Образец бизнес плана проведения мероприятия

Особенность организации праздников в РФ

Современный рынок по предоставлению услуг организации праздников и торжеств переполнен оригинальными и фирменными предложениями. Несмотря на это, закрепиться в нише возможно, если правильно написать бизнес план и четко следовать ему.

Выбирая направление развития, следует ориентироваться на конкурентные предложения – возможно есть незаполненная сфера, где вы сможете сформировать привлекательное предложение.

Задачи и цели проекта

Создание агентства по организации праздничных мероприятий ставит перед собой несколько задач:

• сформировать компанию с высокой рентабельностью;
• обеспечить нужды клиентов, которые желают получить праздник, организованный на профессиональном уровне;
• выйти на стабильный доход.

Характеристика бизнеса

Организация торжественных и праздничных событий ивент агентством должна осуществляться на профессиональном уровне. Идет речь об обеспечении нужд участников свадеб, дней рождений, юбилеев, утренников, корпоративов и других памятных событий.

Создавая бизнес план для компании по организации праздников, следует учитывать основные направления деятельности такого предприятия, без которых будет сложно удержаться на рынке и обойти конкурентов. Среди них:

• организация свадеб, дней рождений, юбилеев;
• корпоративные мероприятия, в том числе отдых на природе, экскурсии, поездки;
• проведение командных тренингов;
• организация мероприятий в календарные праздники;
• проведение семинаров, презентаций;
• детские праздники.

Если вы сможете охватить сразу несколько направлений, то это будет существенным преимуществом и позволит вам привлечь больше клиентов. Также следует учитывать, что заказчики хотят получить услугу «под ключ», участвуя в организации торжества по минимуму. Потому необходимо продумать наименьшие детали, учесть форс-мажоры.

Регистрируется такое предприятие по форме ИП (индивидуальное предпринимательство) или ООО (общество с ограниченной ответственностью). При оформлении бизнеса нужно указать главный код ОКВЭД – 90.01, а также несколько дополнительных: 90.03, 59.11 и 59.12. Получать дополнительные разрешения и лицензии для такой деятельности не требуется.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Грамотный анализ преимуществ и недостатков ивент агентства позволит оценить возможности развития и риски ведения такого бизнеса. Среди плюсов проекта следует выделить:

1. Высокий спрос. Современный потребитель хочет проводить праздники ярко, насыщенно и красочно. Организовать событие даже небольших масштабов бывает очень сложно и затратно по времени. А потому все больше людей обращаются в компании, занимающиеся организацией праздников.
2. Быстрое формирование клиентской базы. Несмотря на жесткую конкуренцию в данной отрасли, правильно прописанный бизнес план, качество и креативность позволят быстро создать базу постоянных клиентов, которые будут обращаться за услугой именно к вам.
3. Высокая рентабельность. Здесь необходимо сочетание двух факторов: грамотно выстроенная маркетинговая стратегия и штат профессиональных сотрудников. При соблюдении данных условий закрепиться в нише будет несложно.
4. Минимальные вложения. Самой большой статьей расходов в таком бизнесе является реклама агентства. Остальное зависит от организаторских способностей и умения найти квалифицированных специалистов.

Но прежде чем открывать дело, следует вникнуть в сложности и недостатки такого бизнеса. Сегодня рынок изобилует аналогичными предложениями, и чтобы выделиться на фоне типичных ивент агентств придется проанализировать политику ведения бизнеса наиболее успешных конкурентов.

Кроме того, мало найти креативных и творческих личностей. В этом бизнесе есть свои модные тенденции и направления, диктуемые иконами шоу-бизнеса, кино и пр., а потому важно отслеживать все модные веяния, своевременно редактировать и регулярно пополнять свое портфолио.

Анализ рынка

Составляя бизнес план для студии по организации праздников, очень важно определить целевую аудиторию. Исходя из этого можно планировать формат бизнеса, набирать штат сотрудников, строить стратегию продвижения.

Анализ должен основываться на следующих показателях:

• возрастная категория клиентов;
• основное направление деятельности агентства;
• перечень всех услуг;
• график работы;
• ценовая политика.

Фактор конкуренции следует учитывать вне зависимости от того, в каком городе вы планируете открыть бизнес. Ввиду минимальных вложений и высокой рентабельности данная ниша заполнена аналогичными предложениями вне зависимости от размеров населенного пункта и их среднего достатка.

Определение целевой аудитории и ценовой политики

Прописывая бизнес план праздничного агентства, важно сразу определить на кого будут рассчитаны ваши услуги: на представителей премиум сегмента или эконом категорию. Это можно сделать посредством анализа конкурентной среды – нужно установить в каком ценном сформировался дефицит и занять соответствующую нишу.

Условно всех потенциальных клиентов можно разделить на три категории:

1. Эконом. Эта категория не принесет бизнесу большого дохода. Раскрыть творческий потенциал здесь получится по минимуму, поскольку и требования, и платежеспособность у такой группы меньше.
2. Средний класс. Работа, нацеленная на такую аудиторию, позволит получать стабильный доход от бизнеса и раскрыть свой потенциал. Клиенты со средними заработками четко знают чего хотят и готовы платить за это.
3. Состоятельные заказчики. Для таких клиентов большую роль играет имя компании. Вы должны быть оригинальны, уметь организовывать шоу. Здесь можно реализовать свои самые смелые и неординарные идеи. Но нужно учитывать, что потребуется иной уровень инвестиций и профессионализма сотрудников.

Исходя из этого, важно найти правильное соотношение цена/качество для каждой аудитории. Здесь также следует учитывать конкурентов. К примеру, крупные компании с большим опытом в этой сфере часто работают с такими же крупными клиентами (к примеру, обслуживают корпоративы), и располагают соответствующим бюджетом. А потому нужно сделать ставку на фирменное оригинальное предложение, а не на понижение цены на услугу.

Компании поменьше, работающие с частными лицами, предлагают реализовать всевозможные креативные идеи и задумки. Рассчитывая составить конкуренцию в этой нише, нужно поработать с ценообразованием. За счет гибкой системы цен, скидок и бонусов можно завлечь значительное число клиентов.

SWOT-анализ

Проведение такого анализа в рамках написания бизнес плана праздничного агентства позволит учесть внешние и внутренние факторы, от влияния которых зависит успех мероприятия. Начнем с рассмотрения сильных сторон:

• возможность предоставить широкий спектр услуг;
• индивидуальный, не шаблонный подход к клиентам;
• выгодное расположение;
• высокий уровень сервиса;
• свежие и оригинальные идеи;
• минимальные вложения.

Если говорить о слабых сторонах при старте такого бизнеса, то это:

• большое число конкурентов;
• отсутствие необходимого опыта в этой сфере;
• отсутствие постоянное клиентской базы.

При этом следует сосредоточиться на таких возможностях:

• развитие бизнеса до открытия филиалов;
• возможность обеспечить нужды большого сегмента рынка;
• создание собственного сайта;
• высокая рентабельность, доход;
• возможность предоставления дополнительных услуг.

И обратить внимание на риски и угрозы:

• демпинг цен со стороны конкурентов;
• колебания стоимости услуг в зависимости от экономической ситуации;
• расширение деятельности конкурентов.

Также SWOT-анализы должны включать в себя оценку конкурентоспособности. Она производится на основании следующих критериев:

• репутация;
• график работы;
• расположение офиса или студии;
• спектр услуг;
• ценовая политика;
• индивидуальность подхода к каждому клиенту.

Маркетинговый план

Написание пошагового бизнес плана для агентства по организации праздников включает в себя перечисление основных рекламных методов и стратегий, которые будут использоваться для продвижения. Чтобы занять лидирующие позиции в этой нише, следует:

• хорошо проработать логотип;
• организовать распространение флаеров, буклетов, визиток;
• создать масштабную рекламную компанию в соц. сетях;
• разработать удобный и понятный для клиентов сайт;
• организовать рассылку электронных писем и обзвон потенциальных клиентов по теплой базе;
• дать объявление в местных СМИ.

Помните, что в таком бизнесе значительную роль играет «сарафанное радио» — довольный клиент станет постоянным и приведет новых. На это влияет не только качество предоставляемых услуг, но и атмосфера в коллективе, условия труда. Но сработает такой метод не ранее чем через год с момента старта предпринимательской деятельности  в этой отрасли.

На практике оказывается, что сложнее удержать клиента, чем привлечь. А потому особое внимание нужно уделить партнерским программам, скидкам и бонусам, новым креативным идеям, которые буду удерживать внимание клиентов.

Финансовый план

Данная часть бизнес плана составляется в последнюю очередь, после того, как определен формат бизнеса, проведены все исследования рынка и SWOT-анализ. Эта информация позволит составить смету расходов наиболее приближенно к реальности, а вы будете понимать какое оборудование нужно закупить и сколько сотрудников нанять, чтобы реализовать план.

В данном разделе должны быть следующие пункты:

• перечисление источников финансирования (инвесторы, банки, личные сбережения);
• расчет рентабельности;
• прогноз дохода;
• основные финансовые риски.

Инвестиции, расходы и закупка оборудования

Для открытия среднего по своим масштабам бизнеса в мегаполисе потребуется около полумиллиона рублей. Приблизительная смета расходов будет выглядеть следующим образом:

• регистрация бизнеса – 5000 руб.;
• аренда помещения – от 300 тыс. до 400 тыс. руб.;
• ремонтные работы – около 60 000 руб.;
• оплата коммунальных услуг – около 2000 рулей ежемесячно;
• офисная техника – 60 тыс. руб.;
• оборудование – около 250 тыс. руб.;
• реклама -100 тыс. руб.;
• создание сайта – 40 000 рублей.

Доходы предприятия

Если подсчитать расходы на основании составленного бизнес плана не составит труда, то вот рассчитать доход уже сложнее. Важно сформировать такую ценовую политику, чтобы удерживать конкурирующие позиции, сохранять рентабельность и окупаемость и при этом создать привлекательное для клиентов предложение.

В бизнесе по организации праздничных мероприятий есть и понятие сезонности, что также отражается на доходности. Это нужно учитывать и варьировать свой ценник в зависимости от данного фактора, что может положительно сказаться на прибыльности бизнеса в межсезонье. К примеру, в Новогодние праздники, 8 марта, 14 февраля и свадебный сезон цена на услуги может быть в 2 раза выше.

Разработанные программы лояльности также должны быть учтены при расчетах доходности. Их следует обязательно продумать для крупных клиентов, которые могут заказывать организацию и обслуживание корпоративов.

За первые месяцы работы агентство выполнит не более 3-4 заказов. Средний чек заказа – от 30 до 50 тысяч рублей. Через полгода количество заказов может вырасти в 4-5 раз, но это при условии высокого качества предоставляемых услуг и правильной маркетинговой стратегии. Таким образом, к концу года согласно бизнес плану, доход может увеличиться до 900 тысяч рублей в месяц. Если планируемый доход составляет 1 миллион рублей в месяц, то окупаемость проекта будет составлять 6-8 месяцев.

Поскольку у бизнеса по организации праздников нет как таковых рамок по прибыли, его рентабельность характеризуется, как высокая и составляет около 65%.

Организационный план

Чтобы успешно воплотить в жизнь бизнес план агентства по организации праздников, следует поэтапно выполнить следующие пункты:

1. Осуществить регистрацию бизнеса.
2. Найти и арендовать помещение.
3. Сделать ремонт, закупить мебель и технику.
4. Нанять персонал.
5. Провести рекламную кампанию.

Рассмотрим ключевые пункты организационного плана.

Регистрация бизнеса

Поскольку для ведения бизнеса в этом направлении будет достаточно регистрации по простой форме, весь процесс не отнимет много времени и сил. Схема действий следующая:

• подать документы на открытие ИП;
• выбрать форму бухгалтерского учета;

Потребуется составить заявление, приготовить паспорт и оплатить государственный налог в размере 800 рублей. Опытные предприниматели рекомендую выбирать упрощенную форму налогообложения. Чтобы открыть студию, нужно заготовить следующий пакет документов:

• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство, подтверждающее регистрацию ИП или ООО;
• документ о постановке на налоговый учет;
• арендный договор;
• медицинские книжки сотрудников;
• разрешение от санитарно-эпидемиологической станции и пожарных.

Поиск помещения

Как правило, в ивент агентства обращаются через интернет или по телефону. Потому помещение, в котором вы организуете свой бизнес, служит больше для демонстрации статуса, а не привлечения клиентов.

Офис должен быть еще и по той причине, что это вызовет больше доверия у клиента. Плюс будет довольно сложно брать с собой каталоги, портфолио и примеры работ на выездные переговоры. Чтобы исключить любые опасения и неудобства, лучше найти соответствующее помещение, желательно вблизи транспортной развязки, в центре города.

Если клиент приезжает к вам в офис, то он должен видеть помещение соответствующего внешнего вида – ремонт и дизайн должны соответствовать ценовому диапазону предлагаемых вами услуг.

Следует закупить современную оргтехнику, удобную мебель, оборудование для презентаций (большой телевизор или проектор). Также важен сервис во время встречи: предложите клиенту горячие или прохладительные напитки, обеспечьте наличие в офисе уборной. Особое внимание уделите дизайну вывески – она должна отражать уровень вашей креативности и качества услуг.

При выборе помещения обратите внимание на такие параметры:

• стоимость аренды;
• возможность долгосрочной аренды с фиксированной ценой;
• включены ли коммунальные платежи в сумму аренды;
• разрешено ли размещение наружной рекламы.

Если вы хотите сэкономить и арендовать помещение в спальном районе, то это не лучшая идея – клиенты не доверяют таким компаниям.

Поиск персонала

В зависимости от того, насколько сплоченно будет работать ваш коллектив, зависит качество услуг и прибыльность всего дела. Потому к подбору персонала нужно подойти очень внимательно и ответственно.

В организации такого бизнеса важную роль играет общий стиль, который должен прослеживаться даже в мелочах. К примеру, подберите для сотрудников одинаковую униформу. Это будет дополнительным свидетельством вашего профессионализма, а также позволит гостям мероприятия легко находить сотрудников студии, если у них возникнут какие-либо вопросы.

Помимо профессионализма и креативности в выполнении пожеланий клиентов, специалист должен неплохо разбираться в психологии, уметь понимать, чего хочет заказчик, предлагать ему варианты в «правильных» стилях. Немаловажны здесь и такие параметры, как приятная внешность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение разбираться в людях.

Правильней всего будет составить список необходимых качеств и навыков, и выбирать персонал, следуя ему. На старте бизнес проекта можно нанять несколько менеджеров, которые будут курировать проекты, а более узких специалистов искать на стороне. Это позволит сократить расходы на заработную плату.

Если вы решили заниматься организацией праздников, то вам придется учесть много моментов. Современные клиенты очень требовательны, если говорить о среднем и обеспеченном классах заказчиков. Потому правильней всего будет выбрать 2-5 направлений предоставления услуг на старте и постепенно расширять спектр.