Бизнес план системы дистанционного обучения
С каждым годом все больше компаний используют eLearning для подготовки специалистов. Дистанционное обучение позволяет одновременно вводить в учебный процесс максимально возможное количество сотрудников или студентов, проводить онлайн-мероприятия, а также отслеживать статистику успеваемости. Подробнее о видах платформ для дистанционного обучения можно почитать в статье.
Внедрение eLearning всегда вызвано конкретными задачами, а не веяниями моды. Например, требуется повысить квалификацию сотрудников отдаленного филиала или обучить нововведениям с наглядным объяснением процессов.
Онлайн-обучение открывает широкие возможности, поэтому необходимо тщательно подходить к выбору платформы, чтобы решить поставленные задачи и не потратить деньги впустую. В статье описаны моменты, которые следует учесть для успешной организации дистанционного обучения.
1. Выберите инструментов для обучения
Самыми распространенными средствами, которые используются в eLearning, являются вебинары, конструктор курсов и система дистанционного обучения. Можно пользоваться всеми тремя инструментами, а можно и любым из них по отдельности.
Вебинар — уже привычный для многих формат онлайн-семинара. Основное его преимущество в том, что оратор и слушатели могут находиться не просто в разных городах, но даже странах, и это не повлияет на качество и возможности вебинара.
Вебинар можно записать и отправить тем сотрудникам, которые не смогли в означенное время выйти в эфир. Во время трансляции тренер может получать обратную связь с помощью чата: вопросы, уточнения, предложения обычно приветствуются, чтобы сделать обучение более живым.
Основное требование для проведения вебинара — наличие интернета. Поэтому перед началом трансляции нужно проверить, хорошее ли соединение в том месте, откуда планируется вести занятие. Заминки, подвисания и прочие неполадки значительно снижают качество лекции. Слушатели отвлекаются и начинают переключаться на другие вкладки браузера.
Из этого видео вы узнаете, как выбрать платформу, зачем надо проводить вебинары и советы по проведению:
Система дистанционного обучения — виртуальная школа, которая предоставляет широкие возможности для организации учебного процесса. Вы сможете назначать курсы, задавать тесты, проверять знания и результаты, где бы вы ни находились. СДО позволяет обучать из любой точки мира.
- Создавайте базу знаний. Все обучающие материалы находятся в одном месте. Ваши тесты, видеозаписи, презентации и электронные курсы будут доступны для каждого ученика, который в любое время сможет войти в систему и повторить лекции или пройти тест.
- Контролируйте процесс обучения. СДО может предоставить подробную статистику по каждому сотруднику или филиалу: какой материал успешно изучен, а какой требует дополнительного теста. Это позволит назначать персональное задание в зависимости от успеваемости.
- Создайте внутренний чат. Ваши студенты смогут вносить предложения и высказывать мнение о курсах, рассказывать, какой материал оказался наиболее полезным, делиться впечатлениями. А вы поймете, что можно поправить: добавить курсы, улучшить материал.
При выборе платформы нужно знать, что системы дистанционного обучения бывают двух типов: облачные и стационарные. В первом случае вы сможете быстро внедрить СДО в организацию. Облачные системы не надо устанавливать на сервер, а для обслуживания вам не потребуется специально обученный профессионал, с этим справится как сотрудник HR-отдела, так и специалист отдела обучения. Для работы нужен только интернет, а начать обучение вы сможете непосредственно после регистрации.
Если же вы выбираете серверную СДО, будьте готовы к длительному сроку запуска (от 3 месяцев) и к тому, что для работы с системой понадобится помощь IT-специалиста. Если в вашей организации такого человека нет, придется приглашать его со стороны. К тому же стационарные системы онлайн-обучения внедряются надолго, и если сотрудникам будет неудобно с ней работать, вряд ли у вас получится быстро ее сменить.
Чтобы быстро запустить дистанционное обучение, подойдет платформа от ispring. Смотрите краткий обзор сервиса:
Конструктор курсов. Конструктор нужен для создания собственно курсов, тестов и тренажеров. С его помощью можно написать слайды, добавить анимацию или записать видео. Если вы знакомы с программой PowerPoint, вы сможете создать курс, даже не будучи программистом или дизайнером. Сделав презентацию, добавляете изображения, тестовые задания, ролики и загружаете в СДО.
Теперь можно назначить курс. Сотрудники смогут зайти в него в любое время с любого устройства. Конечно, в том случае, если эту функцию поддерживает выбранная система онлайн-обучения. Например, курс, созданный в iSpring Suite, одинаково отображается как на компьютере, так и на мобильном телефоне. Кроме того, iSpring Suite содержит большую библиотеку встроенного контента, что позволяет создавать электронный курс легко и быстро.
Таким образом, тщательно изучив предлагаемые инструменты, вы сможете более точно говорить о том, что подходит именно вашей организации.
Существующие решения для создания подробно рассмотрели на вебинаре теплицы социальных технологий:
2. Составьте бюджет и план внедрения
После выбора инструментов можно подсчитать, сколько будет стоить система обучения. И лучше сразу включить в смету не только покупку самой платформы, но и дополнительные расходы, например на составление электронных курсов или приобретение компьютеров в случае необходимости.
Теперь можно приступить к разработке рабочего плана. Здесь расписываются все действия по запуску системы и примерное время их выполнения. Например, длительность настройки СДО, написание курсов, тестовый запуск. Возможно, после запуска понадобится какое-то время на донастройку системы.
Вы уже знаете примерную стоимость и длительность запуска СДО. Пришло время продемонстрировать свой план начальству. Как это сделать и что показать:
- Цели для бизнеса. Например, снижение процента очного обучения, улучшение группового взаимодействия и скорости восприятия информации.
- Выгода. Можно показать экономию на разнице затрат между очным и дистанционным обучением, на дорожных расходах преподавателей и т.д.
- Список необходимых ресурсов. Это могут быть: сама СДО, конструкторы курсов, вебинарные площадки, персональные компьютеры.
- Бюджет и время появления результата.
Итак, руководство одобрило план и бюджет, пришло время покупать инструменты для запуска СДО и приступать к работе.
3. Подготовьте материалы для обучения
После установки СДО необходимо наполнить контентом. Загрузите в систему обучающие курсы, тесты, презентации — весь материал, который подготовлен для изучения. Теперь можно провести пилотный запуск, чтобы обкатать систему. Для этого не нужно много готовых курсов, можно обойтись одним.
В зависимости от потребностей организации вы можете внедрять новые курсы регулярно, тогда в штате компании потребуется содержание методолога и дизайнера. Методолог соберет информацию, напишет сценарий и практические задания. С этой функцией справится HR-сотрудник или бизнес-тренер. Дизайнер оформит ваш курс в стиле организации, подберет картинки и графику.
В случае, когда нет возможности держать специалистов или отсутствует постоянная потребность в новых курсах, можно заказать курсы у стороннего разработчика или приобрести готовые.
- Готовый курс представляет шаблон тренинга по самым распространенным темам, например тайм-менеджмент, и представлен как презентация в PowerPoint. Преимущество готовых курсов в том, что они дешевы (от 40000 руб.), имеют бесплатный период ознакомления и экономят время для быстрого запуска СДО.
- Курс на заказ выполняется профессионалами конкретно для вашей организации, учитывает спецификацию бизнеса, вносит элементы корпоративного стиля и охватывает большую целевую аудиторию. Вы потратите на такой курс от 120 тыс.руб. Преимущества этого подхода в командной работе дизайнеров, составителей и иллюстраторов, этот курс полезен сотрудникам и вызывает у них яркий интерес.
4. Проведите пилотный запуск
Предварительный запуск помогает найти недоработки в работе системы дистанционного обучения и проводится с помощью тестовой группы. Как формируется тест-группа? Для проверки отбирается небольшая группа лояльных компании сотрудников. Выбор делается совместно с руководителями отделов, куда планируется внедрить eLearning. В завершение курса нужно включить анкету или опрос. Сотрудники опишут впечатления от курса, сложности, с которыми столкнулись, возможные ошибки и расскажут о полученных знаниях. Проанализировав полученные данные, вы сможете улучшить материал, адаптировать под сотрудников.
После успешного проведения пилотного запуска пришло время запускать обучение в организации. В статье можно почитать советы по запуску дистанционного обучения.
5. Организуйте внутренний PR дистанционного обучения
Внутренняя реклама поднимает авторитет внедряемого обучения и повышает заинтересованность сотрудников. Наличие четкой мотивации поможет в получении результата от запуска eLearning.
Для успешного PR в первую очередь необходимо заинтересовать руководство. Успешно пройдя несколько курсов, руководители будут транслировать позитивное впечатление сотрудникам. Дополнительные элементы внутреннего PR, такие как анонсы, тизеры, поздравления и составление рейтингов, также помогут вам.
Посмотрите, как компания GetDoctor сделала тизер к запуску программы LifeStyle, контролирующей физическую активность офисных работников:
Или ещё пример: компания LeaderTeam перед запуском электронного курса представила ролик “Один день из жизни мерчендайзера”:
Уделяйте внимание обратной связи: отзывам сотрудников, которые прошли обучение и добились успехов. Это подчеркнет важность нового формата обучения и создаст мотивацию
Как можно смотивировать “студентов”:
- Обоснуйте пользу для людей. Понимая выгоду и пользу от учебы, сотрудники поймут, как применять полученные знания, и будут заинтересованы в обучении.
- Выдавайте поощрительные сертификаты по прошествии курса. Человек будет понимать, что руководство видит и ценит его достижения. Составляйте рейтинг отличников — это даст остальным стимул стараться больше.
- Поддерживайте обратную связь. Оперативно реагируйте на замечания, исправляйте ошибки, учитывайте пожелания ваших сотрудников.
Если все условия соблюдены, внедрение eLearning прошло успешно, а сотрудники компании с удовольствием учатся и понимают необходимость и важность онлайн-обучения.
6. Оценка эффективности eLearning
Итак, вы запустили дистанционное обучение в организации. Как понять, что оно успешно?
- Стимулируйте сотрудников оставлять отзывы.
- Проводите срезы знаний и сравнивайте успехи работников, обучающихся очно и дистанционно.
- Следите за успехами. Если обучение приносит результаты, это отражается на показателях труда: закрываются проекты, совершаются сделки.
Если решаются задачи бизнеса, сотрудники получают новые навыки, а затраты на обучение сокращаются, значит внедрение дистанционного обучения прошло успешно, цель достигнута, и пора ставить новые.
Дистанционное обучение становится все более актуальным. Используя современные технические достижения, вы можете одновременно повышать квалификацию сотрудников из филиалов, оперативно доносить и обновлять информацию, потому что та информация, которая была актуальна вчера, сегодня уже устарела.
Как организовать дистанционное обучение с нуля? Вы сотрудник отдела обучения, и понимаете, что для оптимального развития бизнеса вам нужно внедрить eLearning в компанию, но не знаете, с чего начать? Тогда вам, возможно, окажутся полезными приведенные ниже советы.
Совет 1. Поставьте цели и задачи
Если вы поставите цель: запустить дистанционное образование, чтобы просто научить сотрудников, то получите обучение ради обучения, это заведомо ложный путь. А вот если вы желаете, чтобы через определенное время после внедрения eLearning ваши сотрудники приобрели необходимые навыки, то вы нацелены на результат.
| Неправильная цель | Правильная цель |
|---|---|
| Запустить дистанционное обучение, чтобы сотрудники в свободное время могли изучать инструкции | К открытию нового филиала к 1 июля в Воронеже нужно обучить штат из 50 продавцов, 20 торговых представителей по продуктовой линейке из 10 бытовых насосов |
Продумайте критерии, по которым можно будет оценить, успешно вы внедряете онлайн-обучение или нет. Например, после прохождения обучения в вашей компании выросли продажи, сократились расходы на тренеров, которым раньше требовалось ездить по регионам (оплата командировок, проезда и проживания) и т.д.
Определите краткосрочные и долгосрочные цели. Используйте тактику “маленьких шагов”. Например, краткосрочной целью может быть запуск пилотного проекта или создание тизера вашего дистанционного обучения.
Долгосрочные цели ставятся на год-два вперед. Когда вы уже запустили дистанционное обучение и прошли пилотный проект (о котором поговорим дальше подробнее).
| Неправильная задача | Правильная задача |
|---|---|
| Автоматизировать HR-процессы с помощью системы дистанционного обучения | Обучить сотрудников осуществлять миграцию между базами 1С |
Поставьте цели, определите задачи и выработайте план, по которому будет двигаться завтра, через месяц и через год после начала обучения. Разделите весь процесс на этапы.
Совет 2. Выберите инструменты под свои задачи
Как правило, при внедрении дистанционного обучения используются такие инструменты: вебинары, электронные курсы, видеолекции и тесты. Вы можете собрать программу обучения используя только один инструмент или используя так называемое смешанное обучение — чередовать вебинары, курсы, видеолекции, тесты и даже очные занятия. Для организации смешанного обучения подойдут системы дистанционного обучения (еще называют СДО, Learning Management System, LMS) — они закрывают все задачи: можно назначать электронные курсы и тесты, проводить вебинары, вести календарь очных занятий. Подробнее, что эта за система, читайте в LMS: руководство по использованию.
Рассмотрим подробнее для каких целей лучше использовать каждый из инструментов.
Вебинар
Вебинары нужны в случае, если при проведении занятия нужна обратная связь. Это занятие, которое проводится онлайн, причем спикер может находиться в любом месте, будь то офис компании, кафе или дом. Присутствовать на вебинаре могут одновременно сотрудники из нескольких филиалов, при этом качеств обучения не страдает, а расходы на очные занятия сокращаются.
Читая материал в формате вебинара, вы можете одновременно показывать презентации, включать видеоролики, отправлять участникам ссылки на ресурсы. В свою очередь участники могут пользоваться чатом, задавать вопросы. Лекцию вы сможете записать и отправить сотрудникам для закрепления материала.
Необходимо отметить, что вебинар — не самый экономный вариант обучения. Бизнес-тренеру нужно готовиться к занятию, которое не все ученики смогут посетить в силу занятости. Вебинары подойдут для презентации простых товаров, небольших групповых занятий. Обычно вебинаров достаточно для обучения в компаниях до 100 человек.
Если планируете проводить вебинары, советуем ознакомиться с книгой М. Мердока «Взрыв Обучения: 9 правил эффективного виртуального класса».
Из книги узнаете, как избежать типичных ошибок при проведении вебинара и управлять вниманием слушателей.
Система дистанционного обучения (СДО)
Это виртуальный класс, в котором обучение происходит в любой точке мира, пользователям можно назначать учебные курсы, организовать тестирование, провести вебинар.
СДО используют для решения следующих задач:
- Создать учебную базу компании. В системе можно электронные курсы, видео, тренажеры, инструкции, книги и тесты. Базой данных сможет пользоваться любой из ваших сотрудников, где бы он ни находился.
- Удаленно обучать персонал. Вы сможете назначить отдельный курс для любого из сотрудников или целой группы.
- Проверять знания сотрудников. Для вашего удобства в системе есть возможность составить статистику успеваемости, посещаемости и прогресса для каждого из сотрудников.
- Организовать обмен опытом. Во внутренних чатах ученики могут обмениваться мнениями по поводу изученного материала, задавать вопросы более опытным работникам и наставникам.
Например, необходимо провести обучение сотрудников отдела продаж. Из теоретического материала оформляется курс обучения, а на вебинаре коуч дает практическое задание и отвечает на вопросы учеников.
Еще один кейс применения систем дистанционного обучения:
Если вы хотите запустить дистанционное обучение побыстрее, оптимальным решением для вас будет выбор облачной платформы. При использовании системы с установкой на сервер вы можете столкнуться с проблемами. Например, вам может потребоваться IT-специалист для ее установки и обслуживания, и если в вашей компании нет такого полезного человека со специальным техническим образованием, дополнительные расходы вам обеспечены. Срок запуска — 3-4 месяца.
Облачные системы не требуют установки на сервер, для работы с ними нужен лишь доступ в интернет. Запустить ее вы сможете за 1-2 дня, а обучение можно начать сразу после регистрации. Управлять ею сможет 1 человек, не обладающий специальными навыками. Если планируете использовать СДО, вам будет полезна статья-обзор популярных систем дистанционного обучения.
Редактор курсов
У некоторых платформ, например Docebo есть встроенный редактор, но он имеет ограниченный функционал, например нельзя создавать тесты после курса. Поэтому сразу советуем приобрести 1 лицензию редактора. Существующие решения можно изучить в статье-обзоре редакторов курсов.
Если вы знакомы с программой PowerPoint, то с легкостью сделаете слайды с текстом и графикой, в которые можно добавить анимацию, записать видео. Вам понадобятся инструменты для создания электронных курсов и тестов. Выбор инструментов играет большую роль на стадии верстки электронного курса. И даже если нет специального образования, то помогут простые в использовании сервисы iSpring Suite.
В статье профессиональный разработчик Олег Буйлов пишет: «iSpring Suite можно рекомендовать для экономичной и быстрой разработки стандартных курсов своими силами». Этот продукт упростит процесс создания курсов. Редактор удобен тем, что это не самостоятельная программа, она дополняет PowerPoint. Также в редакторе есть возможность добавлять в слайды интерактив, используя отдельные приложения. Библиотека редактора нацелена на российскую аудиторию, что поможет вам при оформлении презентаций. И по цене редактор iSpring Suite значительно дешевле аналогов.
Совет 3. Разрабатывайте электронные курсы на старте самостоятельно
Разработка курсов — это дорого. Самый простой курс из слайдов обойдется вам от 50-300 тысяч рублей. Видеокурс с возможностью интерактива и диалоговыми тренажерами может стоить до 1 млн. О том, из чего складывается стоимость курса можете почитать статью.
На старте проекта придется вносить много правок в существующий курс, а с подрядчиками это сделать сложно. К тому же без навыка разработки курсов вы не сможете составить правильное техническое задание для подрядчиков. Как следствие, получаете плохой результат и напрасно потраченные деньги.
Также сторонние разработчики могут не знать особенностей вашего бизнеса, а потому не обеспечат должного экспертного уровня.
На старте проекта курсы можно сделать самостоятельно, это значительно дешевле. А уже при масштабировании elearning на всю компанию, можно обратиться к сторонним разработчикам. На тот момент вы уже “набьете шишки” и будете точно знать, как выглядит работающий курс.
Совет 4. Создайте тестовую группу и проведите пилотный запуск проекта
Пилотный запуск — это тест-драйв вашего курса. С его помощью вы сможете оценить качество системы обучения, найти ошибки и сделать материал максимально полезным. В корпоративном обучении часто недооценивают значение пилотного запуска, вследствие чего сотрудники неохотно обучаются по неотработанной системе. Запуск системы обучения сразу после разработки без отлаживания на фокус-группе может сильно снизить ее эффективность и приведет к потере времени и денег.
Для проведения генеральной репетиции вашей системы обучения вам понадобится тестовая группа. В компании может быть довольно большое количество сотрудников. Ни к чему проводить занятия сразу со всеми. В тестовую группу можно взять небольшое количество потенциально лояльных компании сотрудников, после работы с которыми вы определите слабые места выбранной системы обучения. Из опроса фокус-группы вы поймете, сложно или легко было использовать систему, как открылся курс и какие трудности возникли в процессе. Для фокус-группы достаточно 10 специалистов. Обкатывают обычно на опытных сотрудниках, представителях отдела продаж.
Обратная связь очень важна. Составьте максимально подробную анкету, чтобы не упустить важных моментов. Пусть она включает несколько десятков вопросов. Анкета поможет вам быстро обработать информацию, и после того, как она будет собрана, вы внесете необходимые изменения в систему и сделаете доступнее для своих сотрудников.
Анкета для обратной связи может включать такие вопросы:
- Что понравилось в курсе?
- Было ли обучение интересным?
- Удобно ли было изучать материал?
- Какие дополнения можно внести?
- Встречались ли ошибки?
- Какие навыки вы получили после прохождения курса?
- Чем занятия помогут в вашей работе?
- Материал курса подобран последовательно?
- Встречались ли сложные вопросы?
- Работает ли обратная связь?
При проведении опросов выделите для себя людей, которые наиболее активно и развернуто дают ответы и предлагают варианты улучшения системы. Это поможет сформировать собственный коллектив внутренних экспертов. Активное взаимодействие с ними поможет вам делать работу продуктивнее. Пользуясь их опытом и советами, вы сформируете новые идеи для развития компании. Выберите приемы для их мотивации.
Для сбора обратной связи используйте отчеты в СДО. Современные системы имеют десятки различных отчетов, которые не только помогут оценить знания, но и оценить сложность курса. Подробнее о том, как метрики в СДО помогают сделать обучение эффективнее читайте в статье.
Например, iSpring Online имеет ряд метрик, которые помогут оценить работоспособность курса:
Если ваши сотрудники учатся с удовольствием, если вы видите положительные результаты, процесс обучения внутри компании оптимизирован — значит система работает на бизнес.
Совет 5. Проведите PR-кампанию дистанционного обучения
Внутренний PR поможет поднять авторитет дистанционного обучения, ваши сотрудники будут заниматься по собственному желанию, а не по принуждению начальства. Элементами PR могут быть новости, анонсы, тизеры курсов, видео с приветствиями, награды и поздравления.
Тизер — это подготовительный этап, который поможет расположить сотрудников к внедрению новой для них формы обучения, покажет ожидающие их возможности и преимущества, вызовет интерес и энтузиазм. Тизер вполне под силу сделать самостоятельно, а вашим будущим ученикам будет приятно увидеть живой материал в видеоролике или презентации.
В этом видео показан отлично разработанный тизер по внедрению новой системы обучения в университете Флориды:
Мотивация сотрудников — важная составляющая успеха вашего проекта. Учащиеся должны понимать, для чего лично им будет полезно обучение и где они смогут применить полученные знания.
Запуск eLearning, как и любого долгосрочного проекта, требует тщательной подготовки. От того, насколько проработаны идея, цели и задачи вашего дистанционного обучения, зависит, будет ли успешным его внедрение в компанию.
Приведенные в статье советы могут показаться очевидными, но многие специалисты отдела обучения допускают ошибки, которые потом обходятся компании в сотни тысяч рублей. У вас есть возможность их избежать и использовать все возможности дистанционного обучения.