Построение графиков бизнес плана it
Статьи > Состав бизнес-плана
Графики и диаграммы в бизнес-плане
Мы рекомендуем включать в бизнес-планы набор графиков и диаграмм, позволяющий с одной стороны, выявить закономерности, а с другой — более наглядно представить основные выводы бизнес-плана. Визуализация позволяет упростить восприятие информации, а также облегчить чтение за счет включения в него ярких картинок.
Название графика/диаграммы
Выбор вида диаграммы зависит от того, какую основную идею вы хотите донести до читателя. А чтобы быть уверенными в том, что читатель поймет эту идею, ее стоит использовать в названии графика/диаграммы, чтобы читатель стал искать на нем то, что прочитал к названии. Точно так же в газетах основную мысль выносят в название статьи.
Основная идея графика/диаграммы представляет собой какой-то аспект представленных на нем данных. Соответственно — она доносится до читателя путем сравнения этого аспекта с другими данными.
Диаграмма используется, чтобы показать зависимости между значениями лучше и понятнее, чем это делает таблица. Если это не так — диаграмма плохая и ее надо менять (или удалить).
Виды сравнения данных
Существует пять способов такого сравнения: покомпонентное, позиционное, временное, частотное, коррелляционное.
- При покомпонентном сравнении мы показываем, какую долю от целого занимает тот или иной элемент;
- При позиционном сравнении мы показываем на диаграмме, какой объект больше, а какой — меньше;
- При временном сравнении мы показываем изменение объектов во времени (по шкале Х откладываются временные интервалы — это самый распространенный тип графиков в бизнес-планах);
- При частотном сравнении мы демонстрируем количество объектов, попадающих в определенный интервал (например — число клиентов в возрасте от 20 до 30 лет);
- Коррелляционное сравнение показывает наличие или отсутствие зависимости между объектами.
Рисунок 1: Покомпонентное сравнение:, круговая диаграмма
Покомпонентное сравнение
Варианты покомпонентного сравнения: т.н. «tree-map» и круговая диаграмма.
Круговая диаграмма применяется чаще всего, но при этом гораздо хуже передает идею. Визуально трудно сравнить между собой площадь ее сегментов. Кроме того, на подсознательной уровне читатель обращает внимание только на самый большой сегмент. Поэтому надо следовать правилу: располагать сегменты в порядке уменьшения по часовой стрелке и всегда выделять тот сегмент, на который вы хотите обратить внимание читателя.
Tree-map в отличие от круговой диаграммы — гораздо более наглядный способ сравнить значения между собой, поскольку площадь прямоугольников внутри него легко сопоставить.
Позиционное сравнение
Классический вид позиционного сравнения — это столбцовая диаграмма (при условии, что по оси Х у нас идет не время, иначе это уже будет временная диаграмма). Мы сопоставляем высоту стобликов между собой и сразу видим, для какой переменной показатель будет выше или ниже. Второй вариант покомпонентного сравнения мы видим на гистограмме (рис. 3).
Если есть возможность выбора — лучше использовать именно гистограмму. Дело в том, что названия сопоставляемых факторов могут быть довольно длинными, и их сложно разместить в основании столбцовой диаграммы. А вот слева от столбца гистограммы это можно сделать без проблем. Поэтому два правила: 1. Если сравниваем более 5 факторов — только гистограмма. 2. И вообще — лучше гистограмма.
Рисунок 2: Покомпонентное сравнение, tree-map
Рисунок 3: Позиционное сравнение, гистограмма
Временное сравнение
На графиках временного сравнения мы демонстрируем изменения одного или нескольких показателей во времени. Тут мы используем или линейную диаграмму, или столбцовую (если по оси Х у нас откладывается время). Мы предпочитаем использовать линии, или стековые столцовые диаграммы (когда надо показать изменение во времени нескольких показателей). Столбцовая диаграмма, в которой для каждого временного интервала стоит рядом по нескольку столбцов не позволяет качественно оценить данные, поэтому такие лучше не использовать
Рисунок 4: Временное сравнение
Анализ графиков в бизнес-плане
Иногда построение графиков позволяет сформулировать логику бизнес-плана. Например — не так давно перед нами поставили задачу подготовить презентацию стратегического плана предприятия и предоставили обширный набор данных, подготовленных его различными подразделениями. И это без особых комментариев со стороны заказчика — посмотрите и подготовьте. Мы просто не знали, как подступиться к данной задаче. И для начала — нарисовали интеллект-карту, на которую нанесли все отдельные идеи, содержавшиеся в документах. А затем, построили графики на основе предоставленных нам электронных таблиц. После того, как мы сопоставили идеи и графики, у нас наступило прозрение, и мы быстро завершили работу.
Комбинированные диаграммы
Справа представленная более сложная диаграмма, представляющая комбинацию временного и покомпонентного сравнения. Мы видим на ней, что производство рыбной муки снижалось от года к году, упав за 15 лет на 40%.
При этом, доля интересующего нас Китая в мировом производстве выросла в полтора раза — с 14 до 21%. Отсюда можно сделать вывод, что Китай понемногу вытесняет с рынка Перу, страдающую от воздействия Эль-Ниньо. Мы также видим, что на рынке усиливается присутствие США.
Вывод, который мы проиллюстрировали этим графиком в бизнес-плане: проект производства рыбной муки в США с дальнейшей поставкой ее в Китай подтверждается трендами мировых рынков.
Примеры графиков в бизнес-плане
График «торнадо»
Как извлечь данные из графика, вставленного в Word
Иногда возникает необходимость получить данные из графика, сделанного в Excel и затем вставленного в Word, причем экселовского файла у вас нет (например — это чужой документ). Если график вставлен в него не как картинка, то это возможно.
Делается это так:
1. Пересохраняете вордовский файл в файл с расширением ZIP.
2. Разархивируете его в папку.
3. Находите в этой папке папку word/charts
4. Находите там файлы chart1.xml chart2.xml и т.д. и т.п.
Это и будут ваши графики из вордовского файла.
Открываете их в Excel, выбрав опцию «открыть. как таблицу xml». Там будет много заполненных столбцов, ищете среди них свои данные и копируете в новый файл Excel. Вот и все. Только что проделал — все получилось.
Самый главный инструмент руководителя проектов — это тайм-план. Его можно строить разными способами, но часто используется диаграмма Гантта.
Про диаграмму Гантта уже было много обсуждений на Хабре:
- «Удобна ли диаграмма Гантта?»
- Альтернативные методики «Как оценить срок выполнения работ?»
- «Планирование Agile проектов с помощью диаграммы Гантта»
- «О чем молчит диаграмма Гантта или почему проекты всегда опаздывают»
Кто-то считает, что лучший тайм-план — это диаграмма Гантта, кто-то планирует даже agile-проекты с помощью этой диаграммы, а кто-то, наоборот, не видит в ней смысла и предлагает альтернативные подходы к планированию и тайм-планам.
Давайте всё-таки разберёмся, зачем вообще нужна диаграмма Гантта, как её надо составлять и какая от этого польза!
Что вас ждет в статье
Мануал по составлению диаграммы Гантта на разработку веб-проекта. Мы не будем заострять внимание на конкретном инструменте, обсудим лишь концептуальные и фундаментальные подходы. В основе — двенадцатилетний опыт работы на рынке заказной веб-разработки. За это время я смог запустить более 100 проектов. Последние три года я управляю производством в интерактивном агентстве AGIMA.
На кого рассчитана статья
Статья будет интересна руководителям проектов и всем, кто так или иначе занимается составлением и согласованием план-графиков по разработке, организацией процессов производства веб-приложений и взаимодействием с клиентом или бизнес-заказчиком.
Дисклеймер
Данная статья является не панацеей, а лишь сугубо личным мнением автора (Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA). Зачастую для планирования проектов эффективен метод критической цепи, но в данной статье мы не будем его касаться и проводить каких-либо сравнительных анализов.
Для чего нужны тайм-планы
Тайм-планы нужны для корректного планирования загрузки и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика.
До того, как запустить любую задачу или проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайминг.
Кроме управления ожиданиями бизнес-заказчика и вашей команды, тайм-план очень значим с моральной точки зрения. Я считаю, что если у руководителя проекта нет чёткого плана действий с промежуточными контрольными точками до старта работ, то такой проект с очень большой вероятностью нацелен на неудачу.
Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:
- внутренний обсуждается только с командой и включает в себя плановые риски из перечня явных рисков на момент оценки проекта;
- внешний тайм-план обсуждается и с командой, и с бизнес-заказчиком; кроме явных рисков включает в себя отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.
Тайм-планы обычно представляются в виде диаграммы Гантта.
Рассмотрим, какие базовые действия необходимо совершить, чтобы приблизить наш тайм-план к реалистичности, то есть — к идеалу.
Максимально детализировать проект на этапе оценки
Важное и одно из самых фундаментальных правил при планировании проекта — помнить, что 20 часов на одну задачу — это очень много. Такую задачу нельзя проконтролировать во всех нюансах и успеть оперативно вернуть во временное русло проекта (очень сложно минимизировать неявные риски на момент оценки задачи, обычно об этих рисках становится известно в момент дедлайна или за день до него).
Поэтому все задачи важно укладывать в рабочий день специалиста (в нашей компании — это 6 часов эффективного времени; более подробно можно почитать в моей статье в разделе «рабочие процессы»). Такие задачи проще всего контролировать и повлиять на них, оставив во временном русле проекта.
Если же задача оценена более чем в 6-8 часов и не имеет промежуточных результатов для детализации, то необходимо определить критерии для фиксации прогресса.
Установить актуальный производственный календарь, проверить все исключения, установить шестичасовой рабочий день
Многие при построении план-графиков забывают о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники, замещение их рабочими днями и т.д.
Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать реальный производственный календарь.
Как правило, для добавления производственного календаря вам необходимо воспользоваться исключениями в настройке календаря инструмента, при помощи которого вы создаёте диаграмму Гантта.
Создать все необходимые этапы проекта. Все деятельности (задачи) заносятся внутрь этапов
Очень важно сделать корректную группировку для деятельностей в нашем тайм-плане. Если диаграмма простая, то достаточно сгруппировать по этапам проекта, например:
— аналитика,
— проектирование,
— дизайн,
— вёрстка,
— разработка,
— тестирование,
— внедрение.
Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку деятельностей — она очень сильно помогает при фильтрации и ориентации по сложной диаграмме Гантта. Например, я люблю группировать по компонентам, внутри этапов проекта и т.п.
Занести все деятельности на диаграмму
Очевидно, что чем более детализированы бизнес-задачи на конкретные деятельности, тем проще и точнее мы сможем контролировать ход разработки.
Кроме основных деятельностей, не забываем занести:
- итерации правок согласно договору (если речь о заказной разработке);
- время на согласование итераций владельцем бизнеса;
- время на исправления в соответствии с обратной связью и отладку согласно договору (если речь о заказной разработке);
- 1-2 часа на неучтённые задачи по каждой деятельности;
- создание первичного контента;
- наполнение контентом;
- тестирование в продакшене;
- бизнес-тестирование;
- внедрение.
Составить карту рисков
Необходимо взять шаблон перечня рисков, используемый для вашего типа проекта (зачастую его применение ограниченно рамками вашей организации).
У каждого риска есть два основных параметра относительно проекта:
- Вероятность его наступления в окружении проекта.
- Степень влияния риска на ход проекта.
Вам предстоит определить оба параметра для каждого риска из перечня. Далее необходимо отфильтровать риски по их реальному воздействию на проект — проще всего это сделать при помощи карты рисков.
Когда все явные риски для проекта определены, необходимо учитывать их минимизацию при построении тайм-плана на диаграмме Гантта.
Я разделяю три основных способа минимизации явных рисков, влияющих на основные временные и бюджетные характеристики проекта:
- дублирование ресурсов;
- минимизация функционала относительно стоимости разработки;
- определение «точек невозврата» относительно деятельностей третьих лиц в виде определения контрольной точки (milestone) на основании календарной даты.
Можно построить три сценария учёта рисков: негативный, нормальный и позитивный. Все три сценария развития проекта удобнее смотреть на диаграмме Гантта.
Занести все контрольные точки по предоставлению информации от владельца бизнеса или заказчика
Важно не забыть:
- спецификации;
- заглушки или рабочие сервисы;
- брендбук;
- весь необходимый контент для реализации;
- закрытие работ актами (если речь о заказной разработке);
- подписание основных промежуточных документов;
- предоплата (если речь о заказной разработке);
- другие формальные обязательства.
Занести все ресурсы (включая время специалистов/сотрудников заказчика)
Это позволит понять пиковые точки максимального пересечения времени одного и того же специалиста. Таким образом, вы увидите, сколько потоков разработки можно запускать и тестировать параллельно.
Дополнительно можно занести стоимости ресурсов и пиковые бюджеты, составив более точный прогноз по стоимости разработки проекта.
Указать критический путь
Проделав минимизацию рисков на диаграмме и решив все критические точки пересечения ресурсов мы смогли получить критический путь проекта.
По сути, минимальный путь проекта будет соответствовать вашему внутреннему таймингу. В котором мы уже учли:
- рабочее время специалистов;
- явные риски, которые могут произойти, и время, которое требуется на их разрешение;
- загрузку специалистов с нормальным распределением рабочего времени (без учёта овертаймов).
Что дальше
Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.
И всё же, диаграмма Гантта — всего лишь инструмент. Не цель, а средство. Если вы умеете работать с рисками и изменениями требований, то диаграмма Гантта, совместно с дорожной картой, — одно из самых эффективных средств для планирования всего проекта или итераций разработки.
Именно такой тайм-план и будет хоть как-то отображать действительно необходимое время на реализацию проекта. Кстати, для расчёта отклонений по срокам на основании прогнозируемых рисков часто можно использовать диаграмму сгорания (Burn Down Chart). О том, по каким параметрам её можно строить, кроме примитивных «сжиганий features», и как собрать статистику об отклонениях — расскажу в следующей статье. Stay tuned…
Современные реалии требуют от фирм и компаний обработки потока информации и перехода на принципиально новый уровень создания технологических продуктов. Держать в штате IT-специалиста или обратиться за помощью к IT-компании – выбор каждый делает сам. Бизнес-план IT компании – продуманный и просчитанный, согласованный до мелочей документ, на основе которого будет выстраиваться работа.
Никто не поспорит, что деятельность в каждой компании связана с компьютерными технологиями, программами, продуктами. IT-компании обслуживают и технически поддерживают ИТ-процессы заказчика.
Описание компании, ее цели и задачи
Компании, обеспечивающие поиск, сбор, обработку и хранение, предоставление и распространение информации, работают в сфере ИТ. Результатом деятельности становятся документы, базы данных, информационные услуги. Фактически компания занимается сбором и обработкой данных при помощи программного обеспечения и сотрудников фирмы. В результате на выходе – действующее ПО, обеспечивающее работу информативной системы корпорации, к которой получают доступ все сотрудники.
С помощью информационных технологий проводится финансово-экономическая деятельность предприятия, управление производственными процессами, электронный оборот документации.
Профессии, относящиеся к IT-обеспечению, входят в топ-50 самых востребованных в России. Организация компании, оказывающей услуги в сфере IT, обречена на успех.
Бизнес-план it-компании: с чего начать?
Выбор своей ниши
На старте важно определить круг задач, которые будет решать компания:
- обслуживание автоматизированных систем;
- информационно-поисковая работа;
- ИС обработки полученных данных;
- работа в сфере экономических ИС;
- обслуживание медицинских ИС;
- географические (пространственные) ИС;
- работа с персональными, групповыми или корпоративными клиентами.
Целевая аудитория
Как правило, услугами it-компаний пользуются крупные фирмы, корпорации, холдинги, в которых осуществляется плотное взаимодействие между большим количеством подразделений.
Анализ рынка и конкурентов
Сфера IT-бизнеса относительно молода и рынок не переполнен выпускниками вузов, поэтому найти свою нишу и заниматься интересным прибыльным делом несложно. Важно доказать уровень квалификации специалистов и привлечь потенциальных клиентов. Мало иметь диплом об образовании, важно знать, понимать и чувствовать потребности современного рынка.
Оценка рисков
- Общеэкономические риски – инфляция, изменение налогового законодательства, девальвация.
- Специфические риски – отсутствие квалифицированных специалистов на рынке труда.
Организационный план
Регистрация компании
Поскольку речь идет о развитии серьезного масштабного бизнеса и работе с корпоративными клиентами, стоит перешагнуть ИП и начать с оформления как минимум ООО.
Для регистрации потребуются:
- ИНН;
- ксерокопия паспорта;
- заявление установленного образца;
- Устав;
- сведения об уставном фонде;
- приказ о назначении руководителя;
- номер расчетного счета.
Поиск помещения под офис
Площадь помещения рассчитывается из количества сотрудников с небольшим запасом на расширение. Лучше подыскать помещение в деловом районе города, в офисном центре, поблизости от офисов крупных компаний.
Для крупной компании нужно помещение для специалистов, разработчиков, колл-центра, переговорных. Доступ во внутренние помещения должен быть строго ограничен. Проще всего это сделать с помощью электронных чиповых ключей.
В фойе посетители знакомятся с продуктами компании, выбирают то, что их заинтересовало.
Покупка оборудования и мебели
Для работы понадобятся компьютерные столы и стулья, мониторы, компьютеры, офисная оргтехника.
У компании должны быть свои серверы и лицензионное программное обеспечение. В закупке оборудования не стоит мелочиться, все деньги с лихвой вернутся.
Потребуется мебель для переговоров с клиентами, для оборудования конференц-зала.
Подбор персонала
Персонал – отправная точка в работе компании. К подбору нужно отнестись ответственно. Штат сотрудников включает:
- заказчика проекта (владелец или его представитель);
- руководителя проекта;
- аналитический отдел;
- секретаря рабочей группы;
- экспертов.
Каждое подразделение поддерживает связь с заказчиком через секретаря рабочей группы.
Составление перечня услуг
Приступая к составлению перечня услуг, нужно:
- изучить рынок спроса и предложения;
- реально оценить собственные силы, знания и умения.
ИТ-специалисты должны постоянно совершенствовать навыки, получая дополнительное образование, посещая курсы, семинары, выставки.
Финансовые расчеты
Инвестиции в проект
Покупка оборудования и мебели – 3,5 миллиона рублей. Чем серьезнее «машины» и дороже ПО, тем больше денег потребуется на старте. Рекламная кампания обойдется в 100 тысяч рублей.
Ежемесячные расходы
- аренда – 50 тысяч рублей (в среднем);
- заработная плата – 300 тысяч рублей в месяц;
- сервис оргтехники – 10 тысяч рублей ежемесячно;
- реклама – 10 тысяч рублей.
Доходы компании и расчет прибыли
Рентабельность бизнеса сильно разнится и составляет 5–80%. Влияет географическое положение, размеры населенного пункта, развитость промышленности, «продвинутость» руководителей и квалификация сотрудников.
Выгодно ли открывать ИТ-компанию?
Взвесив за и против, можно сказать, что серьезные ИТ-компании не востребованы в небольших городах и деревнях. В городе с миллионным населением дело станет выгодным, если над ним трудятся специалисты высокого класса.
Конкуренция в этом сегменте рынка не так велика, чтобы спокойно отступиться от перспективной идеи. Рынок пока не перенасыщен специалистами, поэтому тщательный подбор кадров и выработанный бизнес-план помогут избежать неудач.