Идей по улучшению бизнеса
Сегодня поговорим о том, как улучшить бизнес. Свой бизнес, конечно :-). Я как-то уже писал, как и что вы можете улучшить в своем бизнесе уже сегодня. В настоящей статье мы разберем несколько бизнес-процессов и составляющих, которые вы можете улучшать всегда, сделав успешнее, бизнес в целом. Хотелось бы обратить внимание, предпринимательство и бизнес – это постоянное улучшение, в принципе, друзья. Это основная задача предпринимателя. Кто этого не понимает, тому сложно быть успешным предпринимателем, я уверен.
Бизнес – это много бизнес-процессов воедино. Но улучшая каждый из них по отдельности, вы можете улучшить бизнес в целом. Без ограничений – любое, даже самое маленькое улучшение в вашем бизнесе может иметь butterfly эффект (когда маленькие изменения со временем обеспечивают большие результаты). Но сегодня мы поговорим о 5-ти бизнес-составляющих, по-моему, самых важных, улучшив которые, вы точно поднимите бизнес на иной уровень. Плюс, на эти 5-ть элементов, вы, как владелец бизнеса и предприниматель, всегда можете напрямую влиять. А, значит, улучшить собственный бизнес – все в ваших руках.
Как улучшить свой бизнес
Начните улучшать свой бизнес уже сегодня:
Далее список из 5-ти бизнес-элементов, которые вы непременно можете начать улучшать.
1. Маркетинг
Как вы, не сомневаюсь, понимаете, маркетинг – самая важная составляющая в бизнесе. И, к счастью, она вам подконтрольная. Это счастье, что вы можете контролировать самый главный процесс в вашем бизнесе, согласитесь :-). Улучшая ваш маркетинг, вы существенно можете улучшить реализацию своей бизнес-идеи. Сделайте лучше хоть чуть-чуть любую маркетинговую активность и получите результат. Только, подчеркиваю, сделать надо лучше, а не просто что-то поменять. Для этого, конечно, надо следить и контролировать, анализировать и делать выводы. Проще говоря, следите за каждой из своих маркетинговых активностей и оценивайте результаты. Вот несколько советов, как улучшить собственный бизнес, улучшая маркетинг:
- Следите за рынком и тенденциями.
- Измеряйте все.
- Анализируйте результаты и отстраняйте любые неэффективные (и малоэффективные) методы.
- Помните о принципе Парето 80/20.
- Пробуйте разные каналы маркетинга и рекламы.
- Экспериментируйте с рекламой: пробуйте разные тексты, дизайн, носители.
- Если нашли эффективные каналы, переместите туда большую часть своего маркетинга.
- Но не прекращайте искать еще лучшие.
2. Стратегия
Менять стратегию каждую неделю, конечно, не стоит, тем более к улучшению вашего бизнеса это вряд ли приведет. Но пересматривать ее время от времени – совсем другое дело. Пересматривать бизнес-план и стратегию – это проверить их на соответствие вашим целям и ценностям (вдруг что-нибудь в этом смысле поменялось у вас). В таком случае, изменение стратегии является самым мощным способом улучшения бизнес-результатов. Хочу предостеречь вас – не думайте в ключе «у меня все по-прежнему, все по плану, ничего менять не надо». Может быть и не надо, но, чтобы убедиться в этом, реально возьмите и сделайте «пересчет» своей бизнес-стратегии на бумаге. Потому что ваша стратегия – ваш бизнес-путеводитель, и если он неверный… сами понимаете. Вот несколько практических советов:
- Пересмотрите ваши цели — остались ли они прежними? Может, есть что добавить? Или исключить?
- Соответствует ли стратегия обозначенным целям? Иначе говоря, является ли именно эта стратегия самым подходящим вариантом для выполнения ваших целей и задач? Причем, стратегия может быть уже не самой подходящей, даже и если цели не менялись, может, поменялись обстоятельства…
- Рассмотрите варианты с другими целями и/или другими стратегиями. Убедитесь, что сделали правильный выбор.
- Смело меняйте все, что считаете нужным в ваших целях и стратегиях. Сегодня вы точно умнее, чем вчера или месяц назад (или когда там вы в последний раз рассматривали свои цели). Опыт точно больше. Поэтому внедряйте. Если не будете верить себе, то кому?
3. Бизнес-модель
Бизнес-модель – это то, как вы ведете свой бизнес и что в нем происходит. То есть это, по сути, описание всех бизнес-процессов в одном: от закупок или производства до продаж или бухгалтерии. Все, что происходит в вашем бизнесе, еще раз говорю. Улучшение любого бизнес-процесса даст результат, не сомневайтесь. Соответственно, пространства для маневра (т. е. для улучшения, конечно же :-)) много. И им надо грамотно воспользоваться.
Как это сделать? Очень просто, на самом деле. Вот несколько подсказок:
- Возьмите и представьте свой бизнес графически (да просто нарисуйте, свяжите все процессы стрелочками).
- Взгляните на ваш бизнес «в графическом виде».
- Что там происходит? Как это происходит? Как сделать лучше тот или иной процесс?
- Как ослабить или наоборот усилить взаимосвязь между процессами (в зависимости от того, что вашему бизнесу нужно, естественно).
- Найдите слабые звенья и подумайте, как это поправить?
- В общем, сделайте новую, более эффективную бизнес-модель, и вы улучшите свой бизнес.
Хочу подчеркнуть – это не делается за 20 минут. Пересматривайте графику в течение некоторого времени, каждый свежий взгляд может привнести новые идеи. Да пусть она даже всегда будет на вашем столе.
4. Капитал
Знаю, что подумали – ну, вот, денег опять надо вкладывать. В принципе, было бы неплохо, если они есть и есть еще хорошая задумка. Но, капитал, кроме финансового, бывает и другой. Бывает еще и человеческий и интеллектуально-организационный капитал – ну, так будем их называть.
Во-первых, про финансовый все-таки скажу. Но не о его надобности (я об этом высказался выше), а наоборот. Дополнительные денежные влияния в бизнесе не гарантируют результат! Если вы плохо ведете свой бизнес или просто ошиблись с нишей, допустим, и дела идут не очень, то вы думаете, что потратив еще столько-то тысяч, вы все наладите? Да ни фига не наладится. Бизнес надо налаживать не тратой денег. Конечно, дополнительная инвестиция, обдуманная, с целю – это неплохо. Но, только так, друзья! Когда вы понимаете, зачем и почему деньги работают.
Во-вторых, о человеческом капитале. Это люди, которые трудятся в вашем бизнесе, их знания, опыт, навыки. Это тоже капитал и существенный. Понимаете, да? Так вот, вы же можете его улучшить, правильно? Как? Ну необходимо выбирать их тщательнее, либо учить и растить их. Ну, и платить им по заслугам. Хотите улучшить бизнес – улучшите работу сотрудников. Все логично, не кажется?
И, в-третьих, друзья, об интеллектуально-организационном капитале. Это вся нематериальная собственность вашего бизнеса. Это ответы на вопросы, как мы используем человеческий и финансовый капитал, как обращаемся со всеми своими (не личными, а бизнес, в лице людей, конечно) качествами, умениями, способностями, это все правила, внутренние распорядки, схемы ведения бизнеса… Вы поняли, о чем речь, надеюсь? О том, чтобы быть эффективными, чтобы все грамотно организовать, о том, чтобы использовать максимально все свои ресурсы. Если вы, как предприниматель этого не добиваетесь, у вас не получится улучшить свой бизнес. Или наоборот – у вас неимоверно огромное пространство для улучшений :-). Так, наверное, лучше – позитивнее смотрим на вещи:-).
5. Предприниматель
Это вы предприниматель, да? Ну, что же…тогда придется над собой поработать тоже. Но раз вы здесь и читаете все это, то, наверное, у вас с этим как раз нет проблем :-). На самом деле, это очень серьезный вопрос. Вы лично должны становиться лучше, чтобы улучшить свой бизнес. Если вы не будете приобретать новый опыт, новые знания, навыки, знакомства, то, как вы бизнес будете совершенствовать, спрашивается? Если вы не научитесь ничему новому, и ваш бизнес будет просто стоять тут же. И в один, не очень прекрасный день, он просто свалится совсем. Жалко.
Поэтому, друзья, ну, серьезно – хотите улучшить бизнес, улучшайте себя! Правда.
Итак, вы поняли, как улучшить бизнес? Конечно, поняли. Тогда быстро за дело :-). Если серьезно, буду рад порассуждать на эту тему с вами. Пишите в комментариях.
Любой бизнес может работать лучше и приносить больше прибыли! Более того, задача каждого предпринимателя – заниматься постоянным улучшением, иначе настанет стагнация, а это путь в никуда. Чтобы понять, как улучшить бизнес, нужно, во-первых, не откладывать этот вопрос на потом, а, во-вторых, осознать, что в рамках вашего дела запущено множество бизнес-процессов, объединенных общей задачей. Можно начать с каждого из них, и любое, порой даже незначительное улучшение принесет butterfly эффект, то есть большие результаты на выходе.
Способ №1: для УТП нет пределов совершенства!
Оптимизация бизнес процессов должна начинаться с совершенствования уникального торгового предложения. Нужно поставить все так, чтобы УТП стало неотъемлемой составляющей спроса, а это значит, нужно поставить себя на место своей ЦА и задать те же самые вопросы, что задают ваши потенциальные клиенты.
Помните о правиле, существующем в экономике – ценообразование не влияет на уровень спроса в рамках рыночных взаимоотношений. То есть размер ценника не является ключевым фактором. Вы можете поднять цену на продукт, и предлагать самые дорогие услуги в сравнении с конкурентами, но находиться среди лидеров. То есть в приоритете уровень сервиса. Расставьте правильно акценты на обслуживание, и вопрос, как улучшить бизнес, частично решится.
Способ №2: делайте охват широким
Итак, у вас есть определенный сегмент клиентов, но это не значит, что нужно на этом останавливаться. Попробуйте расширить диапазон своих действий, чтобы вашу «морковь» клиент захотел даже, находясь на приеме у стоматолога. Это возможно через развитие спектра предоставляемых услуг. Например, вы продаете овощи, а попутно начните реализовать овощные соки, рагу, корзины. В любом сегменте бизнеса найдется место для обширного хвата. Даже если это бетонные ступени, можно предложить возведение лестницы целиком. Если стоять на месте, улучшение бизнес-процессов так и не произойдет!
Способ №3: автоматизируйте все процессы
Если у вас больше, чем 3 клиента, то автоматизация – одна из приоритетных задач для вас. Что это значит? Внедрение CRM системы способно устранить все рутинные процессы, сделать взаимодействие с клиентами удобным и эффективным. Исключаются любые ошибки, искажение информации, появляется масса дополнительных аналитических и маркетинговых инструментов, как улучшить бизнес-процессы. Вы перестаете зависеть от менеджеров и консультантов, которые не будут вечно работать с вами, а после ухода «заберут» с собой бесценные сведения. На рынке сегодня представлено масса продуктов в этой области, в том числе, и практически бесплатных, займитесь этим вопросом и подберите оптимальное решение для себя и своей компании.
Способ №4: проработка маркетинга
Оптимизация бизнеса через маркетинг – один из самых продуктивных путей. Да, вопрос очень емкий и многоуровневый, ведь именно маркетинг является ключевой составляющей любого предприятия, и хорошо, что эта составляющая подконтрольна вам. Добившись любой маркетинговой активности, вы неизбежно получите результат. Вам требуется не просто сделать изменения, но сделать лучше, чем было, хотя бы на немного. Вот несколько направлений, которые позволяют добиться улучшения бизнес процессов:
- Изучайте рынок, его тенденции, своих конкурентов и берите на заметку все самое интересное и востребованное.
- Привыкните в рамках оптимизации бизнеса все измерять в точных цифрах.
- Используйте полученные данные для анализа результатов и отказывайтесь от любых малоэффективных моделей.
- Не концентрируйтесь на одном канале рекламы. Пробуйте разные и выбирайте те, что работают лучше всего, опять-таки отталкиваясь от реальных показателей, которые вы измеряете.
- Поиграйте с рекламой — берите качественные тексты, проработайте дизайн.
- Никогда не прекращайте искать более эффективные схемы оптимизации бизнеса.
Способ №5: делайте манёвры в бизнес-модели!
Если говорить простым языком, то бизнес-модель демонстрирует то, как вы ведете свое дело, что в нем происходит. То есть мы говорим обо всех бизнес-процессах, начиная с закупок, заканчивая бухгалтерией. Возьмите любой из процессов, как уже было сказано в начале, и улучшите его, ибо пространство для маневра (читайте – улучшения) есть всегда. Чтобы вам было, вот некоторые этапы оптимизации бизнес-процессов:
Оформите график взаимосвязи всех процессов, чтобы видеть их наглядно и понимать структуру.
Оцените, насколько вас устраивает то, что происходит и какие есть возможности для улучшения процессов по отдельности и вместе.
С учетом специфики вашего бизнеса подумайте, как можно усилить/ослабить взаимосвязь между элементами для улучшения бизнес-процессов.
Найдите слабые звенья (а они обязательно будут) и начинайте работу над их устранением.
Реализуйте более эффективную модель, если потребуется, прибегнув к услугам специалистов.
Естественно, это не делается за пару минут, отведите себе на решение этого вопроса достаточно времени, и результаты вас не разочаруют.
Способ №6: налоговая оптимизация бизнеса
Налоговая оптимизация бизнеса – то, что не стоит откладывать «в долгий ящик», если вы работаете в правовом поле. Не платить налоги совсем – нельзя, в противном случае вами заинтересуются налоговики. Лучше всего доверить такой важный и ответственный вопрос, как оптимизация бизнеса с учетом налогов специалистам в этой сфере, которые разбираются в нем на 5+.
Суть в том, что сегодня есть достаточное число возможностей, чтобы существенно снизить налоговые затраты с учетом действующего законодательства. Не устоит упускать возможность воспользоваться налоговыми льготами и подходящими ставками налогообложения. Оптимизация налогообложения малого бизнеса способна дать компании «второе дыхание», снизить дополнительные расходы на дополнительные выплаты, а эти средства вы направите туда, где они нужны больше всего!
В качестве резюме
Конечно, способы оптимизации бизнес процессов более обширны, и для каждой фирмы будут иметь ряд своих особенностей, но принципиально важно сделать первый шаг им навстречу, на застаиваться на одном месте в «болоте», а азартно сражаться за место под солнцем, потому что другого пути к успеху пока еще никто не придумал!
17 января 2019, 20:06 / Экономика
Эксклюзивно по подписке
Осталось сделать так, чтобы они заработали
Министр экономического развития Максим Орешкин собрал больше 150 идей для улучшения условий ведения бизнеса /Евгений Разумный / Ведомости
«Ведомости» ознакомились с финальной версией плана улучшения условий ведения бизнеса, подготовленного Минэкономразвития (проект «Трансформация делового климата», подлинность подтвердил федеральный чиновник). В четверг он был одобрен правительством.
Мера будет считаться выполненной после того, как бизнес подтвердит эффект от нее, заверил премьер Дмитрий Медведев (его слова приводит «Интерфакс»): план будет обновляться минимум два раза в год и должен быть полностью выполнен к 2024 г.
Всего в плане 12 направлений и 150 мер – от упрощения доступа к сетям до завершения реформы контроля и надзора. В него вошли предложения компаний, чиновников и регионов, которые обсуждались в экспертных группах. В Минэкономразвития поступило более 700 инициатив, из которых 140 вошли в план, цитирует министерство министра экономического развития Максима Орешкина.
Многие предложения носят точечный характер – например, улучшение процесса регистрации компаний Федеральной налоговой службой; есть меры, которые должны быть еще только разработаны, – механизмы доступа малого бизнеса к фондовому рынку, процедуры реорганизации компаний.
Важнейшая часть плана посвящена улучшению таможенного администрирования – это до сих пор одна из самых слабых позиций России в рейтинге Doing Business (составляется группой Всемирного банка): в 2019 г. страна заняла 99-е место по «международной торговле» из 190 стран.
Если сегодня импортеры тратят на таможенные процедуры 30 ч и $588, в 2024 г. их расходы должны сократиться до $250, а время – до 24 ч. Для экспортеров цели такие же – при нынешних $580 и 66 ч. Для этого Минэкономразвития предлагает переходить на электронный документооборот в морских пунктах пропуска, а через полгода – во всех остальных пунктах, дать право бизнесу предоставлять Федеральной таможенной службе лицензии в электронном виде, расширить применение нулевой ставки НДС на вывоз товаров по договору лизинга, экспорт информационных технологий, смягчить ответственность за валютные нарушения.
Но сроки прохождения товаров не главное, бизнес больше волнуют споры о таможенной стоимости и классификации, говорит партнер PwC Владимир Константинов.
Еще несколько десятков мер посвящены градостроительству. По плану Минэкономразвития чиновники должны подготовить нормативы градостроительного проектирования и документов территориального планирования, сократить сроки выдачи градостроительного плана земельных участков и разрешений на строительство.
Для компаний, работающих в разных регионах, общие требования к документам – хорошая мера, считает крупный строитель, нужно справиться с бюрократией. Стандартизация сократит издержки, а меньшие сроки приведут к удешевлению и росту строительства, согласен директор по инвестициям ГК «Гранель» Андрей Носов. Девелоперы смогут тратить ресурсы рациональнее, не распыляясь на бюрократические процедуры, поддерживает и участник партнерской сети CBRE Мария Литинецкая.
Также Минэкономразвития планирует разрешить подписывать договор на подключение объекта к инженерным сетям через госуслуги. Такой эксперимент уже завершается в Санкт-Петербурге, Москве и Подмосковье. Сложность сейчас не столько в подаче заявки, сколько в соблюдении сроков работ, скептична Литинецкая: из-за сложившейся на рынке монополии по подключению к городским сетям застройщики не всегда могут выполнить обещания перед дольщиками. Нужно расширить пул компаний, оказывающих услуги по подключению, советует она.
Список мер будет еще расширяться, говорит федеральный чиновник, сначала нужно протестировать саму модель такой работы.
Бизнес в первую очередь волнует именно предсказуемое и удобное администрирование, говорит партнер Dentons Василий Марков. И хотя большинство мер Минэкономразвития хорошо укладывается в структуру рейтинга Doing Business, чтобы продвигаться к желаемой 20-й строчке, говорит профессор РЭШ Наталья Волчкова, для существенного улучшения бизнес-климата в стране предложений недостаточно. Не ясно и удастся ли реализовать уже одобренные меры, продолжает она: например, отменить валютный контроль не удается уже несколько лет, есть сомнения, что заработает та же гильотина (по ней все требования должны быть пересмотрены регуляторами и бизнесом и необоснованные утрачивают силу. – «Ведомости»).
Провести улучшение бизнес процессов не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Для этого достаточно задать правильные простые вопросы и найти на них ответы. В этой статье вы узнаете, как провести улучшение бизнес процессов через ответы на последовательные вопросы. Фактически перед вами руководство по улучшению бизнес процессов.
Чтобы провести улучшение бизнес процессов, вам понадобится найти ответы на три базовых вопроса:
- Какие процессы необходимо улучшить?
- Есть ли в процессе возможность для улучшения?
- Как провести улучшение?
Ответить на эти вопросы весьма не сложно, следуя алгоритму.
Какие процессы необходимо улучшить?
Небольшая ремарка. Прежде чем приступить к поиску ответа на этот вопрос, необходимо определить свои процессы. О том, как это сделать, можно прочитать здесь и здесь. Следующий алгоритм исходит из предположения, что вам уже известны ваши процессы.
Зачем в принципе выбирать процессы для улучшения? Можно ведь начать двигаться сразу по всем фронтам. Подвох заключается в том, что если в вашей компании достаточно ресурсов для того, чтобы улучшать сразу все процессы, вы скорее всего уже давно поставили процесс улучшения на поток. Проще говоря, улучшение бизнес процессов для вас уже часть самих процессов и вабще))) пройденный этап. В таком случае вы не найдете в этой статье ничего сокровенно нового.
Но если вы только прикидываете возможности или встаете на путь наведения порядка и системного улучшения процессов, тогда идем дальше.
Как понять, что должно попасть в фокус и пройти улучшение бизнес процессов, а какие стоит оставить на потом? Очень хочется ответить – самые важные. Но это слишком неопределенно. Важность, с точки зрения улучшения, может быть оценена очень по-разному. Важно и качество продуктов, и операционные затраты на их производство, и коммуникации с клиентами, и существующие риски, и еще множество факторов.
Поэтому нам придется ответить на несколько вопросов, которые в совокупности помогут найти нужный ответ:
- Какие процессы являются наиболее затратными?
- Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на продукты, которые мы поставляем клиентами?
- Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на удовлетворенность клиентов?
- Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на выручку?
- Какие процессы являются постоянным источником проблем?
- Какие процессы несут в себе наибольшие операционные риски для компании?
Вам может показаться, что некоторые вопросы пересекаются, а значит, на них можно не отвечать. Призываю вас не пренебрегать ответами на каждый вопрос. Список составлен таким образом, чтобы учесть самые важные факторы, но при этом сделать поиск ответов максимально простым и быстрым.
Теперь о том, как найти ответы на эти вопросы.
Какие процессы являются наиболее затратными?
Ответ на этот вопрос можно найти в течение одного дня. Все, что вам понадобится, это P&L, он же отчет о прибылях и убытках или его аналог.
Задача — распределить операционные затраты компании по процессам.
Быстро и без использования сложных аналитических инструментов. Все затраты мы поделим на 4 типа: затраты на содержание персонала, затраты на сырье и материалы, затраты на содержание инфраструктуры и финансовые затраты.
В каждом отдельном случае этот список будет уточнен – для производственной компании финансовые затраты могут быть незначительны, а у сервисной компании не будет затрат на сырье и материалы. Это зависит от конкретной компании. В любом случае улучшение бизнес процессов невозможно без понимания затрат.
#1 – Распределите затраты на содержание персонала по процессам. В части одних процессов это будет сделать очень просто. Например, затраты на содержание отдела логистики могут полностью лечь на одноименный процесс.
Сложности могут возникнуть при распределении затрат на процессы управления и сквозные процессы. По части последних, не считайте их отдельно. Все затраты, которые вы несете на сквозные процессы, будут учтены через другие процессы.
К примеру, нет смысла (на данном этапе) отдельно считать затраты на процесс документооборота, потому как они будут учтены в самих процессах, порождающих и обрабатывающих документы. Ну если только у вас нет отдельного архива.
Что касается процессов управления, то самый простой способ – это грубо оценить временные затраты персонала на данные процессы и высчитать стоимость этого времени. Простой пример – стоимость совещания = сумма стоимости часа каждого участника * длительность совещания.
#2 – Затраты на сырье и материалы распределить очень просто: если процесс использует эти ресурсы, нужно просто суммировать их стоимость в расчете на выполнение одного экземпляра процесса.
Стоит ли высчитывать небольшие затраты, связанные, к примеру, с использованием офисной бумаги, канцелярии и т.д.? Это зависит от вас. Если в структуре ваших расходов данные статьи занимают существенное место, тогда, конечно, стоит.
#3 – Содержание инфраструктуры. Сюда отнесем все затраты, связанные с арендой, коммунальными услугами, обслуживанием техники, ремонту, питьевой воды, кофе и т.д. Суммируем все затраты и распределяем… по людям. А уже через людей переносим на процессы. Это может показаться грубым, но чаще всего вполне достаточно для текущих целей.
#4 – Финансовые затраты. К данной категории относятся как финансовые затраты в классическом понимании, так и использование денег в качестве ресурса. Но в том случае, если они не были еще учтены в одном из предыдущих пунктов. Сюда можно отнести, например, представительские расходы, выплаты комиссий дистрибьюторам и т.д. Подобного рода затраты очень просто отнести на конкретный процесс.
#5 – Суммируем цифры по процессам и получаем весьма объективную картину по стоимости каждого процесса.
#6 – Выводим долю стоимости каждого процесса в общей сумме и преобразуем их в баллы. В сумме все процессы должны давать 100 баллов.
Эффективность каких процессов больше всего влияет на продукты?
Вопрос не в том, какие процессы производят продукты, а именно в том, от эффективности каких процессов, зависит качество всей совокупности характеристик продукта.
Мы можем производить суперпродукт, но низкая эффективность логистики сведет на нет все усилия. Или наоборот, мы можем быстро и удобно доставлять продукт, который никому не нужен. В конце концов, если вы гарантируете доставку пиццы за 30 минут, то время доставки является такой же неотъемлемой частью продукта, как и сама пицца. И в этом примере включается огромное количество процессов – от выбора локации производства до процесса доставки клиенту.
Улучшение бизнес процессов направлено на улучшение продуктов. Поэтому крайне важно понимать, какие процессы могут оказать наибольшее влияние на производимые продукты.
Как же это сделать? Ответ может показаться вам слишком простым, но для этого нужно сделать всего три вещи:
- Составить список процессов, оказывающих прямое влияние на продукты.
- Выбрать из этого списка процессы, которые оказывают непосредственное влияние на производство каждой единицы продукции. Это позволит убрать “тяжелые”, управляющие процессы, как, например, “Разработка нового продукта”.
- Разделить 100 баллов между выбранными процессами, с точки зрения – чем больше баллов, тем большее влияние оказывает процесс на продукты. Вашей экспертной оценки в данном вопросе более чем достаточно.
Эффективность каких процессов влияет на удовлетворенность клиентов?
От ряда процессов, а точнее от того, насколько они эффективны, зависит насколько клиенты будут счастливы. Чем эффективнее процесс обслуживания в банке, тем счастливее клиенты.
По аналогии с предыдущим пунктом, составьте список процессов и проранжируйте их влияние эффективности на удовлетворенность клиентов, разделив между ними 100 баллов.
От эффективности каких процессов зависит выручка?
Если вы считаете, что выручка зависит только от процесса продаж – вы ошибаетесь. То, сколько денег придет в компанию в качестве выручки, зависит от множества процессов. Все, что вам нужно, это понять, от каких именно и распределить в этом списке 100 баллов. Так же, как и в предыдущих двух пунктах.
Какие процессы являются постоянным источником проблем в компании?
Получить эту информацию проще простого – что-то вы сами знаете, остальное подскажут ваши сотрудники.
Учитывайте один момент — важна не степень проблем, а частота их возникновения относительно количества процессов.
Иными словами, когда вы выявили проблему, вам также нужно понять, как часто эта проблема возникает и как часто выполняется процесс. Если проблема возникает в одном случае из миллиона экземпляров процесса, это одна история. Если же проблемы возникают в каждом экземпляре процесса – это совершенно другое дело.
Так что вам нужно будет:
- Составить список проблем
- Определить, к какому процессу относится каждая проблема
- Определить, на какое количество экземпляров процесса приходится проблема
- Суммировать частоту проблем по процессам
- Распределить 100 баллов в соответствии с суммами в п.4
Что касается понимания термина “проблема”, тут вам самостоятельно придется решить, что является таковой, а что нет. Но улучшение бизнес процессов и проблемы в процессах – понятия взаимоисключающие.
Какие процессы несут в себе наибольшие операционные риски для компании?
Любой риск, который может привести к нежелательным последствиям в операционной деятельности, является операционным. Проще говоря, если в каком-то процессе есть вероятность того, что что-то пойдет не так, при этом потом придется приложить усилия, чтобы разгрести последствия и вернуть процесс к нормальному сценарию – мы говорим, что в данном процессе существуют операционные риски.
Необходимо понять, какие процессы являются источниками подобного рода рисков.
Не стоит подходить к данной задаче с точки зрения уже проделанной работы, а именно с точки зрения возникающих проблем и отклонений. Сейчас мы говорим о рисках, которые могут возникнуть или даже иногда возникают, но не перешли в разряд постоянной проблемы.
Операционный риск — это то, что является источником волнений менеджеров и беспокойного сна собственников.
Подход для определения рисковых процессов похож на предыдущий пункт:
- Составить список рисков
- Определить, к какому процессу относится каждый риск
- Определить вес риска. Для этого необходимо определить вероятность возникновения и значимость последствий риска, в диапазоне от 0.1 до 0.95, а полученные цифры перемножить. Если вы считаете это слишком сложным, просто перейдите к п.4
- Распределить 100 баллов в соответствии с суммами в п.3.
В итоге у вас должна получиться вот такая таблица:
Улучшение бизнес процессов. Определение значимости процесса
Сумма значений всех столбцов и есть числовая оценка приоритетов улучшения бизнес процессов.
Как теперь выбрать – сколько процессов брать в работу? Опять же, не надо усложнять. Используйте принцип Парето – улучшение бизнес процессов, дающих в сумме 80% от суммы баллов, даст наибольший эффект.
В принципе, данный подход позволяет расставить приоритеты не только для улучшения, но и для оптимизации бизнес процессов. Нюансы есть, но для оценки верхнего уровня этого будет достаточно.
Можно переходить к выявлению возможностей улучшения.
Определение возможности улучшения бизнес процессов
Подход улучшения бизнес процессов отличается от той же оптимизации тем, что мы оперируем только теми ресурсами, которые уже есть в процессе. Это существенное ограничение, которое накладывает определенные обязательства – можно упростить процесс или уменьшить количество используемых ресурсов, а вот увеличить или заменить нельзя.
Поэтому нужно понять, можно ли в принципе что-то улучшить в бизнес процессе.
В большинстве случаев такие возможности есть, но бывают ситуации, когда необходима серьезная оптимизация или даже реинжиниринг бизнес процессов.
Для того, чтобы оценить возможности улучшения, нам необходимо ответить на следующие вопросы:
- Существуют ли в процессе такие подпроцессы и операции, которые дублируются в каком-то другом процессе?
- Существуют ли дублирующие подпроцессы и операции внутри процесса?
- Есть ли такие операции, которые не приносят существенной пользы и которые можно просто не делать?
- Возможно ли улучшить процесс, изменив порядок операций?
- Существует ли ожидание и простои в процессе, которые можно было бы устранить?
- Ведется ли учет и расчет использования ресурсов процесса?
- Можно ли сказать, что для выполнения каких-то операций в процессе ресурсы используются нерационально или используются с избытком?
- Есть ли в процессе перемещения ресурсов, информации или продуктов, которых можно было бы не делать? Множественное согласование относится к такому перемещению.
- Есть ли операции ненужной обработки ресурсов, информации в процессе?
- Можно ли сказать, что какие-то операции в процессе можно назвать и отнести к бюрократическим?
- Не считаете ли вы, что какие-то операции в процессе выполняются неоправданно долго?
Далее необходимо последовательно задать эти вопросы ко всем выбранным на первом этапе процессам.
Не ленитесь и оцените каждый вопрос еще и с количественной точки зрения. Для процесса может быть несколько ответов по какому-то вопросу. Например, вы видите в процессе две потенциально лишних опе?