях: PepsiCo, CERN, LG, Electronic Arts, Thales. Да, на фоне многих современных конкурентов JIRA проигрывает: в удобстве, интеграциях, уровне мобильного приложения. Но уже потому, что продукт не становится хуже, своего пользователя JIRA почти не теряет — ни у нас, ни на Западе.

Asana

Популярный таск-трекер, интегрирующийся с Evernote, Google Docs, JIRA, Slack, GitHub, но без русификации. Именно это отталкивает многих российских пользователей, хотя есть и другие неприятные мелочи: вопросы по быстродействию, перегруженность элементами, плохая интеграция с почтой.

Zoho Projects

Планировщик, завоевавший популярность благодаря простоте и качественной реализации Agile-методологии. Здесь все те же доски, возможность планировать совещания, оставлять логи спринтов, строить на основании трудозатрат диаграммы, генерировать отчеты. В целом, ничего особенного. Но то, как это сделано в вебе и мобильном приложении, заставляет присмотреться к Zoho Projects.

ПланФикс

Планировщик с высокой степенью автоматизации большинства задач. Очень полезен в Digital, так как позволяет обрабатывать не только почту и звонки, но и сообщения в мессенджере, а также комментарии в социальных сетях. Среди плюсов пользователи отмечают техподдержку, которая готова ответить на любой вопрос и принимает пожелания по доработкам.

YouTrack

Система управления проектами и анализатор ошибок от JetBrains. Нацелена на сферу программирования со всеми сопутствующими возможностями: простым интерфейсом, гибким поиском, шорткатами, настройками под Scrum- и Kanban-задачи и полной интеграцией со всеми продуктами JetBrains. Команды до 10 человек могут пользоваться сервисом бесплатно.

Redmine

Одна из самых популярных open source систем для управления проектами. Хорошую функциональность можно подтянуть при помощи плагинов — генерацию отчетов, интеграцию с другими продуктами. Без них Redmine — это простой планировщик с календарем и возможностью прикреплять заметки. Прекрасно подойдет для компании, где больше 10 человек, а если среди них есть толковые программисты для создания плагинов — это хорошо вдвойне.

Простой бизнес

Отечественная CRM, позволяющая установить полный контроль не только над проектами, но и за сотрудниками. Система может отслеживать рабочую почту, записывать звонки, позволяет создавать удобную клиентскую базу, всевозможные отчеты. Ее большой плюс, который не дают веб-сервисы, — возможность работать офлайн. То есть вы можете создавать задачи, прикрепять файлы, а до исполнителя они дойдут, как только вновь нащупаете доступ в интернет.

Это далеко не полный перечень ПО для планирования и управления ресурсами вашей команды. Абсолютно точно можно сказать, что идеальной системы не существует, а возможностей большинства решений вполне хватит для стартового периода внедрения. А позже, на основании впечатлений, вы сможете перейти на более удобную программу. Какие рассмотреть в первую очередь, вы теперь знаете.