Бизнес план по проведению выставок
Добавлено в закладки: 0
Если брать выставки основой для бизнеса, можно открыть широкие возможности. Сама выставка всегда привносит элемент праздника, а если еще достигается поставленная цель в ее проведении и покупатель доволен, праздник чувствуется вдвойне, тем более, что средства и хлопоты будут окупаться.
Но выставка – это и огромный труд, где много составляющих, которые нужно пройти для достижения полного ее успеха. Главная задача, которую решает любая выставка – воспитание вкуса потребителей: будь-то художественная выставка, или выставка промышленных товаров, или выставка сельхозпродуктов.
Регистрация предприятия и помещение
Выставочный бизнес необходимо регистрировать как “Общество с Ограниченной Ответственностью” . В налоговой службе нужно встать на учет и оформить разрешительные документы на оказание выставочных услуг.
Чтобы не было проблем с проведением выставок, необходимо правильно выбрать помещение площадью 2500 м2 под аренду, которое может дать возможность получения реального дохода. С учетом специфики бизнеса, арендовать помещение под офис нет необходимости, но нужно будет еще и техническое помещение – под склад, в котором будут храниться необходимые приспособления для обустройства выставок (стенды, штативы, полки).
Персонал
Количество персонала зависит от вида проводимых выставок, и включает в себя следующие категории работников:
- рабочие для монтирования стендов – 5 чел.;
- администраторы – 1-2 чел. на выставку (занимаются организационными вопросами в проведении выставки).
Оплата работников сдельная. Можно нанять студентов художественных вузов – это будет хорошая практика и такие работки, как правило, не берут слишком большой оплаты за свои услуги.
Начальный этап
Как любой другой бизнес, выставочный бизнес также начинается с анализа рынка: определения уровня популярности тех или иных видов товаров и услуг, в которых нуждаются определенные слои населения. На основе выбранной информации создаются базы предприятий, которые заинтересованы в тех или иных товарах или услугах, с указанием в них всей контактной информации, а затем составляются приглашения с целью организации выставки этих товаров или услуг. Приглашения рассылаются с использованием:
- рассылки СМС;
- е-mail;
- скайпа;
- по почте;
- или по телефону.
Похожие услуги, кстати, предоставляют фирмы по информационно-маркетинговому обеспечению.
Виды выставок
Чтобы организовать выставку-презентацию, можно начать тесное и плодотворное сотрудничество с мини-предприятиями и мини-заводами, а также БТЛ-агентствами. Выставки бывают нескольких видов:
- Выставка продукции. Цель: знакомство с ассортиментом выпускаемой продукции. При организации такой выставки на полках и витринах выставляются образцы всей продукции завода с краткой технической характеристикой.
- Выставка групп изделий. Цель: исследование потребительского спроса определенных групп товара. Успех данному мероприятию может принести предоставление на выбор нескольких групп или изделий от разных поставщиков, при их равной цене. Выставка должна иметь оригинальное название и красочный дизайн.
- Тематические выставки. Цель: повышение уровня продаж. Время проведения, как правило, календарные праздники. Сюда может входить выставка арт-объектов, дизайнерских вещей и вещей хенд-мейд. Также дополнительный доход принесет организация мастер-классов.
- Маркетинговые выставки. Их цель: выяснение объема продаж в определенной точке торговли (магазине, супермаркете, рынке или бутике). Здесь можно предоставлять возможность раскрутки для определенного магазина, или поставщика товаров.
- Выставка коллекций. Цель: изучение потребительского спроса на продукцию различных производителей.
Выставка – это и огромный труд, где много составляющих, которые нужно пройти для достижения полного ее успеха.
Подготовка проведения
Без проведения ряда подготовительных мероприятий, построить реально выставочный бизнес невозможно. Какого бы вида выставки это не касалось, этапы подготовки одинаковы:
- составление трафика проведения выставок (начало года);
- анализ продаж потенциального поставщика с выявлением его позитивных позиций;
- реклама будущего мероприятия;
- согласование сроков поставки продукции, товаров, услуг и их цены;
- график оплаты за реализованный товар;
- составление договора со всеми сторонами, участвующими в выставочном мероприятии.
Чтобы было легче, предприниматель может проконсультироваться у владельцев других заведений.
Рекламная кампания
Реклама играет большую роль в развитии бизнеса и достижения поставленных целей. В выставочном бизнесе очень важна именно предварительная рекламная кампания – она поможет заинтересовать потенциальных клиентов, посетителей выставки. Отличный ход в данном случае, отправленные в периодические издания пресс-релизы, которые помогут заинтересовать нужного читателя.
Хорошо использовать и рекламную продукцию, фирменные сувениры во время проведения выставки как возможность «напомнить о себе» после окончания выставочного мероприятия. Появление публикаций в изданиях после выставки, подписание бизнес-договоров – подтверждение того, что рекламная кампания проведена успешно. Выгодно использовать услуги:
- местного СМИ;
- телевидения;
- интернет-объявления (размещение информации в социальных сетях);
- электронную почту, скайп.
Можно разместить информацию о выставках на пилларсах в торговых центрах, в метро и на рекламных мультимедийных модулях.
Проведение выставки
При правильном проведении подготовительного этапа, успех выставке гарантирован. Во время ее проведения необходимо наблюдать и своевременно реагировать. Если что-то не пользуется спросом вообще, необходимо заменять это другим товаром, заранее заготовленным.
Заключительный этап
Проведение аналитического отчета – выявление позитивных и негативных результатов проведенной выставки:
- выявление лидеров продаж,
- высказывания покупателей в книге отзывов.
Этот этап работы важен и тем, что он поможет в организации следующих выставок. Также поможет увидеть допущенные промахи, ошибки, недочеты.
Риски
Неправильный выбор производителей, услуг, товаров и даты проведения, может привести к краху мероприятия.
Содержание бизнес плана:
- конфиденциальность;
- резюме;
- этапы реализации проекта;
- характеристика объекта;
- план маркетинга;
- технико-экономические данные оборудования;
- финансовый план;
- оценка риска;
- финансово-экономическое обоснование инвестиций;
- выводы.
Важно изучать рынок потребности населения в определенных продуктах и потенциальных потребителей.
На видео: Организация выставочного бизнеса
Вложения: от 385 000 рублей
Окупаемость: от 2 месяцев
В современном мире популярность набирает проведение различного рода выставок: техники, картин, машин и много другого. Для успешной реализации бизнеса на их организации необходимо учитывать многие нюансы. Давайте разберемся как и на чем тут можно заработать.
Концепция бизнеса
Время от времени на отдельных площадках проводятся выставки-продажи работ одного мастера, который известен определенному классу людей; а также выставки продукции заводов; маркетинговые – фирм-производителей, изучающих таким образом спрос.
Но наиболее популярны, а потому интересны и перспективны как бизнес, именно тематические выставки. Когда на одной площадке одновременно собирается большое количество продавцов, работающих в одной отрасли, и покупателей.
Это очень удобно: максимум возможностей за минимум времени. При этом суммы сделок, заключаемых на этих выставках, могут быть вполне внушительными. Следовательно, они замотивированы платить за участие в ней. В одних случаях взносы собираются с продавцов, в других – с покупателей, в третьих – со всех участников, но каждый раз именно из этих денег складывается доход организатора.
Что потребуется для реализации?
Для того, чтобы организовать бизнес на выставках, необходимо приобрести инвентарь, то есть постоянно использующиеся в проведении выставок атрибуты: сборные места для участников, стенды, штативы для баннеров, таблички с названиями участников и бейджи – все, что требует унифицированной стилистики.
Один из первых требуемых ресурсов – площадь для бизнеса. В нашем случае это выставочный зал. Он должен подбираться в зависимости от габаритов самой выставляемой продукции, количества участников, планируемого количества посетителей. Здесь лучше руководствоваться принципом «лучше больше, чем меньше», чтобы в процессе проведения мероприятия у клиентов не создавалось ощущения тесноты и дискомфорта.
Обычно под экспозиции арендуются помещения от 2 500 кв. м.
Также необходим небольшой склад для хранения инвентаря между выставками – потребуется площадь от 30 кв. м.
В зависимости от размаха мероприятия количество сотрудников, поддерживающих ее работу, может меняться. Как правило, нанимаются от 2 до 5 разнорабочих и 1-2 администратора, а также уборщица. Разнорабочие переносят и устанавливают стенды, оборудование, выполняют физические и технические задачи. Администраторы поддерживают правильный ход мероприятия, помогают решить все возникающие у участников вопросы и контролируют деятельность разнорабочих. Уборщица поддерживает чистоту, при большом скоплении людей без такого сотрудника просто не обойтись.
Если выставляемые товары обладают определенной ценностью, очень важен контроль над рабочими. Также необходима высокая квалификация администраторов, так как они по сути лицо выставки. Заработная плата рассчитывается из количества рабочих дней (день на подготовку и 1-3 дня работы самой выставки).
Пошаговая инструкция запуска
Самый трудоемкий процесс при запуске бизнеса – это подготовка. Главное – правильно выбрать отрасль для выставки. Чтобы не ошибиться, следуйте пошаговой инструкции:
- Проведение анализа спроса на рынке на предмет того, что, кем, кому и как лучше всего продается и, соответственно, будет интересно в формате выставки сторонам и продавцов, и покупателей. Если мероприятие имеет региональное значение, то выбранная отрасль должна быть развита именно в регионе.
- Оформление ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) от прибыли. ОКВЭД для этого направления – 82.30.
- Выбор темы выставки. Определяется популярная группа товаров/услуг для экспозиции, производители и потребители, то есть потенциальные участники и посетители. В зависимости от выбранной группы товаров формулируется тема экспозиции, например: «Неделя моды» или «Энергетика. Ресурсосбережения. Экология». Принадлежность целевой аудитории к определенному слою населения определяет цены на билеты, прогноз посещаемости, время проведения выставки и рекламную стратегию. Для первого опыта проведения мероприятия, на котором вы хотите заработать, необходимо задействовать самые востребованные группы товаров: необычные для вашего региона продукты питания разных производителей, сезонная одежда, товары hand-made.
- Разработка плана мероприятия. Предварительные договоренности. В процессе разработки плана самой выставки детально продумывается программа мероприятия с временными рамками, распределяются задачи сотрудников – особенно если выставка включает приветствие, презентации, мастер-классы и другое, подразумевающее большее участие организаторов. Желательно задействовать что-то массовое и динамичное, чтобы не дать посетителям заскучать.
- Информирование участников. Составляется список организаций, производящих продукцию по теме выставки. Подразумевается, что они вполне заинтересованы в участии как дополнительной рекламе своей продукции. Далее происходит рассылка в формате пригласительных: на электронную почту, СМС-рассылка и в довершение всего уточняющий звонок. Подобную работу может провести и сторонняя организация, но за отдельную плату.
- Организация мероприятия. Этот шаг включает организацию помещения, закупку оборудования (при необходимости), утверждение графика поставки товаров, подписание всех необходимых документов, отслеживание оплат, в том числе и со стороны участников, если в приглашении были оговорены определенные взносы. Если вопрос питания для большого количества людей в здании не организован в достаточной степени, можно договориться с соответствующими фирмами об установке дополнительных временных точек общепита и автоматов с напитками, особенно если выставка многодневная.
- Рекламная кампания. В зависимости от особенностей целевой аудитории, выбираются и способы рекламы. Например, для товаров из Индии, одежды, косметики и парфюмерии будет выбираться реклама на афишах, ТВ, радио, наружных мультимедийных устройствах; а для тем энергетики, автомобильной, строительства и подобных – рассылка на электронную почту потенциальных покупателей и реклама на специализированных сайтах. При наличии профильных газет и журналов для привлечения аудитории часто используются пресс-релизы. Освещение подобных мероприятий – одна из обязанностей печатных СМИ.
- Проведение выставки. При правильной подготовке все должно пройти гладко, важно отследить лишь несколько моментов. Вы должны придерживаться плана и контролировать включенные в программу элементы от организаторов; оперативно реагировать на всевозможные вопросы участников и посетителей; если какой-то товар явно не пользуется спросом, предложить участникам заменить его на другой; уже в процессе выставки имеет смысл собирать отзывы и рекомендации участников и посетителей, которые дадут информацию о положительных и отрицательных моментах проведенной вами работы, а также, вполне возможно, «подкинут» неплохих идей на будущее.
- Подведение итогов. Результата выставки два: впечатление участников и посетителей, которые можно отследить в процессе проведения, а также финансовый эффект.
Важно также выделить успешные и не очень решения, чтобы продолжать в будущем практиковать первые и избегать вторых.
Финансовые расчеты
Стартовый капитал
Опишем расходы на проведение выставки для зала в 500 кв. м за два дня на 50 участников.
| Направление расходов | Количество | Ед. Изм. | Цена, т. р. | Стоимость, т. р. |
| Площадь | 500 | м. | 0,05 | 25 000 |
| Оборудование: | ||||
| Стенды | 50 | шт. | 4,5 | 225 000 |
| Стулья | 50 | шт. | 0,8 | 40 000 |
| Мелочи | 20 000 | |||
| Оформление и реклама | 50 000 | |||
| Персонал: | ||||
| Администраторы | 2 | чел. | 3 | 6 000 |
| Рабочие | 2 | чел. | 4 | 8 000 |
| Уборщица | 1 | чел. | 4 | 4 000 |
| Бухгалтерия | 1 | чел. | 0,7 | 7 000 |
| Итого: | 385 000 | |||
Сколько можно заработать?
Вход для посетителей будет свободным. Если ценой пригласительного билета для каждого магазина или фирмы-производителя выставить 12 000 рублей, то доход составит 50*12=600 000 рублей.
Прибыль же посчитаем простым вычитанием расходов из дохода: 600-385=215 000 рублей за двухдневную выставку. За вычетом налога в 15% получаем чистую прибыль за одно мероприятие примерно в 188 000 рублей.
Срок окупаемости
Как видно из примера, при длительности работ по организации выставки в два месяца – а это минимальный срок, за который можно успеть провести все этапы, окупаемость составит от 2 месяцев.
Риски и минусы бизнеса
Этот вид бизнеса характеризуется как высокой рентабельностью, так и высокими рисками, а также своей спецификой: большим количеством переговорной и организационной работы, которую должен провести бизнесмен этого направления. Организатору, который запланировал определенную цену пригласительного для клиентов, исходя из собственных расходов, может быть достаточно сложно уговорить владельцев бизнеса заплатить ее, так как гарантировать прибыль от их участия он не сможет. Здесь основным аргументом послужит рассмотрение участия как саморекламы.
Достаточно сложно спрогнозировать посещаемость выставки. Для наилучших результатов необходимо грамотно продумать цены на билеты, время и рекламную кампанию. Есть сложности с нахождением сотрудников команды организаторов в непосредственной близости от товара фирм-участников. Желательно предупредить эти компании еще в пригласительных, что контролировать процесс доставки, переноса товаров и их выкладки должны их собственные сотрудники.
Расходы на организацию выставки достаточно велики, ответственность при этом тоже немаленькая. К такому необходимо быть готовым.
Итог
Организация выставки – дело изначально затратное и очень хлопотное. Здесь высоки риски: расчет организатора в любой точке может не оправдаться. Это также работа с достаточно большим количеством самых разных людей. Поэтому чаще всего ею занимаются те люди, кого она действительно вдохновляет. Тем более что при грамотном подходе к делу прибыль окупит все беспокойства.
Внимание! Бесплатный бизнес-план, предлагаемый для скачивания ниже, является примерным. Бизнес-план, наилучшим образом соответствующий условиям вашего бизнеса, необходимо создавать с помощью специалистов.
Пример бизнес-план выставки, который можно скачать
Резюме
При планировании создания выставочного бизнеса сроком окупаемости на два года, будущий проект должен обеспечивать высокую рентабельность, давать прибыль и удовлетворять потребности населения.
Реализация проекта возможна в случае получения кредита в размере 15560000 рублей, при этом планируется оказывать услуги организаций выставок. При успешной реализации проекта предполагаемый доход инвестора составит 1001048,87 рублей.
С первого месяца реализации проекта планируется выплата процентов по кредиту в размере 14% и по истечению двух лет общая сумма от процентной ставки составит 1001048,87 рублей.
В будущем банки планируют снижать процентные ставки по кредиту. Срок окупаемости 2 месяца, а с учетом дисконтирования – 2 года. Предполагаемый общий экономический эффект от реализации составит 83262237,69 рублей.
Необходимые расходы
Организация выставочного бизнеса начинается с подсчета средств на необходимые расходы. И первой статьей в перечне расходов стоит аренда помещения/
Для удобства проведения выставки товаров независимые эксперты рекомендуют арендовать помещения площадью от 2500 м.кв. это позволит свободно перемещаться потенциальным клиентам, разглядывая представленные товары.
Расходы на единовременную аренду помещения составят 12000000 рублей. В выставочном зале обязательно должны быть стулья, а так же столы и витрины, где раскладывают предлагаемый товар, расходы на оборудования составят 1100000 рублей.
Приобретения акустической аппаратуры и оборудования для освещения составят 450000 рублей. Покупка сайта, хостинг, скрипты обойдутся в 122000 рублей. Обязательно реклама, расходы на которую составят 840000 руб./год.
Зарплата участников проекта составит 2725380 руб./год, налоги 871380 руб./год. Обязательно следует включить непредвиденные расходы, которые составят 1387200 руб./год.
Итого расходы на проект составят 18624580 руб./год.
Бизнес-план выставочного бизнеса обязательно должен включать минимальный перечень оборудования, которых должен быть, а именно:
- стулья, столы;
- многофункциональный мультимедийный комплекс;
- звуковая аппаратура;
- оборудование для освещения;
- кулер для воды и бутыли питьевой воды.
Это основной перечень самого необходимого, но иногда характер приемов Выставочного бизнеса предусматривает дополнительное оборудование, которое может быть продиктовано необходимостью подчеркнуть деталь или определенные тематические настроения.
Таблица №1. Потенциал потребителей услуг выставочного бизнеса в России
Вывод
Выставочный бизнес относится к рисковым, но и сверхприбыльным видам бизнеса, главным условием функционирования которого является наличие собственных или арендованных площадей, потребителей, которые будут посещать подобные выставки, это напрямую зависит от экономически-финансовых условий данного рынка.
Нужно осознавать, что такой бизнес потребует тщательной проработки и капиталовложений.
Если руководитель осознает всю ответственность такого масштабного мероприятия, принимает все трудности и берет на себя всю ответственность, то такой проект принесет не только прибыль, но и огромную пользу населению и экономике страны.
Выставочный бизнес
Скачать бесплатный и примерный бизнес-план:
Просмотров:
280
ВНИМАНИЕ! Все комментарии публикуются на сайте после проверки их модератором.