Конференц зал как идея бизнеса
.png "Конференц зал как идея бизнеса")
КАК ПОЛУЧИТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ВЫГОДУ ОТ КОНФЕРЕНЦ ЗАЛА? БИЗНЕС-ПЛАН КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА В ОФИСНОМ ЦЕНТРЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА
Как заработать на конференц-зале?
Назначений у конференц-зала может быть множество. Самое основное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д. Насколько оправдано такое решение – иметь собственный конференц-зал или арендовать?
Владелец конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов, формируемый всевозможными MLM-компаниями, тренинговыми центрами и коучами, обучающими компаниями и т. д. При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение подобных мероприятий.
На основе полученных данных от наших партнеров мы расскажем вам о том, как создать или переоборудовать из имеющейся площади 60-80 м² современный и функциональный конференц-зал, в какую стоимость всё это обойдется и каковы сроки окупаемости такого зала.
РАССМОТРИМ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ
Цель: создать конференц-зал в офисном центре, для сдачи в аренду организациям-арендаторам. При этом учитывать возможные постоянные нагрузки, большую проходимость и разные форматы мероприятий.
Необходимо выполнить следующие работы:
· общестроительные отделочные работы;
· укладка специализированного износостойкого коврового материала на пол;
· монтаж фальш-потолка из акустических панелей;
· установка канального кондиционера, приточно-вытяжной вентиляции, монтаж воздуховодов;
· электромонтажные работы, поставка и монтаж светильников;
· разработка и поставка эргономичной и практичной мебели;
· поставка конференц–кресел;
· разработка и монтаж комплекса необходимых AV- систем сопровождения мероприятий.
Оборудование и его описание
Акустический модульный потолок
ВАЖНО! В любом интерьере конференц-залов для более комфортного естественного акустического фона принято использовать звукопоглощающие материалы. «Приглушив» помещение мы увеличим разборчивость речи выступающих.
В серии потолков и стеновых панелей представлен широкий ассортимент дополнительных элементов, который позволяет создать неповторимый дизайн интерьера. Применив разноуровневый акустический потолок, можно спрятать инженерные системы и сети, органично разместить светильники, пожарные датчики, решетки вентиляции и прочее оборудование.
Внутреннее освещение
В конференц-зале проводятся различные форматы мероприятий, сконцентрировать внимание зрителя – вот основная задача выступающих!
Потолочные LED светильники обеспечивают эффективное фоновое освещение. Конструкция позволяет стыковать несколько светильников в непрерывную линию!
Точечные LED светильники подсвечивают проходы между рядами и пути эвакуации, элементы декора и стены.
LED светильники направленного света для контрового освещения выступающих на сцене людей без засветки экранов. Шинопровод позволяет избежать классических ферм!
Напольное покрытие
Предпочтительно использовать ковровое покрытие для офисов с высоким уровнем шумопоглощения и экстремальной износоустойчивостью. Благодаря этому сильно снизится шум при ходьбе, особенно на каблуках или от передвижения кресел. Естественная приглушенность зала позволяет существенно повысить разборчивость речи при выступлениях.
Приточно-вытяжная вентиляция и кондиционирование
Исходя из СНиП для конференц-залов расход воздуха на человека составляет не менее 20 м3час, исходя из максимальной вместимости конференц-зала и переговорной комнаты, необходимо рассчитать минимальный расход системы, выбрать Приточно-вытяжную установку, лучше с рекуперативным устройством, предназначенным для подачи, очистки и удаления отработанного воздуха в помещения небольших объемов. Нагрев и увлажнение воздуха в этом случае осуществляется без дополнительных затрат электроэнергии. Происходит это за счет пластинчатого рекуператора мембранного типа, который извлекая тепло и влагу из утилизированного воздуха, передает их поступающему воздуху с улицы. Монтаж установки можно осуществлять непосредственно в обслуживаемом помещении и подвесным потолком.
Канальная система кондиционирования способна создавать комфортный микроклимат в помещении и включает в себя универсальный внешний блок и комплектуется из полупромышленных кондиционеров внутренних блоков напольно-потолочного, кассетного и канального типов.
Мебель и кресла
Стильные и современные стулья — отличное решение для переговорных комнат и конференц-залов. Спинка и сиденье изготовлены на основе цельного фанерного каркаса и обиты натуральной кожей. Устойчивая металлическая хромированная рама. Анатомические формы придают позвоночнику физиологически правильное положение. Индивидуальные размеры по основным параметрам: высота и глубина сиденья, высота и отклонение спинки, высота и положение подлокотников, формируют правильную осанку при максимальном комфорте.
Для эстетичности при проведении демонстраций с портативных устройств на трибуне и в столе переговоров предлагается установить врезной архитектурный интерфейс. Подключение внешних источников осуществляется через разъем HDMI или с планшета с переходником на HDMI.
Оборудование видео и аудио
В качестве средства усиления речи и воспроизведения презентаций предлагается использовать несколько акустических систем для распределения звука, делая его равномерным и разборчивым, без паразитных ревербераций. Усилитель громкости обеспечивает запас мощности для передачи без искажений речи выступающих или воспроизведения мультимедийных материалов.
Для конференц-залов большого и среднего размера рекомендуется выбирать инсталляционный проектор с высоким аппаратным разрешением и высокой яркостью.
В разделе «Полезные документы» вы можете скачать полную версию документа, которая содержит затраты на оснащения конференц-зала и переговорной комнаты, а также расчет сроков окупаемости вложений.
Наличие бизнес-плана при открытии дела часто недооценивается. Любой коммерческий проект требует наличия четких последовательных действий. Прежде всего нужно рассмотреть несколько идей бизнес-плана, чтобы начать дело с нуля. Затем, в зависимости от возможностей, места расположения и внешних факторов, выбрать один вариант.
Идеи для бизнеса
Многие ниши малого и среднего бизнеса остаются незаполненными и конкурентоспособными. Варианты для идейного вдохновения могут быть следующими:
разведение раков;
выращивание грибов: шампиньонов и вешенок;
магазин автотоваров;
переработка мусора;
соляная «пещера»;
оборудование теплиц;
крематорий для людей;
разведение кроликов;
муж на час;
организация похорон;
продажа сувенирной продукции;
бизнес инкубатор;
пассажирские перевозки;
бизнес на море (на пляже);
студия детского творчества в ТЦ;
студия йоги;
аттракционы.
При правильном планировании любая идея станет для предпринимателя отправной точкой к успеху и получению достаточной прибыли.
Резюме бизнес-плана «бизнес-зала»
Открытие площадки для проведения конференций и переговоров актуально не только в мегаполисах, но и в небольших городах. Чтобы предприятие стало рентабельным, рекомендуется решить следующие вопросы:
Анализ конкурентоспособности.
Разработка бизнес-плана и дизайн-проекта.
Описание затрат на оборудование и ремонт зала.
- Купить бизнес-план бизнес-зала
Расчет ежемесячных затрат.
Поиск подходящего офиса.
Расчет времени окупаемости и рентабельности.
Грамотно выстроенная рекламная кампания.
Примерные суммы вложений, в зависимости от региона и масштабности проекта, могут колебаться от 300 тысяч руб. до полумиллиона. Компания должна не просто сдавать в аренду помещение, а оказывать клиентам полный комплекс услуг, предоставляя все необходимое оборудование.
Анализ рынка и определение потребностей
Мониторинг кворкинг-ниши позволяет сделать выводы, что развитие бизнеса по аренде залов для конференций является рентабельным делом. Тренинги, совещания, видеоконференции, презентации и семинары в разных отраслях проходят ежедневно. Но не все предприятия имеют для этих целей специально оборудованный кабинет, учитывая, что сегодня количество удаленно работающих компаний растет.
В нашей стране существует всего 350 официальных кворкинг-центров, 100 из которых расположены в столице. Эти цифры подтверждают, что данный рынок будет конкурентоспособен еще 2-3 года. Спрос на аренду небольших залов для переговоров формируется коуч-центрами, MLM-организациями, тренинговыми и учебными учреждениями. Анализ рынка конкурентов позволит получить предпринимателю реальную оценку шансов на запуск успешного бизнес-проекта.
Оформление необходимых документов
Любая предпринимательская деятельность подразумевает официальное оформление. Для прохождения регистрации будущему бизнесмену потребуется написать обращение в налоговую инспекцию и встать на учет, как ИП или ООО. Есть возможность зарегистрироваться в качестве самозанятого предпринимателя.
Если организация регистрируется в государственных органах, то для начала стоит определиться с системой налогообложения, а затем выбрать подходящий вид деятельности согласно ОКВЭД. Предпринимателю надо разработать устав предприятия, локальные акты, штатное расписание и график работы. Дополнительно требуется подготовить типовой договор аренды для заключения будущих контрактов.
Аренда помещения для «бизнес-зала»
При поиске места предпочтение лучше отдавать тем, которые расположены в центре города или на экономических площадках. Будущий конференц-зал должен находиться в удобной транспортной доступности, а бонусом будет – вместительная автомобильная парковка.
Размер пространства подбирается в соответствии с дизайн-проектом. Офис можно разделить на несколько рабочих зон и выделить место для «файф-о-клок». Оптимальная недвижимость – 100-150 кв. м. От оформления зала будет зависеть и его рентабельность. Сегодня востребованы стильные интерьеры, и даже вид из окна будет решающим при выборе места. Расположение помещения недалеко от парка или аллеи станет бонусом в «копилке» предпринимателя.
Покупка необходимого оборудования и мебели
Комфортное рабочее пространство – это залог популярности конференц-студии. Офис оборудуется таким образом, чтобы он легко трансформировался под нужды клиентов. Оптимальным будет создание кворкинг-центра вместимостью до 100 человек.
Чтобы все пункты бизнес-плана сработали, арендуемое помещение следует подвергнуть следующим изменениям:
Оборудование акустического модульного потолка и использование звукопоглощающих материалов при ремонте стен и полов.
Качественное фоновое освещение: большое количество точечных и потолочных LED-светильников.
Монтаж приточно-вытяжной вентиляции и сплит-системы.
Мебель подбирается под общее дизайнерское решение. Удобство стульев и кресел должно быть максимальным. Если зал имеет вместимость 60 человек, то нужно приобрести 70-80 стульев. Также надо позаботиться о столах разных размеров и трибуне. Мультимедийное оборудование составляется из нескольких акустических систем, усилителей громкости, аксессуаров в виде микрофонов и инсталляционного проектора. Дополнительно могут быть закуплены планшеты или ноутбуки.
Наем персонала
Преимущество открытия залов для переговоров в том, что организации не потребуется большое количество сотрудников. Минимальное штатное расписание состоит из управляющего, администратора и уборщицы. Бухгалтерские обязанности можно возложить на аудиторскую компанию, а услуги IT-специалиста оплачивать согласно договору. Если площадь организации большая и имеет много материальных ценностей, то потребуется воспользоваться услугами частного охранного предприятия.
Разовые и ежемесячные расходы
Финансовую модель надо составлять вперед на 3-4 года. Первоначальные инвестиции, складывающиеся из покупки мебели, аренды и ремонта помещения, стартовой рекламы, могут составить 390 тысяч руб. Далее бизнес финансируется за счет собственных оборотных средств. А вот список ежемесячных расходов и вложений:
Арендная плата и коммунальные платежи – 50-70 тысяч руб.
- Стоимость бизнес-плана бизнес-зала
Реклама и обслуживание интернет-сайта – 10-15 тысяч руб.
Фонд заработной платы – 120 тысяч руб.
Прочие расходы (канцелярия, бытовые товары) – 10 тысяч руб.
Резюмируя финансовый план можно вычислить, что минимальные стартовые расходы, с первым месяцем работы, могут составить около 615 000 руб.
Срок выхода на окупаемость
При минимальной загруженности первоначальные инвестиции в 615 000 руб. окупятся в течение 7-10 месяцев. Но это достаточно оптимистичный прогноз. Хорошим результатом подобного капиталовложения является окупаемость в 12-15 месяцев.
Данный проект имеет инвестиционную привлекательность еще и потому, что рентабельность продаж в течение первых семи месяцев работы достигает 15%.
Потенциальные риски при открытии «бизнес-зала»
Риски возникают из-за внешних угроз: нестабильное экономическое положение страны или рынков сбыта. Также организация может превратиться в убыточную из-за неэффективного управления:
Некачественная реклама, низкая посещаемость.
Репутация заведения, снижение качества услуг.
Сезонность.
Неквалифицированный персонал.
Некомпетентность резидентов.
Рост конкуренции и потеря уникальности предложения снизит обороты компании, тем самым сделав бизнес-план не рентабельным.
Пример бизнес-плана «бизнес-зала»
Разработку бизнес-плана лучше доверить профессионалам. Бизнес-план – это именно то, о чем нужно позаботиться руководителю на этапе формирования организации. Пример одного из таких проектов можно посмотреть ниже.
Бизнес-план бизнес-зала.
То, что раньше стандартно и однообразно (по СНИПу) называлось актовым залом, сегодня каждый именует на свой вкус и сообразно собственным амбициям, от модного коворкинг-центра до помпезного конгресс-холла. Как выглядит современная информационная площадка? Это мультимедийное пространство, напичканное техническими устройствами, где проводятся пресс-конференции, брифинги, видеомосты, презентации.
Мы подготовили инструкцию о том, как оборудовать конференц-зал вместимостью 20-50 человек.
Для чего нужен конференц-зал
Назначений у конференц-зала, находящегося в современном офисном центре, может быть множество. Самое очевидное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д. Насколько оправдано такое решение – иметь в офисе собственный конференц-зал?
Практичный владелец или менеджер конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов, формируемый всевозможными MLM-компаниями, тренинговыми центрами и коучами, обучающими компаниями и т. д. При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение подобных «сторонних» мероприятий, нужно лишь учесть особенности пропускного режима в бизнес-центре и на предприятии при проектировании такой площадки.
Каким должно быть помещение для конференц-зала
.png)
Размеры
Для конференц-зала предпочтительно выбирать прямоугольное помещение со следующими размерами:
ширина……………….не менее 5 м
длина…………………от 7-9 м
высота потолка……не менее 2,7 м.
Пол зоны партера не обязательно делать наклонным, но зону президиума необходимо поднять на подиум высотой не менее 0,4 м.
Зонирование
В конференц-зале нужно предусмотреть:
— отдельные входы для спикеров в президиум и для публики в зал;
— VIP-комната для переговоров;
— холл для гостей с гардеробом и барной стойкой.
Помещение в обязательном порядке должно быть оборудовано приточно-вытяжной вентиляцией и системой кондиционирования воздуха.
Поскольку современный конференц-зал оснащен большим количеством аудио- и видеооборудования, необходимо выделить пространство под режиссерскую кабину. Окно, отделяющее кабину от зала, должно быть остеклено как минимум двухкамерным стеклопакетом, установленным с обратным наклоном во избежание бликования и запыления, а также иметь открывающиеся створки для контроля звукорежиссером уровня звука в зале.
Как правильно отделать помещение
Звукоизоляция
Для комфортной работы в конференц-зале необходимо обеспечить его звукоизоляцию (отсечь проникновение звуков извне) и акустическую обработку (отделку поверхностей акустическими материалами). Разумеется, для получения хорошей акустики помещения, эту часть проекта необходимо выполнить отдельно с привлечением специалистов по акустике и звукоизоляции.
Однако для получения «эконом-варианта» достаточно соблюсти несколько несложных правил.
1. Перегородки
Наилучшую звукоизоляцию обеспечивают, как правило, перегородки из тяжелых строительных материалов — кирпич, бетон и т. д.
Эти материалы хорошо поглощают нижний и средний диапазон звуковых волн. Для отфильтровывания высокочастотной составляющей хорошо подойдут изоляционные материалы на основе минеральной ваты (Изовер, Урса и т. д.), уложенные под слой гипсокартона.
2. Отделка стен
Для акустической обработки помещения необходимо выполнить финишную отделку стен, подвесных потолков и полов помещения из материалов, поглощающих звуковые волны – специализированные акустические покрытия («Акусто», «Экофон»), тканевые драпировки.
3. Напольное покрытие
В качестве напольного покрытия с точки зрения акустики оптимально использовать ковролин, т.к. он поглощает шум шагов, передвигаемой мебели, падающих предметов и т. д.
4. Окна
Окна необходимо закрыть плотными шторами либо системами жалюзи, ролл-штор и т.д. для того, чтобы естественный свет не мешал проведению видеосъемки.
Баннеры
На стене за столом президиума обычно размещается декоративная конструкция, содержащая логотип компании или выполненная в ее фирменном стиле. Здесь стоит не забывать о том, что эффектная с точки зрения дизайна конструкция совершенно по-разному воспринимается людьми, присутствующими в зале и теми, кто смотрит видеозапись (трансляцию) мероприятия. На случай проведения видеосъемок пресс-конференций и других подобных мероприятий желательно оборудовать задник опускающимся баннером, вся поверхность которого запечатана повторяющимся логотипом компании. Делается это для того, чтобы логотип всегда присутствовал в кадре, даже когда оператор берет крупный план спикера (так называемая «Говорящая голова»).
 | Практикуется также размещение не одного, а нескольких подъемных баннеров друг за другом, с различным принтами или монохромных, для возможности наложения компьютерной графики в процессе видеомонтажа, правда, в этом случае уже получается что-то среднее между конференц-залом и телестудией. |
Президиум
Места для президиума целесообразно размещать на подиуме высотой 0,4 м. Такое расположение удобно тем, что люди, сидящие в зале, не будут перекрывать линию видеосъемки.
Режиссерская кабина
Рабочее место режиссера предпочтительно размещать в закрытой кабине c отдельным входом. Однако, при отсутствии возможности строительства выгородки, допускается организация рабочего места в виде стойки-ресепшн либо на рабочем столе непосредственно в помещении конференц-зала.
Какое оборудование необходимо для конференц-зала
В зависимости от того, какие мероприятия планируется проводить в конференц-зале, его можно наполнить самым широким спектром специального оборудования. Специалисты спроектируют и смонтируют системы видеоконференц-связи, как корпоративные, так и с использованием онлайн сервисов Skype, сервисов для проведения вебинаров и т. д., системы голосования, синхронного перевода, видеосуфлеры, и многое другое.
Стандартными и неотъемлемыми атрибутами современного конференц-зала являются системы видео- и аудиооборудования.
Видеотракт
Предназначен для видеосъемки мероприятий (пресс-конференций) в режиме онлайн репортажа. Полученная видеозапись может архивироваться и (или) транслироваться на экраны, установленные в зале, в интернет или в другую среду. Видеотракт желательно проектировать с учетом особенностей конкретного зала, стоящих перед ним задач и ограничений бюджета. Но можно использовать и Передвижную Телевизионную Студию (ПТС), смонтированную в специальных кейсах. Например, широкой популярностью на рынке пользуются ПТС производства компании Datavideo, как имеющие очень хорошее соотношение цена/качество в сегменте бюджетного профессионального оборудования.
Освещение
Для ведения видеосъемки необходимо использовать спецосвещение. Его также желательно проектировать индивидуально, однако неплохим стандартным эконом-вариантом могут быть подвесные светильники холодного света на телескопических потолочных подвесах, освещающие президиум, снабженные электронным пультом управления яркостью света.
Аудиотракт
Решает следующие задачи:
- сведение звука;
- озвучивание помещения;
- раздача сведенного звука на внешние записывающие устройства;
- аудиозапись пресс-конференций для последующего использования.
На стол президиума устанавливаются настольные конденсаторные микрофоны на гибких держателях «гусиная шея» по количеству посадочных мест. Для общения публики, сидящей в зале, со спикерами желательно предусмотреть беспроводные микрофоны (радиосистемы).
Интершум
Хорошим дополнением звукового тракта могут быть подвесные кардиоидные микрофоны, предназначенные для записи интершума. (На приведенной схеме это Mic 7). Дело в том, что не всегда присутствующие могут задать вопрос или подать реплику, используя радиомикрофон, и тогда шанс услышать реплику на аудиозаписи есть только при использовании такого интершумового микрофона.
В этом случае запись звука ведется в два раздельных канала:
- в канал А пишется звук, сведенный с микрофонов президиума и радиосистем, а также внешних источников (презентационный компьютер и т.п.).
- в канал В пишется звук с подвесных кардиоидных микрофонов (интершум). Это позволяет записывать реплики из зала и вопросы журналистов, заданные с мест (без использования радиомикрофона) и при необходимости в дальнейшем использовать этот звук при монтаже.
На усилители и акустическую систему для озвучивания зала подается звук из канала А. На усилитель-распределитель подаются раздельно каналы А и В. Задача усилителя-распределителя – подать каналы звука А и В на внешние записывающие устройства (видеокамеры и диктофоны приглашенных СМИ). Это делается во избежание необходимости установки микрофонов на стол президиума и прокладки множества микрофонных кабелей к ним через зал. Для подключению внешних записывающих устройств к усилителю-распределителю предусмотрена патч-панель.
Рекомендуемое оборудование
Видеотракт
Освещение
Аудиотракт
| Микрофон на гибком держателе | 6 шт. | Audio-Technica PRO 49Q |
| Микрофон подвесной | 4 шт. | SHURE MX202 |
| Микшерный пульт 16 входов | 1 шт. | Mackie 1642 VLZ3 |
| Аудиопроцессор с подавителем обратной связи | 1 шт. | SHURE DFR22 |
| Радиомикрофон ручной | 3 шт. | Sennheiser EW 135 G3 |
| Усилитель-распределитель | 1 шт. | ТРАКТ ТР-103 M |
| Аудиомонитор активный | 2 шт. | Mackie HR824 THX |
| Трансформаторный распределитель симметричных звуковых сигналов | 2 шт. | LES DS-109ASTM-50 |
| Усилитель для потолочных колонок | 1 шт. | Crown XLS 202 |
| Аудиосистема потолочная коаксиальная | 6 шт. | JBL CONTROL 24С |
Как разместить оборудование
Для озвучивания помещения предпочтительно использовать две группы динамиков:
1. Акустические мониторы.
Например, Mackie HR824 THX.
Хорошо подходят для зала небольшой площади, размещаются перед (под) столом президиума на полу или на штативах.
2. Потолочные акустические системы.
Например, JBL CONTROL 24С.
Размещаются в тыльной части зала.
При размещении акустики необходимо тщательно избегать пересечения диаграммы направленности микрофонов и направления излучения динамиков:
Для получения оптимального звука в помещении предпочтительно разместить под столом президиума (встроить в конструкцию стола), а потолочную акустику разместить в задней части помещения.
При невозможности размещения потолочной акустики можно мониторы разместить на штативах, однако такое размещение может доставлять дискомфорт передним рядам людей, сидящих в зале.
Приборы спецосвещения предпочтительно закрепить на телескопических подвесах, которые крепятся к плитам перекрытия. При отсутствии такой возможности приборы спецосвещения также можно разместить на штативах.
Все оборудование управления (пульты управления видео, аудио, светом) должно быть размещено на рабочем столе режиссера.
Вспомогательное технологическое оборудование (усилители, процессоры и т.д.) располагается в рэк-стойке возле рабочего места режиссера.
Кабели укладывают в лотки или запотолочное пространство, патч-панель для раздачи звука на внешние записывающие устройства размещают в том месте зала, где предполагается установка видеокамер приглашенных СМИ.