Факторный анализ по бизнес плану
Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.
Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:
- разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
- прописать формулы расчета;
- автоматизировать выборку значений;
- подготовить отчеты в требуемой детализации и др.
ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ
Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».
Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.
Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):
- товарное направление;
- товарная группа;
- товарная подгруппа;
- номенклатура и т. д.
В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).
Выводы на основании первичных данных отчета:
1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.
При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;
2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:
- поломка оборудования;
- отсутствие комплектующих;
- отсутствие заказов;
- ввод нового продукта (товарная группа 8) и замена им товарной группы 7.
Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.
Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».
На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).
Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:
1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.
Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».
2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.
Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.
Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.
3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.
При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».
Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:
=ВПР($A5;Факт!$A$4:$J$12;2;0).
Пояснения к формуле:
$A5 — значение для поиска;
A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;
2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: =ВПР($A5;’План-Факт’!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);
0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);
$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
1 | План-факт | ||||||||||
2 | Товарные группы | Май 2017 г. | |||||||||
3 | План (выпуск), тыс. руб. | Факт (выпуск), тыс. руб. | Отклонение, тыс. руб. | Отклонение, % | |||||||
4 | количество, шт. | себестоимость выпуска | сумма выпуска (прайс) | производственная прибыль | количество, шт. | себестоимость выпуска | сумма выпуска (прайс) | производственная прибыль | |||
5 | ТГ 1 | 1039 | 17 835 | 25 479 | 7644 | 1158 | 20 930 | 29 587 | 8658 | 1014 | 13 |
6 | ТГ 2 | 941 | 5545 | 7296 | 1751 | 1020 | 5809 | 7407 | 1598 | –153 | –9 |
7 | ТГ 3 | 459 | 4175 | 5642 | 1467 | 536 | 4667 | 6118 | 1451 | –16 | –1 |
8 | ТГ 4 | 38 591 | 3611 | 4815 | 1204 | 39 650 | 4192 | 5529 | 1337 | 134 | 11 |
9 | ТГ 5 | 14 869 | 2337 | 3075 | 738 | 18 021 | 2547 | 3540 | 993 | 255 | 35 |
10 | ТГ 6 | 298 | 1757 | 2510 | 753 | 321 | 1825 | 2581 | 756 | 3 | |
11 | ТГ 7 | 187 | 1437 | 1796 | 359 | –359 | –100 | ||||
12 | ТГ 8 | 536 | 9305 | 13 212 | 3907 | 3907 | |||||
13 | Итого | 56 384 | 36 696 | 50 611 | 13 915 | 61 242 | 49 274 | 67 974 | 18 701 | 4786 | 34 |
Рис. 1. Данные план-факт
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
1 | Плановые и фактические показатели по выпуску | |||||||||
2 | Товарные группы | Май 2017 г. | Отклонение | |||||||
3 | План (выпуск), тыс. руб. | Факт (выпуск), тыс. руб. | производственная прибыль, тыс. руб. | |||||||
4 | количество, шт. | себестоимость выпуска | сумма выпуска (прайс) | производственная прибыль | количество, шт. | себестоимость выпуска | сумма выпуска (прайс) | производственная прибыль | ||
5 | ТГ 1 | 1039 | 17 835 | 25 479 | 7644 | 1158 | 20 930 | 29 587 | 8658 | 1014 |
6 | ТГ 2 | 941 | 5545 | 7296 | 1751 | 1020 | 5809 | 7407 | 1598 | –153 |
7 | ТГ 3 | 459 | 4175 | 5642 | 1467 | 536 | 4667 | 6118 | 1451 | –16 |
8 | ТГ 4 | 38 591 | 3611 | 4815 | 1204 | 39 650 | 4192 | 5529 | 1337 | 134 |
9 | ТГ 5 | 14 869 | 2337 | 3075 | 738 | 18 021 | 2547 | 3540 | 993 | 255 |
10 | ТГ 6 | 298 | 1757 | 2510 | 753 | 321 | 1825 | 2581 | 756 | 3 |
11 | ТГ 7 | 187 | 1437 | 1796 | 359 | –359 | ||||
12 | ТГ 8 | 536 | 9305 | 13 212 | 3907 | 3907 | ||||
13 | Итого | 56 384 | 36 696 | 50 611 | 13 915 | 61 242 | 49 274 | 67 974 | 18 701 | 4786 |
Рис. 2. Использование функции ВПР
Таблица с исходными данными для анализа готова. Чтобы проанализировать показатели за отчетный месяц, ее заполняют данными за анализируемый период с листа «План-факт», расширяя диапазон поиска и меняя номер столбца для выбора значений. Важная деталь: данные с анализом за отчетный месяц можно скопировать и сохранить на отдельном листе (например, «Анализ — май»).
АЛГОРИТМ ПЛАН-ФАКТНОГО АНАЛИЗА
Рассчитав отклонения по производственной прибыли (в рублях и процентах), нужно выяснить причины их возникновения. Для этого проведем факторный анализ производственной прибыли и выясним основную причину отклонения фактических показателей от плановых.
К СВЕДЕНИЮ
Прибыль от производства определяется как разница между объемом производства в прайсовых ценах и производственными затратами (материалы, зарплата производственных работников).
Важнейшие факторы, влияющие на величину производственной прибыли:
- изменение себестоимости продукции. Снижение себестоимости приводит к росту прибыли, а рост себестоимости прибыль уменьшает. Изменение себестоимости связано с изменением цен на материалы, отклонением норм расхода материалов, изменением объема производства, заработной платы;
- изменение объема производства;
- изменение прайсовой цены;
- изменение структуры выпущенной продукции. Увеличение доли более рентабельных видов продукции в общем объеме производства увеличивает прибыль, рост производства низкорентабельной продукции ведет к уменьшению прибыли.
Е. И. Полевая, начальник финансового отдела
Для современного предприятия факт-план анализ – это пример того, насколько эффективно действует экономическая стратегия, маркетинговые и аналитические отделы в целом. Фактически без постоянного проведения ряда подобных мероприятий невозможно не только предсказать падения ликвидности или сокращение потенциальных статей бюджета, но и даже провести обработку текущей ситуации.
Подготовка
По общим правилам подобные плановые исследования принято проводить ежеквартально. Но иногда положение вынуждает участить это действие. В первую очередь это инициируется при определенных сферах проверок. К примеру, изучение бюджета движения денежных средств.
Выявление отклонения строится на сверке прогнозируемых показателей, определенных в стратегии развитии проекта, и текущих цифр, которыми может похвастаться бухгалтерия. Разумеется, в идеале, расхождений быть не должно. Но это практически недостижимая ситуация. Поэтому стоит ориентироваться на процент изменений. А вот критический его уровень или просто показатель, заслуживающий отдельного внимания, каждое предприятие обычно определяется самостоятельно. Опять же, вопрос зависит от конкретной сферы, а также от специфики деятельности компании.
По сути, что такое план-факторный анализ? Это сверка фактических и планируемых показателей. Именно поэтому процедура имеет такое «говорящее» название.
Подготовка предполагает на превентивном этапе разделение статей на два основных направления. Первое — те, что в теории еще могут оказать влияние на будущее движение денежных средств, изменение результатов. То есть актуальные расхождения на конкретном этапе. А вот вторая группа — это те различия между стратегическими расчетами и текущей ситуацией, которые уже не могут оказать влияния и принести последствий. Разумеется, изучение их остается необходимым, но уже для внутреннего исследования, выявления ошибок, которые следует исключить.
Решения для бизнеса | ||
магазины одежда, обувь, продукты, | склады материальные, внутрипроизводственные, | маркировка табак, обувь, легпром, |
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, | rfid радиочастотная идентификация | егаис автоматизация учётных операций |
Неизрасходованные денежные средства зачастую переносятся на следующий период. Это называется перебросом, что также нужно отобразить в этом комплексе мероприятий.
Ну и главная подготовительная мера заключается в выявлении процентных расхождений. Учитывая, что план-факторный анализ – это выявление размера отклонений, именно на них мы и обратим внимание. Разделение подразумевается ровно на столько позиций, чтобы текущее исследование было способно предоставить практические рекомендации к действию.
- 5-10%, первая точка. Эти размеры обычно считаются несущественными. Они заслуживают внимания, но не вызывают необходимости немедленных действий. Сопутствующий коммерческому движению шум, избежать которого практически невозможно.
- 20-30%, умеренный диапазон. Уже понадобится провести проверку, почему возникла такая разница, в чем причина. А также выявить решения, которые позволят избежать серьезных последствий.
- 30-50%, существенный размер. Требует внесения корректировок в стратегию, поиск утечек.
- Свыше 50%, критический размер. Срочно необходимо составить план мер, которые будут направлены на поиск ошибок, нивелирование последствий, предвосхищения подобного в будущем.
Как провести процедуру
Мероприятие носит сугубо расчетный характер. Итоговые результаты проверки оформляются в Excel таблице или с помощью сходного инструментария. Стоит обращать внимание на выявление конкретных статей, бюджетов, а также расчет относительных расхождений.
Понадобится изучить и обозначить условные цифры в абсолютном значении. Это покажет нам, насколько в принципе финансовое поступательное движение предприятие обоснованно.
Также стоит обращать внимание на то, какие тенденции предполагает результат. И в принципе, есть ли какая-либо взаимосвязь между периодическими просадками. Не стоит забывать и о том, что знаки в итоговом изыскании бывают как положительные, так и отрицательные. То есть, минус — это недостача, а плюс — прирост бюджетных средств, которые был не отображен в начальном плане. Пристального внимания заслуживают обе ситуации. Но причины интереса разные.
На что обратить внимание
Существует несколько позиций, на которых следует сфокусироваться особенно сильно. И не забывать об этих сторонах изыскания при проведении проверки.
- Когда становится заметным очередная разница, не всегда нужно сразу бросаться за расчеты и проводить дополнительные проверки и поиск проблем. Ведь отчет план-факт должен содержать всю информацию, но исследовать понадобится лишь ту, что грозит неблагоприятными последствиями. Не надо «бегать за шумом», стараясь понять причину каждое изменение экономических показателей.
- Обратите внимание на знак. Плюс или минус. Если негативный знак нуждается в немедленном принятии мер, когда речь идет о крупных размерах, то положительный не всегда вынуждает это делать. По сути, изыскания провести не помешает, но жизненной необходимости и требований по оперативности не предусматривается.
- Изучать нужно не только отдельные выводы, но и также и их группы, прослеживая их взаимосвязь. Тогда одни расходы потенциально инициируют остальные. Падение выручки зачастую становится последним результатом, к которому ведут логичные проблемы.
- Помните про удельный вес бюджета. Если исполнение конкретной задачи требует огромных процентных вложений бюджета, то эта сфера требует повышенного уровня надзора, контроля. И лучше больше ресурсов затратить именно на нее: продажа, маркетинг и схожее. А вот организация системы охраны на точках реализации, к примеру, обычно не вызывает таких серьезных трат. И стоит уделить такой отрасли меньше времени.
План-фактный анализ, пример проверки результативности
Первый способ проведения изысканий основывается на результативности деятельности проекта. А также на конкретно составленном плане движения финансовых потоков. Представленный образец будет схематичным и затронет лишь некоторые показатели, чтобы продемонстрировать сам принцип.
Сфера проверки | Единица измерения значения | Запланированный результат на 2019 год | Текущий результат по итогам 2017 года | Наличие расхождений в абсолютном значении | Процент отклонения, то есть, относительный уровень |
Полный объем закупленной для реализации продукции | Тысячи рублей РФ | 284 426 | 289 312 | 4 886 | 1,7% |
Количество сотрудников осуществляющих работу на предприятии за отчетный период | Человек | 300 | 330 | 30 | 10% |
Заработная плата, выданная работникам. Устанавливается усреднений размер для упрощения | Тысяч рублей на одного человека | 341 | 354 | 12 | 3,6% |
Иные затраты материального характера необходимые для ведения хозяйственной деятельности | Тысяч рублей | 101 970 | 97 650 | -4 320 | -4,2% |
Прибыль за отчетный период без учета конкретного источника | Тысяч рублей | 40 462 | 43 736 | 3094 | 7,1% |
Рентабельность по общим показателям | В процентах | 13,5 | 13 | -0.5 | -4% |
План-факторный анализ, пример проверки производительности
А теперь обратим внимание на другой упрощенный пример.
Область исследования | Запланированный результат в денежном выражении | Ожидаемый уровень в процентном отношении | Фактический выход в финансовом эквиваленте | Выход в процентном показателе | Уровень отклонений в денежном виде | Процент расхождений |
Доход, который был получен вне зависимости от конкретного источника, включая дебиторку | 284426 | 100 | 289 312 | 100 | 4 886 | 101 |
Отчисления на маркетинг | 57 938 | 20 | 62 775 | 21 | 4883 | 108 |
Отчисления в пользу ФНС по совокупным статьям | 12 834 | 4,5 | 13 811 | 4,7 | 977 | 107 |
Конечная прибыль за вычетом остальных параметров за отчетный период | 40 426 | 14 | 43 736 | 15 | 3 094 | 107 |
Таблица расчета эффективности
Третий наш пример, который, по сути, является итогом. На основе предыдущих и иных изысканий, глубоких проверок бухгалтерии следует сделать выводы о текущей эффективности движения и развития фирмы в целом.
Наименование | Ожидаемый результат | Текущий | Уровень эффективности через размер расхождений |
Совокупный доход, полученный от прямой реализации продукции на точках продаж | 284 426 | 289 312 | 4 886 |
Маржа | 163 916 | 161 437 | — 2 497 |
Расходы на обслуживание точек продаж | 57 455 | 59 685 | 2 230 |
В чем ценность и важность этого исследования
Бюджетный сегмент на предприятии — это важнейшая сфера. Для нормального развития придется потратить ресурсы на четкий и современный контроль. В противном случае осуществить бюджетное управление невозможно по определению.
В первую очередь это касается БДДС. Но и к остальным элементам относится в не меньшей мере. Этот план подразумевает сверку финансовых показателей, определение процента их выполнения, степень достижения поставленных задач. И что самое важное — проверку целесообразности трат, уровня распределения денежных массивов, логику анализа.
Решения для бизнеса | ||
магазины одежда, обувь, продукты, | склады материальные, внутрипроизводственные, | маркировка табак, обувь, легпром, |
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, | rfid радиочастотная идентификация | егаис автоматизация учётных операций |
Имея на руках отчеты, всегда можно сформировать будущие бюджеты уже с учетом результатов изысканий. То есть, остается плацдарм для совершенствования, способы избежать ошибки, допущенные в прошлом квартале. Это даже не столько метод изучения проблем, сколько расчет конкретной эффективности в текущий момент.
Основы подготовки
В общем случае после назначения изысканий необходимо составить регламент будущей работы. Определить критические, умеренные и существенные уровни. А также выбрать те сферы, которые непосредственно будут затронуты. Естественно, относительные и абсолютные величины коснутся общей маржи, главных денежных потоков, ключевых статей расходов. Но вполне допустимо выставить куда больше сфер.
Также стоит ориентироваться в первую очередь на значимые позиции. На те сегменты, которые конкретно на данный момент активно влияют на ситуацию. Чтобы можно было оперативно внести правки, если будет выявлена проблема. А отрасли, которые уже не оказывают существенного влияния, к примеру, в этом сезоне поток уже перекрыт, выработал свое, — остаются на второе.
Таким образом, план-фактный анализ – это способ поиска слабых мест предприятия для оперативного вмешательства.
На какие аспекты стоит обратить внимание
Помимо того, что цифры нужно пропускать через призму значимости источников, стоит понимать их вес. Другими словами, когда изыскания направляются на те сферы, которые просто в процентном отношении от бюджета занимают ничтожную позицию, по сравнению с другими, — это нелогичное распределение ресурсов.
Также не стоит забывать, что среди массы полученных показателей, внимание надо сосредоточить на тех, что поддаются изменениям. Снова играет роль источник. Если им стали ошибки в планировании, некорректный расчет, нарушения тактического плана, хищение, нерациональный подход и так далее – все проблемы легко решаются.
А если причиной стали макроэкономические аспекты, проявляющиеся через скачок курса или падения интереса к сфере производства на глобальном уровне, то коренным образом изменить ситуацию не получится. Это могут быть и обычные колебания, которые, как волна, доходят до локальных проектов от мировой экономики. И нужно заранее их определить, иначе силы компании будут направлены на борьбу с проблемами, которые по определению невозможно решить. Стоит лишь знать их и игнорировать.
Для четкого позиционирования источника, проблемы и конкретного влияния в будущем нужно обращать внимание на положительный или отрицательный знак при расхождениях. Именно он предоставит почти всю информацию, которая необходима. С ее помощью получится понять, нужно ли заниматься данной проблематикой прямо сейчас, повлияет ли аспект на будущий бюджет, есть ли проблемы в планировании, не являются ли контрмеры безосновательными в этом случае.
ТОП-5 программ для проверки
Для облегчения и оптимизации процессов в организации используется различное программное обеспечение. Например, вы можете ознакомиться с продуктами компании «Клеверенс», которая реализует качественное ПО, в том числе для автоматизации бизнеса.
Программные продукты компании — это широкий спектр для решения задач в розничной и оптовой торговле, производственных и нефтедобывающих организациях. С помощью специальных программ можно не только сверять план-факт, но и вести полный учет, контролировать все процессы.
БИТ.ФИНАНС
Масштабируемое ПО, созданное для широкой аудитории. Программа без проблем ведет контроль статей бюджета, занимается формированием, оценкой, установлением предельных лимитов. Примечательно, что этот модуль помогает составить отчетность вместе с учетом в условиях единого комплекса. Создается плацдарм, через который идут все расчеты, фиксируются все полученные данные, выставляются планы. Так, информационная база объединяется в ядро, с помощью которого даже без автоматизированной методики проверки значительно упрощаются.
Умная утилита сама знает, как посчитать процент отклонения факта от плана, формула в массе различных вариаций содержится у нее по умолчанию. А также она решает и все сопутствующие отчетные задачи.
Navision
Отличительными чертами программы стоит назвать быструю интеграцию в общую бухгалтерскую структуру предприятия. Именно бухгалтерия будет являться основной для всех проверок, но и другие вопросы, в том числе сверка фактических и запланированных цифр, решаются без проблем.
Контур
Отличный выбор для компаний широкого профиля. ПО направлено на различные холдинги. Разумеется, никто не мешает и проектам с узкой специализацией воспользоваться ей. Но это не слишком рационально.
SAP R/3
Это массивный комплекс, который включает в себя множество коробочных решений. И одним из них и является упрощение проведение аналитики и сверка. Естественно, только ради этих целей приобретать такой комплект из 22 различных направлений — не самое логичное решение. Но для комплексного урегулирования вопросов подойдет идеально.
Галактика
Это прекрасный инструмент, посредством которого менеджер получает доступ для проведения различных исследований. Они касаются материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Направлений выдвигается довольно много, среди них присутствует и наличие формул расчета, изучение и автоматическое проведение сверки факта.
Еще одной особенностью системы является возможность тонкой настройкой под нужды конкретной компании. Персональные настройки сохраняются за пользователем. Для изменения составляющих доступно параллельное сохранение сразу нескольких различных вариаций.
Эти программы отлично знают, как рассчитать отклонение от факт-плана. И помогут это сделать даже неопытному в сфере пользователю.
Количество показов: 4093