План действий на улучшению бизнеса
Сегодня поговорим о том, как улучшить бизнес. Свой бизнес, конечно :-). Я как-то уже писал, как и что вы можете улучшить в своем бизнесе уже сегодня. В настоящей статье мы разберем несколько бизнес-процессов и составляющих, которые вы можете улучшать всегда, сделав успешнее, бизнес в целом. Хотелось бы обратить внимание, предпринимательство и бизнес – это постоянное улучшение, в принципе, друзья. Это основная задача предпринимателя. Кто этого не понимает, тому сложно быть успешным предпринимателем, я уверен.
Бизнес – это много бизнес-процессов воедино. Но улучшая каждый из них по отдельности, вы можете улучшить бизнес в целом. Без ограничений – любое, даже самое маленькое улучшение в вашем бизнесе может иметь butterfly эффект (когда маленькие изменения со временем обеспечивают большие результаты). Но сегодня мы поговорим о 5-ти бизнес-составляющих, по-моему, самых важных, улучшив которые, вы точно поднимите бизнес на иной уровень. Плюс, на эти 5-ть элементов, вы, как владелец бизнеса и предприниматель, всегда можете напрямую влиять. А, значит, улучшить собственный бизнес – все в ваших руках.
Начните улучшать свой бизнес уже сегодня:
Далее список из 5-ти бизнес-элементов, которые вы непременно можете начать улучшать.
1. Маркетинг
Как вы, не сомневаюсь, понимаете, маркетинг – самая важная составляющая в бизнесе. И, к счастью, она вам подконтрольная. Это счастье, что вы можете контролировать самый главный процесс в вашем бизнесе, согласитесь :-). Улучшая ваш маркетинг, вы существенно можете улучшить реализацию своей бизнес-идеи. Сделайте лучше хоть чуть-чуть любую маркетинговую активность и получите результат. Только, подчеркиваю, сделать надо лучше, а не просто что-то поменять. Для этого, конечно, надо следить и контролировать, анализировать и делать выводы. Проще говоря, следите за каждой из своих маркетинговых активностей и оценивайте результаты. Вот несколько советов, как улучшить собственный бизнес, улучшая маркетинг:
- Следите за рынком и тенденциями.
- Измеряйте все.
- Анализируйте результаты и отстраняйте любые неэффективные (и малоэффективные) методы.
- Помните о принципе Парето 80/20.
- Пробуйте разные каналы маркетинга и рекламы.
- Экспериментируйте с рекламой: пробуйте разные тексты, дизайн, носители.
- Если нашли эффективные каналы, переместите туда большую часть своего маркетинга.
- Но не прекращайте искать еще лучшие.
2. Стратегия
Менять стратегию каждую неделю, конечно, не стоит, тем более к улучшению вашего бизнеса это вряд ли приведет. Но пересматривать ее время от времени – совсем другое дело. Пересматривать бизнес-план и стратегию – это проверить их на соответствие вашим целям и ценностям (вдруг что-нибудь в этом смысле поменялось у вас). В таком случае, изменение стратегии является самым мощным способом улучшения бизнес-результатов. Хочу предостеречь вас – не думайте в ключе «у меня все по-прежнему, все по плану, ничего менять не надо». Может быть и не надо, но, чтобы убедиться в этом, реально возьмите и сделайте «пересчет» своей бизнес-стратегии на бумаге. Потому что ваша стратегия – ваш бизнес-путеводитель, и если он неверный… сами понимаете. Вот несколько практических советов:
- Пересмотрите ваши цели — остались ли они прежними? Может, есть что добавить? Или исключить?
- Соответствует ли стратегия обозначенным целям? Иначе говоря, является ли именно эта стратегия самым подходящим вариантом для выполнения ваших целей и задач? Причем, стратегия может быть уже не самой подходящей, даже и если цели не менялись, может, поменялись обстоятельства…
- Рассмотрите варианты с другими целями и/или другими стратегиями. Убедитесь, что сделали правильный выбор.
- Смело меняйте все, что считаете нужным в ваших целях и стратегиях. Сегодня вы точно умнее, чем вчера или месяц назад (или когда там вы в последний раз рассматривали свои цели). Опыт точно больше. Поэтому внедряйте. Если не будете верить себе, то кому?
3. Бизнес-модель
Бизнес-модель – это то, как вы ведете свой бизнес и что в нем происходит. То есть это, по сути, описание всех бизнес-процессов в одном: от закупок или производства до продаж или бухгалтерии. Все, что происходит в вашем бизнесе, еще раз говорю. Улучшение любого бизнес-процесса даст результат, не сомневайтесь. Соответственно, пространства для маневра (т. е. для улучшения, конечно же :-)) много. И им надо грамотно воспользоваться.
Как это сделать? Очень просто, на самом деле. Вот несколько подсказок:
- Возьмите и представьте свой бизнес графически (да просто нарисуйте, свяжите все процессы стрелочками).
- Взгляните на ваш бизнес «в графическом виде».
- Что там происходит? Как это происходит? Как сделать лучше тот или иной процесс?
- Как ослабить или наоборот усилить взаимосвязь между процессами (в зависимости от того, что вашему бизнесу нужно, естественно).
- Найдите слабые звенья и подумайте, как это поправить?
- В общем, сделайте новую, более эффективную бизнес-модель, и вы улучшите свой бизнес.
Хочу подчеркнуть – это не делается за 20 минут. Пересматривайте графику в течение некоторого времени, каждый свежий взгляд может привнести новые идеи. Да пусть она даже всегда будет на вашем столе.
4. Капитал
Знаю, что подумали – ну, вот, денег опять надо вкладывать. В принципе, было бы неплохо, если они есть и есть еще хорошая задумка. Но, капитал, кроме финансового, бывает и другой. Бывает еще и человеческий и интеллектуально-организационный капитал – ну, так будем их называть.
Во-первых, про финансовый все-таки скажу. Но не о его надобности (я об этом высказался выше), а наоборот. Дополнительные денежные влияния в бизнесе не гарантируют результат! Если вы плохо ведете свой бизнес или просто ошиблись с нишей, допустим, и дела идут не очень, то вы думаете, что потратив еще столько-то тысяч, вы все наладите? Да ни фига не наладится. Бизнес надо налаживать не тратой денег. Конечно, дополнительная инвестиция, обдуманная, с целю – это неплохо. Но, только так, друзья! Когда вы понимаете, зачем и почему деньги работают.
Во-вторых, о человеческом капитале. Это люди, которые трудятся в вашем бизнесе, их знания, опыт, навыки. Это тоже капитал и существенный. Понимаете, да? Так вот, вы же можете его улучшить, правильно? Как? Ну необходимо выбирать их тщательнее, либо учить и растить их. Ну, и платить им по заслугам. Хотите улучшить бизнес – улучшите работу сотрудников. Все логично, не кажется?
И, в-третьих, друзья, об интеллектуально-организационном капитале. Это вся нематериальная собственность вашего бизнеса. Это ответы на вопросы, как мы используем человеческий и финансовый капитал, как обращаемся со всеми своими (не личными, а бизнес, в лице людей, конечно) качествами, умениями, способностями, это все правила, внутренние распорядки, схемы ведения бизнеса… Вы поняли, о чем речь, надеюсь? О том, чтобы быть эффективными, чтобы все грамотно организовать, о том, чтобы использовать максимально все свои ресурсы. Если вы, как предприниматель этого не добиваетесь, у вас не получится улучшить свой бизнес. Или наоборот – у вас неимоверно огромное пространство для улучшений :-). Так, наверное, лучше – позитивнее смотрим на вещи:-).
5. Предприниматель
Это вы предприниматель, да? Ну, что же…тогда придется над собой поработать тоже. Но раз вы здесь и читаете все это, то, наверное, у вас с этим как раз нет проблем :-). На самом деле, это очень серьезный вопрос. Вы лично должны становиться лучше, чтобы улучшить свой бизнес. Если вы не будете приобретать новый опыт, новые знания, навыки, знакомства, то, как вы бизнес будете совершенствовать, спрашивается? Если вы не научитесь ничему новому, и ваш бизнес будет просто стоять тут же. И в один, не очень прекрасный день, он просто свалится совсем. Жалко.
Поэтому, друзья, ну, серьезно – хотите улучшить бизнес, улучшайте себя! Правда.
Итак, вы поняли, как улучшить бизнес? Конечно, поняли. Тогда быстро за дело :-). Если серьезно, буду рад порассуждать на эту тему с вами. Пишите в комментариях.
Чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, необходимо знать 2 вещи: что улучшать и в каких процессах. Если вы уже прочитали Руководство по улучшению бизнес процессов, то знаете, как ответить на эти вопросы. Если нет, то рекомендую сначала ознакомиться с руководством, а затем уже прочитать настоящий материал.
Для того, чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, да и в принципе любой план, нужно понимать несколько краеугольных моментов. А именно:
- Цель – куда мы хотим прийти.
- Текущее положение – где и в каком состоянии мы находимся на данный момент.
- Ресурсы, которые есть в нашем распоряжении.
Понимание вышеуказанных пунктов позволит также определить:
- Реперные точки, ориентиры, которые помогут не сбиться с пути.
- Ресурсы, которые понадобятся.
- Ответ на вопрос “что может пойти не так и как этого можно избежать?” или понимание рисков.
И только после этого можно будет определить задачи, их взаимосвязи, исполнителей и сроки выполнения.
План по подготовке плана? Почему мне об этом не говорили раньше
Похоже, что у нас вот-вот появится метаплан – план по подготовке плана… Думаете, это смешно? Ну ок, это смешно. Думаете перебор? А вот тут точно нет. Подготовка плана задача непростая и, если у вас есть план решения этой задачи, а название этого плана вас веселит – вы на правильном пути.
Если серьезно, то планирование процесса планирования, повышает эффективность итогового плана в…4 раза!
Пошаговый план улучшения бизнес процессов
1 – Сформулировать, как будет выглядеть целевой процесс
Конечно, лучше всего, если процесс будет описан в виде модели. Это существенно упростит дальнейшие шаги. Здесь вы можете прочитать о том, как описать процесс в виде модели.
Если моделирование кажется слишком сложным, то сделайте простую таблицу, в которой в строках будут указаны шаги процесса (этапы, подпроцессы, операции), а в столбцах исполнители, ресурсы, документы, информационные системы и прочее.
Не используйте текстовое описание процесса. С ним очень сложно работать.
2 – Описать текущий процесс
Для описания существующего процесса справедливо все, что касается описания целевого процесса. См. предыдущий пункт.
3 – Определить разрывы
Разрыв – это различие между существующим и целевым процессом. Опишите, чем именно целевой процесс будет отличаться от текущего. Вот прямо составьте список и, если у вас есть модель бизнес процесса, отобразите целевые изменения на модели.
Если вы используете табличное описание, сделайте одну таблицу, в которой будут описаны оба процесса, а различия явно отображены.
4 – Дорожная карта
Теперь начинается сложная часть. Дорожная карта. Необходимо понять опорные точки изменений. Для этого я предлагаю вам воспользоваться комбинацией двух приемов: обратное планирование и анализ необходимых (или достаточных) факторов.
Анализ необходимых факторов – это составление списка всего, что минимально необходимо, для выполнения каждого шага процесса, с сохранением параметров процесса и продукта.
Дорожная карта – это еще не план улучшения бизнес процессов, так что не надо усложнять. Просто сделайте список задач, который необходимо выполнить. Важно, чтобы список соответствовал порядку выполнения задач, основывался на методе обратного планирования и включал в себя все необходимые факторы. Задачи для обеспечения факторов пока не надо расписывать. Их стоит добавить после проработки рисков и ресурсов.
5 – Оцените риски
Определите, что может пойти не так в процессе перехода от текущего процесса к целевому. Просто пройдите каждый пункт дорожной карты и совместно с участниками процесса продумайте – с какими сложностями есть вероятность столкнуться, какова вероятность возникновения этих сложностей и что нужно сделать, чтобы предотвратить их возникновение.
В некоторых ситуациях это весьма просто сделать. Но иногда задача по определению рисков становится целым проектом, который работает по иным правилам.
6 – Пересмотрите дорожную карту с учетом рисков
Если вы качественно проработали риски, то у вас должны появиться дополнительные задачи, которые нужно включить в дорожную карту. Сделайте это и пересмотрите всю карту.
7 – Оцените существующие ресурсы и исполнителей
Определите, кто и что понадобится для реализации изменений. Вы же помните, что мы говорим об улучшении, так что новые ресурсы использовать не получится. Но мы можем говорить об улучшении качества существующих ресурсов. Так что оцените еще и качество ресурсов и определите, как это качество нужно повысить.
8 – Подготовьте список задач под каждый необходимый фактор
На этапе подготовки дорожной карты нужно было составить и учесть список факторов, которые обязательно нужны для выполнения улучшения. Вот теперь необходимо рассмотреть каждый фактор с точки зрения выполнения. Проще говоря, если одним из факторов является, например, “сотрудники умеют работать с новым справочником”, то нужно расписать, какие задачи нужно выполнить, чтобы сотрудники научились делать то, что требуется.
И так по каждому фактору. Не забудьте добавить задачи в дорожную карту, которая уже становится похожа на план улучшения бизнес процессов.
9 – Определите взаимосвязи задач и тем самым задайте последовательность выполнения
На данный момент у вас есть лишь внушительный список разрозненных задач. Но для того, чтобы превратить список задач в план улучшения бизнес процессов, необходимо задать взаимосвязи задач. Что такое взаимосвязь? Все просто – нельзя приступить к выполнению задачи Б, пока не выполнена задача А. Нельзя приступать к обучению персонала, пока не подготовлены обучающие материалы. И нельзя проводить тестирование, пока не проведено обучение.
Определив взаимосвязи, вы выстроите последовательность выполнения. Без последовательности выполнения план улучшения бизнес процессов будет не просто неэффективным, но абсолютно нерабочим.
10 – Определите ресурсы задач, исполнителей и совместно с исполнителями определите длительность задач.
В принципе тут все просто – укажите, кто будет выполнять каждую задачу и кто будет нести за нее ответственность. Зачастую это разные люди.
Укажите, что понадобится для выполнения каждой задачи – ресурсы задач.
Попытайтесь оценить объем работ и длительность каждой задачи. Объем работ – это сколько времени нужно потратить на непосредственное выполнение задачи. Длительность – период времени, на протяжении которого будет выполняться задача. К примеру, объем работ может составлять всего лишь два часа, но длительность задачи составит 2 дня – по 1 часу каждый день.
11 – Подготовьте итоговый план работ
Думаю, вы уже догадались, но все же – для подготовки плана настоятельно рекомендую использовать специальное программное обеспечение. Это может быть MS Project или аналог, коих много на данный момент в сети.
12 – Проверьте план на предмет явных ошибок.
Возможно, полученный план вас удивит, причем удивит негативно. Может показаться, что «тут делать нечего, а план растянули на два месяца». Возможно, вы правы и в таком случае нужно пересмотреть длительности и зависимости задач. Но если вы используете такой подход впервые, я советую принять получившийся план улучшения бизнес процессов.
В некоторых случаях нужно заложить +30% времени/ресурсов проекта. Такова реальность. Со временем вы сможете планировать намного точнее. Но поначалу план с точностью 70-80% – это весьма достойный результат.
План готов?
Увы, нет. Мы планируем реализовать изменение, а значит, должны предусмотреть ответы еще на 5 важных вопросов:
1. Как будет произведен запуск проекта улучшения?
2. Как снизить сопротивление персонала?
3. Как отслеживать и оценивать ход проекта, чтобы понимать, если что-то пойдет не так?
4. Когда, в каком случае можно сказать, что проект завершен?
5. Как будет происходить закрытие проекта?
Попытайтесь самостоятельно найти ответы на эти вопросы. Или подождите – я обязательно расскажу об этом в другой раз.