Идеи для бизнеса делопроизводство
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.
Материалы по теме:
Почему важно уделять внимание делопроизводству
Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача — как правильно и удобно организовать документооборот.
Схема первичного рассмотрения поступившего письма
Скачать схему полностью
С делопроизводством в официальных учреждениях проще — там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести организацию делопроизводства на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как работать с документами: памятки по Примерной инструкции по делопроизводству
Скачать эту и еще 9 памяток в журнале
Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция
Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ — инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:
- как их принимают;
- как с ними знакомят работников;
- где и у кого хранят локальные акты.
По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей — аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов
Как оформлять документы по Примерной инструкции
Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.
Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству
Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству
Скачать образец инструкции
Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции
Как организовать работу с печатями и штампами
Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше —– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.
Инструкция по кадровому делопроизводству: образец
Скачать образец полностью
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.
Организационные формы делопроизводства
Есть три формы организации делопроизводства:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.
При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.
При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие — в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые — создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях — зависит от документа.
Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании
Скачать этот и другие маршруты в журнале
Итог
Делопроизводство помогает упорядочить работу с документами в компании. Как оформлять, хранить и вести документы, ответственных за это, нужно установить в инструкции по делопроизводству. Разработать ее с нуля поможет пошаговый алгоритм.
Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля? Пошаговые инструкции 2019 помогут освоить эту сложную тему, даже если вы никогда не работали с документами
С первого дня работы вашей компании необходимо заняться вопросом кадрового делопроизводства (КДП). Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой в любое время, и, если бумаги будут не в порядке, руководитель получит штраф. Рассказываем, как запустить кадровый учет с нуля пошагово.
Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2019
Чтобы создать документальную базу с нуля и навести порядок в бумагах, нужно выполнить всего 10 шагов.
Шаг 1. Принять на работу руководителя
Кадровое делопроизводство с нуля начинается с того момента, как в компании появляется первый наемный сотрудник. Поэтому вашим первым документом будет приказ о приеме на работу руководителя. Это очень важно, так как он будет подписывать все последующие кадровые назначения.
Шаг 2. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство
В маленьких компаниях этим занимается директор. Если вы – руководитель, издайте приказ и назначьте себя ответственным за КДП.
Есть другой специалист в штате? Издайте приказ о его назначении. Обязательно зафиксируйте в должностной инструкции, что этот сотрудник будет вести кадровый учет.
Шаг 3. Издать регламент по КДП
Регламент – это документ, который устанавливает правила проведения кадровых процедур, документооборота и т.д..
Важные моменты, которые нужно указать в регламенте:
- На какие документы действует инструкция.
- Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
- Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
- Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
- Для каких документов вы утвердили типовую форму.
- 6. Порядок работы с печатями и штампами.
- Кто занимается трудовыми книжками.
- Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
- За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.
Шаг 4. Ознакомьтесь с видами документации
Чтобы начать ведение кадрового делопроизводства с нуля, вы должны знать, какие типы документов вообще существуют. Их можно поделить на категории.
Тип документа | Организационно-кадровые | Распорядительные | Информационно-справочные |
Особенности | Регулируют трудовые отношения в фирме. По содержанию не должны противоречить ТК РФ |
| Назначение – обмен информацией, фиксация важных данных |
Что сюда относят | Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.) | Всевозможные распоряжение и приказы – о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном наказании, переводе на другую должность. Также в эту группу входят личные дела работников |
|
Теперь, когда вы знаете классификацию документов по КДП, можно выделить отдельные шкафчики для каждого типа бумаг – так будет проще найти нужный документ.
Чтобы запустить ведение кадрового делопроизводства в полном объеме,
Шаг 5. Разработайте организационные документыопределите, каких документов не хватает в вашей организации.
Регламент по КДП мы составили (шаг 3). Проверьте, есть ли у вас:
- Правила внутреннего трудового распорядка. Можете скачать готовый образец.
- Положение об оплате труда. Как оформить, читайте тут.
- Положение о порядке работы с персональными данными. Скачайте образец.
- Штатное расписание. Получить образец и всю информацию.
Все эти документы нужно согласовать с руководителем, при необходимости внести корректировки. Если все хорошо, директор должен поставить на них свою резолюцию («Утверждаю»).
Шаг 6. Создайте шаблоны документов, соберите базу бланков
Нет смысла каждый раз ломать голову, как оформить тот или иной документ. Проще сразу сделать папку с шаблонами:
- трудовых договоров;
- дополнительных и иных соглашений с работниками;
- приказов, актов, распоряжений;
- личных карточек персонала;
- служебных заданий и пр.
Все шаблоны соберите в одно приложение, его должен подписать руководитель. Затем присовокупите это приложение к регламенту о КДП.
Шаг 7. Заведите журналы учета
Обязательные книги и журналы:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал учета проверок;
- журнал прохождения обязательного медицинского освидетельствования;
- журналы учета инструктажей по охране труда.
Необязательные журналы:
- регистрации приказов;
- входящей корреспонденции;
- командировок;
- о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков.
Вести эти журналы можно в электронном или письменном виде, на ваше усмотрение.
Шаг 8. Определитесь, кто будет заниматься трудовыми книжками и личными делами
Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек, издав приказ. Затем подготовьте шкаф или сейф для хранения бланков и вкладышей, а также самих трудовых книжек. Личные дела нужно держать отдельно под замком, так как в них содержатся персональные данные сотрудников.
Шаг 9. Оформите трудовые отношения с сотрудниками
Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали здесь.
Шаг 10. Заведите календарь кадровика
Работодатель должен периодически сдавать отчеты в налоговую, Пенсионный фонд и службу Госстатистики. Поставьте у себя напоминание о сроках, чтобы ничего не пропустить.
Может ли CRM-система заменить кадровика?
Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции из этой статьи пригодятся и в работе с CRM-системами. Это платные программы, которые автоматизируют учет.
Нюанс в том, что собственные (кастомные) CRM, «заточенные» именно под вашу компанию, стоят больших денег, этот вариант не подходит для мелких организаций. Универсальные и более дешевые сервисы, безусловно, облегчают работу, но все равно многие данные придется вводить вручную и тратить время.
Хорошая альтернатива – передать эти задачи на аутсорсинг. Обычно в пакет услуг входит бухгалтерия, кадровый учет и помощь в оптимизации налогов. Так вы сможете одновременно снять с себя широкий круг задач. Попробуйте сервис Главбух Асссистент – это бесплатно.
Читайте подробнее: Кадровый аутсорсинг. Особенность, стоимость, риски
10 типичных ошибок кадровика
Рано или поздно любую компанию посетит инспектор ГИТ. На подготовку к выездной проверке у вас будет 10 дней. Узнайте, какие ошибки чаще всего допускают кадровики.
Ошибка | Как исправить |
В правилах внутреннего трудового распорядка нет главы об ответственности работодателя. | Такое нарушение встречается в ходе 90% плановых проверок. Если у вас нет этой главы, издайте новые ПВТР и пропишите дисциплинарную и материальную ответственность руководителя. |
Работники не знакомы с ЛА, которые связаны с их трудовой деятельностью | Есть 2 способа это исправить: 1. Заведите журнал ознакомления с ЛА и попросите каждого сотрудника подписаться. 2. Издайте ознакомительный лист к каждому ЛА и отдайте на подпись работникам. |
В документах ничего не сказано об индексации заработной платы | Издайте допсоглашение к трудовым договором. Как часто и по какому принципу рассчитывать индексации, читайте тут. |
Не учли мнение профсоюзов при создании ЛА | Переделайте документ |
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты | |
В трудовом договоре не прописали размер оклада, районный коэффициент, процентную надбавку для трудящихся на Крайнем Севере | |
В трудовом договоре не указаны СОУТ | Если вы прошли специальную оценку условий труда, отразите это в договоре. Если нет – внесите фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки» |
Неправильно заполнен табель учета рабочего времени – нет информации о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях. | Издайте корректирующий лист и внесите правильные сведения |
Неправильно составили график отпусков – забыли зафиксировать перенос, не ознакомили работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учли льготные категории, неправильно разделили отпуск (одна часть должна быть длительностью не менее 14 дней) | Утвердите график заново. Подготовьте новые уведомления об отпуске и отдайте сотрудникам на подпись |
Нет инструкции по охране труда для сотрудников, которые работают за ПК | Многие не знают, что при работе за компьютером тоже нужно соблюдать правила охраны труда (если человек сидит более 4 часов за рабочую смену). Обязательно разработайте инструкции, ознакомьте и дайте на подпись. |
Досадная ошибка – когда в документах заполнены не все графы, не хватает подписей ответственных лиц. Поэтому перед проверкой обязательно пересмотрите все бумаги и добавьте недостающую информацию.
Имейте в виду, что инспектор выписывает отдельные санкции за каждое нарушение. Поэтому, если он выявит, к примеру, 3 недочета, то придется платить 3 штрафа. Суммы взысканий: от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо или ИП, и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
За нарушения в трудовых договорах наказывают с особой строгостью. Сюда относятся:
- отказ от оформления ТД с сотрудником;
- ненадлежащее оформление ТД (не включены обязательные условия, нарушены права сотрудника);
- заключение договора ГПХ вместо трудового.
За такие нарушение должностное лицо выплатит штраф 10-20 тысяч рублей, а сама организация – от 50 до 100 тысяч рублей.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
4 500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓