Бизнес плана по закупочной деятельности
Какие основные этапы проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ существуют в современной бизнес-практике российских компаний?
Существуют следующие этапы закупки:
- Прогнозирование закупок.
- Установление потребности в закупках и их обоснование.
- Составление плана закупок на опредёленный период.
- Определение параметров конкретной закупки.
- Объявление очередной закупки.
- Сбор предложений потенциальных поставщиков.
- Определение победителя данной закупки.
- Заключение договора.
- Исполнение договора.
- Зачем это нужно закупать?
- Почему нужно закупать именно это?
- Почему это нужно закупать именно в таком объёме?
- Почему это нужно закупать именно по такой цене?
Для определения этапов размещения закупки товаров и услуг необходим анализ уже осуществлённых закупок за конкретный период по конкретному направлению и в целом по компании. По общему правилу все три названных базовых участника закупочной деятельности должны являться обособленными субъектами. При эффективной организации закупочной деятельности на каждой из стадий закупочного процесса их полномочия распределяются в соответствии со следующими принципами:
Инициатор анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода, чтобы правильно запланировать этапы тендера.
При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).
В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) инициатор доводит эту потребность до контролёров с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.
Контролёры оценивают необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки.
В случае согласования контролёрами данной закупки она включается профессиональным закупщиком в план закупок на предстоящий закупочный период.
Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается контролёрами, после чего публикуется профессиональным закупщиком с соблюдением требований действующего законодательства.
При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок инициатор обосновывает перед контролёрами необходимость таких изменений, а контролёры, в случае согласования данных изменений, утверждают внесение профессиональным закупщиком изменений в план закупок.
До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок инициатор отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок в описанном выше порядке.
До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок профессиональный закупщик в соответствии с заявленной инициатором потребностью разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней потребности заказчика в продукции и иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
При наступлении срока публикации информации о закупке профессиональный закупщик публикует эту информацию в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
После публикации информации о закупке профессиональный закупщик обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков, оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление победителя закупки, направление договора для подписания победителю.
После проведения закупки профессиональный закупщик публикует информацию о результатах закупки (о том, кто был выбран победителем, либо о том, что закупка завершена без выбора победителя) в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
После объявления результатов закупки инициатор проводит преддоговорные переговоры с поставщиком и согласует проект договора с контролёрами.
После подписания договора с поставщиком инициатор обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица предприятия акты, свидетельствующие об исполнении договора.
После завершения договорных отношений с поставщиком инициатор отчитывается перед контролёрами об эффективности закупки.
Контролёры совместно с инициаторами и профессиональным закупщиком анализируют результаты закупок за определённый период и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.
На каждой из описанных выше стадий закупочной деятельности важно соблюдать принцип соответствия полномочий и ответственности, в соответствии с которым ответственным за последствие того или иного решения является субъект, принявший данное решение.
Автоматизация формирования годовой программы закупок (ГКПЗ), исходя из потребностей структурных подразделений.
Корректировка плана закупок путем своевременного внесения и согласования требуемых изменений.
Автоматизация процесса формирования, размещения и проведения закупочных процедур.
Заказать презентацию
Система планирования закупок
Используйте системный подход к планированию закупок. Учитывайте при планировании весь комплекс существенных факторов:
- заявленные потребности сотрудников и структурных подразделений;
- существующий и планируемый объем заказов;
- производственный план;
- историю закупок за предыдущие периоды;
- складские остатки;
- цены, сложившиеся при предыдущих закупках;
- зарегистрированные цены поставщиков;
- текущие рыночные цены;
- имеющийся оборотный капитал;
- график движения денежных средств.
От того, насколько эффективно выстроена и автоматизирована система планирования и обеспечения предприятия необходимыми, качественными ресурсами, во многом зависит эффективность производственной деятельности и бизнеса в целом.
Сбор потребностей
Используйте полную и актуальную информацию о текущих и планируемых потребностях. Ни развитая филиальная сеть, ни множество подразделений, ни разница в часовых поясах не помешает вам в этом. iTender Планирование предоставляет пользователям возможность сообщить о своих потребностях круглосуточно в непрерывном режиме, обеспечит точное соблюдение сроков актуализации информации и проверит ее качество исходя из опыта закупок предыдущих периодов, обеспечит персональную ответственность за предоставленные данные.
Автоматизация процесса сбора и формирования потребностей в информационной системе позволит закупать точно в срок те материалы/работы/услуги, которые действительно необходимы.
Согласование плана закупок
Принимайте обоснованное решение при согласовании плана закупок по каждой из тысяч его позиций. Работайте с консолидированными потребностями, имея возможность в любой момент обратиться к первоисточнику. Принимайте во внимание дополнительную информацию, такую как сведения о расходе за предыдущие периоды, складские остатки, исторические и рыночные цены, предоставляемые системой «iTender Планирование» непосредственно в интерфейсе согласования. Будьте уверены, что все значимые факторы учтены в плане, а важные позиции не пропущены. iTender Планирование обеспечит своевременное согласование плана закупок всеми участниками процесса, где бы они не находились.
Автоматизация функции консолидации потребностей позволяет объединить идентичные по номенклатуре закупки и сформировать план закупок на основании консолидированных потребностей. Далее план закупок проходит автоматическое сопоставление с выделенным бюджетом, поэтапное согласование и утверждение. Этапы согласования зависят от организационной структуры предприятия/холдинга и принятых регламентов.
Корректировка плана закупок
Своевременно корректируйте план закупок исходя из оперативной информации, изменения технологии производства, производственных планов и графика движения денежных средств в реальном режиме времени учитывая всю поступающую информацию. Принимайте обоснованные управленческие решения, основанные на актуальной информации.
Автоматизация формирования закупки
Автоматически формируйте закупки в соответствии с планом и графиком закупок в смежных закупочных системах, таких как «Электронная торговая площадка iTender», «iTender Малая закупка» или «iTender Закупка у единственного поставщика».
Система планирования закупок внедрена на Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Восточный федеральный университет имени М.К.Аммосова» (СВФУ)
Прежде всего, оптимизировалась работа закупочной комиссии СВФУ, бумаги стало меньше…
Кроме того, снизилась стоимость закупаемых товаров, работ и услуг по ряду позиций, невзирая на то, что у нас закупки специфичные, и мы нередко приобретаем определенное оборудование, где конкуренция поставщиков не столь велика. По словам участников наших закупочных процедур, они действительно ощутили преимущества перевода закупок СВФУ с бумажной на электронную форму.
Интервью
Планирование закупочной деятельности предприятия или планирование потребностей производства — важный этап, включающий целый комплекс задач-проблем для департамента закупок. Потребности надо собрать, обработать, согласовать, консолидировать идентичные закупки, внести в план, опубликовать информацию о планируемых закупках на соответствующих ресурсах. Например, если предприятие организует закупочную деятельность согласно 223-ФЗ, то приходится «заливать» все на zakupki.gov.ru.
Автоматизировать рутинные процессы на этапе планирования закупочной деятельности становится особо актуальным решением для предприятий со сложной организационной структурой или филиальной сетью. Как правило, здесь оптимизируются сбор, обработка и согласование потребностей организации, консолидация заявок, поступающих из отделов/филиалов. При этом на любом из этапов можно установить правила, при которых заказ переходит в ручную обработку.
Статья
Кроме того, система «iTender Планирование» может стать дополнением к уже установленной на предприятии системе по управлению закупками или заменой отдельных ее частей. Возможна интеграция системы с большинством внутренних и внешних информационных ресурсов предприятия. Например, с учетными системами и электронными торговыми площадками, в которых в соответствии планом-графиком будут автоматически проводиться электронные торги или запросы коммерческой информации.
Пресс-релиз
Закажите презентацию системы
Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.
Заказать презентацию
Основные преимущества внедрения
При использовании в своей работе системы «iTender Планирование» ваше предприятие получает следующие преимущества:
1
Повышение контроля над процессом планирования закупок на любом этапе и уровне компании:
Повышение оперативности планирования.
Обеспечение точности и обоснованности планирования.
Персональная ответственность за заявленные потребности.
Исключение возникновения дефицитов.
Соответствие графика закупок графику движения денежных средств.
Сокращение потребности в оборотном капитале.
Сокращение накладных расходов при планировании.
Снижение ошибок и рисков в планировании.
Чёткая формализация бизнес-процессов.
Повышение управляемости процесса поставок.
Обеспечение качественных и своевременных поставок.
2
Повышение эффективности использования капитала путём минимизация складских запасов и неликвидов за счет планирования своевременных поставок.
3
Снижение объёма внеплановых закупок.
4
Наглядное визуальное представление автоматизируемых процессов, on-line мониторинг.
5
Система разграничения и контроля прав доступа позволяет сотрудникам работать только с информацией, предназначенной данному пользователю/подразделению.
Возможности системы «iTender Планирование»
Формирование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ) с поддержкой следующих функциональных возможностей:
— Формирование номенклатурных потребностей структурных подразделений.
— Формирование лотов двух типов: со спецификациями, наполняя позициями из потребностей структурных подразделений и лотов без спецификаций (которые будут наполнены позднее).
— Автоматическое формирование плана закупок: на основании созданных лотов в системе автоматически формируется план закупок.
— Поэтапное многопользовательское согласование годовой программы закупок как целиком, так и отдельных его позиций (лотов).
Изменение/ корректировка плана закупок с поддержкой функциональных возможностей:
— Формирование заявок на корректировку ГКПЗ.
— Согласование заявок на корректировку ГКПЗ.
— Согласование скорректированной ГКПЗ.
Формирование и проведение процедуры закупки (в модуле iTender Закупки)
Ведение истории изменений.
Контроль объёма закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства на всех этапах работы с планом закупок.
Формирование аналитической отчетности, обеспечивающей контроль процессов формирования и исполнения плана закупок. Формирование отчетности в режиме реального времени позволяет руководителю получать актуальную информацию по исполнению плана, что поможет принять соответствующие качественные управленческие решения для исправления сложившейся ситуации.
Надежное хранение огромных объемов информации.
Эффективный доступ к информации в соответствии с полномочиями пользователя.
Инструменты визуального контроля процесса формирования и исполнения плана, календарь событий.
Интеграция с внутренними системами предприятия и внешними ресурсами, например с ЕИС (223-ФЗ, 44-ФЗ).
Интеграция с торговыми площадками.
Импорт документов (интеграция) из учетных систем (1C) для подтверждения исполнения контракта/договора.
Настройка системы без программирования. Все основные функции системы могут быть настроены в визуальном редакторе непосредственно администраторами организации без привлечения программистов компании-разработчика. В частности, к настройкам относятся: маршруты согласования, роли и права пользователей и другие параметры.
Доступ к ДЕМО версии
Вы можете получить доступ к Демо версии системы «iTender Планирование». Для того заполните форму для запроса презентации системы.
Получить доступ
Закажите презентацию системы
Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.
Заказать презентацию
Автоматизация бизнес-процессов в компаниях любого масштаба перестала быть чем-то новым и удивительным. Внедрение информационных систем даже микробизнесами отражает стремление к выживанию на высококонкурентных рынках. Секрет успеха прост: предлагать потребителям новые возможности, учитывая даже не столько вкусы, сколько малейшие нюансы потребления.
В части управления процессом закупок большинство российских предприятий предпочитают использовать привычные решения, такие как 1С:Предприятие, 1С:Бухгалтерия или Axelot. Более того, во многих компаниях для формирования данных сотрудники до сих работают в Microsoft Word и Microsoft Excel.
Тем не менее, вместе с развитием рынка растет и количество проблем, с которыми сталкивается бизнес. Это особенно хорошо заметно по процессу организации закупок Разберем на примере производственных компаний. От правильно сформированной закупки, вовремя поставленной продукции и ее качества зависит ритмичность работы всего производства, а, следовательно – своевременная реализация продукции и получение прибыли.
Определим самые частые сложности в организации процесса закупочной деятельности.
Почему закупки становятся проблемой
Потери времени
Первая сложность — потери рабочего времени при формировании и проверке сводных отчетов и таблиц. Ручная обработка этой информации, особенно при возрастающих объемах данных, неэффективна.
Ошибки персонала
Но дело не только во времени, затрачиваемом на выполнение большого числа операций, но и пресловутом «человеческом факторе» – когда возникают ошибки при формировании планов и возможная потеря данных.
Высокая себестоимость
Третья сложность – это затраты на персонал, которые возрастают из-за расширения штата сотрудников, занятых в закупках и логистике. Действительно, провести не только расчеты, но и проверку данных один человек не способен – а чем больше информации приходится обрабатывать «от руки», тем большее число специалистов потребует эта процедура. Особенно актуален этот вопрос для предприятий, которые ведут свою деятельность по госзакупкам.
Упущенные выгоды
Из-за несвоевременной закупки возникает четвертая сложность – потери возможной выгоды, связанные с оттоком клиентов и недополучением прибыли. Все перечисленные случаи могут показаться непреодолимыми, но решение, позволяющее избежать этих фатальных неприятностей, есть.
Что учесть при организации закупок
Комплексная проблема требует комплексного решения. Чтобы сделать процесс закупок действительно эффективным, нужно предпринять несколько мер.
Шаг первый. Использовать методологию, которая охватит все важные этапы закупочной деятельности. Можно автоматизировать каждый из аспектов этого бизнес-процесса, в частности, уделить внимание управлению потребностями компании, процессом поиска и выбора поставщиков, контроля работы с договорными документами, управления поставками и эффективностью работы поставщика. В качестве дополнительной функциональности можно также рассматривать создание портала для работы с поставщиками.
Шаг второй. Теперь переходим к деталям и рассмотрим каждый из перечисленных этапов закупочной деятельности отдельно. Стартом бизнес-процесса можно считать работы по управлению потребностями организации. Правильное формирование списка необходимых для производства ресурсов имеет решающее значение. Некорректно учтенные количество или список требуемых компонентов может привести к тому, что сборка и реализация продукции будут сорваны. Поэтому управление потребностью нужно четко структурировать и учитывать следующие операции: формирование потребности, создание и согласование заявок на закупку, распределение потребности на закупку по ответственным специалистам, планирование этапов обеспечения потребности и контроль их выполнения с параллельным формированием аналитической отчетности.
Шаг третий. Поиск поставщика. После того, как потребность сформирована, мы переходим к следующему этапу – поиску и отбору поставщиков. Важно автоматизировать следующие операции: формирование перечня незаконтрактованных товарно-материальных ценностей (ТМЦ), составление плана по поиску и выбору поставщика, анкетирование потенциальных поставщиков и присвоение им квалификации, аудит и оценка поставщиков, получение и анализ предложений с последующим выбором поставщика, квотирование объема закупок. Такая широкая функциональность необходима для построения оптимально логичной цепочки закупочного процесса, поскольку от выбора поставщика зависит цена, качество и сроки поставляемой продукции.
Шаг четвертый. Правильная контрактация. На этом этапе предстоит позаботиться о том, чтобы все позиции были верно отражены и законтрактованы. Договорные обязательства и цены регистрируются в системе, при этом все движения договорных документов тоже нужно учитывать. Можно предусмотреть и функцию формирования типового договора по шаблонам. Это, во-первых, поможет избежать ошибок и опечаток в договорных документах при ручном вводе, а во-вторых, сократить время на их составление.
Шаг пятый. Отслеживание статуса поставок. Чтобы продукция была поставлена правильно и в указанные сроки, важно автоматизировать отражение информации по статусу поставок: фактов формирования заказов поставщику, согласования графика поставок, утверждения сроков получения продукции на склад. Такой трекинг товаров обеспечивает контроль поставки и, что немаловажно, возможность скорректировать маршрут.
Шаг шестой. Проверка качества. Благодаря автоматизации управления качеством можно решить проблему брака – за счет организации прозрачного процесса направления претензий по качеству и отслеживания их поэтапного рассмотрения.
Шаг седьмой. Создание портала для поставщиков, который позволит хранить, передавать и получать данные от партнеров. Эта же подсистема может содержать сведения на электронной торговой площадке и в единой информационной системе, что очень актуально при работе с госзакупками.
Как видим, избавиться от трудностей, связанных с организацией закупочной деятельности, достаточно просто. Когда организационные меры перестают давать результаты, в помощь приходят программные средства и правильно выбранная методология. Одно из решений – собственная разработка компании PROF-IT GROUP – PROF-IT SRM: Управление закупками. Продукт автоматизирует работу с поставщиками на всех значимых этапах их реализации: от анализа потребностей компании до подготовки отчетности по работе с поставщиками. SRM-система позволяет уменьшить расходы на закупки (за счет консолидации потребностей подразделений), сократить цикл закупок (благодаря автоматизации рутинных операций), гарантировать соответствие поставок заявленным планам, а также уменьшить сроки поиска поставщиков. Решение обеспечивает автоматизацию управления закупками в четком соответствии с требованиями 223-ФЗ и 44-ФЗ.
Николай Волков, Руководитель центра развития отраслевых решений PROF-IT GROUP