Бизнес план мероприятий по подготовке об
Если вы планируете коммерческий event, начните подготовку с составления бизнес-плана.
Бизнес-план поможет вам сосредоточиться на целях мероприятия, раскрыть финансовые возможности и потенциалы, а также спланировать ресурсы и производственную структуру, необходимые для его реализации.
Это незаменимый инструмент для привлечения сторонников, мобилизации денежных ресурсов и оценки успешности проведенного мероприятия.
Бизнес-план можно быть использован и для текущих мероприятий в качестве стратегии их долгосрочной реализации в ближайшие три-пять лет.
В этой статье вы узнаете, какую информацию должен содержать ваш план, и как её лучше организовать.
Титульная страница
Определите основные разделы (присвойте им порядковый номер, а также название для ясности) и подразделы.
Резюме
Резюме должно содержать подробный обзор event`а. Своего рода презентация, доведенная до совершенства, резюме познакомит читателя с вами и вашим событием и объяснит ему, зачем читать документ до конца (если резюме предназначено для внутреннего пользования, оно, разумеется, может быть составлено в более неформальном стиле).
Объем документа должен быть не менее одной страницы, но не более 10% от всего плана. И, несмотря на то, что резюме находится в начале документа, написать его стоит в последнюю очередь, чтобы более точно отразить все содержание. О чем следует помнить при его написании?
- Начните с основной информации. Что это за мероприятие? Когда и где оно будет происходить?
- Объясните, почему создано мероприятие и на кого оно ориентировано.
- Какова миссия вашего мероприятия? Каковы его задачи? Чем оно выгодно заинтересованным сторонам/сектору/сообществу?
- Предоставьте информацию о себе как о разработчике и о других лицах, вовлеченных в проект. Расскажите, кто составил бизнес-план, какова цель плана.
- Предоставьте информацию о предполагаемых доходах и расходах. Не вдавайтесь в подробности, достаточно будет столбчатой диаграммы, иллюстрирующей предполагаемый рост в ближайшие три года.
- И наконец, опишите план мониторинга прогресса.
Раздел 1 — История разработки
Кто мы — предоставьте общие сведения о команде проекта и опишите имеющийся опыт. С какими проектами вы работали в прошлом? Какие у вас достижения?
История мероприятия — если это первый год существования проекта, расскажите, как появилась идея его создания и на какой сектор он ориентирован.
Для существующих event`ов, расскажите, когда и зачем они были запущены, где проводились, кого они привлекают и как развивались, включая важнейшие события.
Раздел 2 — Обзор мероприятия
Миссия — опишите основную цель мероприятия и каких результатов вы надеетесь достичь в ходе реализации проекта (долгосрочный перспективы лучше описать позднее).
Ключевые задачи и результаты — определите задачи и стратегию их осуществления, объясните, как они помогут в осуществлении миссии. Убедитесь, что руководствуетесь принципом максимальной эффективности SMART: цели конкретные, измеримые, достижимые, разумные, укладывающиеся во временные рамки.
Event — опишите мероприятие и его программу подробнее. Для текущих мероприятий опишите новые планы и процессы развития.
Целевой рынок — укажите, на какую аудиторию или покупателей (если такие имеются) вы ориентированы. Для запущенных мероприятий опишите текущую аудиторию и планы роста и развития.
Заинтересованная сторона — расскажите о ключевых участниках, степени их вовлечения и выгоде от проекта. Как работа с вами соотносится с их стратегиями.
Раздел 3 — План развития
Перспективы — опишите долгосрочные перспективы мероприятия и конкретные цели, например международный запуск проекта.
Стратегическое развитие — опишите развитие проекта через год после запуска. Как будут реализованы основные цели и задачи? Каковы сроки и кто несет ответственность за осуществляемую деятельность?
Анализ ССВУ — обозначьте сильные и слабые стороны проекта, а также возможности или угрозы, с которыми он может столкнуться.
Раздел 4 — Требования
Помещения — список объектов, необходимых для реализации мероприятия: место проведения, проживание, питание, техническое обеспечение.
Услуги — список необходимых услуг, таких как кадровое состав, транспорт, здравоохранение, безопасность и прочее. Опишите, кто будет предоставлять эти услуги.
Производство — опишите необходимое оборудование: энергия, ограждение, звук, освещение, визуальные эффекты и прочее.
Юридическая сторона, страхование — опишите документацию и лицензии, необходимые для реализации события.
Раздел 5 — Маркетинг и коммуникация
Ориентация — как вы представите свое предложение публике.
Продукт — опишите, что мероприятие может предложить участникам, а также средства, которые вы будете использовать, чтобы сделать его более привлекательным.
Цена — разъясните свою ценовую стратегию.
Удобство — расскажите, как сделать мероприятие более доступным для публики (распределение билетов, время и место мероприятия).
Реклама — опишите рекламную тактику, которую вы используете для привлечения целевой аудитории, например, социальные сети, почтовая рассылка, реклама в СМИ, широкоформатная печать и так далее.
Бюджетный план — предоставьте бюджетный план для всей запланированной деятельности.
Раздел 6 — Финансовый план и аспекты
Прогнозы доходов и расходов — очень важно продемонстрировать, что ваш проект финансово стабилен и выполним. Укажите каналы денежных поступлений, например, продажи билетов или выставочных площадей, финансирование, гранты и спонсорские вливания.
Оценка экономических последствий — если вы планируете масштабное мероприятие, какие преимущества оно принесет местной экономике?
Раздел 7 — Менеджмент и контроль бизнеса
Программа мероприятия — составьте четкое расписание, описывающее все аспекты реализации проекта.
Бизнес — опишите систему администрации и менеджмента , а также процессы, гарантирующие гладкое проведение мероприятия. Как будет осуществляться контроль над каждой операцией?
Оценка результатов — объясните, как будет происходить оценка результатов относительно поставленных целей, какие будут предоставлены отчеты.
Факторы риска — предоставьте предварительную оценку рисков по основным аспектам, а именно программа, финансы, деятельность, репутация, юридическая сторона, аудитория, здравоохранение. Разъясните, как вы будете управлять рисками и минимизировать их.
Раздел 8 — Приложения
Перечислите любые дополнительные материалы , которые будут включены в бизнес-план мероприятия, такие как отчеты, исследовательские документы, кодексы поведения/директивы, карты места проведения.
Заключение
Составление подобного бизнес-плана может занять не один час, но не пожалейте потраченного времени, ведь это лучший способ оценить ваши идеи и обеспечить гарантированный успех вашего мероприятия.
По материалам eventbrite.co.uk
1. Краткий инвестиционный меморандум
Основная миссия компании заключается в проведении праздничных мероприятий любого формата и любой сложности: свадьбы, дни рождения, юбилеи, корпоративные праздники, новогодние мероприятия и т.д.
Отличительная особенность — принадлежность к особому сегменту рынка праздничных мероприятий. Все, что является результатом шоу и мастер-классов, съедобно и очень вкусно. Это те лакомства, которые всей душой любит каждый человек — шоколад, фрукты, венские вафли и ароматные блины.
Компания ориентирована на работу как с частными лицами, так и с организациями. Кроме того, уникальные шоу-программы пользуются большим спросом на массовых мероприятиях, которые проводятся административными органами власти для жителей городов.
Этот тот вид бизнеса, который вы можете начать самостоятельно и который не требует больших вложений.
Начиная свое дело в данной сфере, вы приобретаете большое количество возможностей:
- Вы сами выбираете размер компании и масштабы деятельности;
- Вы можете искать клиентов напрямую или сотрудничать с агентствами по организации праздников;
- Именно вы определяете весь перечень услуг, который можно постоянно пополнять или заменять;
- У вас гибкий график работы, и вы сами распоряжаетесь своим временем и распределяете бизнес — задачи.
Сумма первоначальных инвестиций — 497 300 рублей;
Срок окупаемость — 7 месяцев;
Средняя ежемесячная прибыль — 120 000 рублей.
2. Описание бизнеса, продукта или услуги
Уникальное предложении заключается в широком ассортименте предлагаемых услуг, который позволяет охватить большую группу целевых клиентов. Яркие шоу-программы с использованием сладких ингредиентов приходятся по вкусу как детям, так и взрослым. Невозможно представить человека, который останется равнодушным к фонтану, наполненному превосходным бельгийским шоколадом, или огромной башне из бокалов, которые можно заполнить как искристым шампанским, так фруктовым соком.
Услуги организации праздников
Компания будет оказывать услуги по двум направлениям: основные услуги и мастер-классы.
Основные услуги представляют собой организованные шоу-программы, в которых клиенту и его гостям остается наслаждаться видом и вкусом конечного результата выбранной услуги.
Мастер-классы, которые проводятся на праздниках, предполагают непосредственное участие гостей в создании настоящего произведения искусства из выбранных заранее сладких ингредиентов.
В настоящее время люди уже не хотят оставаться пассивными наблюдателями праздника жизни. Независимо от возрастной категории, каждому человеку хочется лично поучаствовать в процессе создания вкусного стола. В таблице представлен примерный перечень услуг и мастер-классов:
Перечень услуг компании «Шоколадная мечта» | ||
|---|---|---|
№ | Основные услуги | Мастер- классы |
1. | Пирамида из бокалов | Мороженое на азоте |
2. | Шоколадный фонтан | Шоколадные конфеты |
3. | Фруктовая пальма | Рисование на шоколаде |
4. | Фруктовый павлин | Роспись пряников |
5. | Фруктовые фигуры | Приготовление пирожных |
6. | Вафельная станция | Лепка из марципана |
7. | Свежевыжатые соки | Шоколадные роллы |
8. | Блинная станция | Карвинг |
9. | Сахарная вата | Изготовление коктейлей |
10. | Попкорн | |
11. | Карамельные яблоки | |
12. | Шоколадный художник | |
13. | Глинтвейн | |
14. | Леди- фуршет | |
15. | Шоколадный квест | |
16. | Продажа шоколада | |
Преимущества бизнеса по организации праздников
Огромным преимуществом ведения данного бизнеса является возможность самостоятельно выбирать интересные и наиболее популярные услуги, в рамках данного списка. Именно от решения владельца бизнеса будет зависеть перечень услуг представительства компании в конкретном регионе.
Данный вид бизнеса относится к сфере услуг в области развлечений. Это означает, что ваша работа всегда будет связана с праздником, огромным количеством положительных эмоций, а также довольными и благодарными клиентами. Такой бизнес приносит владельцу не только деньги, но и удовольствие. Кроме того, график работы вы выбираете самостоятельно, ориентируясь на спрос и желаемый уровень дохода.
Вариативность ассортимента услуг выражается не только в возможности выбирать и проводить мероприятия из вышеизложенного списка. Данный вид бизнеса является гибким и ограничен только финансовыми возможностями и фантазией владельца. Можно пополнить список услуг такими шоу-программами как: шоу мыльных пузырей, светодиодное шоу, рисование на песке, оформление воздушными шарами.
Чем разнообразнее перечень услуг вы предоставляете, тем быстрее будет расти величина среднего чека с каждого проведенного мероприятия.
Основная аудитория проекта — работающие мужчины и женщины в возрасте от 23-55 лет, для которых праздничное мероприятие является значимым событием и которые готовы потратить часть дохода на эффектную организацию праздника. Кроме того, указанные целевые клиенты заказывают праздничное шоу не только для себя, но и для своих детей, а также на рабочие корпоративы.
В зависимости от количества населения в городе, в котором планируется открытие бизнеса, можно примерно подсчитать, сколько праздничных мероприятий проводится в течение года.
Приведем примерный перечень праздников, на которых будут потенциально востребованы услуги компании.
Праздничные мероприятия — площадка для реализации услуг:
- День рождения
- Выписка из роддома
- Свадьба
- Детский праздник
- Утренник
- Выпускной в школе/ университете
- Корпоратив
- Мероприятия в сфере бизнеса/ искусства/ науки
- Массовые городские мероприятия
По совокупным данным агентств по организации праздничных мероприятий, в мегаполисе N с населением свыше 1 000 000 человек еженедельно проводится не менее 300 праздников с привлечением сторонних организаций.
В периоды пиковой активности в данной сфере, которые связаны с календарными праздниками, количество мероприятий возрастает до 500-600 в неделю.
Анализ конкурентов
Весь рынок организации праздничных услуг можно условно подразделить на конкурентов и партнеров по отношению к вашему бизнесу.
Партнерами — агентства по организации праздничных мероприятий, ведущие праздников, звукооператоры. С партнерами выгодно обмениваться контактами и давать перекрестные рекомендации. Таким образом, вы увеличиваете количество заказов друг друга без дополнительных вложений и усилий.
А конкурентами являются не только те, кто предоставляет такой же перечень услуг, но и другие артисты, выступающие с развлекательными программами и шоу.
При анализе конкурентов стоит особое внимание уделить методам рекламы, которые используют другие артисты, а также их отзывам и репутации.
Также важно отметить, с кем работают конкуренты, так как в данном бизнесе представители смежных услуг предпочитают работать в тандемах. Например, тамада привлекает к организации праздника уже знакомого звукооператора, в также рекомендует тех артистов, с которыми был опыт плодотворного сотрудничества.
SWOT-анализ
Сильные стороны проекта | Уязвимые стороны проекта |
|
|
Возможности и перспективы | Угрозы внешней среды |
|
|
При грамотно организованном процессе привлечения клиентов, а также качественном обслуживании, данный вид бизнеса будет стабильно развиваться.
Самым действенным способом привлечения клиентов на рынке праздничных услуг является сарафанное радио. Поэтому качество проведенных мероприятий всегда должно быть одинаково безупречно. А для того, чтобы о положительных отзывах узнало как можно большее количество новых клиентов, необходимо запустить свой сайт, на котором будут выкладываться текстовые либо видео — отзывы. Кроме того, на сайте новый клиент сможет оставить онлайн-заявку. Таким образом вы будете пополнять клиентскую базу.
Также одним из способов продвижения является сотрудничество с агентствами по организации праздников, которые будут включать ваш номер в программу мероприятия. Комиссия таких агентств составляет от 10 до 20% от стоимости услуги.
Хорошим способом продвижения может стать размещение на сайте treda.ru. Это единый портал, объединяющий артистов, ведущих и музыкантов выбранного региона, и публикующий отзывы. Продажа услуги клиенту, который обратился к вам через этот сайт, обойдется вам в 20% комиcсионных от стоимости заказа.
На каждое мероприятие нужно в обязательном порядке брать с собой визитки. Обмениваться визитками можно не только с заказчиками, но и с представителями смежных услуг, которые также работают на данном мероприятии.
Публикация рекламы в специализированных печатных изданиях тоже может обеспечить вас клиентами. К числу таких изданий относятся свадебные каталоги или журналы светских новостей.
Если вам посчастливилось выступить на мероприятии с участием ярких известных личностей, необходимо обязательно разместить на сайте подтверждающие фотографии и видео. Это очень быстро повысит ваш рейтинг и позволит увеличить цены.
Что касается работы с существующими клиентами, то здесь необходимо разработать акции, которые будут увеличивать количество предоставляемых услуг на одно мероприятие. Например, при заказе двух шоколадных фонтанов, 2 кг фруктов в подарок.
Услуги, предоставляемые компанией не являются разовыми. Попробовав шоколадный фонтан однажды, клиент уже не захочет организовывать праздник без вкусного и эффектного дополнения к основному столу. Следовательно, чрезвычайно важно с самого начала сформировать и тщательно вести клиентскую базу.
Если вы начинаете бизнес без привлечения сотрудников, то организованно заполнять базу вам будет удобно с помощью программы Microsoft Excel.
Если же список ваших клиентов значителен, а ваша команда насчитывает несколько человек, в т.ч. менеджеров по продажам, то вам будет удобнее завести CRM-систему.
Важно заранее поздравлять клиентов со всеми значимыми для них событиями, а также напоминать о своих услугах, предоставляя скидки за несколько услуг или акции.
Организационно-правовая форма
Первое, что предстоит сделать при запуске своего бизнеса — регистрация ИП или ООО. Выбранная система налогообложения — УСН 6% (доход).
Оборудование для организации праздников
Следующий шаг — закупка оборудования и обучение работе с ним. Очевидное преимущество использования франшизы на данном этапе заключается в том, что вам предоставляют готовый перечень оборудования с указаниями контактов поставщиков. Кроме того, вы проходите обучение по оказанию каждого вида услуг непосредственно выезжая на мероприятия.
При покупке оборудования вам необходимо выбрать место для его хранения. Аренда склада не является обязательной, так как все оборудование является сборно — разборным и не занимает большого количества места. Кроме оборудования, вам придется хранить шоколад, который вы будете заказывать большими партиями. Остальные ингредиенты покупаются под конкретный заказ клиента, за день — два до проведения мероприятия.
Привлечение клиентов
Когда у вас есть все необходимое для работ, вам следует заняться привлечением клиентов. Сразу же обратитесь к разработчикам сайта, так как создание хорошего сайта с нуля займет от одного до двух месяцев. Распечатайте необходимое на первое время количество визиток. Обзвоните все агентства по организации праздников и предложите им свои услуги. Преимущество при сотрудничестве с агентствами заключается в том, что они не станут искать вам замену, если их устраивает уровень оказываемых вами услуг. Им гораздо проще привлекать всегда одного и того же подрядчика, который качественно выполнит работу и не подведет по срокам.
Процесс оказания услуги
После того как вы получили первые заказы, вам нужно сконцентрировать внимание на взаимодействии с клиентом. Проконтролируйте весь процесс оказания услуги:
- Грамотное принятие заказа — согласование вида услуги, ингредиентов, сроков предоставления услуги;
- Заключение договора;
- Поставка необходимых для работы материалов в срок;
- Своевременное прибытие на место проведения праздника, подготовка оборудования;
- Оказание услуги либо проведение мастер — класса;
- Контроль качества посредством общения с заказчиком и формирования отзыва;
- Расчет с агентством — посредником и обсуждение перспектив сотрудничества.
В первое время вам предстоит много работы. Однако, детальное изучение собственного бизнеса позволит вам расширить штат сотрудников и делегировать часть обязанностей, сохраняя качество работы.
На этапе расширения компании, нужно арендовать офис. Офис должен находиться в центре города и иметь хороший дизайн. Аренда 20-30 кв.м. обойдется вам в 30 000 руб. в месяц. Расходы на оформление офиса составят от 15 000 руб. в зависимости от ваших предпочтений и финансовых возможностей. Параллельно следует заняться расширением организационной структуры компании.
Именно от величины вашей компании зависит объем спроса, который вы сможете удовлетворить.
6. Организационная структура
Работа без найма персонала
Бизнес по организации праздничных услуг хорош тем, что им можно начинать заниматься самостоятельно без привлечения других участников.
На этапе запуска бизнеса это отличный вариант, так как клиентов пока не так много, чтобы делегировать обязанности между менеджером по продажам, администратором и выездным мастером. Первые месяц — два вы будете нарабатывать репутацию.
Значительную долю времени вам придется потратить на поиск клиентов. Этот этап включает в себя обработку заявок с сайта, звонки потенциальным клиентам, поиск изданий для размещения рекламы, создание группы ВКонтакте и страницы в Instagram.
На следующем этапе в ваши обязанности будет входить общение с клиентами и заключение договоров, выезд на место проведения праздника с оказанием выбранной услуги, знакомство с потенциальными партнерами, расчет с клиентами, сбор отзывов.
Преимущество самостоятельного ведения данного бизнеса:
- Возможность выбирать количество проводимых мероприятий;
- Отсутствие постоянных платежей в виде заработной платы сотрудникам и арендной платы;
- Возможность вести бизнес, не выходя из дома.
Это наиболее рентабельный вариант до тех пор, пока вы способны справиться со спросом на ваши услуги.
Наем персонала
Если заказов становится больше, чем вы можете обслужить, вам стоит нанять на работу одного или двух помощников.
Строгая диверсификация обязанностей в данном случае не имеет смысла, так как вам придется подменять друг друга, подстраиваясь под спрос и требования клиентов. Два основных принципа работы внутри небольшой команды:
- Универсальность — возможность каждого участника самостоятельно выполнять любой этап работы.
- Гибкость — готовность каждого сотрудника работать по ненормированному графику.
Следующий этап развития бизнеса — создание полноценной команды, которая будет включать в себя:
- Менеджер по продажам — от 2 человек.
- Профессиональные шоколатье — от 2 человек.
- Менеджер по закупкам.
- Директор организации.
Менеджер по продажам занимается поиском клиентов, привлечением целевой аудитории, ведением клиентской базы. Если есть возможность, установите горячую линию, по которой менеджер будет работать 24 часа в сутки. Заработная плата менеджера — 25 000 руб.
Профессиональные шоколатье — это артисты, которые будут обслуживать праздники и проводить мастер — классы. Каждого артиста необходимо обучить, а также подписать трудовой договор, в который включить пункт о неразглашении коммерческой тайны. Зарплата шоколатье — 15 000 рублей.
Менеджер по закупкам должен контролировать процесс поставки сырья и материалов, а также следить за исправностью оборудования, обеспечивая бесперебойную работу организации. Заработная плата менеджера — 30 000 руб.
Директор организации контролирует своевременность и качество предоставляемых услуг, поддерживает связь с постоянными клиентами, а также формирует стратегию развития бизнеса. Заработная плата директора — 35 000 руб.
Для своевременной сдачи отчетности вам придется взять бухгалтера на аутсорсинг.
| Инвестиции на открытие | |
| Регистрация, включая получение всех разрешений | 10 000 |
| Ремонт | 50 000 |
| Вывеска | 15 000 |
| Рекламные материалы | 30 000 |
| Аренда на время ремонта | 25 000 |
| Закупка оборудования | 357 300 |
| Прочее | 10 000 |
| Итого | 497 300 |
| Ежемесячные затраты | |
| ФОТ (включая отчисления) | 204 558 |
| Аренда | 25 000 |
| Амортизация | 2 556 |
| Коммунальные услуги | 3 000 |
| Реклама | 20 000 |
| Бухгалтерия (удаленная) | 10 000 |
| Закупка товара | 75 075 |
| Прочие расходы | 10 000 |
| Итого | 350 188 |
План продаж на 24 месяца с учетом сезонности, прогноз эффективности инвестиций и расчет экономических показателей бизнеса представлен в финансовой модели.
Вопреки мнению обывателей, данный вид бизнеса не является сезонным. Несмотря на то что спрос является нелинейным и резко возрастает перед крупными всероссийскими праздниками (Новый год или 8 марта), весной начинается период утренников и выпускных, а летом основные заказы приходятся на свадебные торжества. Следовательно, фактор риска, связанный с сезонностью, не является актуальным.
Появление конкурентов также не является серьезной проблемой если у вас в бизнесе налажены каналы привлечения новых клиентов. В этой сфере бизнеса немногие конкуренты активно занимаются продвижением сайта и ведением клиентской базы.
Для предотвращения возникновения непредвиденных обстоятельств, в результате которых происходит срыв мероприятия, необходимо проводить превентивные меры. Например, регулярно проверять исправность оборудования, а также всегда держать в запасе артиста, который сможет подменить в чрезвычайной ситуации.
И все таки стоит еще раз напомнить, что самой трудоемкой задачей ведения бизнеса по организации праздничных услуг является формирование и удержание клиентской базы. Поскольку самым результативным источником привлечения клиентов является сарафанное радио, то уровень оказанных услуг должен быть всегда безупречен, а положительные отзывы зафиксированы либо на сайте организации, либо в виде видео — материалов.
Финансовая модель организации праздников