Бизнес план по проведению конференций

В этой статье вы прочитаете: 

• План организации бизнес-конференции для партнеров

• Ключевые ошибки организации и проведения деловых конференций

Организация бизнес-конференций сегодня – это то, что актуально, то, чему деловые люди готовы уделить свое время и то, что оставит их лояльныи или не лояльными. И поэтому подготовка к проведению деловых конференций требует серьезного подхода. 

Мы провели конференцию для партнеров, поставщиков производства. Основной целью было ознакомление с предприятием, демонстрация использования комплектующих и, как следствие, — повышение лояльности контрагентов. Помимо этого, мероприятие стало стимулом для проведения ремонтных и строительных работ на производстве без задержек. И наконец, это была работа на будущее: мы планируем организовать деловую конференцию для дилеров, и такой опыт пригодится, поскольку поставщики более благожелательно настроены, чем дистрибьюторы.

Рассмотрим, с какими проблемами столкнулись сотрудники нашей компании в процессе подготовки и проведения мероприятия, как можно их исправить и впоследствии избежать. Возможно, этот опыт окажется полезным и в вашей работе с событийным маркетингом.

• Жесткие переговоры – держим оппонента на крючке

Ключевые сложности организации бизнес-конференции

Прежде всего необходимо грамотно распределить ответственность. Мы сформировали три условных зоны: первая — организационная подготовка, ответственный — начальник отдела корпоративного управления и АХО; вторая — подготовка площадки на производстве, ее курировал руководитель проекта строительства металлообрабатывающего предприятия; третья — подготовка выступлений сотрудников в ходе конференции, здесь руководил начальник отдела рекламы.

Предварительный этап включал в себя подготовку производства, площадки для деловой части конференции и банкета, приглашение партнеров и организацию их размещения в гостинице, питания и досуга. Однако есть по меньшей мере два ключевых момента, на которые нужно обратить внимание еще при подготовке.

Приглашение участников. Из 1000 поставщиков на мероприятие были приглашены компании — производители комплектующих для нашей продукции. И в первую очередь мы были нацелены на иностранных партнеров. Уже на этом этапе возникли затруднения. Большинство сотрудников иностранных компаний отдыхают в августе-сентябре, а поскольку конференция проходила в сентябре, не все визы были готовы к назначенному сроку. Мы готовили деловые визы через туристическое агентство, в этом случае на само оформление виз уходит всего два-три дня.

Приглашения были разосланы за полтора месяца до планируемой даты. Мы намеренно не указывали количество сотрудников от каждой компании, таким образом, партнеры сами могли определить численность делегации. Казалось бы, удобно. Иностранные партнеры вовремя сообщили состав участников, но из наших соотечественников далеко не все подтвердили присутствие и представили списки. Это был наш первый просчет — до последнего момента число гостей конференции было неизвестно.

В результате возникла организационная суета: было непонятно, сколько готовить сувениров, беджей и наборов для синхронного перевода. Если грамотно подойти к приглашению гостей и четко контролировать процесс, таких трудностей организации деловых конференций можно избежать.

Буквально в последние дни мы планировали рассадку участников в транспорте и за столами в ресторане, подсчитывали смету на банкет. С гостиницей был заключен договор на корпоративную скидку для гостей, но проживание они оплачивали сами, поэтому финансовых потерь все же не возникло.

Помимо партнеров, не забудьте пригласить представителей административных структур и журналистов — для освещения мероприятия в СМИ. У нас приглашением журналистов занимался отдел рекламы и развития, а привлечением органов власти — директор по экономической безопасности и взаимодействию с органами власти. Сейчас понятно, что лучше сделать регистрацию гостей электронной, например через свой сайт, там же можно опубликовать программу и карту проезда. Это заметно сэкономит время на звонки и пересылку материалов мероприятия.

• Мифы о ведении жестких переговоров, которые мешают заключить выгодный контракт

Подготовка сотрудников. Поскольку формат события предполагал монолог, точнее, презентацию нашей компании, все докладчики были нашими сотрудниками. Из восьми человек только у троих имелся опыт публичных выступлений. Соответственно, докладчики готовили свои выступления за месяц до конференции. Постарайтесь заранее позаботиться обо всех сообщениях, которые должны прозвучать в ходе мероприятия, — это станет неоспоримым плюсом.

Дополнительная информация. Согласно общепринятым нормам организации бизнес-конференции, на одного участника при самом «тесном» размещении должно приходиться не менее 1,2–1,5 кв. м с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала. Уплотнение посадки может привести к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участника.

1 день: организуем экскурсию на предприятие и конференцию

План проведения конференции был разработан по классическому сценарию.

Встреча гостей началась вечером, за день до самого мероприятия. Поскольку компания находится в Ярославле, часть партнеров самостоятельно добрались до гостиницы, с которой мы заключили договор об их проживании. Кого-то встречали на ярославском вокзале, а иностранных партнеров — в московском аэропорту.

Основная программа стартовала на следующий день в 11:00. В первой половине дня участники были разделены на две группы: сначала первая знакомится с офисной частью, а вторая изучает производство, и наоборот. После долгих размышлений о том, по какому принципу формировать группы, было принято решение объединить конкурентов. Такая возможность показалась нам интересной. Где еще можно встретиться лицом к лицу с «врагом», как не на подобных мероприятиях в неформальной обстановке? Это был наш второй просчет. Не все компании одобрили эту идею. Некоторым пришлось долго согласовывать с юристами посещение конференции из-за присутствия конкурентов, поскольку сотрудников могли обвинить в ценовом сговоре. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно на подготовительном этапе уточнять нюансы взаимоотношений участников.

Помимо этого, поскольку среди гостей конференции было немало иностранцев, потребовались аппаратура для синхронного перевода и наушники. Однако автомобиль поставщика оборудования попал в пробку по пути из Ростова Великого. Мы не обсудили с подрядчиком вероятность форс-мажора, так что фактически это можно считать третьим просчетом. Соответственно, первой группе, посещающей производство, не досталось наушников, и из-за шума (производство в этот день не останавливалось) они практически ничего не услышали. Оборудование привезли только к экскурсии второй группы.

• Искусство переговоров: как добиться выгодного результата

Будьте внимательны: даже небольшое число приглашенных (пусть и 10 человек) нужно обеспечить необходимой аппаратурой и оборудованием. На этапе подготовки и в ходе мероприятия очень важен контроль исполнителей и подрядчиков, а также предварительные договоренности с ними.

Непосредственно конференция, которая представляла собой презентацию компании, началась в 15:00, сразу же после обеда. Основные заседания и встречи проходили в разных местах, потому что гостиница с большим конференц-залом была довольно дорогой. Гостей организованно перевозили от одного места к другому, ждать автобусов не пришлось. Однако удобнее весь комплекс мероприятий локализовать в одной точке, потому что обязательно ктото захочет переодеться к банкету, оставить сувениры в номере, раньше или позже пойти спать.

За три часа мы рассказали об истории предприятия, об особенностях взаимодействия с поставщиками и планах развития. Каждый доклад в среднем длился около 10 минут —вполне достаточно для подробного рассказа о каждом аспекте деятельности организации.

Формат мероприятия предполагал серию докладов, но не проведение дискуссии. Однако будьте готовы ко всему. На нашей конференции среди приглашенных был представитель компании-партнера, которая по мере развития постепенно становится нашим конкурентом, он пытался дотошно разузнать детали, задавая неожиданные и несвоевременные вопросы во время выступления докладчиков. А был вообще курьезный случай: сотрудник известной корпорации во время выступления руководителя отдела корпоративного управления и АХО задавал вопросы, совершенно не связанные с темой доклада. Тем не менее ваши докладчики должны быть готовы к непредвиденным ситуациям, и лучше заранее предусмотреть подобные случаи и продумать ответы на самые разные вопросы.

После деловой части мы запланировали неформальную встречу в одном из ресторанов на берегу Волги. Все гости были сгруппированы по столам в соответствии со спецификой их производства, плюс за каждым столом должны были оказаться два-три наших сотрудника. Это и был четвертый просчет. Будьте готовы к тому, что к этому времени участники могут «нарушить правила» и самостоятельно занять посадочные места.

В итоге кто-то не захотел общаться с конкурентами, другие не нашли общего языка в силу разницы в возрасте, кто-то из наших сотрудников стушевался и не инициировал беседу. Необходимо учитывать индивидуальные особенности партнеров еще на этапе приглашения и рассаживать их на банкете так, чтобы за каждым столом был свой коммуникативный лидер, своего рода тамада.

При проведении неформальной части учтите, что гости захотят продолжения, которое может продлиться до утра. Так вышло и у нас — это важно при составлении программы следующего дня.

Как и ожидалось, не все участники остались на второй день: часть из них уехали уже после деловой программы, часть решили отложить переговоры на другой день или на следующую неделю. Из 80 человек осталось примерно 55–60.

• Управление переговорами: как определить психотип собеседника

2 день: проводим переговоры

Переговоры начинались в 9:00 и по расписанию заканчивались в 11:00. Как вы помните, часть гостей продолжили банкет, таким образом, график встреч оказался непродуманным. Нам пришлось перенести начало на 1,5 часа раньше и проводить несколько бесед одновременно: кто-то хотел пообщаться непосредственно с генеральным директором, кто-то — с директором по продажам, кто-то — с руководителями отдельных направлений. К сожалению, представители не всех компаний успели провести переговоры до обеда, и многие гости не попали на запланированную экскурсию по городу.

Извлекаем уроки

Спустя некоторое время мы отправили анкеты участникам конференции. Многие отметили высокий уровень организации, то есть большинство наших недоработок все же осталось за кадром для гостей. И именно в результате анкетирования стало понятно, что нашей главной ошибкой стал недостаток времени на переговоры. При подготовке и организации бизнес-конференции отведите целый день на встречи с партнерами и учитывайте их пожелания и возможности.

Какой опыт мы получили при проведении деловой конференции? Во-первых, снятие эмоциональных барьеров в коллективе. Если раньше сотрудники боялись выступить даже на внутренних совещаниях, то сейчас исчез страх публичных выступлений. Во-вторых, ключевым показателем успеха стало увеличение числа поставщиков. Мероприятие во многом тому способствовало.

В июне 2012 года мы участвовали в международной конференции «Нефть и газ» и встретили там потенциальных партнеров, которых и пригласили на свою конференцию и с большинством которых провели успешные переговоры. Круг поставщиков расширился: если раньше в некоторых сегментах мы использовали два двигателя, то после конференции стали использовать пять; у нас был один поставщик генераторов, а после конференции — три. Благодаря этому диапазон моделей собственной продукции стал шире и к концу года продажи выросли на 18 %.

• Как вести переговоры с клиентом: 8 способов борьбы с безразличием