Бизнес план музыкального фестиваля пример

Мастер — класс сотрудников эвент – агентства «Арт-Мания» для слушателей специализации «Менеджмент в музыкальной индустрии» Государственного университета управления и читателей журнала Billboard

Организатор фестиваля «Усадьба. Джаз» агентство «Арт-Мания» в лице его менеджеров Екатерины Фенцовой, Анастасии Черноскутовой и Татьяны Сафоновой провели мастер — класс для слушателей специализации «Менеджмент в музыкальной индустрии» ГУУ и читателей ведущего мирового музыкального бизнес – издания, журнала Billboard. Занятие началось с констатации того факта, что путь от идеи проведения фестиваля к ее воплощению подразумевает массу организационных моментов: от аренды концертной площадки до обустройства работы билетных касс и автомобильных парковок. Впрочем, каким бы ни было фестивальное мероприятие по формату и составу артистов, проведение его невозможно без составления бюджета и букинга исполнителей. Что же включают в себя эти понятия?

Составление бюджета мероприятия:  Первое, что следует сделать организаторам фестиваля сразу после утверждения его идеи, это составить бюджет мероприятия (осуществляется это обычно в таблице Excel), прописав все статьи планируемых расходов, совокупность которых определит будущую экономическую часть фестиваля. В случае с «Усадьбой. Джаз» расходная часть бюджета состоит из следующих позиций:

1. Расходы на аренду концертной площадки;

2. Чистый гонорар (вознаграждение артистам за выступление).

3. Техническая часть (звук, свет и пр. (как правило, составляет 30–40 процентов бюджета).

4. Затратная часть музыкальной программы (питание, проживание, перелеты и трансферы артистов, их менеджмента и технических сотрудников).

5. Расходы на административную группу (здесь важно определить ее численность и учесть занятость каждого сотрудника в период подготовки и постпродакшна мероприятия).

6. Непредвиденные расходы (не менее 10 процентов от общей суммы бюджета).

7. Расходы на изготовление сувенирной продукции (футболки, кепки, банданы).

8. Расходы на рекламную кампанию (требуют отдельного бюджетирования и составляют, как правило, около 15–20 процентов от общей суммы бюджета; PR – поддержка мероприятия, по возможности, должна осуществляться на бартерных условиях, а живые деньги – тратиться на размещение на прямых рекламных носителях).

9. Согласования и разрешения (местная администрация, ГИБДД, УВД, служба «Скорой помощи, МинЧС, Противопожарная служба, УФСБ).

10. Расходы на услуги частного охранного предприятия, сотрудники которого будут обеспечивать безопасность непосредственно во время фестиваля (крайне важна согласованность его работы с работой штатной охраны объекта, на котором проводится фестиваль (если таковая имеется).

11. Расходы на изготовление билетов и прочих пропускных документов (бейджи, браслеты и т.п.).

12. Расходы на транспорт (доставка концертного оборудования и техники, автомобили для артистов и персонала и пр.).

13. Расходы на службу парковки (ее сотрудники выстраиваются по всему периметру фестивальной площадки и, во-первых, следят за тем, чтобы посетители ставили машины только в отведенных для этого местах, во-вторых, отгораживают специальные зоны территории, предназначенные для VIP-парковки).

14. Расходы на изготовление CD/DVD-сборников (очистка прав, производство тиража).

15. Отчисления в общества по управлению коллективными правами (во время или сразу после фестиваля организаторам необходимо оформить отношения с РАО, размер отчислений которому составит 5 процентов от общего валового сбора мероприятия).

16. Расходы на организацию кейтерингового обслуживания (точки питания для зрителей, отдельно – питание артистов и персонала).

17. Расходы на уборку территории (если фестиваль проходит в течение несколько дней, весь мусор, оставшийся с предыдущего вечера, должен быть убран не позднее 8-9 часов утра, времени, когда начинается саундчек. Иначе артисты (особенно иностранные) могут предъявить претензии к грязной площадке).

18. Расходы на установку мобильных туалетных кабин (их количество должно соответствовать числу зрителей, ожидаемых на фестивале).

19. Расходы по страховке фестиваля.

Букинг артистов:  Ни один музыкальный фестиваль не возможен без его главной составляющей – выступлений артистов. Договориться с российскими исполнителями, как правило, несложно, причем большинство из них (за исключением артистов топ — уровня) довольно снисходительны к недостаткам технического обеспечения и неприхотливы в быту. Между тем, приглашение иностранных звезд требует повышенного внимания к большому количеству деталей.

Цепочка контактов при подписании иностранного исполнителя выглядит следующим образом: промоутер приглашающей стороны связывается с букинговым агентством, представляющим артиста на эксклюзивных или неэксклюзивных условиях. Как правило, оно совмещено с менеджментом исполнителя, однако если артист много гастролирует, то в разных регионах мира его интересы могут представляться разными букинговыми агентствами (в США и Канаде – одной компанией, в Восточной Европе – другой, в Азии – третьей). Именно с букинговым агентством промоутеры фестиваля подписывают контракт, особое внимание в котором следует обратить на следующие моменты:

1) Из договора должно ясно следовать, что артист согласен приехать на мероприятие, обозначена конкретная дата его выступления и его продолжительность;

2) Условия технического райдера (его нужно внимательно прочитать, сопоставить с имеющимися техническими возможностями, согласовать с компанией — техническим партнером и понять, есть ли возможность для осуществления райдера);

3) Условия бытового райдера (нельзя, например, допустить, чтобы концерт сорвался из-за отсутствия в гримерке любимого шоколада артиста, наличие которого должно было быть обеспечено согласно подписанному договору).

Филипп МАКЛАКОВ

Как заработать на проведении фестиваля

Фестиваль – явление для России все еще относительно новое. В связи с этим можно встретить мнение, что проведение такого массового мероприятия – трудоемкий и долгий процесс, требующий большого штата сотрудников. На самом деле все обстоит совершенно иначе. К примеру, для организации фестиваля красок холи достаточно и сил двух человек, а на подготовку потребуется около 2 недель. Затраты, в большинстве случаев, окупаются еще до старта мероприятия, а их соотношение с чистой прибылью может дойти до показателя 8 к 10.

Насколько актуальны фестивали сегодня в России

Фестивали холи зародились в Индии как древний праздник, а современный формат музыкальных фестивалей и забегов обрели в Австралии. История, в силу своей оригинальности, распространилась в дальнейшем по всему миру, и особенно в США и Европе. Несмотря на то, что культура фестивалей в нашей стране, в отличие от других стран, еще не сформировалась, российской молодежи разноцветные краски пришлись по душе, и только в 2015 году мы провели 183 фестиваля в 97 городах России и СНГ.

Если в Индии фестиваль имеет еще и религиозную подоплеку, то во всем мире, и в России в том числе, это не более чем добрый праздник. Проводится холи весной и летом, в хорошую погоду, на открытом воздухе, с участием популярных среди молодежи музыкальных групп и фудтраков. По этой причине количество посетителей фестивалей с растет каждый год. Цифры по нашей статистике – 60 000 человек в 2013 году и 550 000 человек в 2015.

По нашим прогнозам, в 2016 году рынок вырастет до 280 тонн красок, будет проведено уже 300 фестивалей в 150 городах России и СНГ. Потенциальная аудитория – 1 000 000 человек. Надеяться на такие показатели позволяет общая динамика развития за последние 3 года в России и информация Google Trends по США и Европе (где праздники холи существует уже 8 лет), когда количество людей удваивалось с каждым годом. Очевидно, что какая бы экономическая ситуация ни была в стране, люди не откажутся от развлечений, особенно, если оно не требует серьезных трат вроде кинотеатров или концертов.

Как пошагово организовать фестиваль холи

Если вы решились попробовать себя в качестве event-мэйкера, то следует обратить на небольшую последовательность шагов в организации праздника.

Шаг первый

Определитесь с городом и аудиторией. Тщательно изучите население, количество молодежи, настроение, прогноз погоды, конкурентов (другие праздники и гулянья). На основе всего этого можно будет действовать дальше. Исходя из своего опыта рекомендуем обратить внимание на конец мая (наступление каникул у школьников), начало июня (День защиты детей), конец июня (наступление каникул у студентов), середина июля (самое теплое время года) и конец августа (закрытие сезона).

Шаг второй

Закупите холи или просто договоритесь с поставщиком. Краску можно заказать как из-за рубежа и пройти сертификацию самостоятельно, правда, обойдется это недешево, особенно с учетом курса рубля, так и купить тут, в России – отечественных производителей хватает. Точное количество необходимой краски можно высчитать исходя из плана, сколько людей вообще придет на ваш праздник.

Шаг третий

Получите разрешения в городской администрации. С этим, как правило, сложностей не бывает – особенно если укажите, что не рассчитываете на финансирование из городского бюджета, то власти города с радостью пойдут вам навстречу. Сюда же вопросы с обеспечением безопасности, карет экстренной помощи и противопожарных служб.

Шаг четвертый

Найдите площадку и арендуйте ее. При выборе ориентируйтесь на количество людей, которые, согласно вашему прогнозу, придут на фестиваль. Это обязательно должно быть открытое место, хорошо просматриваемое и удобно расположенное. Мы рекомендуем рассчитывать по 1,5-2 квадратных метра на человека.

Шаг пятый

Сформируйте программу мероприятия: группы, коллективы, диджеи, и конкурсы и другие виды активности на площадке. Как правило, музыканты с радостью соглашаются принять участие и даже сами предлагают свои услуги, так как для них это неплохой способ заполучить новых слушателей. Привлечь стрит фуд к фестивалю также не составит труда.

Шаг шестой

Проведите рекламную кампанию. Здесь помогают сарафанное радио, сообщества в социальных сетях, официальные группы городов, сайты-афиши. К фестивалям даже СМИ относятся достаточно лояльно и готовы помочь с раскруткой. Не увлекайтесь теле и радио рекламой, ибо, как правило ROI (коэффициент возврата на единицу вложенных средств) тут в разы уступает социальным сетям и интернету.

Шаг седьмой

Проконтролируйте, что все прошло хорошо. Проведите фестиваль, уберите площадку от мусора и пыли, объявите участникам дату следующего мероприятия. Наслаждайтесь.

После этого можно подсчитать прибыль и приступить к следующему городу. После первого опыта дальше дело пойдет уже быстрее и легче.

Потенциальная прибыль и риски

Организовать фестиваль холи в России намного легче, чем любое другое массовое мероприятие. Во-первых, на таком празднике полностью отсутствует алкоголь, и потому получить разрешение в городской администрации не составит труда. Во-вторых, праздник сам по себе модный среди молодежи – для многих это самое ожидаемое событие лета. В-третьих, это отличная площадка для крупных компаний, готовых выступить спонсорами.

Минимальные инвестиции зависят от города и масштаба мероприятия. Так, если берется районный центр, то от 30 000 рублей, небольшой город с населением до 100 000 человек – от 80 000 рублей. В больших городах с населением от 500 000 человек – 200 000 рублей, и для городом-миллионников – от 500 000 рублей инвестиций.

Прибыль с фестиваля напрямую зависит от города, в котором он проводится, и количества людей, пришедших на него. К примеру, один из наших партнеров провел фестиваль в городе с населением в 100 000 человек. На праздник пришло 800 человек, было продано 200 килограмм красок, прибыль составила в районе 120 000 рублей. Казалось бы, небольшая сумма, но на фестиваль в Москве уже пришло 65 000 человек, было продано несколько тонн красок и прибыль исчислялась в совсем других цифрах (хотя и вложения исчисляются не одним миллион российских рублей).

При этом, вполне реально организовать фестиваль за 1-2 недели, так что за одно лето можно провести не один и даже не два фестиваля, а 10-15. Все зависит от организатора. Нам известны случаи, когда человек за одно лето умудрялся прокатиться с фестивалями почти по всей России. Даже если провести 5 фестивалей в небольших городах, то уже можно смело рассчитывать на прибыль от 1 миллиона рублей.

Что касается расходов, то тут на руку идет то, что холи уже достаточно хорошо раскручены, и многие не столько знают, что это такое, сколько ждут, когда же аналогичный праздник придет и к ним в город. Так как фестиваль, в основном, для молодежи, то оптимальным каналом выступает реклама в ВКонтакте, на которую, в среднем, уходит не более 15-20 рублей на одного привлеченного посетителя.

Правда, фестивали холи – трендовая история, и со временем люди начинают привыкать, что повысит стоимость привлечения новых посетителей. По нашим оценкам к 2017 году затраты могут возрасти до 50 рублей на одного гостя.

Остальные расходы – это музыкальное сопровождение и аренда площадки. В зависимости от масштаба на это тоже уходит разная сумма – как 10 000 рублей, так и 100 000. В крупных городах и федеральных центрах порядок цифр немного другой, но опять-таки все зависит от города, типа площадки и аудитории.

Среди рисков – неверно рассчитанный план, переоценка или преувеличение аудитории, когда краски может оказаться или слишком много, или слишком мало.

Большинство фестивалей окупается еще до начала мероприятия – за счет предпродажи билетов, красок, за счет партнеров и спонсоров, которых можно привлечь, предоставив им доступ к целевой аудитории взамен на определенные услуги или даже суммы. Еще хорошо идет продажа еды и напитков, так что фудтраки тоже заинтересованы в мероприятии, что тоже является хорошим каналом прибыли.

Преимущества фестивалей перед другими видами бизнеса

Во время своей работы я часто сталкиваюсь с мнениями, что организацией массовых праздников занимаются крупные event-агентства. Это не совсем так. Ниша фестивалей в России практически пуста. Спрос есть, а предложений катастрофически не хватает. Население, и в молодежь в частности, все время хочет новых видов отдыха и развлечений, быстро пресыщается и в целом всегда жаждет чего-то нового. Фестивали холи сейчас на пике. Это малоизученная сфера, куда многие бизнесмены не идут, так как не совсем знают, что это такое.

В связи с этим, сейчас идеальная возможность для того, чтобы укрепиться в этой нише и не только хорошо подзаработать, но и построить надежный бизнес. Главное преимущество фестивалей в том, что Россия еще только вкатывается в этот процесс, а холи на удивление хорошо были приняты российской молодежью. К примеру, те же самые карнавалы или парады, столь любимые в Европе или Америке, у нас не прижились.

В целом же, прямо сейчас формируется российская культура фестивалей с присущими только ей одной чертами: молодая аудитория в возрасте 16-25 лет, отсутствие алкоголя, сопровождение со стороны молодых музыкальных коллективов. Все это можно и нужно монетизировать. И сейчас – самое оптимальное для этого время.

© Роман Макаров, BBF.RU