Как систематизировать бизнес идею
На тему, как наладить бизнес, я уже писал в статье о том, как организовать свой бизнес. Но так как наладить бизнес – не самая простая вещь, вернемся к этой теме еще раз. В будущем, наверное, будем возвращаться еще. В сегодняшней статье я поделюсь мнением о том, как наладить бизнес с точки зрения его систематизации, т.е. разделение бизнес-процессов на несколько подсистем и их интеграция, и организация.
Хотелось бы отметить (хотя для вас это, читатель, с точки зрения ведения собственного дела может оказаться малозначительным), что данную статью разместил в рубрику «Начало бизнеса», а не «Ведение бизнеса», хотя, наверное, второе было бы правильнее. Но, считаю, что нужно наладить бизнес-процессы еще в самом начале своего дела, поэтому статья помещена в «Начало бизнеса». Хотя понимаю, что для совсем начинающего предпринимателя — это не самая простая задача, но стремиться нужно именно к этому.
Как наладить бизнес или что нужно делать, чтобы его улучшить?
Какие бизнес-процессы нужно наладить?
Во-первых, важно отметить, что бизнес является единым целым, и разделение его на отдельные элементы делается с практической точки зрения. Верно, что существуют разные бизнес-процессы с разными промежуточными задачами и целями, но очень взаимозависимые, и в итоге все равно отвечающие за единый результат – прибыль. Прибыль ведь конечная цель любого бизнеса, это не обсуждается.
Итак, какие бизнес-системы нужно наладить? Перечисляю некоторые:
- Система организации работы в бизнесе.
- Система мотивации и управления персоналом.
- Система коммуникации на предприятии.
- Система коммуникации с клиентами (существующими и потенциальными).
- Система слежения за конкурентами и рынком.
- Система обучения, роста и развития.
- Системы, тесно связанные со спецификой конкретного бизнеса.
Список, конечно, не исчерпывающий. Все эти процессы, по сути, являются частью какого-то более глобального бизнес-процесса, который мы пытаемся наладить. Например, обучение персонала и коммуникации в организации – часть HR, слежение за конкурентами и рынком – маркетинг и т. п.
Это я к чему говорю? Да к тому, что очень важно вот так провести систематизацию своего бизнеса до последнего звена, и улучшать каждое из них. Одно слабое звено может плохо отразиться на бизнесе в целом. Также как, например, если какая-то одна часть автомобиля выйдет из строя, он не поедет. Это и есть взаимодействие в системе. Заменив одну часть автомобиля, вы починили целую систему – машина поехала. Точно также может быть и в бизнесе: системы так устроены – много элементов, одно целое.
И опять же, зачем я это все рассказываю? Статья ведь о том, как наладить бизнес. Чтобы грамотно наладить бизнес, друзья, важно понять его как систему, разложить по полочкам и рассматривать каждый отдельно взятый бизнес-процесс, как возможность для налаживания и улучшения бизнеса в целом.
Как систематизировать и улучшить бизнес?
Чтобы помочь вам систематизировать свой бизнес, я сделал небольшой опросник, ответив на который, вы сможете более глубоко понять все бизнес-процессы в вашем собственном деле. Не думайте, что для этого нужна какая-то особая подготовка или ресурсы. Все, что нужно – голова на плечах :-).
1. Что ИМЕННО вы делаете в своем бизнесе? Как ИМЕННО устроен ваш бизнес и/или отрасль?
Например, у вас магазин по сбыту бытовой техники. То есть, вы занимаетесь продажами техники. Что это означает? Это значит, что вы должны закупить эту технику (или, может, произвести, если вы производитель), привезти в свой магазин, привлечь потенциальных клиентов, продать (!) им, доставить товар, обеспечить сервисное обслуживание. То же самое другими словами: найти поставщика (обеспечить каналы коммуникации с ними), организовать логистику, провести маркетинг, организовать продажи, организовать вторичную логистику, сервис и поддержку клиентов. Плюс параллельно контролировать работу сотрудников, следить за тенденциями рынка, поведением конкурентов и т.д.
Я набросал простой пример, и вот, как получилось. Каждый из этих процессов, скорее всего, имеет свои подпроцессы, скажем так. Например, организация продажи может подразумевать, что вам придется в частности обучать своих сотрудников продажам. Ну, скажем, я не могу знать, может, они профессионалы :-). Или, что понятно, что в плане маркетинга надо обдумать, как и где будете рекламироваться. Ну и так далее. Вот вам и определенная систематизация бизнеса.
2. Какой из процессов имеет самое существенное влияние на прибыль в моем бизнесе?
Тут, скорее, сразу понятно, но тем не менее. Сразу понятно, потому что я считаю, что в любом бизнесе самое важное – маркетинг. Привлечение новых клиентов и удержание старых. Суть вопроса больше в том, какой фактор на втором, третьем месте и так далее. Первое я уже отдал :-). Рейтинг какой-то составить. В общем надо понять взаимосвязи всех этих процессов и определить приоритеты. Вот, что имел ввиду. Так лучше звучит :-).
3. Как можно улучшить приоритетный на данный момент бизнес-процесс?
Вы составили рейтинг (в котором маркетинг всегда заранее на первом месте, я вас предупреждал :-)) и начинаете реально думать, как наладить бизнес-процесс? Именно тот, который является приоритетом. Ищите решения, как можно больше. Когда вы смогли наладить один бизнес-процесс, вы уже начали налаживать бизнес в целом. Далее следующий процесс и так далее, и так вокруг. Даже тем самым, что вы лучше понимаете, как устроен ваш бизнес и как бизнес-процессы взаимодействуют между собой, вы уже сделали огромный шаг к грамотной организации вашего бизнеса, не сомневайтесь.
Простой пример: допустим, вы грамотно наладили работу с базой клиентов, и они к вам возвращаются снова и снова. Понятно, что вы получите больше продаж и больше прибыли. Но и другие бизнес-процессы улучшатся (если вы, конечно, не делаете громких ошибок в других частях системы бизнеса). Например, больше прибыли, больше бюджет на маркетинг – лучший маркетинг. Больше продаж (и чаще), значит, накапливается опыт, а тем самым и мастерство у ваших продавцов. Больше постоянных клиентов у вас означает более стабильное сотрудничество для поставщиков тоже – вы будете у них иметь приоритет. Ну, и так далее.
Это очень грубый пример, конечно, но просто для наглядности. Каждый элемент системы улучшает систему в целом, это закон физики. А в том, что бизнес – это система, сомневаться не стоит.
Повторю саму суть: найти самые нижние звенья в бизнес-процессах и улучшать каждое из них по приоритетности.
4. Что-то улучшилось? Что именно? Как это измеряется?
Конечно, надо следить и измерять результаты всех этих «улучшений». Вдруг это не улучшения для вашего бизнеса? ???? В общем, как всегда говорю, контроль и анализ, друзья. Только так вы можете быть уверены в том, что вы на правильном пути и сможете наладить свой бизнес.
Налаживаем основные бизнес-системы в своем бизнесе
Давайте вернемся к нашему списку из основных бизнес-систем и процессов, который я выложил выше и обсудим его подробнее. Пункты в этом списке обязательны для выполнения в любом бизнесе. Правда, с различной степенью приоритетности в разных типах бизнеса. Не думайте, что там громкие слова, и что это сложное занятие. Как наладить бизнес, в самом деле, не такой уж непреодолимый вопрос.
Все, что нужно (с точки зрения сегодняшней статьи), это создание определенных правил и схем, по которым и будет выполняться работа в вашем бизнесе. Ну, организация предприятия, если вам больше по душе. Проще говоря, должен быть какой-то внутренний распорядок. То есть не пускайте все на поток. Я не могу вам здесь рассказать, как это должно выглядеть. Тем более, не все разновидности бизнеса — одинаковые, вернее – совсем разные. Но одно могу сказать: бизнес нужно начать с того, что ВЫ еще в самом начале должны определить правила игры в вашем бизнесе и следить за их соблюдением.
Это вы должны сказать (и задокументировать, естественно), по каким критериям оценивается результат, какая зона ответственности каждого, что, как, кем и когда выполняется и т. п. И это касается всех пунктов этого списка. Просто внесите ясность в работу. Вот и все. Конечно, теория теорией, и на практике все по-другому, но тем не менее.
Итак, подытожим: Самый простой способ наладить бизнес – систематизировать отдельные бизнес-процессы в своем бизнесе и улучшать каждый из них. Иными словами, наладить бизнес – это, в первую очередь, понять взаимодействие и влияние друг на друга разных процессов, а потом грамотно и предельно ясно организовать правила их выполнения таким образом, чтобы это привело к улучшению всего бизнеса.
Наверное, можно делать и по-другому. Может быть, в крупном бизнесе удается налаживать бизнес прямо вверху, не знаю. Но для малого и микро бизнеса, уверен, нужно начинать налаживать бизнес с самых низов. Таково мое мнение. А ваше?
Содержание статьи:
- Как систематизировать деятельность вашей компании?
- Описание и анализ бизнес-процессов компании
- Построение компании — мечты
Мусор в комнате рождает хаос. Мусор в жизни компании рождает банкротство.
В детстве, когда ваша мама учила вас заправлять постель, вы даже не могли представить себе, насколько эти навыки вам понадобятся в жизни.
Теперь, когда вы стоите у руля действующего бизнеса, вы четко понимаете, что постель следует заправлять, но как это сделать, в применении к компании?
На помощь приходит систематизация и структурирование бизнеса.
Когда ваша компания состоит из вас одного, вы выполняете всю последовательную цепочку действий, направленных на достижения результата самостоятельно. Вы выстраиваете систему бизнес-процессов, используя опыт предыдущих действий, приведших к положительному результату.
Если вы купили у поставщика А товар В, который продали в розницу через торговую сеть С, получив при этом прибыль, вы закрепляете положительный результат, пользуясь этим алгоритмом в дальнейшем.
Это и есть систематизация бизнес-процессов компании.
Но ваша компания растет, вы один уже не справляетесь с потоком поставщиков. Вы нанимаете работников.
- Один отвечает за взаимодействие с поставщиком А1 ,А2, А3.
- Другой отвечает за контроль качества товаров В1, В2, В3.
- Третий отвечает за взаимодействие с торговыми сетями С1,С2,С3.
Каждого из них вам следует ввести в курс дела. И вы объясняете каждому вновь нанятому сотруднику круг его обязанностей, последовательную цепочку его действий на рабочем месте и конечный результат, который от него ждут. Также вы описываете параметры конечного результата.
Например, сотрудник, работающий с поставщиками, не должен закупать товар в объемах больших, чем может сотрудник, отвечающий за контроль качества, проверить за определенный промежуток времени. Также, если сотрудник, отвечающий за размещение в розничный сетях, не может обеспечить обработку товара, ударная работа первого сотрудника полностью теряет смысл.
Это называется описание бизнес-процессов.
Систематизация бизнеса невозможна без правильно описанных бизнес-процессов. Обычно бизнес-процессы подразделяют на три типа:
- Управленческие;
- Оперативные;
- Поддерживающие.
Правильное выполнение каждого из этих трех типов ведет к реализации миссии компании.
Миссия компании — смысл, предназначение и причина ее существования.
Миссия компании отвечает на вопрос: “Зачем она существует? Зачем люди приходят на работу, чем они занимаются и как определяют, что они делают это хорошо?”
Миссия компании — сформулированные и неизменные ключевые ценности, идеология ведения бизнеса.
Видение — это целостное понимание того, какой компания должна быть в идеальном будущем, ориентир движения вперед. Ни одно здание не может быть построено, без четкого видения, какое оно должно быть. Так и компания, без четкого видения путей развития, обречена на крах, рано или поздно.
Начать систематизировать свой бизнес следует отталкиваясь от четко определенных миссии и видения.
Итак, миссия и видение четко прописаны и доведены до сведения каждого работника, что делать дальше?
Как систематизировать деятельность вашей компании?
Онлайн программа по созданию команды и системы
Описание и анализ бизнес-процессов компании
Вы задумывались, как работает ваша компания? Наверняка. А знают ли это ваши работники?
Начните с того, что просто опишите ключевые бизнес-процессы, те, которые часто повторяются, уже отработаны и должны выполняться именно таким способом. Если ваша компания уже состоит из более, чем одного человека, дайте это задание тем сотрудникам, которые максимально опытны и экспертны в конкретных процессах и задачах.
Прочитайте, проанализируйте их заметки и ответьте себе на следующие вопросы:
- Понимает ли работник, что он делает каждый день?
- Знает ли он к чему приведет то или иное его действие?
- В каком месте производственной цепочки сотрудник недорабатывает и какова причина?
- Счастлив ли он? Насколько работник мотивирован результатом своей работы?
- Каковы его рабочие взаимоотношения с остальными сотрудниками компании?
Обработав и проанализировав эти данные создайте структуру компании с зонами ответственности, результатами деятельности по каждой должности, именами людей, в том числе укажите сотрудников, которые работают удаленно, входят в так называемый аутсорс.
Теперь у вас есть “снимок” текущего состояния бизнеса “как есть” с понятными слабыми и сильными сторонами каждого сотрудника.
Построение компании — мечты
Для того, что бы так тщательно проведенный анализ и проработанная модель вашей компании-мечты не остались только на бумаге, вам необходимо создать управленческий костяк.
Присмотритесь к вашим работникам.
Кто, по вашему мнению,
- самый ответственный?
- обладает необходимыми способностями?
- наиболее мотивированный?
- наиболее опытный?
Отберите, протестируйте каждого кандидата, передайте зону ответственности постепенно, определите цели и критерии оценки, проконтролируйте и поправьте его ошибки, определите вместе с ним подходящую систему мотивации. делегируйте ему полномочия по контролю определенного участка работы.
Обязательно объясните ему, что такое систематизация бизнеса, зачем она нужна, и как она отразится на его личном благосостоянии.
Активно пользуйтесь похвалой, выказывайте уважение, ставьте в пример и мотивируйте любым другим способами. Высоко мотивированный, довольный своей работой и результатами сотрудник принесет неоценимую пользу компании.
На последок хотелось бы заметить, что выполнив однажды эту работу по систематизации и структурированию деятельности компании вы не потратите время зря. Четко придерживаясь намеченных планов, вы очень быстро заметите повышение эффективности и, как следствие, прибыли компании.
Полезно? Поделитесь с друзьями или коллегами:
Когда начинать описывать бизнес-процессы
Как только вы наняли первого сотрудника. Вам необходимо объяснить ему задачи и обязанности, обучить, передать все ресурсы для начала работы, ответить на “глупые” вопросы, поставить задачи и проконтролировать их исполнение.
Когда есть прописанные регламенты, инструкции и процессы, внедрение нового сотрудника (и замена другим сотрудником, если этот не справится) займет меньше времени. И вы будете уверены в качестве его работы.
Если в компании больше 1 сотрудника, а процессы не прописаны, вот с чем вы скорее всего уже сталкивались:
- Сотрудники не выполняют поставленные задачи, потому что нет четко прописанных регламентов и процедур.
- Из-за ошибок сотрудников, компания срывает сроки выполнения заказа.
- Принятие решений завязано на вас, делегировать задачи трудно, поскольку вы боитесь потерять качество работы.
- Открыть новые филиалы невозможно, так как нет описанных процессов.
- Вам приходится тратить много времени и сил на обучение и адаптацию новых сотрудников.
Чем быстрее вы систематизируете бизнес-процессы, тем быстрее выйдите из текущих задач и начнете посвящать время семье или новым проектам. И, что самое интересное, еще больше зарабатывать.
В описании бизнес-процессов есть несколько подходов:
- Делаете все сами.
- Обращаетесь к эксперту, который уже прописал и внедрил все процессы в своей компании и помогает другим бизнесом.
- Обращаетесь в специализированные компании, где каждый сотрудник отвечает за свой объем задач.
Построение и оптимизация бизнес-процессов осуществляется в пять этапов:
Этап 1. Разработка модели организации “как есть”.
Этап 2. Анализ модели организации “как есть”.
Этап 3. Разработка модели организации “как надо”.
Этап 4. Разработка плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.
Этап 5. Внедрение изменений и построение организации “как надо”.
В этой статье я расскажу про первый способ описания бизнес-процессов.
Этапы описания бизнес-процессов
1-2 этап. Определение бизнес-процессов “Как есть” и его анализ.
На этом этапе важно прописать, как работает компания в настоящий момент. Нарисуйте организационную структуру (кто кому подчиняется), пропишите должностные обязанности каждого сотрудника на данный момент времени + этапы сделки от подачи рекламы, до получения оплаты от клиента.
Пропишите регламенты, процесс планирования работы, бюджетирование компании, еженедельные/ежемесячные планерки, решение конфликтных ситуаций с клиентами.
Опишите работу компании по каждому направлению — маркетинг, продажи, подбор персонала, финансовый отдел, бухгалтерия, производство или склад. Не бойтесь писать как есть, со всеми проблемами и сложностями. Это самый трудный этап в работе с бизнес-процессами. Чем честнее вы будете, тем легче составить идеальное решение в будущем.
Начав прописывать эти показатели, вы увидите слабые стороны в работе компании. Поймете, где происходит сбой в работе с клиентами. Главная задача на данном этапе — определить исходную ситуацию в компании.
После этого, необходимо проанализировать текущую ситуацию и понять, почему в процессах случились сбои. Обычно это случается из-за того, что в компании нет четко выработанных регламентов или нет назначенных ответственных. Для анализа текущей ситуации привлекайте не только руководителей компании, но и рядовых сотрудников, чтобы они дополнили анализ. Сотрудники не только будут рады, что вы хотите услышать их мнение, но и смогут дать конструктивную обратную связь.
3-4 этап. Разработка модели организации “Как надо” и плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.
На этом этапе вы прописываете тот идеальный вариант работы компании, который хотите получить. Можно взять вариант “как есть” и прямо на нем вносить необходимые правки. Лучше всего описывать все в наглядном графическом виде, используя программы по составлению mind-карт.
Это похоже на работу над личным имиджем: на первом этапе вы оцениваете и анализируете свой гардероб, а на втором составляете идеальный образ, которому хотите соответствовать. Если самому сложно, можно обратиться за помощью к стилисту. Далее составляете план покупок необходимых вещей, посещения парикмахерской или салона красоты.
На этом этапе полезно пообщаться с руководителем компании, в которой уже отлажены бизнес-процессы. Не обязательно просить совета у конкурентов, многие процессы повторяются в схожих нишах.
Чтобы реализовать план перехода, обязательно укажите сроки и ответственные лица. Дело за малым — показать план сотрудникам и объяснить, зачем и почему вы это делаете. Ответственные люди, ориентированные на результат, поддержат перемены, поскольку работать станет намного удобнее и быстрее. А вот ленивые и безответственные любые изменения воспримут в штыки. Будьте готовы к этому.
5 этап. Внедрение изменений и построение организации “Как надо”.
После описания каждого бизнес-процесса, необходимо постепенно внедрять их в работу. Знаю много компаний, которые хранят целую кипу документов с так и нереализованным планом изменений. Поэтому я использую подход “прописал — протестировал — докрутил — внедрил — проконтролировал”. Только так можно получить работающие процессы.
Найдите сторонников изменений в компании и сформируйте “бригаду изменений”, которая будет помогать вам внедрять и контролировать новые процессы.
Время, потраченное на описание и внедрение бизнес-процессов, окупится в несколько раз. Одна из причин отсутствия бизнес-процессов в компаниях — нехватка времени руководителя. Но главная причина в отсутствии понимания “зачем и как это нужно делать”.
Автор: Р. Абдулов
Источник: материалы сайта introvert.bz