Инициация проекта бизнес план проекта

Развитие управленческой культуры, к сожалению, не всегда идет поступательно равномерно. Например, к тому, что процессам планирования проекта нужно уделять внимание на протяжении практически всей его продолжительности, многие руководители уже привыкли. Но вот инициация проекта далеко не в каждом случае воспринимается как нечто значимое. Тем не менее, практика показывает, что усилия и время, потраченные на процедуры инициации, способны значительно повлиять на качество и результативность работы над проектной задачей.

Что является основанием для начала проекта?

По существу, инициатором проекта может выступить любой сотрудник компании, если он в этом усматривает необходимость и понимает, что в штатном операционном режиме эту задачу не решить, и она требует объединения усилий целой группы участников. Однако для одной категории работников инициация является обязанностью, а для других групп она всего лишь похвальная активность. Если встать на позицию финансового управления и системы бюджетирования, то, как правило, именно руководители центров финансовой ответственности и обязаны в основной своей массе выступать инициаторами. Назовем основные причины рассмотрения идей и их проработки на предмет запуска в проектную реализацию.

1. Возможность получения выгоды от инвестиционной деятельности. Бизнес должен развиваться, а основой этого является полученная прибыль. Расширение потенциала прибыльности компании происходит в результате реализации проектов инвестиционной направленности. Поэтому инвестиционная привлекательность является ключевым основанием для проектного начинания.
2. Изменившиеся требования действующего законодательства и социальная ответственность бизнеса. Например, законодательство выдвигает новые требования к экологическим условиям деятельности предприятия, или заключается новый коллективный договор с трудовым коллективом, требующий реализации и новой социальной программы.
3. Изменившиеся рыночные условия. Например, смена формата магазинов розничной сети вынуждает компанию в сфере ритейла осуществить инвестиции в проектной форме.
4. Технический и технологический прогресс, непрерывно изменяющий ресурсные требования к бизнесу. Например, появляются совершенно новые технологические решения, которые может и не несут в себе прямой выгоды в текущий момент, но позволяют изменить производственный процесс, что в конечном итоге дает коммерческие и экономические преференции.
5. Проблемы управления и вызванные ими задачи.

В глобальном смысле все проектные решения связаны с проблемами управления. И при рассмотрении стратегического контекста проблематизации решение уникальных задач носит характер либо реализации возникающих возможностей, либо исключения затруднений (проблем) более низкого уровня. Напомню, что под проблемой в управленческом смысле мы понимаем неопределенность или противоречие в процессе познания явления деятельности. Их устранение невозможно с позиции действующей концепции управления для принятия решения.

В этом суть и базис стратегического планирования – выстроить такую последовательность уникальных задач (проектов), реализация которых выведет компанию на устойчиво новое состояние и концепции управления и уровня развития бизнеса. Процесс инициации с идейного замысла может начинаться в регламентной процедуре подготовки к сессии стратегического планирования или же тактического бюджетного процесса, а может возникнуть спонтанно, ситуационно. Последнее крайне нежелательно, но с этим поделать ничего нельзя, таковы наши современные реалии, мир порой меняется гораздо быстрее любых планов.

Цели и задачи проектной инициации

Проектная инициация – это не один процесс, а целая их группа согласно стандарту PMI. Они формируют начальную группу мероприятий для обеспечения состоятельности самой проектной идеи и запуска ее проектной реализации. При этом уже на данной фазе выявляются и даже устраняются многочисленные риски, отработать которые на стадии инициации гораздо выгоднее, чем после старта проекта. Инициация метафорична фразе из поговорки «Семь раз отмерь!», поскольку планирование и исполнение, начавшись практически одновременно, после приказа о начале проекта становятся значительно более затратными.

Выше вашему вниманию предложена модель процессов инициации, заимствованная из курса МВА по управлению проектами А.В. ПолковниковаПолковников А.В. Управление проектами. Полный курс МВА/ А.В.Полковников, М.Ф.Дубовик – М.:Издательство «Олимп-Бизнес», 2016 – 552 с. . Каждому процессу функциональных зон проектной интеграции и содержания на нашем сайте посвящен отдельный материал. Нас же здесь интересует в большей степени само начало инициации в вопросе, как принимается решение о проекте и о его месте в портфельном рейтинге? И прежде чем мы перейдем к его рассмотрению, предлагаю определиться с целями и задачами, которые решаются процедурами инициации. Ключевая задача этой работы состоит в определении, согласовании и утверждении показателей и результата проекта, если он принимается к исполнению в обозримой перспективе (в ближайший год). Основными целями инициации предлагаю считать:

• принятие решения о судьбе проектной идеи, предложенной инициатором;
• установление приоритетности решения проектной задачи;
• достижение соглашения с менеджером проекта о принятии им ответственности за проект, в форме устава;
• достижение понимания заинтересованными сторонами основных характеристик проекта, отраженных в уставе;
• старт проекта и ясность относительно дальнейших действий по нему у заказчика и куратора.

Среди задач-результатов процессов инициации выделяются следующие.

1. Основная идея, получившая форму согласно его уровню: концепция, ТЭО, бизнес-кейс, бизнес-план, презентация, первично рассмотренная руководством компании.
2. Идея проекта, включенная в список для рассмотрения на сессии стратегического планирования, проблемно-ориентированной сессии или на заседании бюджетного, проектного комитетов по инвестиционному направлению.
3. Презентация проекта и сопутствующая документация, рассмотренные на соответствующем мероприятии с позиции проблемности, важности и достижимости.
4. Установленная и согласованная цель проекта.
5. Принятое решение о включении проекта в портфель и о его месте в нем.
6. Установленные границы и результаты проекта.
7. Выявленные ожидания и требования заинтересованных сторон.
8. Идентифицированные и проанализированные ключевые риски и ограничения.
9. Найденные критерии успешности проекта.
10. Руководитель проекта, принявший на себя ответственность и приданные полномочия.
11. Состав команд управления и реализации проекта, соответствующая организационная структура.
12. Утвержденный устав и укрупненный план проекта.

Планирование проекта следует сразу за его инициацией, но между процессами планирования и процедурами инициации имеется обратная связь, возникающая, например, по итогам получения закупочной документации. Ниже представлена часть процессной модели PMBOK, на которой мы и наблюдаем прямые и обратные связи между процессами.

Выбор проектных инициатив

Предположим идеальный вариант развития событий, при котором практически все инициативы выдвинуты к ежегодному мероприятию, посвященному стратегическому планированию. То есть в штатном режиме все инициативы обработаны проектным комитетом. Заслушаны предварительные презентации, по наиболее значимым мероприятиям уровня направлений деятельности и выше разработаны бизнес-планы. По существу, разработка ТЭО, бизнес-планов, иных предварительных расчетов является подготовкой к серьезной групповой работе над проблемами управления и развития компании.

Начинается сессия стратегического планирования или иное мероприятие подобного типа, на котором отрабатываются существенные затруднения для движения компании вперед по канве видения и миссии. Выявленные проблемы предваряют планирование, дерево проблем порождает построение дерева целей. Как раз в это время процесс подходит к весьма важному моменту: к рейтингу проблем и целей подводится пул проектных инициатив, которые начинают состыковываться между собой как некие «пазлы». Ведь еще в момент рождения идей они уже в большей своей части соответствовали присутствующей симптоматике и, возможно, еще не выявленным, а только ощущаемым проблемам.

Когда синхронизация проблем, целей и инициатив произведена, команда управленцев переходит к формированию рейтинга инициатив на основе трех параметров: проблемности, важности и достижимости результата. Под проблемностью мы понимаем уровень проблем, которым соответствует предлагаемое проектное решение. Оно оценивается в ходе коллективной работы присвоением инициативе балльной оценки от 0 до 10. Чем выше оценка, тем выше проблемность инициативы.

Процесс присвоения рейтинга инициативам продолжается по критерию важности. Важность может складываться от нескольких параметров, в зависимости от предпочтений управленческой команды. Один из вариантов разграничения критерия важности предусматривает оценку актуальности инициативы, ее эффективность и объем целевой группы. Далеко не каждая инициатива, хоть и проблемная, требует реализации немедленно. Часто оценка эффективности инвестиций имеет значительно большее значение, и этого нельзя не учитывать. Тут как раз бизнес-планирование, которое выполнено предварительно, ТЭО и расчеты дают хорошее основание для принятия оценочного решения.

Что мы понимаем под объемом целевой группы? Состав и значимость заинтересованных в проекте сторон также очень важен и требует хотя бы субъективной экспертной оценки. Это могут быть непосредственно участники проекта: заказчик, инвестор, куратор, PM и т.д. К целевой группе относятся также и пользователи проектных результатов, заинтересованные в его успехе косвенно: кредитные учреждения, бюджет, клиенты, поставщики и т.п.

Далее вы можете посмотреть на пример таблицы расчета рейтинговой оценки инициатив. Веса в таблице расставлены так, как сочла группа руководителей одной из производственных компаний в ходе мозгового штурма. Это не является каким-то эталоном, но для сравнения предложенные соотношения можно взять.

Наконец, третьим большим критерием оценки выступает достижимость или реализуемость инициативы. Она тоже делится на параметры:

• бюджета (инвестиционной емкости);
• трудоемкости;
• наличия внешних противодействий со стороны конкурентов, контролирующих органов, социальной сферы и т.п.

В настоящей статье мы осуществили обзор основных процедур инициации проекта. Нами определены основные цели и задачи этой работы, акцентировано внимание на инструментальной процедуре формирования рейтинга инициатив для отбора их в портфель проектов. По своему опыту я знаю, что генеральному директору, кураторам и РМ часто не хватает такой увязки проблем, стратегических целей и проектных инициатив в единый контекст решений, чтобы возникли правильные ориентиры развития. А в динамике реальных событий расставленные таким образом приоритеты небесполезны.

Источник