Идеи по организации выставки для бизнеса

Практически для любой современной компании участие во всевозможных выставках является довольно таки хорошим способом заявить о своей продукции, и в связи с этим организаторы выставок могут надеяться на то, что их мероприятия будут пользоваться у предпринимателей большим спросом. Выставки можно организовывать практически в любой отрасли бизнеса, и вполне возможно занять еще не освоенную нишу, которая в последствие будет приносить огромную прибыль ее организаторам.

На различных выставках представлены продукты совершенно разных направлений деятельности, и поэтому существуют так называемые тематические выставки, которые специализируются на одном направлении. Этих направлений может быть огромное множество, и поэтому посетители тематических выставок, это в основном потенциальные клиенты. На выставке клиенты могут попробовать ваш товар в использовании и сразу же стать вашим клиентом. Поэтому все вышесказанное делает бизнес по организации выставок прибыльным и перспективным.

В больших промышленных городах уже есть популярные торгово-выставочные комплексы, которые специализируются на проведении всевозможных презентаций, и если вы в них будете участвовать, то это будет являться залогом вашего успеха. Подвинуть с рынка этих крупных игроков будет очень сложно, но нам и не нужно этого делать.

Новичку можно добиться успеха в этом деле, путем введения каких-то новых функций, или предложить более выгодные условия. Также можно попытаться найти совершенно новую нишу, которая даст вам успех в этом направлении. Кроме того, новичкам в бизнесе часто не по карману, участие в таких популярных дорогостоящих мероприятиях, и поэтому им нужна выставка с более дешевым входом. Главное думать и варианты входа в выставочный бизнес найдутся сами по себе.

Как показывает опыт проведения подобных мероприятий, если выставка правильно прорекламирована и представлена для публики, то она может быть гораздо более успешной, чем выставки в популярных выставочных комплексах. Главное в организации – это правильно разрекламировать событие, а это уже своего рода искусство. При правильном творческом подходе к делу можно сделать популярным даже самое на первый взгляд неинтересное событие.

Хорошенько взглянув на этот вид бизнеса, можно сделать вывод о том, что все ниши в нем заняты только в крупных городах федерального значения, и то даже в них можно при должном рассмотрении выделить несколько перспективных направлений, в которых даже самому начинающему можно смело занять свое место при небольших денежных вложениях. А в более маленьких областных центрах, на весь город существует как правило только один, максимум два выставочных центра, и плюс несколько выставок масштабом поменьше. Поэтому в таких городах поляна для деятельности и развития как правило огромная. И на региональном уровне у предпринимателей с творческим подходом совершенно нет преград для полноценного и масштабного развития.

При помощи выставки вполне возможно объединение таких разных казалось бы на первый взгляд вещей, как торговля и культурно-развлекательная программа выставки. А если говорить более понятным языком, то например предприятие специализирующееся на промышленном оборудовании может сделать выставку, целью которой будет не продажа, а просто ознакомление окружающих с возможностью нового оборудования. И наоборот, выставка картин, кажущаяся на первый взгляд художественным мероприятием, может быть создана с главной целью – продажа предметов искусства. В связи с этим выставки имеют очень огромные возможности по налаживанию контактов с потенциальными клиентами.

На начальном этапе, как только вы начинаете движение в этом виде бизнеса, Вам необходимо рассматривать все возможные варианты. Так как в самом начале тяжело привлечь клиентов, которые согласятся выставить свою продукцию на обозрение. Это уже тогда, когда вы станете опытным в этом вопросе, и заработаете себе имя в выставочном бизнесе, можно будет смело выбирать себе партнеров. А пока предстоит подстраиваться под рынок, и рассматривать все существующие варианты.

В самом начале своего бизнеса необходимо зарегистрировать свое предприятие в органах государственной регистрации. Для этого можно воспользоваться двумя видами предпринимательской деятельности: оформиться как индивидуальный предприниматель, или же зарегистрировать ООО. Вариант оформления ООО выглядит привлекательнее, так как вы таким образом платите в казну государства фиксированный процент от прибыли. И в вопросах с компаньонами, если такие имеются пропадает всякое недопонимание. Регистрация ООО длятся примерно один месяц, и на его оформление от вас потребуется около 20000 рублей на всякие организационные вопросы.

При оформлении документов важным моментом есть правильное указание кода хозяйственной деятельности, которой вы будете заниматься. Под наш вид деятельности попадает код (ОКПД 2) 82.30 Организация торговых выставок и конференций, и (ОКПД 2) 93.29 Организация отдыха и развлечений. В первом случае вы сможете организовывать именно торговые выставки, на которых будет выставлен товар для продажи и ознакомления, а во втором случае вы просто будете показывать посетителям образцы продукции без права продажи. Можете вообще не вникать в эти вопросы, а обратиться к грамотному юристу, который сделает сам все документы. Но это конечно потребует дополнительных расходов, а они на начальном этапе совершенно не нужны.

Следующим этапом открытия нашего бизнеса будет определение и поиск подходящего помещения. Этому моменту необходимо уделить особое внимание, так как в зависимости от целей и будет зависеть выбор помещения. Нужно для себя определить, будете ли вы иметь свое помещение, которое можно использовать и для других целей, или же постоянно будете арендовать его.

Идеальным вариантом, конечно же будет тот, когда в распоряжении у предпринимателя уже есть подходящее помещение в хорошем месте, которое вы используете для разных целей своего бизнеса. Потому как выставки могут проходить несколько раз в месяц, а то и меньше. Если же помещения нет, то нужно его брать в аренду на время проведения выставок, и для этого нужно обладать определенной базой таких площадей, и наладить контакты с их владельцами.

Минимальный размер площади для некоторых выставок должен составлять не менее 100 квадратных метров, но иногда и этого мало и выставки проводят на территории в 500-700 квадратных метров. При приведении выставки в случае с арендованным помещением придется заранее завозить всю технику и оборудование, поэтому об этом придется позаботиться. Планируйте свои выставки и презентации наперед, чтобы не было неприятных неожиданностей.

Лучшим вариантом расположения помещения будет конечно же вариант, когда помещение находится в центре города, или же в бизнес квартале. Размещение выставки на окраинах города, или в спальном районе, повлечет за собой низкую посещаемость, и поэтому не очень подходит для наших целей. В центральных районах крупных городов стоимость аренды 100 квадратных метров, составит порядка 2000 рублей за один час использования. В региональных городах эта стоимость намного ниже.

При организации таких выставок в стоимость входного билета для предпринимателей входит и стоимость аренды за помещение, поэтому вы практически ничем в этом случае не рискуете, но при очень большой стоимости входного билета вы отпугнете большое число участников вашей выставки. Если вы решили найти помещение для долгосрочной аренды, то в таком случае вы можете найти 500 квадратных метров площади по стоимости примерно в 10 тысяч рублей. Но для такого помещения это будут полностью голые стены, что для выставочного помещения будет нормально. При организации некоторых типов выставок в летнее время можно воспользоваться и подходящим помещением на улице. Чаще всего для таких целей подходят платные парковки и стоянки, но стоит учитывать прежде всего переменчивую погоду в некоторых регионах России.

Так например утром может светить солнце, а после обеда пойти настоящий ливень, поэтому в связи с этим нужно выбирать крытые парковки или стоянки. Но если у вас есть финансовые средства, порядка нескольких миллионов рублей, то лучше всего будет приобрести подходящее помещение в центре города, и тогда даже в случае провала вашего плана по выставкам вы ничего не потеряете, так как коммерческая недвижимость всегда была и будет в цене.

Можно для организации выставок попробовать найти специальные фирмы, занимающиеся предоставлением подобных услуг. Такие конторы предоставляют бизнесменам в аренду уже подготовленные для разных целей помещения, в которых находится всевозможное необходимое оборудование, такое как стеллажи и витрины. Хотя в таком случае и стоимость аренды будет на порядок выше. В любом случае, если вы планируете постоянно находить для своих выставок новые помещения, то нужно иметь свое хотя бы маленькое, с тем, чтобы складировать в нем нужное для вас оборудование.

Для бизнесменов, которые планируют постоянно работать в сфере организации выставок, нужно будет необходимое для них оборудование и устройства. К такому важному оборудованию относится станок, который позволяет изготавливать плакаты, постеры и другие различные рекламные материалы. Это связано в первую очередь с тем, что вам при организации выставок постоянно придется печатать огромное количество рекламного материала, и заказывать его у типографий будет не выгодно. Кроме того, при помощи этого оборудования вы можете смело заниматься параллельным видом деятельности – изготовление наружной рекламы. Только для этого нужно будет предварительно внести изменение в кода, указанные вами при регистрации в государственных органах. Стоимость оборудования для широкоформатной печати составляет 400 тысяч рублей, и это конечно не маленькая сумма, но при хорошей загруженности это оборудование себя быстро окупит.

У предпринимателей, которые будут показываться на вашей выставке, существует мнение, что все расходы на рекламу мероприятия ложатся на организатора – то есть на вас, и вы должны быть к этому готовы. А вот печать всевозможных баннеров и плакатов для участников выставки, не входит в вашу компетенцию, поэтому это уже ваш дополнительный доход.

Наиболее работоспособная и прибыльная схема следующая: вы находите участников своей выставки, после этого находите рекламное агентство и заказываете у него печать рекламных материалов. Это агентство обращается в типографию или самостоятельно готовит все материалы для вашей выставки. Так вот, подумайте, что если последние два пункта полностью исключить из схемы, и заниматься этими вещами самому? Прибыль от этого мероприятия увеличится в разы. Но если финансов нет, то придется пользоваться услугами других.

Вы как организатор выставки должны заниматься поиском участников, и это ваше главное задание. Возможно стоит привлечь к своей выставке еще и помощников. Но все полностью зависит от типа вашей выставки. Хорошо проходят выставки на которых представлены товары одного направления, например садовое оборудование. На таких выставках присутствуют в основном конкуренты, и уже их непосредственное задание привлечь посетителей именно к их выставочному стенду. Неплохо проводятся выставки, на которых представлены товары культуры и искусства, которые там же можно и приобрести. Некоторые выставки проводятся на тему какой-то определенной области жизни человека – например спорт и здоровье. На такой выставке могут быть представлены как косметика для здоровья, так и домашние тренажеры.

Для того, чтобы Ваша выставка могла пройти спокойно и без неприятностей, нужно дополнительно найти людей, которые помогут ее провести. Если участники выставки консультируют людей по поводу своей продукции самостоятельно, то вы должны следить за общим ходом мероприятия. Если выставка масштабная и с огромным количеством участников, то стоит привлечь к ее проведению несколько сотрудников охранной компании, так как хулиганы могут быть везде. Кроме того, вы должны побеспокоится о том, чтобы на выставке работал санузел, и был простейший буфет. В крайнем случае организуйте хотя бы кофейный аппарат.

Для того, чтобы во время проведения выставки транслировать какое то музыкальное сопровождение, нужно нанять оператора, следящего за этим. Продумывайте все до мелочей, перед тем как организовать такую выставку, и тогда вы заработаете себе имя и репутацию. Особенно это важно на первых порах.

Когда вы уже полностью войдете в этот бизнес и станете опытным игроком в данном сегменте, то возможно даже открытие своего собственного офиса, в котором вы сможете принимать участников предстоящих выставок, и обговаривать с ними все детали предстоящего мероприятия. Также у вас в офисе должны работать несколько специально обученных людей, которые будут отслеживать проходимые в городе мероприятия, и заниматься другими организационными вопросами. Они будут встречаться с участниками выставок и интересоваться у них, какого формата выставку они предпочитают, с тем, чтобы в дальнейшем правильно планировать всю рекламную компанию.

Главным вашим двигателем есть именно реклама, так как без нее вы ничего не сможете организовать. У Вас в компании должен быть хотя бы один грамотный менеджер по рекламе.

Главными целям практически любых выставок является улучшение имиджа фирм, и стимулирование продаж. Поиск новых клиентов также занимает немаловажное место. Выставки организованные только для показа новинок определенной, уже известной торговой марки также пользуются популярностью. А выставки культуры и искусства – это вообще просто шедевры! Поэтому планировать, какой тип дохода вы будете получать с определенной выставки нужно только тогда, когда вы определитесь с ее форматом.

Так например для выставки, которую устраивает определенная крупная компания, вы составляете с ней договор, в котором указанна конкретная сумма вашего гонорара. И это наиболее предпочтительный вариант сотрудничества.

Если на вашей выставке присутствует множество компаний, то в таком случае, самым лучшим вариантом есть включение во входной билет стоимости ваших услуг, и тогда вы в любом случае будете в плюсе. Но здесь есть свои скрытые подводные камни, и нужно очень хорошо все считать.

Если выставка носит культурный или развлекательный характер, то тогда в качестве вашей оплаты будут входные билеты от посетителей этой выставки, но это тоже очень рискованно, так как в таком случае при неблагоприятных условиях можно уйти, как это говорится в ноль.

Поэтому подводя итоги можно сказать, что организация выставок является очень выгодным и перспективным бизнесом, но для того, чтобы в нем чувствовать себя как рыбы в воде, нужно заработать на этом поприще отличную репутацию, и постоянно о ней заботиться. Всего одна провальная выставка способна на нет перечеркнуть вашу предыдущую работу. Также для успешного ведения такого бизнеса вам нужно стать человеком известным в своих кругах, например в кругах крупных бизнесменов вашего региона. То есть бизнес по организации выставок – это очень серьезный и взрослый бизнес, и полному новичку в нем делать нечего. Успехов Вам в труде!

Подписывайтесь на наш канал бизнес идей! Лайкайте. Оставайтесь с нами!