Бизнес план относится к учетным источникам информации

Источники информации, которые используются в управленческом учете, можно подразделить на учетные и внеучетные.

К учетным источникам относят:

✔ бухгалтерский учет и отчетность;

✔ статистический учет и отчетность;

✔ оперативный учет и отчетность;

✔ выборочные учетные данные.

Бухгалтерский учет и отчетность. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, документирования, группировки на счетах и обобщения в балансе и других отчетных формах получают объективную количественную характеристику многообразных хозяйственных операций и обобщенную характеристику совокупности имущества по составу и размещению, источникам формирования и целевому назначению.

Статистический учет и отчетность. Отражает совокупность массовых явлений и процессов и характеризуя их с количественной стороны (в увязки с качественной), позволяют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации. Статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

Оперативный учет и отчетность. Применяется на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятия, и обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации.

Выборочные учетные данные. Помогают детализировать показатели отчетности. Их следует рассматривать как учетный источник, поскольку их берут из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам относят:

✔ материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

✔ материалы проверок налоговой службы;

✔ материалы постоянно действующих производственных совещаний;

✔ материалы собраний трудовых коллективов;

✔ материалы печати;

✔ объяснительные и докладные записки, переписку с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями;

✔ материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями.

Управление выполнением бизнес-планов и бюджетов невозможно без использования соответствующих планово-нормативных данных. Такие данные содержатся, прежде всего, в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации.

Техническую информацию также используют как элемент информационной системы. Эта информация содержится в технической и технологической документации (паспортах машин и оборудования, чертежах, спецификациях и т.д.). Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков; кроме того, используют результаты организационно-технических мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

Информация, содержащаяся в управленческом учете, может быть:

✔ количественной, т.е. измеряться в цифровых показателях: в денежном выражении выручка, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.); в натуральном выражении (объемы производства, запасы на складах в штуках, тоннах и т.д.);

✔ качественной, т.е. призванной обратить внимание менеджмента на проблемы, не имеющие или пока не имеющие количественного выражения (такую информацию представляют как комментарий к отчету либо высказывают в пояснительных записках).

✔

Выбор источников информации управленческого учета продиктован целями применения такой информации. Поставленные цели могут быть достигнуты только при наличии разнообразной информации как на самом предприятии, так и из внешних источников. Управленческий учет имеет целью обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей, информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и принятия решений по результатам этой деятельности. К такой информации в первую очередь относятся данные о затратах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции, работ и услуг.

Для определения затрат требуется информация обо всех расходах, понесенных предприятием, включая затраты на материалы, рабочую силу и другие расходы. Информация учитывается из таких источников, как счет-фактура поставщика, данные платежной ведомости, различные счета-фактуры и оплата чеков. Компании, предоставляющие услуги, и некоммерческие предприятия также нуждаются в этой информации для расчета себестоимости своих услуг или товаров.

Принятию решения должна способствовать вся имеющаяся в наличии информация, относящаяся к решению. Она может быть получена из внутренних и внешних источников. Например, когда предприятие определяет цену для продажи собственных товаров, оно использует внутренние расчеты прямых затрат на производство конкретной продукции и данные внешнего анализа рынка для установления приемлемой продажной цены и нормы прибыли.

Информация по планированию и контролю, как правило, рождается внутри компании и содержит данные о результатах деятельности прошлого периода, расчеты затрат на производство конкретной продукции, оценки других расходов, данные о результатах текущей деятельности и сопоставление планируемых и фактических результатов. Краткосрочные сметы, подготовленные компанией, служат типичным примером информации управленческого учета по планированию и контролю. Внешние источники информации по планированию и контролю включают прогнозы положения на рынке и другие статистические данные по отрасли промышленности и по стране в целом.

Ввиду разнообразного и комплексного характера деятельности предприятий, функционирующих в настоящее время, а также их различных видов невозможно определить окончательный перечень всех источников информации управленческого учета на предприятиях. Достаточно сказать, что любые данные, которые могут быть использованы для удовлетворения потребностей руководителей в эффективном управлении компанией, являются источником информации управленческого учета.

К управленческой информации, подготовленной в целях использования руководством, предъявляются иные требования, чем к информации, предназначенной для внешних пользователей. Для целей управленческого учета используется как бухгалтерская информация, которая подлежит четкой документации и регистрации, так и любая другая информация, необходимая руководителям для принятия решений. Последняя может быть получена как из внутренних источников организации, так и из внешних (таких как пресса, социологические опросы и т.п.). При этом вся информация, независимо от источника получения, может быть как количественной (т.е. иметь численное выражение), так и качественной (т.е. представляться в виде мнений, суждений, экспертных оценок).

Все источники информации можно подразделить на учетные и внеучетные.

К учетным источникам относятся:

• • бухгалтерский учет и отчетность;
• • статистический учет и отчетность;
• • оперативный учет и отчетность;
• • выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах отражаются объективная информация о многообразных хозяйственных операциях, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению. Бухгалтерский учет и отчетность позволяют осуществлять контроль за выполнением установленных бизнес-планов.

Статистический учет и отчетность служат важным источником информации, отражая совокупность массовых явлений и процессов и характеризуя их с количественной стороны (в увязке с качественной стороной). Это особенно относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, акционерным обществам, обществам с ограниченной ответственностью и др.). При специфических методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета. Она позволяет выявить определенные экономические закономерности.

Оперативный учет и отчетность применяются на отдельных участках хозяйственной деятельности организаций. Обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. Так, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары в процессе сбытовой деятельности. Руководители организаций, внутренних подразделений довольно часто ведут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, осуществляют примерные расчеты, намечают неотложные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Выборочные учетные данные используются в целях детализации показателей отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выбо-зо

рочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам относятся:

• • материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;
• • материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
• • материалы проверок налоговой службой;
• • материалы постоянно действующих производственных совещаний;
• • материалы собраний трудовых коллективов;
• • материалы средств массовой информации;
• • объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями;
• • материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями.

Управление выполнением бизнес-плана и бюджетов (смет) невозможно без привлечения соответствующих планово-нормативных данных. Такие данные содержатся прежде всего в производственнофинансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана используется нормативный материал, содержащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

В качестве элемента информационной системы может быть задействована техническая информация. К ней относится преимущественно техническая и технологическая документация (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификация и т.п.), характеризующая уровень техники и технологии, технический уровень и качество продукции. Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков, используют результаты организационно-технических мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная или неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной для принятия оперативных управленческих решений, но это может сказаться на качестве этих решений.

Отметим основные характеристики управленческой информации:

• • краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее пользователями на несущественных или не относящихся к делу сведениях;
• • точность: пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения;
• • оперативность: информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления;
• • сопоставимость: информация, полученная в разное время и по различным отделам / подразделениям, должна быть сопоставима;
• • целесообразность: информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач;
• • рентабельность: подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования;
• • объективность: информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации;
• • адресность: информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии компании;
• • аналитичность: информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами;
• • полезность: информация должна привлекать внимание руководителей к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;
• • конфиденциальность: как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Анализ хозяйственной деятельности занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих реше­ний. В связи с этим комплексность, глубина и эффективность анализа во многом зависят от объема и качества информации, используемой при его проведении. Но анализ выступает не только как потребитель информации, он и сам создает ее для собственной потребности.

Под информацией обычно понимают упорядоченные сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире; совокупность каких-либо знаний, данных, но не любых данных, а лишь тех, которые раскрывают объ­ект с неизвестной стороны.

Для качественного управления необходимо оптимальное количест­во информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом объекте и принять правильное управлен­ческое решение. Информацию с целью уменьшения ее объема стремятся сжать путем использования кодов, шифров машинно-ориентированных языков и т. п., что одновременно повышает ее полезную емкость и эффективность. Особенно успешно решается данная проблема в результате функционирования автома­тизированной системы управления, устраняющей поток ненужной, избыточной информации.

Таким образом, экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о всех видах деятельности предпри­ятия и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Деятельность предприятия складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

Система экономической информации — важная составная часть управления предприятием, она является основой анализа.

В переработанном и обобщен­ном виде информация используется руководством предприятия и специалистами для принятия управленческих решений. Для анализа хозяйственной деятельности используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую инфор­мацию. Все источники данных для анализа можно разделить на пла­новые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам информации относятся все типы пла­нов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­кущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, цен­ники, проектные задания и др.

К учетным источникам информации источникам относятся: данные бухгалтерского учета и отчетности; статистического учета и отчетности; оперативного учета и отчетности; выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные опе­рации с целью контроля выполнения бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, методами строгого докумен­тирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная харак­теристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная ха­рактеристика всей совокупности средств предприятия по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять своевременные меры по улучшению деятельности предпри­ятия, повышению эффективности производства.

Данные статистического учета, в которых содержится коли­чественная характеристика массовых явлений и процессов, использу­ются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выяв­ления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность, применяемые в отдельных структурных подразделениях предприятия, обеспечивают более бы­строе по сравнению со статистическим и бухгалтерским учетом по­лучение соответствующей информации, которая имеет важное значе­ние для текущего анализа.

Однако не все явления общественной жизни находят отражение в системе учета. Часть данных может быть получена только с помощью специальных наблюдений. Наблюдение может быть сплошным (что очень трудоем­ко) и выборочным (когда обследуется только часть изучаемой сово­купности). Для изучения социологических проблем может использо­ваться анкетное обследование.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность предприятия:

1) официальные документы: законы, указы и декреты Президента, постановления Правительства Республики Беларусь, приказы выше­стоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

2)хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

3) решения общих собраний коллектива и совета трудового кол­лектива предприятия;

4) материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т. д.); техни­ческая и технологическая документация; материалы специальных ис­следований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометражи, фотографии рабочих мест и т. п.);

5)устная информация.

Комплексное использование перечисленных источников инфор­мации и правильное их сочетание в процессе анализа хозяйственной деятельности позволяют всесторонне изучать работу предприятия и полнее выявлять резервы его экономического, производственного и социального развития.

Структура экономической информации обусловлена ее содержа­нием и назначением в управлении предприятием. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект эко­номическая информация может классифицироваться по различным признакам:

1) Изменяемости — на постоянную (условно-постоянную), кото­рая не изменяется в течение какого-то периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

2) насыщенности — на недостаточную, достаточную и избы­точную;

3) отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной харак­теристики изучаемого объекта;

4) полезности — на полезную и бесполезную;

5) способу изображении — на текстовую, цифровую, алфавит­ную, алфавитно-цифровую и графическую;

6) функциональному назначению — на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

7) отношению к процессу обработки данных — на обрабатывае­мую и необрабатываемую;

8) степени обработки — на первичную, промежуточную (под­вергающуюся соответствующей обработке) и результативную;

9) отношению к управляемому объекту — на внутреннюю (созда­ваемую на самом предприятии) и внешнюю (поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и ис­ходящую (поступающую от управляемого объекта);

10) объему необходимых сведений для управления предприятием — на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному направлению его деятельности;

11) форме представлений — на письменную и устную.