Форма организационного плана в бизнес плане
При планировании собственной компании важно предусмотреть организационный план в бизнес-плане. Начинающие бизнесмены много времени уделяют расчёту расходов и ожидаемой прибыли, но забывают о важности структуры компании и штатного расписания. Успех всего предприятия зависит от них не меньше, чем от инвестиций. Рассмотрим, как написать организационный план и чем он поможет в работе.
Зачем включать оргплан в бизнес-план
Организационным планом называется часть бизнес-плана, в которой раскрывается правовая форма организации и причины её выбора, структура, режим работы и штатное расписание. Это регламент для начала бизнеса, шаблон для запуска предприятия. Организационный план помогает подойти к открытию дела более взвешенно, например, сопоставить несколько вариантов режима работы и выбрать оптимальный для максимальной прибыли.
От качественной организации бизнеса его успех зависит даже больше, чем от объёма инвестиций. Более того, грамотная организация помогает компенсировать недостаток средств или квалифицированных кадров. Поэтому не стоит пренебрегать организационным планом, необходимо обязательно включать его в бизнес-план.
Организационный план в составлении бизнес-плана важен как расчёт расходов
Из чего состоит организационный план
Рассмотрим пример организационного плана. Составитель вправе написать его в свободной форме, но с опорой на определённую структуру. Также изначально важно понять, что такой план не получится составить за 1 раз и даже за 1 день. Нужно подготовить несколько вариантов, оценить их, по возможности — обсудить со специалистами или хотя бы коллегами, близкими людьми. Взгляд со стороны иногда помогает найти слабые места.
Конечная цель составления оргплана — найти оптимальный вариант организации бизнеса.
То есть те режим работы, структуру и количество персонала, которые позволят выйти на максимальный уровень прибыли, без износа оборудования и перенапряжения персонала. По ходу работы этот документ можно редактировать при появлении новых важных сведений.
Правовая форма организации
Большинство российских бизнесменов работают по одной из двух распространённых правовых форм организации: ИП или ООО. Причём выбор зачастую основывается исключительно на масштабе деятельности. Если бизнес планируется небольшой с минимальным количеством наёмных сотрудников, статус индивидуального предпринимателя станет лучшим решением. В то же время, некоторые виды деятельности, например, торговля алкоголем, для ИП закрыты.
Поэтому логичным решением будет выбрать правовую форму на основе ответов на следующие вопросы:
- Какой будет вид деятельности? Через какие формы закон позволяет его вести?
- Сколько человек планируют руководить работой? Для одного достаточно ИП, при двух учредителях — только юридическое лицо.
- Сколько будет наёмных сотрудников?
- Есть ли желание сократить количество отчётности и контроля со стороны государственных органов?
- Если бизнес начнёт расширяться, подойдёт ли такая форма или её придётся менять?
- Если бизнес потерпит неудачу, готов ли бизнесмен отвечать перед кредиторами личным имуществом?
Пример организационного плана
Структура
Создание оптимальной структуры предприятия — то есть, расчёт количества структурных подразделений — удобнее всего проводить имея на руках схему производственного процесса, от закупки сырья до доставки продукции заказчикам. Тогда для каждого этапа или отдельной задачи можно довольно легко выделить структурное подразделение. Например:
- производственный цех — сотрудники работают на станках, производят продукт от и до;
- склад сырья;
- склад готовой продукции;
- отдел логистики и доставки;
- отдел маркетинга/работы с клиентами;
- администрация (руководитель, помощник, бухгалтер).
Правильное планирование исключит дублирование функций внутри предприятия, позволит назначить за каждый этап работы ответственный отдел и ответственного сотрудника. Разработка оптимальной структуры также потребует времени и редактирования.
Штатное расписание и режим работы
В этом документе важно предусмотреть, сколько наёмных работников необходимо предприятию. При расчёте удобно воспользоваться схемой производственного процесса. Предпринимателю понадобится конкретная информация о задачах каждого участка и о необходимых для их решения специалистах. Эти сведения помогут определить:
- сколько работников необходимо;
- какие требования предъявляются к каждой должности;
- возможна ли взаимозаменяемость каких-либо должностей.
Режим работы должен соответствовать требованиям трудового законодательства (например, предусматривать стандартную 40-часовую рабочую неделю) и в то же время создавать идеальные условия для получения прибыли. Нужно определить, сколько и по какому графику трудится каждый специалист, сколько смен будет на предприятии и другие аналогичные темы. Правильное планирование режима работы и штатного расписания необходимо для успешного бизнеса.
Заключение
Составление организационного плана — важная часть бизнес-планирования. Без формирования чёткого понимания механизмом и распорядка работы компании нельзя ожидать успешных результатов. Оптимально подобранные структура организации, штатное расписание и режим работы также важны для высокой прибыли, как качественное оборудование и инвестиции.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Предыдущие шаги руководства по открытию собственного бизнеса
Теперь мы попадаем в совершенно иную часть бизнес планирования – управление и организационная структура бизнеса.
Не принебрегайте организационным планом при составлении бизнес-плана
Управление является действительно важным элементом любого бизнеса. Как бизнес будет проходить через различные стадии жизненного цикла, так будет расти и потребность в управлении бизнесом, и это напрямую связано с эффективностью бизнеса. Если ваш бизнес находится в процессе инициирования и планирования, и если вы планируете работать в своем бизнесе один, наверное, думаете, что нет необходимости делать раздел Организационный план в бизнес плане. Но я рекомендую сделать это с целью дальнейшего планирования управления персоналом в вашем бизнесе, потому что в одиночку бизнес делать сложно.
Также, работая над данным разделом, как частью процесса планирования, вы сделаете хорошую подготовку к планированию финансов.
Что должен содержать раздел «организационный план в бизнес плане»?
- Резюме раздела
- Организационную структуру
- Управленческую команду
- Возможные слабые стороны управленческой команды
- План персонала организации
1. Краткое резюме
И снова в бизнес-плане раздел начинается с резюме главы. Оно будет в начале, но делаете вы его, как всегда, после завершения всей главы.
2. Организационная структура
Организационная структура представляет собой иерархию сотрудников в организации. Она покажет, кто и за что несет ответственность, кто выполняет задачи, кто контролирует выполнение, кто регулирует коммуникацию между сотрудниками и т. п. Важно понимать, что это серьезный раздел, потому что вы планируете основу того, что должно отвечать требованиям в течение длительного времени. Вы не можете каждый месяц менять иерархию и структуру организации, что, допустим, позволительно с некоторыми другими разделами бизнес плана.
Организационная структура должна быть представлена в виде организационной диаграммы или графика (т. н. «органограмм»). Есть бесплатное онлайн приложение для создания органограмма — Gliffy. Вам нужно всего лишь зарегистрироваться и сможете использовать приложение. Вы можете также использовать Microsoft Office Word, который имеет возможность вводить диаграмму в виде организационной структуры, которую можно настроить в соответствии с вашими потребностями. На рисунке показана схема организационной структуры MS Word 2007.
Желательно, чтобы бизнес-план включал «органограмму», но если нет такой возможности, то можно описать организационную структуру текстом.
Пример организационной структуры
Иллюстрация содержит позиции и должности, ответственные за каждую позицию. Эти позиции могут быть функциями, такими как продажи, маркетинг, финансы, производство. Объясните, как разделить основные функции бизнеса и сделайте должностные инструкции.
3. Управленческая команда
Управленческая команда – список людей, которые будут управлять бизнесом. Это можете быть просто вы как предприниматель или включите в команду ваших первых сотрудников. Для каждой из ключевых позиций управления нужно учитывать предыдущий опыт управленца и его роль в компании.
4. Анализ слабых сторон управленческой команды
Возможные слабые стороны управленческой команды требуют хороший анализ, потому что это может сильно влиять на функционирование бизнеса в целом. Новым предприятиям часто приходится больше писать в этой части. Например, вы должны написать, что как предприниматель вы будете руководить и продажами из-за отсутствия финансов, чтобы нанять менеджера для этой позиции. При этом вы таким образом определили этот момент как важный вопрос, который требует решения в будущем. Не забудьте указать, как вы планируете преодолеть эти недостатки в будущем.
5. План персонала
План персонала является частью бизнес плана, который будет включать все позиции в компании. План персонала можно представить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Должность (например, финансовый менеджер, поставщик …)
- Количество сотрудников в этой должности (например, 1 Финансовый менеджер, 10 продавцов)
- Размер заработной платы одного работника этой позиции в течение одного месяца
- Ежегодные затраты на эту позицию (12 х количество сотрудников в этой должности х размер месячной зарплаты)
На рисунке ниже представлена таблица в качестве примера. В течение первого года необходимо сделать на ежемесячной основе, так как эти расходы понадобятся для анализа денежных потоков.
План персонала в организационном разделе бизнес плана
Таким образом, у вас появится план расходов на персонал, который вы сможете использовать в финансовом разделе бизнес плана.
Итак, мы описали организационную структуру бизнеса и у нас осталось еще совсем немного :-).
Организационный план в бизнес-плане включает сведения о структуре и штате будущей компании. Есть мнение о целесообразности использования этого раздела также для описания правового обеспечения деятельности компании и графика осуществления проекта.
Организационная структура
Организационный план бизнес-плана представляет будущую компанию как иерархию наемных сотрудников. Раздел отображает:
- ключевые позиции в деятельности предприятия (закупка, производство, маркетинг, продажи, финансы);
- структуру департаментов и отделов;
- должности менеджеров, отвечающих за разные направления деятельности.
Организационные уровни на примере компании, разрабатывающей программное обеспечение (ПО), могут выглядеть так.
Структура предприятия может быть описана сплошным текстом. Но лучше составить график или органограмму. Можно воспользоваться возможностями Microsoft Office Word или бесплатным веб-приложением Gliffy.
Организационная форма и структурные подразделения
Если эти сведения не выписаны в другом разделе, пример организационного плана в бизнес-плане должен обосновывать выбор формы деятельности. Самые распространенные формы для юридических лиц – ООО, АО. Необходимо:
- перечислить органы управления;
- описать распределение полномочий между ними.
Структура органов управления определяется организационно-правовой формой, но не полностью. К примеру, система управления ООО может быть двух- или трехуровневой. Максимум органов:
- собрание соучредителей;
- совет директоров;
- единоличный топ-менеджер;
- коллегиальный исполнительный орган.
Для придания компании привлекательности в глазах инвестора можно создать специальный орган для защиты его интересов – ревизионную комиссию. Выбор системы управления имеет определяющее влияние на:
- порядок и скорость принятия решений;
- взаимодействие в текущей деятельности между учредителями и наемным персоналом.
Если планируется присутствие компании на рынках нескольких регионов, необходимо продумать структуру подразделений. Выбор в пользу филиалов или дочерних компаний имеет решающее значение для разрешения вопросов налогообложения, ответственности материнской организации за их деятельность. Чем крупнее и сложнее компания, тем скрупулезней нужно подходить к составлению организационного плана. Нелишне приложить к бизнес-плану проект устава.
Планирование в части персонала
К моменту создания компании ее учредитель видит на каждой должности конкретного человека. Учитывать личные качества, деловые связи и предыдущий опыт работы сотрудников важно. Однако завязывать работу на незаменимых персоналиях рискованно. Люди могут уйти, заболеть, рассориться с учредителем. При этом быстро и безболезненно изменить организационную структуру компании не позволит трудовое законодательство.
Организационная часть бизнес-плана вмещает план численности и штатного состава предприятия, рассчитанный исходя из производственной потребности в работниках. Целесообразно представить его в форме таблицы с такими столбцами:
- должность;
- количество штатных единиц;
- зарплата в месяц;
- дополнительные расходы на позицию: повышение квалификации, медосмотр, санкнижки (по необходимости);
- общая сумма на позицию в год.
Расходы на оплату труда
В плане персонала целесообразно отобразить график и режим, систему оплаты труда. Если предполагается работа по сменам, оплата труда по выработке продукции или премирование в зависимости от результатов труда, к составлению плана персонала стоит привлечь опытного кадровика и бухгалтера. Целесообразно приложить к плану персонала проекты должностных инструкций всех или хотя бы ключевых работников.
Сведения раздела позволят подсчитать помесячный и годовой фонд оплаты труда – ключевой расходной статьи начинающего предприятия. Эти данные используются при составлении финансового плана.
Бизнес с нуля – как составить бизнес-план: Видео
Еще один важный раздел в бизнес плане – организационный. Рассмотрим, как правильно его составить и что там обязательно должно присутствовать.
Организационный план как раздел вашего бизнес-плана должен раскрывать следующие ключевые моменты вашего бизнеса:
- организационная структура предприятия;
- штатный состав, численность персонала и режим его работы;
- правовое обеспечение проекта;
- календарный график осуществления проекта.
1) Организационная структура предприятия и схема управления.
Под организационной структурой предприятия понимают состав, функции и взаимодействие между различными подразделениями предприятия. Если вы хотите получить успешный бизнес, который будет развиваться со временем, производить качественные товары и услуги, то вам необходимо продумать все моменты вашей организационной структуры.
Какой бы ни была организационная структура предприятия, она должна выполнять следующие основные функции:
- обеспечивать возможность взаимодействия и сотрудничества между участниками проекта;
- способствовать организации условий для нормальной работы и выпуска продукции надлежащего качества;
- содействовать дальнейшему совершенствованию продукции и развитию всего предприятия.
2) Штатный состав, численность персонала, график и режим работы сотрудников организации, приблизительный подсчет фонда заработной платы.
Определив структуру предприятия и количество подразделений можно определить потребность в работниках. Зная особенности производства несложно составить список специалистов, которые будут осуществлять производственную и управленческую деятельность в вашей фирме. Здесь же нужно указать режим их работы. В приложении к бизнес-плану привести должностные инструкции.
Вы уже определили, по какому принципу будет идти начисление заработной платы? Вы будете платить за время или результат? Форма оплаты труда – повременная или сдельная – это также должно найти свое отражение в бизнес-плане.
Вся информация, которую вы укажете в данном разделе, будет служить основой для составления фонда заработной платы и определения расходов на оплату труда в финансовом плане.
3) Правовое обеспечение проекта.
Если вы не хотите, чтобы ваш проект налетел на рифы, едва выйдя на этап реализации, то вам необходимо разобраться во всех юридических тонкостях, связанных с вашим проектом.
Соберите всю правовую документацию, которая у вас есть или должна быть:
- устав предприятия;
- учредительный договор;
- все необходимые лицензии на виды деятельности и на осуществление инженерного снабжения (газ, вода, теплоснабжение);
- патенты на продукцию вашего предприятия;
- сертификаты качества и соответствия;
- документы, касающиеся особенностей налогообложения;
- договора с контрагентами и партнерами, гарантийные письма;
- договора купли-продажи, аренды, лизинга.
Работая над организационным планом, вы получаете возможность предупредить большинство негативных правовых и юридических моментов, с которыми обязательно столкнетесь в своей работе.
Подумайте, нет ли каких-нибудь федеральных и региональных программ, участвуя в которых мы можете получить льготное финансирование проекта? На какие налоговые льготы вы можете рассчитывать? А может, стоит часть сотрудников набрать из числа инвалидов и получить бонус при оплате налога на прибыль? Есть ли этот бонус со стороны государства?
Нет смысла говорить, что вы можете значительно облегчить работу по реализации проекта, если используете все возможности, которые предоставляет закон и государство.
4) График осуществления проекта.
Когда у вас на руках будет календарный план реализации вашего проекта, в котором будут указаны ключевые этапы и сроки их достижения, вы сможете постоянно контролировать весь ход работ. У вас будет возможность предусмотреть наступление рисков, сбоев в работе. Вы четко будете представлять весь проект.
Желательно составить список ключевых этапов и всех работ, которые необходимо осуществить для их достижения. Определить сроки выполнения работ, время начала и завершения. Также можно указать количество ресурсов, которые понадобятся для выполнения работ на каждом этапе. Это поможет в составлении финансового плана, к работе над которым можно переходить, собрав воедино всю информацию производственного и организационного планов, а также прогноза продаж продукции.
Тщательно проработанный организационный раздел позволяет избежать многих отрицательных моментов правового и юридического характера, с которыми неизбежно сталкивается каждый начинающий предприниматель.
О том, как его грамотно разработать, и пойдет речь в нашей статье.
Что следует отразить в этом разделе?
В данном пункте следует раскрывать суть следующих ключевых моментов бизнеса:
- организационную структуру компании;
- штатное расписание, численный состав работников и их рабочий день;
- правовую обеспеченность проекта;
- календарный план его воплощения в реальность.
Здесь вы можете бесплатно скачать образец этого пункта на примере продуктового магазина
Структура компании и управленческий состав
Организационная структура предприятия включает в себя информацию о численном составе, основных функциях и взаимодействии различных подразделений. От тщательного составления этого документа зависит успешность выбранного направления предпринимательской деятельности, ее будущее развитие, а также возможность производства качественных и востребованных товаров.
Вне зависимости от вида, организационная структура обязательно должна выполнять ряд основных функций, а именно:
- обеспечивать нормальное взаимодействие и плодотворное сотрудничество между участниками проекта;
- организовывать такие условия, при которых становится возможной стабильная работа и выпуск продукции, отвечающей всем требованиям качества;
- подталкивать предприятие к дальнейшему положительному росту и развитию.
Данную структуру нельзя назвать чем-то застывшим, напротив, ей свойственно постоянное совершенствование в свете изменяющихся рыночных условий. Поэтому она бывает различной в зависимости от следующих факторов:
- масштабности предприятия (малое, среднее, большое);
- производственных и отраслевых особенностей (производство продукции, услуги, сделки купли-продажи);
- характера производства, которое в свою очередь бывает массовым, единичным или серийным;
- сферы деятельности компании, на каком рынке реализуется предпринимательская деятельность: на местном, национальном или внешнем;
- уровня механизации и автоматизации работы управленческого характера;
- квалификации сотрудников.
При ее составлении нужно учитывать следующие принципы:
- структура управления не должна идти в разрез с целями и стратегиями компании;
- структура и функции управления должны быть едины;
- орган управления состоит из первичной и вторичной функций;
- управление должно базироваться на рациональном сочетании таких критериев, как централизация, специализация и интеграция;
- производственная и управленческая структуры должны быть соотносимы;
- структура управления должна сочетать все виды деятельности посредством комплексной увязки.
При ее проектировании нужно помнить о двух основных правилах:
- число управленческих уровней должно быть минимальным;
- команды следует выполнять по кратчайшей цепи.
Управленческой командой называется сложная социально-экономическая категория, обеспечивающая связь самой команды, коллектива, собственника и государства в отношении социально-экономического развития предприятия.
В основе деятельности данной команды должны лежать следующие принципы:
- самым важным является достижение поставленной цели;
- коллективная ответственность имеет очень высокий уровень;
- руководителя должны определять такие характеристики, как динамичность, подвижность коммуникационных связей и высокая плотность контактов горизонтального характера.
Подробную информацию о матричной организационной структуре фирмы можно почерпнуть из следующего видео:
Штатная численность и график работы
Итак, структура предприятия и число необходимых подразделений определено, значит, можно переходить к определению потребности в сотрудниках. Если процесс производства понятен, то не составит труда и составление списка необходимых специалистов, в функциональные обязанности которых будут входить производственная и управленческая деятельность компании.
Здесь же следует расположить сведения о графике работы персонала (а одним из приложений к бизнес-плану нужно сделать должностные инструкции работников).
Составлением штатного расписания в организации занимается специалист, на которого возложили такие обязанности приказом руководителя.
Если в течение года штатные единицы существенно менялись, то на начало следующего года нужно издать приказ о новом штатном расписании, а если такового не происходило, то вполне достаточно приложений об изменениях.
После этого нужно отвести место принципу начисления заработной платы. Что будет лежать в основе выплат: фиксированное время или полученные результаты? Из этого вытекает и форма оплаты: повременная или сдельная – этот важный момент обязательно должен быть отражен в данном пункте.
Кроме того, нужно уделить внимание режиму работы, который бывает:
- обычным: понедельный, недельный и суммированный;
- особым: ненормированный, гибкий или сменный.
Статья 100 ТК РФ предусматривает следующие варианты организации трудовой деятельности:
- пятидневная рабочая неделя и два выходных дня;
- шестидневная рабочая неделя и один выходной день;
- пяти/шестидневная рабочая неделя с предоставлением выходного дня (дней) в соответствии со скользящим графиком.
А статья 104 ТК РФ позволяет применять суммированный учет рабочего времени.
Использование ненормированного рабочего дня применяется в том случае, если режим работы предприятия предполагает эпизодическое привлечение отдельных работников к выполнению своих должностных обязанностей вне пределов нормального рабочего времени.
Ненормированный рабочий день разрешается применять в отношении:
- сотрудников, занимающих административные, управленческие, технические и хозяйственные должности;
- работников, труд которых невозможно учесть по времени;
- лиц, желающих распределять свое рабочее время по собственному усмотрению;
- людей, характер работы которых требует дробления рабочего времени на выполнение различных видов деятельности.
Гибкий график можно использовать для организации труда как отдельной категории работников, так и коллектива целого структурного подразделения, но с соблюдением определенных пределов: начало, окончание и общую продолжительность рабочего дня сотрудник может регулировать сам, но при этом работодатель вправе требовать от него полной отработки рабочих часов.
Сменный режим актуален для предприятий, работающих круглосуточно.
График открытия
В организационном разделе обязательно нужно отвести место календарному графику открытия компании, который должен включать в себя информацию о временных отрезках, необходимых:
- для составления бизнес-плана;
- для поиска подходящих площадей;
- для прохождения процедуры государственной регистрации;
- для приобретения необходимого оборудования;
- для проведения ремонтных работ;
- для набора необходимых сотрудников.
Наличие на руках календарного плана, в котором расписан каждый ключевой этап и срок его реализации, позволяет контролировать весь процесс. Кроме того, это позволит предупредить наступление того или иного риска или сбоя в работе.
Помимо времени начала и окончания реализации определенного этапа, можно расписать необходимые ресурсы (эти сведения понадобятся для составления финансового плана).
Как правильно составить данный раздел?
Организационный пункт можно назвать самой важной частью документа, в которой предприниматель должен указать оптимальную форму бизнеса, позволяющую достичь максимального эффекта на фоне минимального финансирования.
Данный раздел должен в доступной форме объяснить инвестору, что набор необходимого персонала позволит эффективно реализовать проект, а несколько квалифицированных менеджеров рационально распределят обязанности и поспособствуют успешному развитию компании.
Нелишним будет внимательно рассмотреть федеральные и региональные программы, участие в которых предполагает предоставление льготного кредитования. А если производственный процесс позволяет, то можно принять в штат инвалидов – это позволит получить бонус при оплате налога на прибыль.