Подведение итогов бизнеса бизнес плана
При подведении итогов любого проекта следует помнить ряд правил, которые позволят проанализировать результаты, как хорошие, так и не очень, и сделать правильные выводы для повышения качества исполнения в будущем. Такой анализ поможет выявить плюсы и минусы принятых решений, оценить роль, влияние и успехи участников проекта, получить полезную обратную связь и сформировать правильное отношение к итогам проекта. Подобный «разбор полетов» является краеугольным камнем организационного обучения на основе «честно заработанного» опыта. Однако, при любых результатах он не должен представлять собой поиск кандидатов в наказуемые. Своим опытом делится вице-президент ГК «РАМАКС», Исаак Мостов.
Цели и задачи подведения итогов проекта
Итоги любого проекта можно и следует использовать для улучшения бизнес-процессов исполнения проектов через осознание ошибок и умение извлекать уроки, как из своего, так и из чужого опыта. Основная задача — обогатить корпоративную управленческую базу знаний и ускорить приумножение и распространение опыта в организации. Вторичная, но важная задача – повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций и организовать конструктивные потоки обмена мнениями. Это послужит повышению открытости к сотрудничеству и качества совместной работы.
Читайте также: Как эффективно управлять проектами
Подведение итогов проекта — это также обязательная часть официального закрытия проекта с фиксацией финансовых показателей проекта и анализ выполнения KPI (как личных показателей, так и показателей подразделений), на основе которых должен производиться расчет вознаграждений, выплата годовых бонусов и т.п.
Когда следует подводить итоги?
Подведение итогов проекта нужно начать сразу же после сдачи результатов проекта заказчику или по завершению работ по проекту (в зависимости от того, что наступит ранее).
Для сложных, многоэтапных проектов подведение итогов начинается сразу же по завершению каждого существенного этапа. Это необходимо, чтобы успеть вовремя определить возможные проблемы и как можно быстрее исправить проблематичные бизнес-процессы и методы работы.
Подведение итогов – неотъемлемая часть проекта
Простой совет – добавьте обязательный пункт «Подведение итогов» в план проекта и всегда реализуйте его непосредственно после завершения работы над проектом. Это обеспечит своевременный доступ к памяти о событиях проекта, прежде, чем они забудутся, и даст возможность провести эффективный «разбор полётов», который станет частью постоянного улучшения рабочего процесса, как требуют того стандарты ISO/TQM.
Кто ответственный, и кого пригласить к участию?
Возникает главный вопрос: кто лучше организует процесс подведения итогов – руководитель проекта или кто-то другой, может быть даже не его участник? По умолчанию это должен делать сам руководитель проекта, однако к сбору, анализу и определению выводов и уроков следует привлекать и других участников проекта – членов рабочих групп разных команд. Также стоит привлечь к обсуждению результатов и хода проекта лиц, оказавших непосредственное влияние на проект – в том числе представителей заказчика и руководства компании.
В больших проектах или проектах с отдельными командами следует применять метод «расходящихся кругов» — организовывать сбор информации и обсуждения внутри когерентных групп участников, а также проводить анализ информации на межгрупповом уровне (включая представителей заказчика), а затем обсуждать выводы и полученные уроки с руководством.
Что должен включать в себя сбор информации
Во-первых, это фокус на важные темы и направления с наибольшим влиянием на успех или проблемы проекта. Эти пункты необходимо формировать, основываясь на реальности и не пытаясь воевать с «ветряными мельницами».
Далее, при определении основных результатов, важно базироваться на цепочках фактов: что задумывалось, что планировалось, что было сделано и что получилось в итоге. Сюда также относятся и цепочки решений, событий и результатов. Необходимо сделать ударение на замысел, на цель принятых решений и предпринятых действий, а также на их результаты.
Нельзя оставлять без внимания влияние на проект таких параметров как организационные факторы, рабочие среды, применяемые технологии и продукты, решения руководства.
Основными источниками информации для участников обсуждения должны стать оригинальные документы, которые легли в основу работ по проекту, а именно: функциональные требования, конкурсная документация, текст контракта, а также финансовые показатели – изначальные (при продаже) и проектные (в ракурсе управления проектом).
Также, следует рассмотреть основные положения устава проекта и плана управления проектом, в основном планы работ, определение ресурсов, таблицы рисков.
Дополнительную информацию следует черпать из таких источников как статусные отчеты (презентации и протоколы, результаты тестирования и акты приёмки), переписка по проекту, интервью участников и лиц, оказывающих непосредственное влияние на проект.
При анализе результатов и формировании выводов важно сделать фокус на работе внутренних команд и процессов, а не внешних, и явно не на заказчике!
Анализ информации
Анализ информации – самый важный, деликатный и сложный этап подведения итогов проекта. Он должен основываться на конструктивном и объективном мышлении участников этого процесса.
Основное ударение должно приходиться на «причинно-следственный» анализ собранной информации, такой как сравнение планов и предполагаемых результатов, которые задумывались изначально, с фактическими итогами, определение «перекрёстков» принятия решений, выделение реальных проблем в работе команд проекта, выявление эффектных выводов. Каждому выводу должны быть сопоставлены проблема, а также предложение эффективных мер для улучшения бизнес-процессов.
Обсуждая и анализируя итоги проекта, обязательно задавать вопросы «почему?», отделяя зерна от плевел и фильтруя «белый шум» эфира.
И очень важно не забывать анализировать не только проблемы, а также успехи.
Обратите внимание на эти советы:
- Обсуждая итоги проекта, разделяйте проблемы и обстоятельства – проблемы нужно решать, а обстоятельства брать в расчёт.
- Не «откусывайте» больше, чем организация может пережевать.
- Ищите реальную эффективность в изменении бизнес-процессов.
- Определяйте чёткие и выполнимые задачи по улучшению процессов и методов работы.
- Фокусируйтесь на деле, а не «теле»
- Будьте справедливы и объективны.
Что должно остаться после подведения итогов
Хотелось бы, чтобы прямые и косвенные участники завершили проект, сохранив полезный опыт (learning experience), уроки для себя, а также выверенные уроки на будущее.
Правильно проанализированный проект — это корпоративное «ноу-хау» (know-how). Формально — это задокументированная информация, правильные выводы и уроки, а также задачи для исправления возможных просчётов в будущем.
В неформальном поле остается также командное «сарафанное радио» – слухи, мифы и былины, которые распространяются быстрее всего и живут долго.
Отчет по итогам и распространение результатов
Отчет по итогам проекта, его презентация и обсуждение являются эффективнейшим методом распространения опыта в организации.
Письменный отчёт или презентация предназначаются не только для «внутреннего круга», но также для тех, кто незнаком с деталями проекта и его участниками. Отчет должен быть написан понятным, «человеческим языком». Важна логическая и последовательная структура документа презентации.
При проведении «очной» презентации и обсуждения важно предназначить информацию в первую очередь «внутреннему кругу» – прямым участникам проекта и непосредственному руководству.
Собрание по итогам проекта является подобающим форумом для обсуждения соответствующих вопросов, проблем проекта и предложений по улучшению бизнес-процессов. Необходимо содействовать поддержанию открытой дискуссии по результатам поведения итогов и задачам на улучшения процессов.
Для итогового отчета готовится ревью проекта для руководства (PMR).
Итоговый отчет составляется согласно следующей структуре:
- «О проекте» («Предыстория», «Цели и задачи проекта», «Ожидания Заказчика» – что планировали и что получили);
- «Участники и партнеры» (со стороны Заказчика, генеральные и субподрядчики, подразделения Группы компаний);
- «Планируемая и реальная активность»;
- «Взаимосвязь и зависимость от других систем/проектов и внешних источников» (сюрпризы и проблемы – что произошло, когда обнаружилось, и на что повлияло);
- «Ход работ проекту» (план vs. факт по основным этапам и обязательным вехам проекта). Включает такие обстоятельства как ранняя /поздняя сдача, качество результатов работ, команда проекта и её загрузка; планируемые и фактические KPI проекта – по ресурсам, маржинальности, выполнения плана проекта, и т.п.);
- «Основные проблемы проекта – что было плохо» (что произошло, почему так получилось, когда обнаружилось, на что повлияло, что сделали, как помогло, что надо сделать в следующий раз);
- «Достижения и успехи – что было хорошо/удачно» (успешно реализованные задачи, что повлияло на реализацию, как сохранить и закрепить результаты для следующего раза);
- «Список отличившихся» – информация о сотрудниках, которые внесли существенный вклад в успех проекта»;
- «Предложения по улучшению работы и бизнес процессов».
Подведение итогов не означает поиск виноватых
Основная цель «разбора полётов» по проекту это улучшение работы корпорации и её бизнес-процессов. Важно помнить, что подведение итогов проекта ни в коем случае не должно скатиться в сведение персональных счётов. Поэтому на протяжение всего процесса подведения итогов и анализа результатов надо разделять понятия «ответственность за исполнение» и «вина» (за неисполнение).
Смотрите также: Коучинг и труд все перетрут
Ключевым аспектом успеха является готовность руководства поддержать подведение итогов словом и делом, а где-то и ресурсами; объективно оценить результаты и выводы команды проекта; позаботиться о реализации уроков и предложений команды.
Фото Pixabay
При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна
Добавлено 21 февраля 2019
Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!
Главная » Финансовый план: Детальный расчет бизнес-плана с примерами
Раздел, содержащий расчеты основных экономических показателей в бизнес-плане является решающим, это главный критерий определения целесообразности создания проекта.
Все части бизнес-плана сводятся к финансовой части, и от того, насколько грамотно сделаны просчеты в проекте, зависит прибыльность бизнеса.
Содержание этой статьи:
Составляя финансовую модель будущего бизнеса, важно учитывать не только будущие экономические выгоды, но делать прогноз затрат, в том числе незапланированных.
Предоставив грамотно все расчеты в финансовом разделе бизнес-плана, можно сразу определить прибыльность проекта и предотвратить убытки. Попробуем разобраться, какие показатели нужно учитывать при составлении финансового плана.
Содержание финансовой части бизнес-плана
Финансовый план как составная часть бизнес-плана является основополагающим при планировании создания бизнеса. Все расчеты должны проводиться очень тщательно.
Финансовая часть состоит из следующих подпунктов:
- прогноз главных показателей финансовой деятельности;
- планирование движения денежных потоков;
- прогноз баланса предприятия.
Важно: планирование основных показателей делается на 5 лет деятельности фирмы, при этом очень важно учесть затраты на открытие бизнеса.
back to menu ↑
Прогноз главных показателей финансовой деятельности
Главной целью составления модели финансового плана являются экономические расчеты с точки зрения прибыльности.
Планирование производится сроком на 5 лет и включает в себя следующие величины:
- объем продаж;
- себестоимость продукции или услуг;
- валовую прибыль;
- операционные затраты;
- расходы по налогам и процентам;
- чистую и балансовую прибыль;
Чистая прибыль рассчитывается так:
- Валовая прибыль = выручка – себестоимость продукции.
- Финансовая прибыль = финансовые доходы – финансовые расходы.
- Операционная прибыль = операционные доходы – операционные расходы.
Балансовая прибыль рассчитывается так:
Важным показателем является рентабельность, рассчитывается она так:
Чаще всего необходимо определить рентабельность капитала, активов, продукции. Рентабельность деятельности рассчитывается как соотношение прибыли от реализации к затратам.
Важно: за базисный год при планировании критериев экономической эффективности берется текущий год составления бизнес-плана.
back to menu ↑
Планирование движения денежных потоков
Планирование движения денежных потоков включает в себя прогноз поступления денежных средств из всех источников, это не только может быть доход от реализации, но и проценты от продажи акций или же сдачи в аренду земли.
При прогнозировании движения средств, учитываются следующие аспекты:
- общая сумма денежных средств, вложенных в открытие бизнеса;
- активы и пассивы фирмы;
- прогноз прибыли (доход от продаж и процентов от сдачи в аренду) и убытков (расходы на материалы и оплату труда рабочих, занятых по трудовому договору, инфляция, выплата процентов по займу);
- оценка финансовой эффективности.
При планировании эффективности все денежные расходы и доходы дисконтируются и приводятся к текущей стоимости.
Таблица 1 — Пример планирования денежных средств
| Показатель | 1-ый год | -ый год | 3-ый год | 4-ый год | 5-ый год |
|---|---|---|---|---|---|
| Наличные деньги | х | х | х | хх | ххх |
| Приход денег | |||||
| Выручка от продаж | х | х | хх | ххх | ххх |
| Выручка от продажи акций | хх | х | |||
| Итого по доходам | |||||
| Расход денег | |||||
| Операционные затраты | |||||
| Оплата з/п | |||||
| Сырье | |||||
| Прочие затраты | |||||
| Капиталовложения | |||||
| Выплата процентов по займу | х | хх | хх | х | |
| Погашение кредиторской задолженности | х | х | х | х | х |
| Уплата налогов на прибыль | хх | ||||
| Итого по расходам | |||||
| Итого денежные средства |
Делая прогноз, важно учесть такие аспекты, как темп инфляции (при этом учитывается оптимистический и пессимистический варианты) и риски.
Деятельности фирмы может зависеть от:
- коммерческого риска (включает такие аспекты, как проблемы со сбытом товара или деятельность конкурентов);
- финансового риска (включает такие аспекты, как недостаточное финансирование проекта, невозможность вернуть заемные средства);
- производственного риска (включает такие аспекты, как плохое оборудование, низкое качество продукции) и являющегося частью инвестиционного риска для инвесторов.
Баланс активов и пассивов составляется на основании подсчета чистой прибыли и оборотов денежных средств.
back to menu ↑
Прогноз баланса предприятия
Баланс предприятия содержит конкретные показатели, которые отображают успешность деятельности фирмы. Прогноз делается в конце каждого года, и учитываются все особенности деятельности фирмы на грядущий год. Это могут быть заем денежных средств или привлечение инвесторов.
После составления баланса можно увидеть норму прибыли, рентабельность активов и капитала, соотношение собственных к заемным средствам в перспективе.
Баланс предприятия может выглядеть следующим образом.
Таблица 2 – Баланс предприятия
| Активы | 1-ый год | 2-ый год | Пассивы и капитал | 1-ый год | 2-ый год |
|---|---|---|---|---|---|
| Оборотный капитал: | Краткосрочные обязательства: | ||||
| денежные средства | краткосрочная задолженность | ||||
| счета дебиторов | расчеты с кредиторами и поставщиками | ||||
| товарно-материальные запасы | Долгосрочная задолженность | ||||
| другие | Задолженность по налогам | ||||
| Основной капитал | Собственный капитал | ||||
| Первоначальная стоимость: | Прибыль к распределению | ||||
| амортизация | |||||
| балансовая стоимость основного капитала | |||||
| другие | |||||
| Материальные активы | |||||
| Нематериальные активы | |||||
| Всего | Всего |
Подводя итоги, составляются отчеты, содержащие финансовые показатели бизнес-плана. А именно отчет доходов и расходов, отчет движения денежных средств, отчет активов и пассивов.
Финансовый план, как составная часть бизнес-плана, предполагает предоставление всех расчетов в период до 5-ти лет, благодаря которым можно увидеть главные экономические показатели, а также выявить ликвидность модели проекта.
back to menu ↑
Особенности разных финансовых моделей
Рассмотрим некоторые рекомендации по составлению финансовой модели на примере тату-салона, гусиной фермы и магазина одежды.
Магазин одежды:
- Для открытия магазина потребуется стартовый капитал в размере 900 тыс. руб.
- Планирование затрат магазина будет включать затраты на аренду, уплату коммунальных платежей, приобретения товара и оборудования, а также оплату труда. Также нужно потратиться на рекламу магазина.
- Рентабельность магазина одежды составит около 50%.
Гусиная ферма:
- Финансовая модель гусиной фермы содержит расчеты по большому количеству показателей экономической эффективности, ведь для фермы потребуются заемные средства на приобретение оборудования и обустройство места обитания птиц, взятия в аренду или покупку с/х техники и транспорта, обустройство водоема и места прогулки птиц, аренду убойного цеха.
- Открытие гусиной фермы – это модель масштабного проекта с большими инвестициями, но имея стадо из 1000 голов (больше 70% которого самки) можно получить годовой доход в размере 9 млн руб.
Тату-салон:
- Первоначальные затраты тату салона составляют 800 тыс. руб.
- Средняя сумма, оставляемая одним посетителем, составляет 2500 руб.
- Ежемесячные расходы тату салона находятся в пределах 85 тыс. руб.
- Чистая прибыль составляет 100 тыс. руб.
back to menu ↑
Пример финансового плана кофейни
Планируя финансовую модель кофейни, необходимо учесть, что рентабельность будет зависеть от места расположения, цен, качества обслуживания, а также предоставляемых услуг.
Таблица 3 – Показатели финансовой эффективности кофейни за первый год
Рассмотрим пример финансовой модели, когда для открытия кофейни есть 1 млн руб. собственного капитала и 12 млн заемного, который нужно выплатить в течение года с процентами в размере 18%. Прогноз делаем на два года, поскольку проект должен окупиться уже через год.
| Показатели | Всего |
|---|---|
| Чистая прибыль (тыс. руб.) | 2668 |
| Собственные средства (тыс. руб.) | 1000 |
| Рентабельность продукции (%) | 25 |
| Рентабельность общих вложений) (%) | 121 |
| Рентабельность вложений собственных средств (%) | 267 |
Таблица 4 – Финансовые показатели на второй год
| № | Статьи расходов и доходов кофейни | Всего, тыс. руб. |
|---|---|---|
| 1 | Выручка от реализации | 17927 |
| 2 | НДС на поступления от реализации | 2734 |
| 3 | Выручка от реализации без НДС (1-2) | 15192 |
| 4 | Переменные затраты: | |
| 4.1 | Прочие переменные затраты с НДС | 6909 |
| 4.2 | в том числе НДС | 1054 |
| 4.3 | Прочие переменные затраты без НДС | 5855 |
| 4.4 | З/п производственного персонала | 1200 |
| 4.5 | Начисления на з/п произв. персонала | 410 |
| 4.6 | Всего без НДС (4.3+4.4+4.5) | 7466 |
| 5 | Маржинальная прибыль (3-4.6) | 7726 |
| 6 | Постоянные затраты: | |
| 6.1 | Аренда | 1800 |
| 6.2 | в том числе НДС | 274 |
| 6.3 | Коммунальные платежи | 384 |
| 6.4 | в том числе НДС | 58 |
| 6.5 | Амортизация | 181 |
| 6.6 | Ремонт | 264 |
| 6.7 | в том числе НДС | 40 |
| 6.8 | Транспорт | — |
| 6.9 | в том числе НДС | — |
| 6.10 | Реклама | — |
| 6.11 | в том числе НДС | — |
| 6.12 | Проценты по кредитам | — |
| 6.13 | З/п админ. персонала | 720 |
| 6.14 | Начисления на з/п админ. персонала | 246 |
| 6.15 | Прочие расходы | 54 |
| 6.16 | в том числе НДС | 8 |
| 6.17 | Всего постоянных расходов | 3650 |
| 6.18 | НДС в постоянных расходах | 381 |
| 6.19 | Всего постоянных расходовбез НДС (6.17-6.18) | 3269 |
| 7 | Прибыль до уплаты налогов (5-6.19) | 4457 |
| 8 | Налог на имущество | — |
| 9 | НДС (2-4.2-6.18) | 1298 |
| 10 | Налогооблагаемая база для налога на прибыль (7-8.1) | 4457 |
| 11 | Налог на прибыль | 891 |
| 12 | Чистая прибыль (9-10) | 3565 |
Таблица 5 – Движение денежных средств на второй год
| № | Доходы и расходы кофейни | Всего, тыс. руб. |
|---|---|---|
| 1 | Денежные средства на начало периода | 3520 |
| 2 | Средства для финансирования (собственные, займы, кредиты) | 3520 |
| 3 | Поступления от реализации | 17927 |
| 4 | Итого поступления (2+3) | 21448 |
| 5 | Расходы организационного периода в том числе: Капитальные затраты Организационные расходы | — — — |
| 6 | Переменные затраты в том числе: Прочие переменные расходы З/п производственного персонала | 8109 6909 1200 |
| 7 | Постоянные затраты, всего в том числе: Аренда Коммунальные расходы Транспорт Ремонт Реклама З/п админ. персонала Прочие расходы | 3222 1800 384 — 264 — 720 54 |
| 8 | Всего налоги НДС Налог на прибыль З/п наемным работникам | 2630 1082 891 656 |
| 9 | Выплаты по кредитам и займам | — |
| 10 | Всего расходов (5+6+7+8+9) | 13963 |
| 11 | Денежные средства на конец периода(1+4-10) | 7485 |
Проанализировав показатели, видим, что за первый год прибыль составила 2668 тыс. руб., а за второй год – 3565 тыс. руб. Проект кофейни рентабельный и имеет право на существование.
back to menu ↑