Инвентаризация как идея для бизнеса

Чтобы поддерживать организм здоровым, нужно раз в год проходить обследование. Бизнес — в каком-то смысле тоже организм. Чтобы он работал и приносил прибыль, необходимо регулярно проводить инвентаризацию. Вся беда в том, что зачастую такая важная процедура проводится неграмотно и не даёт нужных результатов.

Основатель компании ORRLA Ольга Кузнецова уверена, что инвентаризацию должны проводить специалисты, при том независимые. Почему? Ответ на этот вопрос, а также информацию о том, где найти клиентов, как не нужно проводить инвентаризацию и чем в проведении учета помогут современные технологии, читайте далее.

В 2010 году я решила переехать в Москву. На тот момент у меня уже был опыт организации бизнеса в сфере b2b, в сфере услуг — собственная клининговая компания в регионе. Но что нужно было столичному рынку я не знала, а потому принялась за поиск бизнес-идеи.

Поскольку работать я и дальше собиралась в сегменте b2b, за свежими идеями обратилась в московский бизнес-клуб. Среди прозвучавших там предложений я выбрала десяток наиболее интересных, а после проанализировала их и остановилась на аутсорсинге услуг инвентаризации. Этот бизнес показался мне понятным, нужным и логичным.

До этого мне приходилось проводить инвентаризацию на складе в собственной клининговой компании. Клининг требует очень большого числа самых разных расходных материалов, поэтому вопрос инвентаризации и контроля за имуществом, которое было в работе, у нас стоял весьма остро.

Но этих знаний оказалось недостаточно, нужны были люди с более богатым опытом работы в данной сфере, а также толковые программисты и инвесторы. Поэтому после возникновения идеи я стала собирать команду. Стоит отметить, что люди, в основном, сами приходили в проект. По большей части это были те, кто уже был мне знаком по другим проектам и направлениям бизнеса. По объявлению мы приняли только одного человека.

Конечно, по началу я подумала о том, что будет проще купить франшизу и не тратить время на собственные разработки, но в России предложений в этой сфере на тот момент не было, а западные компании с неохотой продавали франшизу в Россию. Поэтому пришлось всё делать самостоятельно: писать необходимое для работы программное обеспечение, выходить на рынок, отрабатывать технологии продаж и искать первых клиентов.

К моменту выхода на рынок мы столкнулись с одной довольно серьёзной сложностью: потенциальные клиенты в Москве уже знали, что можно доверить инвентаризацию на аутсорсинг другой компании, мы же были абсолютно неизвестными и не имели никакой репутации. Но здесь снова помогли знакомые, у которых были собственные сети магазинов. Именно на их объектах мы тренировались проводить инвентаризацию, опробовали свою программу. Это очень важно на первых порах: вроде бы у вас уже есть определённые представления о том, как должно работать ПО, но

в начале часто возникают моменты, которые по неопытности не удается учесть.

Пока мы практиковались в оказании услуг, наши программисты писали сайт, который мы начинали активно рекламировать. Это очень важный момент, поскольку стандартные возможности для рекламы в этой сфереиспользовать бессмысленно. Поэтому мы вручную составляли базу с контактами потенциальных клиентов — как одиночных магазинов, так и торговых сетей, складских операторов, крупных компаний, а после в течение нескольких месяцев обзванивали их и предлагали свои услуги.

Тем не менее, появление первого заказчика оказалось для нас неожиданным: он позвонил сам и попросил проинвентаризировать его склад. Мы подготовили программу, собрали людей и вышли на объект. Всё это заняло больше времени, чем хотелось бы, проверка прошла не идеально, но клиент остался доволен, принял работу и ровно через год снова к нам обратился.

Когда мы пять лет назад выходили на столичный рынок, он был практически пустым. Сейчас же в Москве работает около 20 компаний, подобных нашей. Некоторые из них стартовали параллельно с ORRLA, другие подхватили идею позже, третьи вышли из нашей компании. Есть и те, кто работал в смежной сфере и решил расширить пакет услуг.

В регионах аутсорсинг услуг инвентаризации развивается не так стремительно. Местные компании, конечно, есть, но качество оказания услуг у них в целом ниже. В Москве же сосредоточено множество компаний, и мы проводим инвентаризацию в них практически каждый день, получая ценный опыт.

У регионалов возможностей усовершенствовать ПО и набить руку куда меньше. Но, тем не менее, до региональных сетей и компаний постепенно начинает доходить, что для успешного бизнеса им нужна регулярная и качественная инвентаризация, а потому спрос на неё растёт.

Тем, кто выходит на этот рынок, нужно понимать несколько вещей. Во-первых, инвентаризация — это бизнес на долгий срок, он требует серьёзной подготовки и определённого времени на запуск. За месяц он не заработает.

Во-вторых, нужно активно вести дела. Недостаточно просто дать рекламу и ждать, когда начнут приходить клиенты. Их нужно убеждать, давать максимум информации, которую клиент услышит и поймёт. Конечно, это непросто, но зато конкурентов в этой сфере немного.

Еще лет пять назад — а в некоторых компаниях и сегодня — инвентаризация проводилась своими силами. Магазин закрывался (наверное, все вы помните обидную табличку с надписью «учёт» на двери), и продавец начинал сам всё пересчитывать и маркировать. Естественно, проверить, верно ли проведена такая инвентаризация, было нельзя.

Руководитель бизнеса, в сущности, просто доверялся своему сотруднику.

Более прагматичные хозяева проводили пересчёт сами, но и тут вероятность допустить ошибку оставалась высокой. Инвентаризацию должны проводить не сами продавцы или владельцы бизнеса, а независимые эксперты.

Сети магазинов действовали иначе. Они создавали свои контрольно-ревизионные отделения, которые и проводили инвентаризацию. Для них набирался штат руководителей и линейных сотрудников. Но дело в том, что когда сеть растёт, людей для контроля не хватает, их приходится постоянно набирать. Такой отдел требует всё больше расходов, а это невыгодно.

На складах обычно ситуация ещё сложнее. Чтобы обслуживать работу даже крупного склада, нужно небольшое число регулярных сотрудников. Но чтобы провести инвентаризацию, этого числа людей не хватает. Приходится временно нанимать ревизоров со стороны, но разве можно как-то гарантировать их честность? После инвентаризации по старинке работу людей необходимо перепроверять.

Мы проводим инвентаризацию по новому типу. Во-первых, мы работаем по ночам, чтобы бизнесу не приходилось приостанавливать работу. Во-вторых, в нашем случае заключается договор с инвентаризируемой компанией, мы гарантируем, что все наши сотрудники проверены и компетентны. Кроме того, у нас есть оборудование и ПО, которое позволяет проверять самих себя.

Программное обеспечение для своей работы мы создавали сами. Поначалу была мысль о том, чтобы купить необходимую программу за рубежом, но она потребовала бы адаптации. Проще было написать всё с нуля. Общие принципы мы взяли у европейского аналога, и начали работу. Чтобы получить именно то, что нам нужно, пришлось написать три разные программы. На это ушло достаточно большое количество времени и около 1 млн рублей. Зато теперь у нас есть наиболее удобное для инвентаризации ПО.

Во-первых, оно позволяет большому количеству сотрудников работать с базой без проблем и «зависаний». Это очень важно для работы на крупных объектах. Чтобы проверить большой склад, нужно как минимум 60 человек, которые будут сканировать информацию об имуществе одновременно.

Во-вторых, наши сканирующие терминалы позволяют не просто вносить данные в базу, но сразу же показывают, что за имущество было только что учтено в отличие от обычных программ, которые позволяют только отсканировать артикул, а потом его приходится сверять в программе.

В-третьих, ПО отображает, какой из наших сотрудников сколько единиц имущества отсканировал. Благодаря этому, мы можем сразу же увидеть ошибки и свести к минимуму человеческий фактор. Обычные программы такого сделать не позволяют.

Ну и наконец, с помощью нашего ПО мы можем быстро осуществлять выгрузку большого объема информации. Стандартные инструменты вроде Exel просто не позволяют сформировать данные для 3 млн единиц товара, а другие системы тратят на выгрузку несколько часов, что увеличивает время инвентаризации. У нас же на выгрузку уходит порядка 30 минут. Именно «софт» — это основа нашей работы и главное конкурентное преимущество.