План обеспечения непрерывности бизнеса включает в себя

План непрерывности бизнеса это наименее дорогая страховка, которую компания может себе позволить (особенно это касается небольших компаний, для которых стоимость плана будет крайне невысока). В данном плане подробно описано как сотрудникам оставаться на связи и продолжать выполнять свою работу в чрезвычайных ситуациях, как, например, в случае пожара в офисе. К сожалению, многие компании не считают нужным создать подобный план.

1. 1

   Сделайте список ключевых работников. Есть люди, занимающие определенные позиции, без которых ваше дело просто не сможет существовать – составьте список этих людей, пусть в нем будут имена всех полезных вам людей, но также постарайтесь сделать его как можно менее коротким.

   • Подумайте о том, какие рабочие обязанности критически важны. Также подумайте о том, кто будет выполнять эти функции, когда основные работники уйдут в отпуск.
   • Составьте список этих людей с полной контактной информацией: рабочий телефон, домашний телефон, сотовый, пейджер, рабочая почта, личная почта и любые другие возможные способы связаться с человеком в любых экстренных ситуациях, когда обычные способы связи могут быть недоступны.
2. 2

   Подумайте, кто может работать дистанционно. Некоторые ваши сотрудники могут прекрасно справляться со своими обязанностями из дома. Выясните, кто может, а кто нет.

   • Возможно, вам придется понадеяться, что ваши критически необходимые сотрудники (описанные в шаге 1) могут работать дистанционно в случае необходимости.
3. 3

   Создайте список внешних контактов. Если у вас есть критически важные поставщики или заказчики, составьте отдельный список контактов, который будет состоять из описания компании ( или человека), а также включать в себя любую другую важную информацию, как, например, контакты ключевого персонала компании.

   • Включите в свой список юристов, банкиров, специалистов отдела информатики, а также любых других людей, которые могут вам понадобиться в различных ситуациях.
   • Не забудьте коммунальные компании, муниципальные компании, а также полицию, пожарную службу, больницу и почтовую службу.
4. 4

   Задокументируйте все критически важное оборудование. В памяти компьютеров часто содержится очень важная информация (вы же регулярно делаете резервное копирование, правда?).

   • Некоторые компании не смогут просуществовать и нескольких часов без факса. Вы абсолютно уверены в вашем ксероксе? Есть ли у вас все необходимые вам принтеры?
   • Не забудьте о программном обеспечении – это очень часто может быть частью критически важного оборудования, особенно если это специальное программное обеспечение и не может быть так просто заменено.
5. 5

   Обозначьте для себя критически важные документы. Свидетельство о регистрации и другие правовые документы, коммунальные платежи, банковская информация, важные документы из отдела персонала компании, документы по аренде земли под застройку, налоговые декларации и многое другое может вам понадобиться для того, чтобы начать свой бизнес сначала.

   • Помните, что вы можете столкнуться с полной потерей ваших производственных мощностей. Будете ли вы знать, кому платить деньги за аренду служебных машин? Кому платить за обслуживание ваших почтовых серверов?
6. 6

   Рассмотрите различные варианты действий в случае внештатных операций. Если ваша компания использует грузовые автомобили, подумайте, где вы арендуете новые грузовики в том случае, если ваши будут повреждены в пожаре? Где вы арендуете компьютеры? Сможете ли вы найти специальные услуги для копирования, отправки факсов, распечатки и других критических операций?

7. 7

   Найдите место, которое вы сможете использовать в случае внештатных операций. Это то место, где вы будете осуществлять свои операции, пока ваше основное место будет недоступно.

   • Это может быть отель – во многих из них есть очень хорошо оборудованные помещения, которые вы можете использовать. Это может быть офис одного из ваших клиентов или одного из ваших юристов ( уполномоченных по делам).
   • Возможно, дистанционное присутствие будет наилучшим решением для вас.
   • Если у вас есть временное помещение на примете, включите его местонахождение в ваш план. Удостоверьтесь, что у вас есть все контакты (включая имена людей).
8. 8

   Составьте порядок действий. Это должно включать в себя пошаговую инструкцию к действиям – что делать, кто и как должен это делать.

   • Составьте список обязанностей, а также людей, которые должны их исполнять. Также, сделайте обратное: составьте список людей и перечислите их обязанности. Таким образом, если вам нужно будет узнать кто должен отвечать за страховую компанию, посмотрите в раздел Страхование. А если же вам нужно узнать, чем занимается кто-либо из вашей компании, просто найдите его имя в своем втором списке для информации.
9. 9

   Скомпонуйте информацию. План непрерывности бизнеса бесполезен, если вся информация хранится в разных местах. План непрерывности бизнеса это справочный документ, его лучше хранить в чем-то похожем на папку для документов с кольцами.

   • Сделайте достаточное количество копий и раздайте ключевому персоналу.
   • Пусть несколько дополнительных копий хранятся вне вашего офиса, дома или в безопасной ячейке.
10. 10

    Общайтесь. Удостоверьтесь, что все в вашей компании знают о существовании плана непрерывности бизнеса.

    • Проведите необходимые курсы для всех ваших сотрудников, независимо от того, находятся они в вашем списке критически важного персонала или нет. Вы же не хотите, чтобы ваши работники приехали в снежную бурю к поврежденному огнем зданию и не знали бы что им делать дальше.
11. 11

    Проверьте ваш план. Вы записали все ваши хорошие идеи, собрали всю необходимую информацию, составили список людей, контакты и сервисные компании, но сможете ли вы его осуществить?

    • Выберите день и дайте всем знать о том, что произойдет (включая ваших клиентов, контракторов и поставщиков); затем действуйте так, как будто бы ваш офис был разрушен. Совершите необходимые звонки, направьтесь в ваш временный офис.
    • Единственное, что вы выясните – это то, что вы не все спланировали правильно. Не ждите настоящего бедствия, выясните то, что вам будет необходимо сделать по-другому в следующий раз. Сделайте еще один тест.
    • Если вы совершили какие-то глобальные изменения в плане, и сделайте еще одну проверку через несколько месяцев. Даже когда у вас есть твердый план, проводите ежегодные проверки.
12. 12

    Не исключайте возможность того, что вам нужно будет менять свой план. Неважно как хорош ваш план, неважно, как плавно вы все спланировали, возможно, могут случиться независящие от вас события. Например, отель, который вы планируете использовать в качестве временного офиса, будет принимать большую делегацию. Или же вы не можете попасть в банк, потому что стихийное бедствие случилось в банковские выходные. Нет питания у вас дома. Ваш консультант по компьютерным услугам в отпуске.

13. 13

    Пересмотрите и исправьте. Как только что-либо меняется, сделайте необходимые изменения в вашем плане и обновите все экземпляры.

    • Не позволяйте плану устаревать. Устаревший план хуже бесполезного: он даст вам ложное чувство спокойствия, в то время как вам определенно есть о чем беспокоиться.

• Предоплаченный тариф для сотовых телефонов это одна из недорогих возможностей оставаться на связи. В случае стихийных бедствий, сотовые сети могут не работать, так что подумайте об использовании спутниковой связи.
• Поместите ваш план в папку хорошо заметного цвета — яркий, неоново оранжевый вполне подойдет.
• Обеспечьте ваших сотрудников прогнозом погоды, а также номером, по которому они могут узнать о текущем состоянии погодных условий. Рассмотрите возможность использования таких услуг, как получения прогноза погоды в виде сообщений на голосовую почту.
• У всех критически важных сотрудников должны быть копии плана, можно хранить его в машине.
• Статистика показывает, что пожар это наиболее частая причина разрушения/повреждения офисов. Удостоверьтесь, что данная ситуация описана в вашем плане.
• Храните ваш план на видном месте, так, что окружающие часто его видят – таким образом сама идея о непрерывности бизнеса будет на виду и в сознании у всех ваших работников.
• Рассмотрите возможность использования текстовых сообщений в Твиттере, это может быть недорогим способом общения, когда телефонные линии и сотовые сети не работают. Удостоверьтесь, что у все ваших сотрудников есть аккаунт в Твиттере.

• Не делайте пиратские копии программного обеспечения. Даже если у вас есть возможность (чаще всего ее нет), это ПО может не работать, а также создать вам серьезные проблемы с законом. Свяжитесь с вашим поставщиком ПО.
• Не возлагайте больших надежд на огнеупорный сейф для того, чтобы хранить ваши цифровые накопители. Большинство из данных сейфов рассчитано на хранение бумаги, диски, дискеты, флешки в них просто расплавятся. Приобретите сейф для цифровых накопителей для данных целей. Еще лучше – храните данные вне офиса!
• Не раздавайте план тем, кому не необходимо его иметь. Ваш план может содержать важную информацию, которую какой-либо недовольный сотрудник может использовать в неподходящих целях.

Была ли эта статья полезной?