Организация тендерного отдела бизнес план
- Главная
- Тендер
Автор: Сидаев Дмитрий
9 января 2019
Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.
Принимаем решение
На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.
Отложить создание отдела
Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.
Возложить дополнительные обязанности
Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
Создать полноценный отдел
Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.
Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.
Строим отдел
Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:
- планирование;
- организация;
- координация;
- мотивация;
- контроль.
Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.
В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.
Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими
Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.
Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.
Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:
- Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
- Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
- Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
- Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
- Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.
При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.
Распределяем обязанности
После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.
- Составление комплекта документов и получение ЭП.
- Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
- Настройка рабочего места для участия в торгах.
- Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
- Изучение и анализ документации, технического задания.
- Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
- Подготовка и подача заявок.
- Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
- Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
- Получение займов и банковских гарантий.
- Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
- Участие в закупках (личное или дистанционное).
- Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
- Подписание контрактов.
Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела
Скачать
Содержание
1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела
Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.
1. Тендерный отдел: этап планирования
Решение о создании отдела: варианты действий
1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.
2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.
3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.
Хотите выиграть в запросе котировок?
Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!
Выиграть котировку
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:
1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;
2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;
3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;
4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.
5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов
1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.
2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.
3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.
4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.
5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.
6) Анализ деятельности конкурентов;
7) Изучение динамики совершенных сделок.
8) Подача заявочных документов.
9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.
10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).
11) Работа с субподрядчиками;
12)Участие в торгах.
13) Ведение документооборота.
14) Подписание контрактов.
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.
Содержание:
Нужен ли вам тендерный отдел?
Функции тендерного отдела
Структура тендерного отдела
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
Выводы и рекомендации
Нужен ли вам тендерный отдел?
И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.
Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.
Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.
Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.
И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.
Функции тендерного отдела
Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:
- Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
- Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
- Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
- Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
- Изучение и анализ документации, технического задания;
- Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
- Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
- Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
- Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
- Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
- Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
- Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
- Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
- Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
- Заключение контрактов.
Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.
Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.
Структура тендерного отдела
Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.
Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.
Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.
Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.
Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.
Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.
Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:
- Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
- Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
- Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
- Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
- Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
- Обучение специалистов отдела;
- Запуск и “обкатка” работы отдела.
- Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.
Выводы и рекомендации
И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?
Во-первых, если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.
Во-вторых, если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.
В-третьих, если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.
В-четвертых, не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.
На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.