Бизнес план закупочной деятельности бизнес тревел
Ежегодно туристы совершают свыше 50 млн поездок. Цифра эта стабильно увеличивается — каждый год на 15-20% примерно. В 2018 году общая стоимость проданных турпакетов в РФ составила около 300 млрд. руб. Быстрое расширение ниши — это предпосылка для создания собственного турагентства.
Анализ рынка и конкурентов
Порядка 90% услуг турагентств направлено на оказание помощи туристам, желающим провести отпуск за границей. Годовой объем проданных услуг в денежном эквиваленте составляет порядка 100 млрд руб. В 2019 году клиенты предпочитают бронировать туры через интернет, используя онлайн-сервисы. Удаленное взаимодействие позволяет заключать сделки быстрее.
Целевой аудиторией выступают люди в возрасте 22-60 лет, имеющие средний или высокий уровень дохода. У потенциальных клиентов нет времени на самостоятельную организацию поездки. Цена в этой сфере не является ключевым фактором. Мнение клиента о работе турфирмы зависит от качества организации поездки. Бизнесу присуща сезонность, поэтому лучше сформировать гибкую ценовую политику.
Выбор формата
Если предприниматель хочет начать бизнес в сфере туризма с нуля, можно начать работать в одном из следующих форматов:
- Домашняя турфирма. Предполагает удаленное взаимодействие с клиентами — арендовать помещение не нужно. Однако охват потенциальных клиентов будет небольшой. Предприниматель будет помогать в подготовке документов для туриста, вести переговоры с принимающей стороной, встречать приезжих.
- Туристическое агентство. Компания занимается поиском жилья, билетов и подготовкой документов для клиента. Менеджер даёт туристу подробную информацию об инфраструктуре и достопримечательностях. Затем составляет маршрут, подбирает выгодный тур, оформляет бумаги. Нужно нанять сотрудников с опытом и арендовать помещение под офис. Предприниматели будут получать доход в виде процентов от проданных туров. За дополнительные услуги можно получать отдельную плату.
- Туроператор. Сам формирует туры. Нужно наладить взаимодействие с отелями, авиакомпаниями и организациями, проводящими экскурсии. Предпринимателю нужно готовиться к большим расходам на запуск и продвижение. Однако этот формат считается самым прибыльным.
Некоторые предприниматели предпочитают работать по франшизе. Подписав договор, бизнесмен сможет использовать готовый бренд и модель ведения бизнеса. Способ считается лучшим для новичка.
Что нужно для открытия туристической фирмы?
Предприниматель должен действовать так:
- Выбрать тип бизнеса, разработать концепцию. Нужно провести анализ рынка, выявить текущие тенденции, изучить предложения и спрос. Затем разработать бизнес план турфирмы.
- Выполнить официальную регистрацию. Постановкой на учет занимается ФНС.
- Найти помещение. Его можно купить или взять в аренду.
- Купить оборудование, нанять персонал. Также найти партнера для бизнеса — если нужно.
- Начать продвижение турагентства. От этого зависит общий успех бизнеса. Продвижением предстоит заниматься в течение всего срока действия бизнеса.
Регистрация бизнеса
В качестве организационно-правовой формы можно выбрать ИП или ООО — зависит от масштабов бизнеса. Большинство турфирм работает в качестве ООО. Это позволяет минимизировать риски, возникающие в связи с банкротством. Общество отвечает лишь уставным капиталом. Эта форма собственности предпочтительнее и при работе с туроператорами.
Лицензирование не требуется. Деятельность производится в соответствии с нормами ФЗ №132 от 24 ноября 1996 года «Об основах туристической деятельности в РФ». При регистрации предстоит выбрать код ОКВЭД. Это может быть:
- 79.11 — деятельность турагентств;
- 79.12 — деятельность туроператоров;
- 79.90 — услуги по бронированию и сопутствующая деятельность.
Лучшим налоговым режимом для турфирм считается УСН. После регистрации предстоит заключить договора с партнерами. Это могут быть ведущие компании государства. Когда соглашение заключено, предприниматель получает доступ к системе онлайн-бронирования.
Поиск помещения
Помещение для туристического агентства должно располагаться в здании, которое находится на оживленной улице. Лучше разместить офис:
- в бизнес центре;
- на первом этаже жилого дома;
- в торговом центре;
- в ином объекте, рядом с которым транспортная развязка или ежедневно проходит много людей.
Если предприниматель выбрал помещение на первом этаже жилого дома, потребуется отдельный вход. Нужны парковка и охранная система. Клиенты, имеющие средний доход и выше, обычно передвигаются на автомобилях. На первом этапе достаточно помещения, размер которого — от 25 кв. м. Площади хватит для организации 3 рабочих мест.
Уютная и дружеская атмосфера в офисе располагает к покупке. Поэтому потребуется выполнить косметический ремонт.
Подбор персонала
От работы сотрудников во многом зависит успех туристического бизнеса, поэтому нужно нанимать профессионалов. Чтобы турагентство смогло начать работу, потребуются 2 менеджера и бухгалтер.
Предполагается, что должность директора предприниматель возьмёт на себя. Ему предстоит управлять денежными потоками, принимать решения о размере заработной платы, нанимать или увольнять персонал, находить партнеров, подписывать документы. Для работы требуются лидерские и организационные качества.
Выработать стратегию и сформировать ассортимент помогут менеджеры. Специалисты подбирают подходящие туры для клиентов и рассказывают о преимуществах стран. Нужны знание географии, навыки общения и умение продавать.
Предприниматель должен создать в коллективе благоприятную атмосферу. Сотрудников можно искать через группы в соцсетях и онлайн-системы, дающие доступ к резюме. Лучше отдавать предпочтение кандидатам с опытом работы.
Необходимо стимулировать специалиста к продажам. Доход складывается из двух частей — фиксированная и процент от реализации туров. На первом этапе можно предложить менеджеру до 5% от проданной путевки.
Лучше, чтобы турагентство работало всю неделю. Клиенты могут прийти в любой день, поэтому требуется минимум 2 менеджера. График работы 5/2, но нужно сформировать его таким образом, чтобы один сотрудник работал со вторника по субботу, а второй находился на месте с воскресенья по четверг.
Турагентство не может работать без бухгалтера. Найти «счетовода» можно через соцсети или аутсорсинговые службы. Допустимо нанять удаленного сотрудника.
Выбор партнера-туроператора
Турагентство — это посредник между клиентом и туроператором. С последним у организации заключен агентский договор. За продажу услуг начисляется прибыль. Лучше начать сотрудничество сразу с несколькими туроператорами — это позволит удовлетворить потребности большого количества клиентов.
Для поиска потенциального партнера стоит использовать Федеральный реестр. Туда включены все организации, работающие официально. Там же присутствуют профессиональные рейтинги и отзывы. Выбирая туроператора, нужно обращать внимание на:
- Известность и бренд. Клиенты лучше покупают туры в компаниях, о которых слышали.
- Надежность. Лучше сотрудничать с учреждениями с положительной репутацией. Оценивая потенциального партнера, нужно учитывать отзывы клиентов.
- Туристические направления. Организация может предоставлять путевки по России или организовывать поездки за рубеж. Выбор партнера зависит от специализации турагентства.
- Условия сотрудничества. Предприниматель должен оценить соотношение вознаграждения и объема работы для его получения.
Закупка оборудования
Составляя бизнес план турагентства, нужно учесть затраты на приобретение офисного оборудования. Потребуются:
- 3 компьютера;
- шкаф:
- 3 стола и стулья;
- кулер;
- диван, на котором клиенты будут ожидать своей очереди;
- журнальный столик для размещения брошюр и рекламных буклетов;
- тумбы и предметы дизайна.
Такой набор нужен в офис для 3 сотрудников. В качестве элемента дизайна рекомендуется использовать глобус и карту. Помогут создать необходимую атмосферу вазы, горшки с цветами, сувениры из разных стран. Если бюджет позволяет, можно разместить плазменный телевизор.
План маркетинга
Сейчас большинство туров продается через интернет. Даже если офис компании в шаговой доступности, человеку проще зайти на сайт компании и забронировать поездку. Оплата выполняется удаленно — используются банковские карты или электронные кошельки. Для работы турагентству потребуется сайт, который позволял бы выполнять следующие операции:
- Сортировка поездок по параметрам. Клиенты ищут путешествие в зависимости от даты заезда и продолжительности поездки. Часто турист подбирает путевку по стране.
- Поиск горящих путевок. В эту категорию входят предложения с существенной скидкой.
- Организация туров для определенных возрастных групп. Это могут быть экскурсии для школьников, поездки для пенсионеров, корпоративные путешествия, деловые поездки.
- Покупка путешествия в режиме онлайн.
Сайт необходимо продвигать. Для этого можно купить контекстную рекламу, разместить на ресурсе информационные статьи о поездках и достопримечательностях. Нужно создать группу турагентства в социальных сетях. Социальные сети позволят расширить клиентскую базу, но сообщество придётся постоянно обновлять. Посты, мелькающие в новостях клиента, будут напоминать ему о турагентстве.
Пользу принесут и классические варианты продвижения. Разработайте яркую вывеску — она будет ориентиром для клиентов. Вывеска размещается над входом в офис. Можно прибегнуть и к таким методам:
- реклама на билбордах;
- размещение информации в местных СМИ;
- печать рекламных объявлений в журналах.
В честь открытия компании можно провести конкурс или акцию, разыграть приз. Оповещать об акции можно, раздавая листовки в местах скопления народа и рядом с офисом.
Рентабельность и окупаемость: финансовый план с расчетами
На запуск бизнеса потребуется около 700 000 руб. При этом 450 000 руб пойдут на аренду помещения и ремонт, закупку оборудования, регистрацию бизнеса и создание вывески. Остаток средств нужно направить на оплату коммунальных платежей и аренду, выплату заработной платы, внесение налогов, продвижение. Потом ежемесячные затраты сократятся до 200 000 руб.
Доход будет зависеть от количества проданных турпакетов. Средняя цена отдыха за границей составляет 40 000 руб на человека, а в России — 30 000 руб на человека.
Среднемесячный заработок с реализации 20 путешествий за границу и 10 поездок по России составляет порядка 2 000 000 руб. 90% от этой суммы предстоит отдать туроператору. Прибыль турагента составит около 200 000 руб. Сопутствующие услуги принесут порядка 50 000 руб в месяц.
Продажи сильно зависят от сезонности. В январе реализация турпакетов не превышает 20 шт., а в мае этот показатель может возрасти до 70 шт.
В среднем бизнес окупается за 5 месяцев. Если открытие происходит летом, срок может быть сокращен.
Показатель | Значение |
Сумма первоначальных инвестиций | 700 тыс. руб. |
Ежемесячные расходы | 200 тыс. руб. |
Месячный доход | 300-450 тыс. руб. |
Чистая прибыль в месяц | 100-150 тыс. руб. |
Срок окупаемости | 5-8 месяцев. |
Анализ рисков
Начиная свое дело в сфере туризма, предприниматель должен помнить об основных рисках:
- Сезонность. Бороться с риском позволяет увеличение диапазона предложений. В период снижения продаж нужно давать скидки. Постоянным клиентам можно делать специальные предложения. Тогда удастся продавать путевки и в межсезонье.
- Выбор неприбыльной специализации. Перед запуском дела нужно выполнить детальный анализ рынка. Если наблюдается большая конкуренция или нет спроса, лучше выбрать иную специализацию.
- Некомпетентный персонал. Агент должен знать продукт, уметь работать с клиентами, быть общительным и спокойным. Нанимайте сотрудников с опытом работы и подходящим образованием.
- Сотрудничество с недобросовестным туроператором. Работайте только с надежными поставщиками услуг.
- Чрезвычайное происшествие. Защититься от риска позволяет страхование.
- Клиент расторгает договор. Заключая соглашение, прописывайте размер неустойки за расторжение.
- Валютный риск. Снизить риск позволяет сотрудничество с российскими туроператорами или ведение расчетов в рублях.
Туристический бизнес считается сложным. Горе-предпринимателей, которым не удалось выйти на окупаемость — море. В этом бизнесе важно работать на предупреждение возникновения рисков — тогда опасность оказаться «не у дел» будет минимальной. Грамотно подойдите к найму персонала, выберите хороший офис и обустройте его, вложите деньги в онлайн-продвижение — это повысит ваши шансы на успех в деле.
В пресс-центре РБК в Москве 17 июня 2014 года состоялась конференция, организованная «РосБизнесКонсалтингом» и ABT-ACTE Russia. Тема Закупки в business travel.
Первый докладчик, Евгений Евланников, руководитель отдела закупок в компании EY в России и СНГ, напомнил участникам о терминологическом аппарате, связанном с тендерами и закупками. Цель тендера выбор поставщика с лучшим качеством услуг или поставляемого товара за оптимальную цену.
Необходимость в проведении тендера обусловлена следующими обстоятельствами:
1) Возникают проблемы с качеством услуг у текущего поставщика;
2) Проверка соответствия получаемых услуг текущим рыночным условиям;
3) Резкие изменения на рынке, вызванные, например, возникновением финансового кризиса;
4) Изменения в отрасли (новые положения в законодательстве).
В формате аукциона победитель тендера должен предложить самую низкую цену, а во время конкурса учитываются самые лучшие предложенные условия. Также тендеры подразделяются на открытые (заявку может подавать любая компания) и закрытые (участие принимают предварительно отобранные компании), причем применительно к бизнес-тревел актуально вести речь лишь об открытых тендерах.
На первом этапе тендерной комиссией производится сбор и анализ информации о текущих затратах. Далее определяется стратегия по отбору поставщиков. На третьем этапе осуществляется детальная разработка описания заказываемых услуг и соглашения об уровне предоставления услуг (SLA Service-level agreement). После этого выбирается поставщик и подписывается контракт. Наконец, в ходе пятого этапа происходит мониторинг выполнения контракта и отслеживание качества услуг.
Г-н Евланников подчеркнул, что успех тендера зависит от прозрачности и открытости процессов, успешного предварительного отбора участников и детальной проработки «весовых коэффициентов» тех условий тендерной заявки, которые принципиально важны для компании.
Руководитель административного департамента и отдела закупок «БНП Париба» Вера Челенк в докладе «Тревел-политика и стратегия закупочной деятельности. Анализ расходов» подробно рассказала о том, что же понимать под термином «тревел-политика» это комплекс предписаний, дающих понять, что позволено и что не позволено сотрудникам во время деловой поездки, с целью оптимизации расходов.
Для наиболее успешного анализа расходов г-жа Челенк предлагает использовать анализ пяти сил Портера, в рамках которого выделяются пять сил, определяющих уровень конкуренции, и, следовательно, привлекательности ведения деятельности в индустрии бизнес-тревел.
Тревел-департаменты крупных компаний должны в максимальной степени стремиться к автоматизации всех закупочных процессов, поскольку они представляют собой круговорот, не останавливающийся в течение года.
В ходе оживленного обсуждения участники пришли к выводу, что вопрос выбора глобального или локального поставщика должен решаться исходя из поставленных задач и потенциальной выгоды от сотрудничества с тем или иным поставщиком.
Руководитель направления стратегических закупок тревел и маркетинг Управления цепями поставок ООО «Сименс» Марианна Успенская сразу же напомнила о том, что при подготовке тендера необходимо максимально корректно прописывать все условия, которые впоследствии будут включены в договор с поставщиком.
В компании должны быть установлены определенные лимиты, после превышения которых уже можно проводить тендер. Если же цена закупки достигает установленного предела, смысла в тендере нет, и решение можно принимать лишь на основании распоряжения руководителя предприятия. Это значительно снижает нагрузку на финансовые отделы. Однако применительно к деловым путешествиям эта схема не работает, поскольку затраты на поездку в любом случае будут превышать расходы, условно обозначаемые «несущественными». В компании должны быть сотрудники «с высоким уровнем ответственности» от них и зависит политика закупок в бизнес-тревел.
Г-жа Успенская отметила, что тендерная комиссия должна предоставить поставщикам максимально подробную и четкую информацию о компании (разумеется, не выходящую за пределы корпоративной тайны). Поставщик услуг имеет право знать о том, кому же он эти услуги предоставляет.
Управляющий директор, директор департамента корпоративной поддержки ОАО ФК «Открытие», старший вице-президент ОАО Банк «Открытие» Татьяна Поплавская советует во время принятия решения в пользу одного из поставщиков предлагать им ответить на вопрос из практики как бы они разрешили ту или иную затруднительную ситуацию, случившуюся с потенциальным клиентом во время деловой поездки. На основании их ответов зачастую сразу можно определить, подходит ли этот поставщик услуг или нет.
Г-жа Поплавская подчеркивает важность фактора единого электронного ящика для конкретной должности, а не именного, поскольку компания должна взаимодействовать с поставщиком вне зависимости от того, кто занимается закупками.
Генеральный директор Carlson Wagonlit Travel в России Андрей Сафрыгин предложил участникам конференции взгляд на проблему закупок именно со стороны агентства делового туризма (TMC): «Было бы здорово, если бы в самом начале тендера наши потенциальные клиенты говорили о его цели. За прошедший год мы приняли участие в более чем 130 тендерах, около 40 % из них длятся около года, и 80 % продолжают оставаться открытыми. В этих условиях важно, чтобы существовало какое-то ограничение по срокам проведения тендера».
Г-н Сафрыгин посетовал на то, что многие компании не присылают участникам тендеров их результаты: «Допустим, наши условия не подошли конкретной компании, но мы же стремимся развиваться, и если нам укажут, что не так, это станет отличным стимулом для пересмотра наших предложений, чтобы в следующий раз мы смогли предоставить лучшие условия».
Руководитель отдела закупок Accenture Инна Рухадзе отметила необходимость наличия статистики в тендере сколько дней в среднем длятся деловые поездки сотрудников, какие гостиницы предпочитают бронировать в компании (количество звезд, расстояние от аэропорта и т.д.), какие города вообще нужно рассматривать с позиций деловой активности данной компании, из скольких гостиниц в крупном городе должен быть выбор. «На мой взгляд, для такого крупного города, как Москва, должен быть выбор из 5-6 гостиниц, уровень которых должен удовлетворить выбор любого делового путешественника», заявила г-жа Рухадзе.
Среди других моментов, на которые следует обратить внимание, спикер выделила возможность экономии расходов при бронировании за счет отказа от завтраков, прописывание в тендерной заявке информации о свободных гостиничных номерах, политики в отношении аннулирования бронирования, закрытые для бронирования даты, наличие ценовой разницы между «высоким» и «низким» сезонами.
Вторую часть своего выступления г-жа Рухадзе посвятила сервису такси. При составлении тендерной заявки стоит обратить внимание на то, в чьей собственности находятся автомобили, есть ли разграничение по уровню (бизнес- и комфорт-класс), за какое время можно отменить бронирование такси, есть ли водители, владеющие английским или другим иностранным языком. Также в ходе дискуссии участники конференции согласились с тем, что наличие скидок за активное пользование услугами такси также станет положительным фактором при выборе того или иного поставщика этой услуги.
Независимый эксперт Дмитрий Савельев рассказал об имплементации (то есть, выполнении) тендерного договора. Сам процесс делится на две части: заключение договоров и пост-тендерная документация; работа с поставщиками: qualification, evaluation, risk management.
К пост-тендерной документации относятся:
* Извещение о результатах тендера;
* Финализация условий договора (этот процесс может занимать довольно долгое время);
* Подписание соглашения о намерениях.
В приложении к договору в обязательном порядке должны присутствовать SLA, информация о конфиденциальности и авторизации.
В рамках процесса qualification существует целый ряд факторов, которые могут свидетельствовать как за, так и против конкретного поставщика. Например, если у поставщика нет должных финансовых гарантий, а на тематических форумах в интернете об этом поставщике набралось огромное количество негативных отзывов, такой поставщик вряд ли сможет претендовать на победу в тендере. Напротив, положительные отзывы, длительный средний срок работы сотрудников (от 5 лет), наличие всех необходимых сертификатов выделят поставщика среди своих конкурентов.
К процессу evaluation (англ. анализ, оценка) относятся следующие KPI (Key performance indicator):
* Оптимизация затрат;
* Исполнение SLA;
* Оценка обратной связи конечного потребителя;
* Оценка обратной связи back office;
* Инновационность.
Наконец, Risk management включает в себя:
* Регулярный обзор рынка;
* Альтернативные поставщики;
* Альтернативные схемы закупки;
* Эффективный анализ обратной связи;
* Мониторинг деятельности агентства.
Ирина Костюкова, «Лаборатория Касперского», выступила с докладом на тему «Особенность работы с имплантами и аутплантами. Распространенные ошибки». Имплант это форма работы, когда один или несколько сотрудников агентства, оказывающих клиенту услуги по организации деловых поездок и визовой поддержке, размещаются в офисе компании-клиента. Аутплант, напротив, находится в офисе самого агентства. Существуют и альтернативные формы организации работы: Колл-центр обслуживание клиента из офиса агентства без привязки к определенному специалисту, а также онлайн-обслуживание инструмент организации поездок через глобальные системы бронирования, доступ в которые обеспечивает адаптированное под корпоративного клиента программное обеспечение.
Еще до начала работы с имплантом необходимо строго отнестись к его выбору, провести собеседование. Не нужно переоценивать работоспособность имплантов. Следует выработать для них четкую процедуру реагирования на любую ситуацию. Наконец, имплантов нужно считать частью команды.
Трудности работы с аутплантами заключаются в их удаленности часто с ними никто ни разу не общался лично, без средств связи, электронной почты и т.п. этот пробел необходимо восполнить и хотя бы раз встретиться с аутплантом. Влиять на выбор аутпланта при этом значительно сложнее, чем это есть в ситуации с имплантом.
В конце конференции «Закупки в Business Travel» состоялась панельная дискуссия. Участники подробно обсудили вопрос терминологии «24/7» что это экстренная доступность, либо просто круглосуточная работа TMC. Вторым вопросом стало то, насколько российские компании готовы к онлайн-закупкам. Затем участники поделились мнениями по поводу нейтральности систем бронирования, ведь в России существует сильная привязка к агентству. Кроме того, участников заинтересовал вопрос сочетаемости в одной системе онлайн-бронирования сразу нескольких видов транспорта, а также гостиниц.
Олег Абарников