Бизнес план менеджмент и персонал

Предыдущие шаги руководства по открытию собственного бизнеса

Теперь мы попадаем в совершенно иную часть бизнес планирования – управление и организационная структура бизнеса.

Управление является действительно важным элементом любого бизнеса. Как бизнес будет проходить через различные стадии жизненного цикла, так будет расти и потребность в управлении бизнесом, и это напрямую связано с эффективностью бизнеса.  Если ваш бизнес находится в процессе инициирования и планирования, и если вы планируете работать в своем бизнесе один, наверное, думаете, что нет необходимости делать раздел Организационный план в бизнес плане. Но я рекомендую сделать это с целью дальнейшего планирования управления персоналом в вашем бизнесе, потому что в одиночку бизнес делать сложно.

Также, работая над данным разделом, как частью процесса планирования, вы сделаете хорошую подготовку к планированию финансов.

Что должен содержать раздел «организационный план в бизнес плане»?

• Резюме раздела
• Организационную структуру
• Управленческую команду
• Возможные слабые стороны управленческой команды
• План персонала организации

1. Краткое резюме

И снова в бизнес-плане раздел начинается с резюме главы. Оно будет в начале, но делаете вы его, как всегда, после завершения всей главы.

2. Организационная структура

Организационная структура представляет собой иерархию сотрудников в организации. Она покажет, кто  и за что несет ответственность, кто выполняет задачи, кто контролирует выполнение, кто регулирует коммуникацию между сотрудниками и т. п. Важно понимать, что это серьезный раздел, потому что вы планируете основу того, что должно отвечать требованиям в течение длительного времени. Вы не можете каждый месяц менять иерархию и структуру организации, что, допустим, позволительно с некоторыми другими разделами бизнес плана.

Организационная структура должна быть представлена в виде организационной диаграммы или графика  (т. н. «органограмм»). Есть бесплатное онлайн приложение для создания органограмма — Gliffy. Вам нужно всего лишь зарегистрироваться и сможете использовать приложение. Вы можете также использовать Microsoft Office Word, который имеет возможность вводить диаграмму в виде организационной структуры, которую можно настроить в соответствии с вашими потребностями. На рисунке показана схема организационной структуры MS Word 2007.

Желательно, чтобы бизнес-план включал «органограмму», но если нет такой возможности, то можно описать организационную структуру текстом.

Иллюстрация содержит позиции и должности, ответственные за каждую позицию. Эти позиции могут быть функциями, такими как продажи, маркетинг, финансы, производство. Объясните, как разделить основные функции бизнеса и сделайте должностные инструкции.

3. Управленческая команда

Управленческая команда – список людей, которые будут управлять бизнесом. Это можете быть просто вы как предприниматель или включите в команду ваших первых сотрудников. Для каждой из ключевых позиций управления нужно учитывать предыдущий опыт управленца и его роль в компании.

4. Анализ слабых сторон управленческой команды

Возможные слабые стороны управленческой команды требуют хороший анализ, потому что это может сильно влиять на функционирование бизнеса в целом. Новым предприятиям часто приходится больше писать в этой части. Например, вы должны написать, что как предприниматель вы будете руководить и продажами из-за отсутствия финансов, чтобы нанять менеджера для этой позиции. При этом вы таким образом определили  этот момент как важный вопрос, который требует решения в будущем. Не забудьте указать, как вы планируете преодолеть эти недостатки в будущем.

 5. План персонала

План персонала является частью бизнес плана, который будет включать все позиции в компании. План персонала можно представить в виде таблицы со следующими столбцами:

• Должность (например, финансовый менеджер, поставщик …)
• Количество сотрудников в этой должности (например, 1 Финансовый менеджер, 10 продавцов)
• Размер заработной платы одного работника этой позиции в течение одного месяца
• Ежегодные затраты на эту позицию (12 х количество сотрудников в этой должности х размер месячной зарплаты)

На рисунке ниже представлена таблица в качестве примера. В течение первого года необходимо сделать на ежемесячной основе, так как эти расходы понадобятся для анализа денежных потоков.

Таким образом, у вас появится план расходов на персонал, который вы сможете использовать в финансовом разделе бизнес плана.

Итак, мы описали организационную структуру бизнеса и у нас осталось еще совсем немного :-).

Организационный
план. Данный
раздел, по нашему мнению, разрабатывается
только при создании нового пред­приятия
или организации новых учреждений,
организаций, фирм на действующем
предприятии.

Здесь необходимо
привести организационную структуру
предприятия, из которой должно быть
четко видно, кто и чем будет заниматься,
как будут осуществляться взаимодействие,
координация и контроль деятельности
служб и подразделений. Кроме того,
желательно дать сведения об общей
потребности в рабочей силе, организации
набора и специальной подготов­ке,
условиях труда, организации оплаты
труда, дополнитель­ных льготах и т.
д.

Подразделом
организационного плана может быть
«Пра­вовое обеспечение деятельности
предприятия», в котором приводится вся
информация о правовых аспектах
деятельнос­ти (сведения о регистрации,
учредительные документы, форма
собственности, законодательные
ограничения, особенности налогообложения,
патентной защиты и т. д.).

Персонал
и управление.
В данном разделе необходи­мо показать,
кто будет внедрять намеченные мероприятия
по проекту. На основании этого раздела
потенциальный инвестор должен получить
представление о том, кто именно будет
осу­ществлять руководство фирмой и
каким образом будут скла­дываться
отношения между членами руководства и
с коллек­тивом на практике.

В
разделе следует дать характеристику
главных менед­жеров и основного
персонала, отвечающих за реализацию
(возраст, образование, послужной список,
квалификация). Это должны быть
специалисты-профессионалы, способные
в усло­виях рынка обеспечить прибыльное
ведение бизнеса.

Кроме
того, целесообразно составить штатное
расписа­ние, отразив в нем возможное
увеличение численности работ­ников
в дальнейшем при прогнозируемом
расширении бизне­са. В бизнес-плане
предприятия приводится также структура
управления.

Поскольку раздел
«Организационный план» разрабаты­вается
только для нового предприятия, то для
других типов бизнес-планов сведения
организационно-правового характера
приводятся в данном разделе.

В
первую очередь, в этом разделе
рассматриваются воп­росы руководства
и управления фирмой. Объясняется, каким
образом организована руководящая
группа, и описывается роль каждого ее
члена. Приводятся краткие биографические
данные о всех членах совета директоров
(возраст, образова­ние), анализируются
знания и квалификация всей команды в
целом.

В
идеальном случае таланты и умение
каждого ее чле­на будут дополнять
друг друга и охватывать все функциональ­ные
области бизнеса (маркетинг, финансы,
производственный процесс). Также в этом
же разделе должны быть представлены
данные о руководителях основных
подразделений, их возмож­ностях и
опыте, а также об их обязанностях;
освещается меха­низм поддержки и
мотивации ведущих руководителей, то
есть каким образом они будут заинтересованы
в достижении на­меченных в бизнес-плане
целей, как будет оплачиваться труд
каждого руководителя.

Не
менее важным является разработка системы
подбора кадров. Фирмой оговариваются
принципы отбора сотрудни­ков, принципы
найма, создание системы планирования
про­фессиональной подготовки, повышения
квалификации и пе­реподготовки кадров,
выбор метода и периодичность оценки
качества работы сотрудников, система
продвижения работни­ков по службе.

По
сути дела, этими вопросами занимается
менеджмент, и желательно, чтобы этот
раздел составлял человек, хорошо
разбирающийся в этой области.

Таким образом,
ознакомившись с организационным пла­ном,
потенциальный инвестор должен получить
представле­ние о том, кто именно будет
осуществлять руководство фир­мой и
каким образом будут складываться
отношения между членами руководства
на практике, какова система расстановки
кадров и какова кадровая политика фирмы.

Согласно
многочисленным исследованиям факторов,
обус­ловливающих банкротство мелких
фирм, 98 % неудач объясня­ется скверным
управлением. Это обстоятельство нужно
учесть в плане. При составлении финансовой
заявки следует убедиться в том, что
вероятный инвестор в курсе принятых
или предприни­маемых мер по исправлению
каких бы то ни было ошибок, допу­щенных
вами или вашими управляющими. Если вы
составляете план для себя лично, в данном
разделе нужно высветить сильные и слабые
стороны управления. Ориентиром может
послужить перечень наиболее распространенных
причин банкротства:

Противоядия
от некомпетентности не существует, зато
есть три надежных средства защиты от
узкого профессионализ­ма и неопытности
— добывать необходимый опыт своими
сила­ми, иметь партнера или нанять
человека, обладающего им.

Конкретное
наполнение этого раздела зависит от
из­бранной формы организации: будет
ли это индивидуальное предприятие,
товарищество или акционерное общество.
Если это товарищество, следует привести
условия, на которых оно строится, если
это акционерное общество, то требуются
сведе­ния о количестве выпускаемых
акций, типе акций.

Вы
должны обосновать причины выбора той
или иной формы собственности и организации
дела, наметить перспек­тивы изменения
этих форм (если это необходимо) и
объяснить, почему такая стратегия
считается наилучшей.

При
рассмотрении вопросов руководства и
управления фирмой нужно объяснить,
каким образом организована руко­водящая
группа, и описать роль каждого ее члена,
привести краткие биографические сведения
о всех членах совета дирек­торов,
учредителей. Следует помнить, что
необходима сбалан­сированная
руководящая группа. Целесообразно дать
анализ знаний и квалификации всей
команды в целом. В идеальном случае
таланты и умение каждого ее члена будут
дополнять другдруга,
охватывать все функциональные области
бизнеса (маркетинг, финансы, вопросы,
связанные с персоналом, про­изводственный
процесс). Однако маловероятно, что
неболь­шая фирма на ранней стадии
своего становления сможет соб­рать
достаточно хорошо сбалансированную
команду. В этом случае для выявления
слабых сторон управления можно
вос­пользоваться услугами консультантов.

В
этом разделе должны быть представлены
данные о руководителях основных
подразделений, их возможностях и опыте,
а также об их обязанностях; детальные
анкетные харак­теристики приводятся
в приложении.

Жить
или умереть фирме — это зависит от того,
кто на ней работает. Слаженный коллектив
может вдохнуть жизнь в едва теплящееся
предприятие, а слабый — погубить
процвета­ющую фирму.

Отправной
точкой этого раздела должны быть
квалифи­кационные требования, то есть
необходимо показать, какие именно
специалисты и сколько (какого профиля,
с каким об­разованием, опытом), с какой
заработной платой понадобятся для
успешного решения задач, поставленных
в предыдущих разделах плана, сейчас, в
ближайшем будущем, через 2-3 года.

При
этом надо указать, где и как вы собираетесь
заполучить таких специалистов: на
постоянную работу или в качестве
совместителей (внешних экспертов).

Следует
определить, необходима ли переподготовка
и подготовка кадров, во что это может
обойтись фирме.

Затраты
на обучение, внешне не приметные, могут
ока­заться неприятным сюрпризом не
только в финансовом отно­шении, но и
как дополнительные затраты времени,
требующие учета влияния на реализацию
целей бизнес-проекта.

К
приему дополнительных работников нужно
прибегать только в том случае, если это
повысит доходность фирмы. По­этому
прежде, чем принимать на работу новых
людей, следует проанализировать,
действительно ли это так уж необходимо.
Заработная плата служащих относится к
числу постоянных издержек, поэтому
требуется обоснованность их
целесообраз­ности. При этом только
тщательный подбор кандидатуры на место
может дать желаемый результат.

Рекомендуется
осветить механизм поддержки и мотива­ции
ведущих руководителей, то есть каким
образом они будут заинтересованы в
достижении намеченных в деловом плане
целей, как будет оплачиваться труд
каждого руководителя (оклад, премии,
долевое участие в прибыли или иные формы
материального стимулирования).

В
этом разделе нужно привести и
организационную схе­му управления
бизнес-проектом с указанием для каждого
ру­ководителя его места в организационной
иерархии. Из данной схемы должно быть
четко видно: кто и чем будет заниматься,
как службы будут друг с другом
взаимодействовать и как их деятельность
намечается координировать и контролировать.

Поскольку
из-за организационной неразберихи
нередко тер­пят крах даже самые
многообещающие проекты, такого рода
информация интересует инвесторов и
банкиров. Подробный ответ на возможные
вопросы можно вынести в приложения к
бизнес-плану, включив туда, скажем,
примерные перечни слу­жебных
обязанностей ваших будущих сотрудников
или дру­гие данные о персонале.