План работы на год по бизнесу

Методы планирования

Составление плана менеджера ведется с использованием определенных методик и правил, которые специалисты подразделяют на три основные группы:

• Исследовательские. Основываются на экспертной оценке продавцов и начальников отделов продаж, на изучении потребительских планов покупателей, что в совокупности выдает приближенный к объективному вариант. 
• Математические. Базируются на статистических данных. Их обязательно надо корректировать с учетом рыночных условий. К математическим способам причисляется, например, метод скользящей средней – говоря проще, определение средней прибыли за произвольный временной отрезок работы и перенос этих ожиданий на предполагаемый период. 
• Операционные. Основываются на результатах конкретных действий и расчетов. Например, способ пробного рынка. Допустим, продавец реализует товар для локальной группы потребителей. После анализа выручки он сможет понять, стоит ли выводить продукт на основной рынок или нет. Операционных методов довольно много, в них используются разные показатели – производственные мощности, безубыточность и т.д.

Ни одна из методик не дает гарантии 100-процентной точности, поэтому для грамотного планирования необходимо использовать совокупность нескольких вариантов. Подробнее о методах построения плана продаж можно узнать из книги «Планирование продаж: принципы, методики, примеры» Андрея Стыгаря.

Структура правильного плана продаж: что нужно знать, необходимые данные

Знающие руководители отдела продаж и опытные менеджеры чаще всего создают не один, а сразу три плана на определенный период:

• Минимальный. Рассчитывается по показателям предыдущего периода. При его невыполнении нужно проводить полный анализ ошибок и слабых мест в работе отдела продаж. 
• Нормативный. Это минимум плюс коэффициент, равный 1,3. При нем ожидается увеличение продаж на 30 процентов. При выполнении нормы работу отдела признают удовлетворительной, а прибыль – близкой к возможной.
• Максимальный. Отличный результат. Но если его достигают неоднократно, всю систему планов потребуется пересмотреть в сторону увеличения. 

План продаж, как масштабный для всей фирмы, так и индивидуальный для работника, должен включать конкретные цели по выручке и производительности за определенный период, стратегии их достижения. Задачи ставятся с учетом возможностей и опыта каждого работника, а также ресурсов предприятия. Перед тем, как ставить цели, нужно учесть, сколько новых клиентов приходит ежегодно, сколько уходит, и какой средний объем продаж на каждого покупателя.

Пошаговая инструкция по составлению плана:

1. В первую очередь, опытные планировщики рекомендуют определить цель продаж. Разбейте ее на небольшие подзадачи.
2. Выявите проблемные области, возможные препятствия и форс-мажоры.
3. Составьте план, лучше в табличном формате.
4. Проверьте все данные, внесенные в него, чтобы не допустить ошибку.
5. Перечислите методы мониторинга результатов на определенные периоды.

Перед составлением плана каждому из продавцов стоит встретиться с командой маркетинга, чтобы, как говориться, «сверить часы». Специалисты этого отдела помогут в планировании с учетом собственных прогнозных документов.

Плюсы создания четкого плана продаж

План продаж охватывает множество важных аспектов роста бизнеса: цели по доходам, методы и показатели продаж, целевых клиентов, текущие возможности отдела продаж и многое другое.

Преимущество плана продаж заключается в том, что он помогает осуществить задуманные цели, а также:

• Сфокусироваться на приоритетах.
• Уточнить задачи на текущий период.
• Дать команде направление, фокус и цель.
• Принять единый набор стратегий для достижения целей.
• Узнать свои командные возможности.
• Вдохновлять и мотивировать коллег и клиентов.
• Отслеживать прогресс и оптимизировать производительность с течением времени.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9% меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Планирование работы менеджера на год, квартал и месяц

Планы продаж могут быть краткосрочными – на месяц, квартал, неделю, даже день и долгосрочными – на год. Годовой план продаж – скорее ориентир, по которому нужно работать. Ведь внешние условия рынка и форс-мажорные ситуации в компании способны сильно повлиять на уровень продаж.

Факт!Годовой план может быть значительно перевыполнен по субъективным причинам, например, на рынок был выпущен новый суперпопулярный продукт. Либо, вследствие появления активного конкурента, достичь запланированных показателей не удается.

Гораздо точнее ежеквартальные и ежемесячные планы. Их можно рассчитывать с учетом сезонности и примерно представлять все возможные форс-мажоры. Нагляднее всего для составления использовать таблицу Excel. Для этого необходимо составить уравнение линейного тренда, проанализировав продажи за минувший год:

Представим, что продажная статистика за минувшие 12 месяцев такова:

Отталкиваясь от нее, рассчитывают значение линейного тренда. Для этого выявляют коэффициенты вышеуказанного уравнения. В клетке D15 применяют функцию ЛИНЕЙН.

Выделяют клетку с формулой D15 и ячею справа Е15, чтобы первая оставалась активна. Жмут клавишу F2, потом сочетание кнопок Ctrl + Shift + Enter. Получают коэффициенты а и b.

Рассчитывают для каждого временного отрезка (х) значение линейного тренда, подставив в уравнение нужные коэффициенты.

Чтобы определить сезонные коэффициенты, вначале вычисляют разницу между фактическими сведениями о продажах за год от значений тренда, поделив одно число на другое.

Рассчитывают средние продажи за 12 месяцев.

Выявляют индекс сезонности, разделив ежемесячные данные на общие за год.

Используя функцию =СРЗНАЧ(G2:G13), прогнозируют продажи с учетом роста объема и сезонности. Продлевают номера временного ряда на три пункта в столбике I и выводят значения тренда для будущих периодов:

Пример таблицы: план работы менеджера по продажам на месяц будет аналогичным, только продлевать нужно номера временного ряда всего на одно значение.

Также можно вывести графики прогноза продаж и сезонности на нужный период. Они будут для предыдущего примера выглядеть так:

Помимо общего планирования, можно составить индивидуальный прогноз с учетом тактики продаж, например, количества звонков, встреч, отправки писем по электронной почте. Планируя ежемесячные продажи, нужно объективно оценить положение рынка и не выставлять перед сотрудниками непосильных задач.

Как составить план продаж на месяц в Excel c графиком прогноза – на видео:

Пример: план работы менеджера по продажам на неделю

Такое планирование более гибкое, по сравнению с месячным, квартальным и тем более годовым. Оно позволяет отслеживать продажи в текущем времени и корректировать более масштабные планы. Недельный прогноз можно составлять исходя из месячного или отталкиваясь от реальных показателей, например, по генерации лидов.

Важно! Первый вариант используется, если заложен жесткий объем продаж в финансово эквиваленте, второй – более точный и помогает определить «слабые места».

Если говорить о расчете недельного плана в зависимости от месячного, можно привести следующий пример. Допустим, в вашем отделе три менеджера по продажам, один из которых занят исключительно «холодными звонками». Продаж нужно совершить на миллион рублей ежемесячно, средний чек –20000 рублей. Получается, каждый из продажников должен совершить по 25 сделок ежемесячно.

Если в месяце 25 рабочих дней, то ежедневно на его долю приходится 1 сделка, еженедельно при пятидневке – 5 сделок с общей выручкой 100000 рублей. При хорошей конверсии в 10 процентов каждому потребуется по 50 потенциальных покупателей. В план вносится количество лидов, которые могут «добыть» специалист по «холодному обзвону» и отдел маркетинга. Если делить обязанности пополам, то чтобы «обеспечить» договорами обоих специалистов, дозвонщик должен будет сделать 500 звонков.

В итоге данные вносятся в личные планы каждого специалиста. Одновременно с этим подготавливается база на полтысячи потенциальных клиентов. Если у сотрудника по «холодным звонкам» конверсия ниже, число абонентов увеличивается.

Второй вариант рассчитать сложнее, он зависит от способностей сотрудников, их опыта, конверсии. Допустим, ваш специалист по «холодным звонкам» смог обзвонить в неделю 1000 человек, а его конверсия – 5 процентов. В итоге он сгенерирует 50 лидов, из которых продавцы смогут заключить 5 контрактов. Аналогичное количество дадут маркетологи. В результате выйдет 10 сделок и сотня возможных клиентов, которым вполне реально перезвонить чуть попозже. И благодаря усердию дозвонщика еженедельная выручка может вырасти в два раза – до 200000 рублей.

Пример: план работы менеджера по продажам на день

Чаще всего подобные планы создаются для новых работников отдела продаж. Но такой вариант может составить каждый сотрудник с учетом специфики организации и направления продаж. Чтобы его создать, нужно учитывать ключевые показатели: разбив цели на месяц на число рабочих дней. Это может быть число «холодных» звонков, лидов, переданных для сделки, иные КПИ. После этого, останется только сверять выполняемость данных. Если реальные показатели не дотягивают, их переносят на следующий день. При больших «пробелах» – перераспределяют на месяц.

Примерный план может выглядеть так:

Табличка дает нам понять, что менеджер Ирина Иванова – молодец, поскольку перевыполнила ежедневный план.

Остальные каждодневные мероприятия, например, обязательная планерка, указываются списком, как распорядок дня.

Типичный распорядок дня менеджера по продажам

Хоть распорядок дня по большему счету опирается на индивидуальный план, поскольку для гибких задач вроде прозвона важно не время, а результат, но приблизительный шаблон все же существует. Примерно он выглядит так:

• 9.00–9.30 – проведение утренней планерки.
• 9.30–9.45 – подготовительный этап к прозвону.
• 9.45–14.00 – «холодные звонки» возможным клиентам.
• 14.00–16.00 – презентация товара, встречи, конференции, семинары.
• 16.00–16.30 – планирование мероприятий на следующие дни.
• 16.30–17.30 – подготовка коммерческих предложений, плана прозвона на завтрашний день.
• 17.30–18.00 – проведение вечерней планерки, подведение дневных итогов.

Использование четкого распорядка дает возможность значительно увеличить производительность и не допустить простоев.

Как распределить задачи менеджера на день – на видео:

Как улучшить навыки планирования продаж

Чтобы планировать лучше и четче, полезно прислушаться к советам специалистов:

• Интегрируйте планирование продаж с данными о финансах и операциях. Это позволит не только осуществлять прогнозирование продаж и бюджетное планирование параллельно друг другу, но и в определенной степени направлять общую деятельность предприятия, включая производство.
• Проведите тренинг по тайм-менеджменту. Часто впустую потраченное время станеовится препятствием к выполнению планов.
• Придумайте исчерпывающий список всех препятствий на пути к успеху. Перечислите все проблемы, с которыми уже столкнулись, попробуйте спрогнозировать потенциальные форс-мажоры и действия конкурентов. Предполагая, с чем именно придется иметь дело, можно заранее «подстелить соломки», корректируя план на месяц, квартал, год.
• Используйте инструменты для эффективного менеджмента. О них можно почитать в книге Радомило Лукича «Управление отделом продаж».
• Не пренебрегайте электронным маркетингом при планировании, информацией и удобными программам из интернета.

Видеотренинг Радомило Лукича о том, как управлять отделом продаж – на видео:

Используйте технику С.М.А.Р.Т. Она позволит делать ставить реальные цели в плане продаж и превосходить их в действительности. Собственно, сама техника проста. Необходимо лишь ответить на вопросы к каждой букве аббревиатуры:

• S – specific, то есть конкретика. Здесь нужно дать четкий ответ, чего вы хотите добиться и в какие сроки. К примеру, увеличить к 1 января 2020 года объем продаж до 2000000 в месяц.
• M – measurable, то есть измеримость. Выясняете, в каких мерах и показателях вы ожидаете результат – процентах, рублях, килограммах. Например, менеджеру Ирине Ивановой необходимо увеличить конверсию с входящих заявок во встречи на 18 процентов.
• А – attainable, то есть возможность достижения. Проверяйте, насколько ваш план реален. Действительно ли вы учитываете возможности специалистов отдела продаж или заставляете сгонять на воздушном шаре на Луну. Для понимания реальности достижения цели следует разбить ее на мелкие задачи. К примеру, увеличение выручки с продаж на 15 процентов к февралю 2020 года за счет настройки контекстной рекламы.
• R – relevant, то есть уместность. Тут имеется в виду, действительно ли запланированные действия помогут достичь желаемой цели, или их лучше скорректировать, чтобы сэкономить время и облегчить труд сотрудникам. Например, при необходимости оптимизации перевод специалиста отдела маркетинга на вакансию по продажам.
• T – time-bound, временное ограничение. Определение точного срока, когда цель будет достигнута. Соблюдение сроков достигается контролем выполнения промежуточных этапов. К примеру, планировать поэтапное увеличение прибыли к 1 января на 10 процентов, ежемесячно «поднимая планку» на 3,5 процента от изначальной суммы.

Дополнительно можно использовать метод знаменитого миллиардера Брайана Трейси. В своих книгах он предлагает устанавливать цели на 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. Далее представлять себя рядом с целью и давать ответ на вопрос: что необходимо сделать на сегодняшний день, для выполнения всех задач в этом году. По этой системе, десятилетние цели становятся реальностью за 5 лет. Те, что запланированы на пятилетку, легко достигаются за 3 года.

Планирование продаж важно, потому что это помогает предвидеть потенциальные риски, которые можно попытаться смягчить заранее. Это не только способствует созданию «карты сражения» за результат, но и дает контроль над текущей и будущей деятельностью.